Кадровая оптимизация в современных условиях: сокращения, увольнения. Совершенствование кадрового делопроизводства в негосударственном предприятии (на примере ООО "Автотрэвэл") Оптимизация кадрового документооборота в организации

Один из Всероссийских онлайн-семинаров, регулярно проводимых компанией "Гарант", был посвящен трудовым вопросам, возникающим в современных условиях. На мероприятии выступила Валентина Ивановна Андреева, к. и. н., профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия (учредители: Верховный Суд Российской Федерации и Высший Арбитражный Суд Российской Федерации).

Действующий Трудовой кодекс регламентирует трудовые отношения и отношения, связанные с контролем и надзором за соблюдением законодательства о труде, охране труда. Вместе с тем применение норм данного документа выявило определенные противоречия, недостатки и пробелы в регулировании трудовых отношений. Некоторые из них лектор осветила в ходе мероприятия. Кроме того, она рассказала, какие документы работодатель должен оформлять при приеме сотрудников на работу, как правильно заполнять трудовую книжку и вносить изменения в этот документ.

Пробелы в трудовом законодательстве

Ряд положений Трудового кодекса носит внутренне противоречивый характер. Некоторые из них изложены недостаточно четко либо при их формулировке не в полной мере учтено содержание иных норм трудового законодательства. Следовательно, существование подобного рода коллизий способно затруднить деятельность правоприменителей и спровоцировать возникновение трудовых конфликтов.

Валентина Андреева:
- Действительно, например, в статье 128 Трудового кодекса прямо сказано, что отпуск без сохранения заработной платы предоставляется по письменному заявлению работника. А в статье 255 Кодекса говорится, что отпуск по беременности и родам сотрудница может получить по заявлению и при наличии листка нетрудоспособности. Слова "письменное" в этой норме нет. При буквальном толковании получается, что в первом случае нужно письменное заявление, а в другом не ясно: достаточно устного заявления или тоже необходимо письменное что, кстати, принято на практике. Эти неясности порождают вопрос: можно ли согласиться с авторами статей, которые пишут: "Работница должна написать заявление с просьбой предоставить ей отпуск по беременности и родам и приложить к нему документы". Получается, что она не должна это сделать, а может, ведь такой вид отпуска предоставляется именно при наличии листка нетрудоспособности, а не просто по заявлению.
Другой пример связан с ситуацией, когда при совершении каких-либо действий должно быть достигнуто соглашение сторон. Например, при увольнении или разделении отпуска на части . В первом случае необходимо составить соглашение о расторжении трудового договора. Нужно ли оформлять соглашение во втором случае? Я считаю, что достаточно написать заявление с просьбой предоставить часть отпуска. По мнению некоторых авторов, необходимо соглашение.
Обратите внимание также, что при составлении каких-либо документов следует знать, есть ли у них унифицированная форма. Например, формы Т-3 (штатное расписание), Т-7 (график отпусков) и ряд других носят рекомендательный характер (с чем не согласны некоторые инспекторы труда). Неиспользование названных форм не приводит к нарушениям прав работников, а значит, и не может рассматриваться и как нарушение в документировании трудовых отношений (заметим при этом, что данные формы обязательны для бухгалтера, что свидетельствует о серьезных нестыковках норм в разных законодательных актах). А вот форма Т-2 - личная карточка работника - обязательна.
На практике нередко встречается такая ситуация, как замена подписи руководителя при его отсутствии. Согласно методическим рекомендациям, утвержденным Росархивом для федеральных органов исполнительной власти , если нет директора, а вместо него - заместитель, в документах следует писать "и. о. директора". Однако с этим нельзя согласиться. Чтобы устранить подобные ошибки, сейчас создается проект закона о документировании отношений в сфере труда. В нем закрепляется, что на документах следует указывать должность лица, которое замещает руководителя: замдиректора, главный инженер.

Прием на работу

Каждая организация сталкивается с необходимостью подбора квалифицированного персонала. С одной стороны, работодатель свободен в выборе персонала и может отбирать кандидатов на вакантные должности, максимально соответствующие особенностям работы, на которую они принимаются. С другой стороны, Конституция РФ и Трудовой кодекс провозглашают принцип свободы труда, означающий, что каждый вправе свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию.

Валентина Андреева:
- Кадровые документы организации можно разделить на 2 группы: связанные с претендентами на должность и связанные с работниками. Так, к первой группе можно отнести объявление о потребности в кадрах. Очень часто одним из требований к кандидату работодатели указывают наличие постоянной или временной регистрации в регионе, где компания осуществляет свою деятельность. Однако трудовое законодательство четко называет такое требование дискриминационным. В связи с этим отказ в приеме на работу гражданину России по причине отсутствия у него регистрации по месту жительства или пребывания незаконен, так как нарушает право на свободу передвижения, выбора места пребывания и жительства.
Все большее распространение носит также такой документ, как предложение о работе. С одной стороны, он не порождает обязанность руководителя принять человека на работу, с другой стороны, свидетельствует о достижении определенных соглашений. Но если трудовой договор был все же составлен и условия, содержащиеся в нем, не соответствуют тем, которые ранее были предложены, у специалиста есть основания для спора с работодателем.
У претендента на работу обязательно нужно проверить документ, удостоверяющий личность. При этом паспорт не должен быть просрочен. Однако наличие такого факта не может служить отказом в приеме на работу. Оформить сотрудника можно по временному удостоверению личности. После замены паспорта следует внести соответствующие изменения в карточку формы Т-2 и трудовой договор.
Особое внимание нужно уделить трудовой книжке. Она должна быть оформлена на бланке 2003 года . Если же сотрудник начал свой трудовой стаж до 2004 года, то бланк документа будет образца 1938-го или 1973 года, а вкладыш в нее необходимо делать современный - 2003 года. Если вы выявили, что трудовая книжка составлена не на нужном бланке, то следует сделать ее дубликат или оформить новую.
Если в трудовой книжке одного из сотрудников кадровик выявил ошибку, которую допустил предыдущий работодатель, действовать можно 2 способами. Первый - работник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке . Второй способ - компания, где человек трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку исправления. При этом исправительные записи нужно делать согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек . После последней записи указывают следующий порядковый номер и дату внесения исправления. А затем под одним порядковым номером вписывают 2 фразы: "Запись за номером... недействительна" и правильную запись.
В трудовой книжке помимо полного названия организации нужно указывать и ее сокращенное наименование. Если у компании есть не только полное, но и сокращенное название, то в трудовую книжку записываются оба.
Записи об увольнениях в этом документе должны заверяться печатью работодателя, к которой можно отнести и печать кадровой службы организации, если она отвечает всем требованиям, предъявляемым к печати организации, а именно: она должна быть круглой и содержать следующие реквизиты:

• полное наименование организации;
• место ее нахождения.

Дополнительно к названным реквизитам печать организации может содержать надпись "Отдел кадров".
При отсутствии печати после записи об увольнении работника появляется проблема с приемом его на основное место работы, ведь факт прекращения работы по предыдущему основному месту работы не подтвержден (не удостоверен печатью). Этой проблемы не возникает, если до прихода к вам работник работал у индивидуального предпринимателя, поскольку они могут не иметь печать.
К группе документов, связанных с работником, относятся, в частности, локальные нормативные акты (например, положение о премировании, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др.), трудовой договор, штатное расписание, табель учета рабочего времени и т. д. Кадровые документы подписываются руководителем организации или иным уполномоченным им лицом.
Личное дело не является обязательным для оформления, за исключением личных дел госслужащих. Но если вы завели его, то начинают действовать требования Основных правил работы архивов организаций. Срок хранения личного дела - 75 лет.

Отказ в приеме на работу

Работодатель может отказать в приеме на работу в случаях, когда он сослался на условие, предусмотренное федеральным законом, или обосновал свой отказ отсутствием у соискателя необходимых деловых качеств.

Валентина Андреева:
- Отметим, на какие именно условия можно сослаться, отказывая в заключении трудового договора:

Отказывая конкретному претенденту в заключении с ним трудового договора, работодатель обязан объяснить ему причину отказа и по требованию обратившегося лица изложить ее в письменной форме . Если, по мнению соискателя, отказ в приеме на работу является незаконным, он вправе обжаловать его в судебном порядке .

Слушатели спрашивают...

Как обычно, во второй части онлайн-семинара слушатели задавали лектору интересующие их вопросы. Рассмотрим некоторые из них.

Какие последствия ожидают работодателя, если он вовремя не выдал трудовую книжку работнику, который уволился?

Согласно статье 234 Трудового кодекса работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок в случае задержки выдачи ему трудовой книжки. Кроме того, бывший сотрудник может подать в суд на работодателя с просьбой о компенсации морального вреда. Конечно, причинение морального вреда работник должен сначала доказать. Суд может принять в качестве доказательств многое: справку о заболевании, возникшем в связи с потерей работы, нравственные страдания, обусловленные невозможностью трудоустроиться, получение статуса безработного в связи с задержкой выдачи трудовой книжки и т. д. Во всех случаях причинения работнику морального вреда неправомерными действиями или бездействием работодателя ему выплачивается денежная компенсация .

Организация приняла решение о сокращении числа работников. Однако в связи с уходом сотрудницы в отпуск по беременности и родам появляется временно вакантное место. Должен ли работодатель предложить его увольняемым работникам?

При увольнении по сокращению численности или штата работников работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу . При уходе сотрудницы в отпуск по беременности и родам за ней сохраняется место работы, следовательно, оно временно свободное, а не вакантное. Такое место работы руководитель не вправе не только предлагать сокращаемым работникам, но и давать, если они попросят об этом. Можно сделать так: уволить сотрудника по сокращению штата, а на следующий день принять его на работу по срочному договору на временно свободное место.

Сотрудник уволился с работы по собственному желанию. Однако отказался получить трудовую книжку, мотивируя это тем, что с ним неправильно произвели расчет. Обязан ли работодатель выплатить сотруднику заработную плату за все дни задержки выдачи трудовой книжки?

Оплата вынужденного прогула за дни задержки трудовой книжки производится в том случае, если такая задержка произошла по вине работодателя . Поскольку работник отказался от получения трудовой книжки, вынужденный прогул ему не должен оплачиваться.

Преподаватель выполняет для организации работу по гражданско-правовому договору. Имеет ли он право на отпуск? Заводить ли на такого сотрудника трудовую книжку?

Специалисту, который выполняет работу по гражданско-правовому договору, отпуск не предоставляется, так как право на отпуск возникает только при заключении трудового договора. Трудовую книжку на таких сотрудников заводить не нужно.

Компания приняла решение о сокращении штата работников целого подразделения. Однако одна из сотрудниц находится в отпуске по уходу за ребенком. Может ли организация уволить такую работницу?

Нельзя уволить работника по инициативе работодателя в период его пребывания в отпуске, в том числе и по уходу за ребенком . Кроме того, согласно абзацу 4 статьи 256 Трудового кодекса на период отпуска по уходу за ребенком за сотрудницей сохраняется место работы (должность). Исключить ее должность из штатного расписания также нельзя. Необходимо дождаться окончания отпуска и предупредить сотрудницу о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата работников. И только через 2 месяца трудовой договор может быть расторгнут. Это можно сделать раньше с письменного согласия работницы. В этом случае работодатель должен выплатить сотруднице дополнительную компенсацию в размере среднего заработка за время, оставшееся до истечения срока предупреждения об увольнении. Кроме того, за ней сохраняются выплаты, предусмотренные статьей 178 Трудового кодекса: выходное пособие в размере среднего месячного заработка и средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше 2 месяцев со дня увольнения.

Организация ликвидируется, при этом создано новое юридическое лицо. Обязан ли работодатель перевести декретниц во вновь созданную компанию? Если нет, то как их уволить?

Работодатель в данном случае вправе (но не обязан) предложить декретницам увольнение в порядке перевода во вновь созданную компанию. В случае ликвидации организации трудовые договоры с работницами, находящимися в отпуске по беременности и родам, расторгаются по пункту 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса.

Т.В. Сударева ,
старший финансовый консультант юридической компании "Налоговик"

Статьей 125 Трудового кодекса предусмотрена возможность разделения ежегодного отпуска на части при взаимном согласии работника и работодателя. Законом не определена форма такого соглашения. Это означает, что деление отпуска на части производится по заявлению работника, изъявившего желание разделить отпуск, и с согласия администрации. Напротив, если инициатива исходит от работодателя, то он в письменной форме предлагает работнику взять часть отпуска, а тот либо соглашается на это предложение, либо пишет заявление на весь срок очередного отпуска.
Если же зафиксировать дробление ежегодного отпуска на части в трудовом договоре либо в дополнении к нему, это будет выглядеть как принуждение со стороны работодателя и приведет к неисполнению норм трудового законодательства, а именно нарушит право работника на длительный непрерывный отдых. Ведь работникам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Замена денежной компенсацией допускается лишь за время отпуска, превышающее 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). Отпуск как вид времени отдыха обязателен и для работодателя, и для работника. Поскольку статья 114 Трудового кодекса гласит, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Только в исключительных случаях допускается перенесение отпуска на следующий год, если это обусловлено производственной необходимостью и работник согласен на такой перенос (ст. 124 ТК РФ). Эта же статья налагает запрет на непредоставление работнику отпуска в течение 2 лет подряд.

Подготовила
Е.Н. Подлипалина ,
эксперт журнала

1 п. 1 ст. 77 ТК РФ
2 ст. 125 ТК РФ
3 приказ Росархива от 23.12.2009 N 76
4 ст. 37 Конституции РФ
5 ст. 2 ТК РФ
6 приказ Минфина России от 22.12.2003 N 117н
7 п. 27 Правил, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
8 Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. пост. Минтруда России от 10.10.2003 N 69
9 ст. 63 ТК РФ
10 абз. 2, 3, 4 ст. 63 ТК РФ
11 ст. 65 ТК РФ
12 ст. 266 ТК РФ
13 подп. "б" ст. 44, ст. 47 УК РФ
14 ст. 64 ТК РФ
15 абз. 6 ст. 64 ТК РФ
16 ст. 237 ТК РФ
17 ст. 81 ТК РФ
18 ст. 233 ТК РФ
19 ст. 81 ТК РФ

Сущность и значение кадровой политики, ее задачи и функции. Определение видов документов в деятельности отдела кадров организации ООО "Автотрэвэл". Порядок подготовки приказов по личному составу. Анализ кадровой работы предприятия, ее усовершенствование.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http : www . allbest . ru /

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МОСКОВСКИЙ ИНСТИТУТ ЮРИСПРУДЕНЦИИ»

КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННО-ПРАВОВЫХ ДИСЦИПЛИН И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Тема: Совершенствование кадрового делопроизводства в негосударственном предприятии (на примере ООО «Автотрэвэл»)

Студентка: Гуськова Анастасия Сергеевна

Специальность 032001.65 «Документоведение и

документационное обеспечение управления»

Научный руководитель:

к.с.н., Кандаурова Татьяна Ивановна

МОСКВА 2012

Введение

1. Теоретические аспекты деятельности кадровой политики

1.1 Сущность и значение кадровой политики

1.2 Задачи и функции кадровой политики

2. Кадровая служба ООО «Автотрэвэл»

2.1 Общая характеристика организации ООО «Автотрэвэл»

2.2 Кадровые документы ООО «Автотрэвэл»

2.3 Порядок подготовки приказов по личному составу

2.4 Порядок оформление документов при приеме на работу

2.5 Порядок подготовки документов на отпуск

2.6 Порядок оформление документов при переводе

2.7 Расторжение трудового договора

3. Кадровая служба в ООО «Автотрэвэл»

3.1 Анализ кадровой политики ООО «Автотрэвэл»

3.2 Разработка предложений по совершенствованию кадровой политики ООО «Автотрэвэл»

Список использованных источников

Введение

Кадровая служба - совокупность правил и норм, целей и представлений, которые определяют направление и содержание работы с персоналом. Через кадровую деятельность осуществляется реализация целей и задач управления персоналом, поэтому её считают ядром системы управления персоналом.

Работа коммерческой организации определяется эффективностью всех процессов, происходящих в ней на различных этапах ее деятельности. Рентабельность организации на прямую зависит от деятельности ее сотрудников, в виду этого правильно построенная кадровая политика является одним из важнейших вопросов организации работы предприятия в целом. Деятельность кадровой службы опосредованно направлена на получение организацией дополнительной прибыли, и именно этот факт определяет ее суть. Прибыль невозможна без работы персонала, а значит, скорость получения прибыли и ее размеры напрямую зависят от эффективности работы кадровой службы.

Актуальность темы дипломной работы обусловлена тем, что деятельность отдела кадров как никакой другой вид деятельности нуждается в правильно построенной системе документационного обеспечения. Кадровая работа и вся система задач отдела кадров на предприятии связана с людьми как самым важным фактором производственных отношений, и поэтому ошибки в кадровой работе недопустимы. отдел кадровый приказ

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Эти документы отражают трудовую деятельность работника и подтверждают трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Кроме того, кадровые документы различают по их способности выступать в роли правового акта. Например, приказ, с одной стороны, удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. является распорядительным документом. С другой стороны, приказ регистрирует этот факт и выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку учетных и отчетных кадровых документов. Поэтому приказ по личному составу как вид документа может быть одновременно отнесен не только к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, но и к унифицированной системе первичной учетной документации.

Объектом исследование дипломной работы организация документационного обеспечения кадровой службы Общества с ограниченной ответственностью «Автотрэвэл».

Предметом исследования является - совершенствование кадровой деятельности ООО «Автотрэвэл» - организация по перевозкам пассажиров, располагающаяся в подмосковном городе Королев с количеством жителей 250 000 тысяч человек. Город Королев находится в 17 км. от города Москвы на федеральной трассе Москва - Холмогоры. ООО «Автотрэвэл» осуществляет перевозки пассажиров по маршрутам, соединяющие такие города, как: г. Москва, г. Ярославль, г. Сергиев-Посад, г. Александров, г. Рыбинск, г. Королев, г. Пушкино. Объем перевозок в 2011 году составил 6,85 млн. человек. ООО «Автотрэвэл» располагает штатом сотрудников всех подразделений в количестве 444 человек.

Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности и совершенствование кадровой деятельности в работе отдела кадров ООО «Атотрэвэл».

Основные задачи, поставленные при написании данной дипломной работы и анализе кадровой работы в ООО «Автотрэвэл»:

Рассмотрение задач и функций работы отдела кадров на предприятии;

Определение видов документов в деятельности отдела кадров организации;

Написание характеристики документооборота кадровой работы ООО «Автотрэвэл»;

Проведение комплексного анализа кадровой работы ООО «Автотрэвэл» с целью выявления слабых мест и последующего внедрения нововведений.

При написании дипломной работы были использованы такие источники, как Трудовой Кодекс Российской Федерации, который регулирует трудовые отношения работодателя с работником. На основании статей трудового кодекса, на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников.

Новизна полученных результатов исследования состоит в том, что впервые разработаны предложения по совершенствованию кадровой деятельности предприятия и изменение в поиске и подборе сотрудников в ООО «Автотрэвэл».

Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Работы состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованной литературы, а также приложений.

Во введении обоснована актуальность данной работы, определяется объект и предмет, поставлены цели и задачи исследования.

В первой главе рассматриваются сущность и значение кадровой политики, раскрывается теоретическое значение делопроизводства, основное содержание кадровой политики, описываются задачи и функции кадровой деятельности на предприятии.

Во второй главе описывается характеристика организации ООО «Автотрэвэл», рассматриваются кадровые документы и работа кадрового делопроизводства.

В третьей главе предлагаются мероприятия по совершенствованию кадровой деятельности предприятия, производится разработка должностных инструкций, изменение в штатном расписание, изменение к поиску и подбору сотрудников.

В заключении обобщаются сведения о кадровой деятельности и ее функциях. Приводятся прогнозируемые результаты при внедрении мероприятий для совершенствования кадровой деятельности.

1. Теоретические аспекты деятельности кадровой службы

1.1 Сущность и значение кадровой политики

Кадровая политика формируется руководством организации, реализуется кадровой службой в процессе выполнения её работниками своих функций. Она находит свое отражение в следующих нормативных документах:

Правилах внутреннего распорядка;

Коллективном договоре.

Термин "кадровая политика" имеет широкое и узкое толкования:

1. система правил и норм (которые должны быть осознаны и определенным образом сформулированы), приводящих человеческий ресурс в соответствие со стратегией фирмы (отсюда следует, что все мероприятия по работе с кадрами: отбор, составление штатного расписания, аттестация, обучение, продвижение - заранее планируются и согласовываются с общим пониманием целей и задач организации);

2. набор конкретных правил, пожеланий и ограничений во взаимоотношениях людей и организации. В этом смысле, например, слова: "Кадровая политика нашей фирмы состоит в том, чтобы брать на работу людей только с высшим образованием" - могут использоваться в качестве аргумента при решении конкретного кадрового вопроса. По материалам сайта: http://ru.wikipedia.org/wiki/Заглавная_страница

Формирование кадровой политики является принципиальная ориентация на собственный персонал или на внешний персонал, степень открытости по отношению к внешней среде при формировании кадрового состава.

Открытаякадровая политика характеризуется тем, что организация прозрачна для потенциальных сотрудников на любом уровне, организация готова принять на работу любого специалиста соответствующей квалификации без учета опыта работы в других организациях. Такая кадровая политика может быть адекватна для новых организаций, ведущих агрессивную политику завоевания рынка, ориентированных на быстрый рост и стремительный выход на передовые позиции в своей отрасли.

Закрытая кадровая политика характеризуется тем, что организация ориентируется на включение нового персонала только с низшего должностного уровня, а замещение происходит только из числа сотрудников организации. Такая кадровая политика характерна для компаний, ориентированных на создание определенной корпоративной атмосферы, формирование особого духа причастности.

Кадровая стратегия организации является важной частью успешного ведения бизнеса. К основным и наиболее важным ресурсам организации относятся, прежде всего, люди. Хорошо проработанная, соотносящаяся с реальностью кадровая стратегия - это одно из самых важных направлений деятельности руководства организации. Это позволяет добиться оптимального взаимодействия человека и организации, а также их взаимоотношения с внешней средой . Столяренко, Л.Д. Психология и этика деловых отношений: Учебное пособие. - 2 изд., доп. и перераб./ Столяренко Л.Д. - Ростов на Дону: Издательство «Феникс», 2003 г.

Основное содержание кадровой политики: обеспечение рабочей силой высокого качества, включая планирование, отбор и наём, высвобождение (выход на пенсию, увольнения), анализ текучести кадров и др.; совершенствование организации и стимулирования труда, обеспечение техники безопасности, социальные выплаты; развитие работников, профориентация и переподготовка, проведение аттестации и оценки уровня квалификации, организация продвижения по службе.

Уровень развития персонала непосредственно влияет на конкурентные возможности организации и ее стратегические преимущества. Конкурентоспособное предприятие стремится максимально эффективно использовать возможности сотрудников, создавая все усилия для наиболее полной отдачи и интенсивного развития их потенциала. Существует немало печальных примеров того, как непродуманные решения кадровых вопросов приводили организацию к краху. Если предприятие свой персонал рассматривает как основной источник стабильного существования и процветания бизнеса, то практика говорит о том, что такие организации добиваются успеха и могут быть конкурентоспособными . Есипов, В.Е. Оценка бизнеса: 2 изд./ Есипов В.Е. - СПб.: Издательство «Питер», 2008.

Основной принципкадровой политики за-ключается в том, что одинаково необходимо достижение инди-видуальных и организационных целей. Главными принципами отдельных направлений кадровой по-литики организации можно назвать следующие (Табл. 1): Ссылка на http://www.webarhimed.ru/

Таблица №1

№ п/п	Направления	Принципы	Характеристика
	Управление персоналом организации	Одинаковой необходимости достижения индивидуальных и организаци-онных целей (основной)	Необходимость искать честные компромиссы между администрацией и работника-ми, а не отдавать предпочте-ние интересам организации
	Подбор и расстановка персонала	соответствия профессиональной компетенции практических достижений индивидуальности	Соответствие объема зада-ний, полномочий и ответ-ственности возможностям человека Уровень знаний, соответству-ющий требованиям должности Требуемый опыт, руководящие способности (организация собственной работы и подчи-ненных) Облик, интеллектуальные черты, характер, намерения, стиль" руководства
	Формирование и подготов-ка резерва для выдвижения на руководящие должности	Конкурсности индивидуальной подготовкипроверки делом соответствия должности регулярности оценки индиви-дуальных качеств и возмож-ностей	Отбор кандидатов на кон-курсной основе Планомерная смена должнос-тей по вертикали и горизонтали Подготовка резерва на кон-кретную должность по инди-видуальной программе Эффективная стажировка на руководящих должностях Степень соответствия кандидата на должность в настоящий момент Оценка результатов деятель-ности, собеседования, выявле-ние склонностей и т.п.
	Оценка и аттестация персонала	Отбора показателей оценки оценки квалификации оценки осуществления заданий	Система показателей, учитывающих цель оценок, критерии оценок, частоту оценок Пригодность, определение знаний, необходимых для выполнения данного вида деятельности Оценка результатов деятельности
	Развитие персонала	Повышения квалификации самовыражения саморазвития	Необходимость периодичного пересмотра должностных инструкций для постоянного развития персонала Самостоятельность, самоконтроль, влияние на формирование методов исполнения Способность и возможность саморазвития
	Мотивация и стимулирова-ние персонала, оплата труда	Соответствия оплаты труда объему и сложности выполняемой работы равномерного сочетания стимулов и санкций мотивации	Эффективная система оплаты труда Конкретность описания задач, обязанностей и показателей Побудительные факторы, влияющие на повышение эффективности труда

Любое предприятие, ориентированное на успешное существование и развитие, планируют свою работу не только на ближайшее будущее, но и на отдаленную перспективу. Важную роль в этих планах играет кадровая политика и кадровая стратегия. Практика функционирования многих организаций свидетельствует о четкой взаимосвязи стратегических решений по их управлению с системой управления персоналом. Поэтому планирование работы с персоналом позволяет добиться поставленных целей с минимальными затратами материальных и человеческих ресурсов.

1.2 Задачи и функции отдела кадров на предприятии

Для любой коммерческой организации главное - труд и его результаты. Для практически любого бизнеса применима технология ресурсного управления. Она позволяет довольно точно оценить, чем располагает компания, какие вследствие этого имеет возможности, чего не хватает для реализации ее планов.

Есть несколько ресурсов компании. Первое - материальные активы, воплощенные в сооружениях, станках, товарных запасах и т.д. Второе - это финансовые активы в виде основных оборотных средств, а также кредитных ресурсов. Далее - нематериальные активы в виде ноу-хау, торговых марок, репутации компании на рынке. Есть еще административный ресурс. Он близок к трудовому, поскольку речь уже идет о людях. Он обеспечивается выстроенной в компании системой управления, личными деловыми качествами управляющих всех звеньев. И трудовые ресурсы. Отдел кадров - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это отдел кадров. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. По материалам сайта: http://www.bizneshaus.ru/kadry.html

Для более эффективного управления производством менеджментом было разработано стратегическое планирование, которое затронуло всю деятельность организации, в том числе и управление персоналом. И здесь главным элементом, определяющим направление деятельности, является кадровая политика. Она призвана обеспечить оптимальный баланс процессов обновления и сохранения численного и качественного состава персонала в его развитии в соответствии с потребностями самой организации, требованиями действующего законодательства, состоянием рынка труда, учетом тенденций деятельности профсоюзов и других организаций, оказывающих влияние на трудовые ресурсы данного региона. Основополагающие принципы формирования кадровой политики:

- научность, использование всех современных научных разработок в этой области, которые могли бы обеспечить максимальный экономический и социальный эффект;

- комплексность, когда должны быть охвачены все сферы кадровой деятельности;

- системность, т.е. учет взаимозависимости и взаимосвязи отдельных составляющих этой работы;

- необходимость учета как экономического, так и социального эффекта, как положительного, так и отрицательного влияния того или иного мероприятия на конечный результат;

- эффективность: любые затраты на мероприятия в этой области должны окупаться через результаты хозяйственной деятельности.

В практическом плане можно выделить следующие основные функции службы управления персоналом:

1. Четкое понимание и реализация стратегических и тактических целей своей фирмы. К сожалению, в сегодняшней практике это слабое место. Оторванность отделов кадров от постановки перспективных целей приводит к тому, что имеющийся кадровый потенциал зачастую не дает возможности реализовать новые идеи и технологии, а на его перестройку уходит слишком много времени, что особенно непозволительно в условиях рыночной экономики.

2. Прогнозирование ситуации на рынке труда и в собственном коллективе для принятия упреждающих мер. Без серьезного изучения стоимости рабочей силы, спроса и предложения высококвалифицированных работников нужного профиля, изменений в мотивации труда и других факторов движения трудовых ресурсов можно быстро потерять уже имеющийся кадровый потенциал. А для его постоянного наращивания в борьбе с конкурентами необходимо еще иметь источники кадрового пополнения, знать положение в области обучения кадров, предвидеть неблагоприятные обстоятельства.

3. Анализ имеющегося кадрового потенциала и планирование его развития с учетом перспективы. Планирование развития кадров вытекает из реализации указанных выше функций. Прежде всего, это планирование естественного движения кадров выхода на пенсию, увольнения по болезни, в связи с учебой, службой в армии и т. п. Это сделать несложно, но необходимо, чтобы своевременно подготавливать равноценную замену. Сложнее другое - как усилить потенциал коллектива, повысить его конкурентоспособность. Есть несколько путей, среди которых тщательный подбор кадров, систематическое повышение их квалификации, создание условий для максимально эффективного проявления их способностей. А также в функции отдела кадров входит: По материалом сайта Кама-Протект Управление персоналом: http://www.7712009.ru/

· Создание резерва персонала, подбор в кандидаты, определение групп резерва.

· Отбор персонала из группы резерва.

· Оформление трудовых контрактов.

· Оценка трудовой деятельности каждого работника.

· Перевод, повышение, понижение, увольнение в зависимости от результатов труда.

· Профориентация и адаптация - включение набранных работников в коллектив, в процесс производства.

· Определение заработной платы и льгот в целях привлечения, сохранение, закрепления кадров.

· Организация обучения кадров.

· Подготовка руководящих кадров.

· Управление дисциплиной.

· Управление мотивацией.

· Оценка рынка труда.

Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала. В каждой организации должно быть утверждено Положение об отделе кадров, где прописана организация работы, основные функции и цели отдела кадров. Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что основными задачами отдела кадров являются:

Безусловное выполнение предусмотренных Конституцией прав и обязанностей граждан в трудовой области; соблюдение всеми организациями и отдельными гражданами положений законов о труде и профессиональных союзах, Трудового Кодекса, типовых правил внутреннего распорядка и других документов, принятых высшими органами по этому вопросу;

Подчиненность всей работы с кадрами задачам бесперебойного и качественного обеспечения основной хозяйственной деятельности требуемым числом работников необходимого профессионально-квалификационного состава;

Рациональное использование кадрового потенциала, имеющегося в распоряжении предприятия, организации, объединения;

Формирование и поддержание работоспособных, дружных производственных коллективов, разработка принципов организации трудового процесса; развитие внутрипроизводственной демократии;

Разработка критериев и методики подбора, отбора, обучения и расстановки квалифицированных кадров;

Подготовки и повышения квалификации остальной части работающих;

Разработка теории управления персоналом, принципов определения социального и экономического эффекта от мероприятий, входящих в этот комплекс.

2. Кадровая служба ООО «Автотрэвэл»

2.1 Общая характеристика организации ООО «Автотрэвэл»

Объектом исследования дипломной работы является организация Общество с ограниченной ответственностью «Автотрэвэл», которая была утверждена ООО «Автотрэвэл» в 1997 году в городе Королеве Московской области. ООО «Автотрэвэл» располагается по адресу: Московская область, город Королев, микрорайон Первомайский, ул. Свердлова, д. 29А. На сегодняшний день ООО «Автотрэвэл» является одной из самых крупных компаний среди транспортных перевозчиков пассажиров. В компании трудится более 350 сотрудников.

ООО «Автотрэвэл» является коммерческой организацией. Основным организационном документом Общества является Устав. В нем определены основные цели и виды деятельности компании. Общество является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества и предоставленных услуг. ООО «Автотрэвэл» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, приобретает и осуществляет имущественные и личные неимущественные права, имеет самостоятельный баланс, расчётный и иные, в том числе валютный, счета в банках на территории России. Правовое положение ООО «Автотрэвэл» определяется в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным Законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Возглавляет ООО «Автотрэвэл» Генеральный директор в лице Агапова А.А. Он является единоличным исполнительно-распорядительным лицом Общества, который возглавляет дирекцию, представляет интересы Общества и действует от его имени без доверенности. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников компании, подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками компании.

Имущество ООО «Автотрэвэл» образуется за счёт вкладов в уставный капитал, а также за счёт иных источников, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации. Источниками образования имущества Общества являются:

Уставный капитал Общества;

Доходы, получаемые от оказания Обществом услуг;

Кредиты банков и других кредиторов;

Иные источники, не запрещённые законодательством.

На сегодняшний день ООО «Автотрэвэл» обслуживает 16 регулярных автобусных маршрутов, проходящих по городу Королеву. Компания имеет парк легкового такси. Объем перевозок в 2011 году составил 6,85 млн. человек.

Целью деятельности Общества является извлечение прибыли, предметом деятельности - услуги по перевозкам пассажиров.

Трудовые отношения работников ООО «Автотрэвэл» регулируются действующим трудовым законодательством, трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.

2.2 Кадровые документы ООО «Автотрэвэл»

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»). По материалам сайта: http://base.garant.ru/12164247/

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:

Организация труда работников;

Заключение трудового договора и прием на работу;

Перевод на другую работу;

Предоставление работникам отпусков;

Поощрение работников;

Наложение на работников дисциплинарных взысканий;

Аттестация работников;

Ведение штатного расписания;

Учет использования рабочего времени;

Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

Прекращение трудового договора и увольнение с работы.

Организация труда работников осуществляется путем принятия локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Но для удобства лучше все же формировать личные дела либо личные папки. В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей - для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и т.д.).

Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда:

Инструкции по охране труда по профессиям;

Журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями).

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой может быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (ст. 419 ТК РФ). По материалом сайта: http://www.profiz.ru/ Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с нарушениями требований ТК РФ, Инструкции по ведению трудовых книжек, других законов и подзаконных актов. Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у индивидуального предпринимателя, определить достаточно сложно. Как и в случае, когда работодателем является юридическое лицо, окончательный перечень кадровых документов зависит от многих факторов: сферы деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого работодателя. (Табл. 2)

Перечень кадровых документов, обязательных для ООО «Автотрэвэл»:

Таблица №2

№ п\п	Документ	Каким документом регламентируется	Примечание	Срок хранения
	Правила внутреннего трудового распорядка	Статья 189 ТК РФ	При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новым.	Постоянно
	Положение о защите персональных данных работников	Статья 86 ТК РФ	При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.	Постоянно
	Штатное расписание (ф. Т-3)	Статья 57 ТК РФ	Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.	Постоянно
	Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним		Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.
	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)	Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.	50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
	Положение об оплате труда	Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ	При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.	Постоянно
	Положение об аттестации работников	Статья 81 ТК РФ	При проведении аттестации по решению работодателя.	Постоянно
	График отпусков	Статья 123 ТК РФ	Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
	Трудовой договор	Статья 16, 56, 57, 67 ТК РФ	Заключается в письменной форме с каждым работником.
	Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием		Применяются по решению работодателя	Постоянно
	Приказы о приеме на работу	Статья 68 ТК РФ	Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
	Приказы о переводе на другую работу	Статья 72.1 ТК РФ	Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).
	Приказы об увольнение	Статья 84.1 ТК РФ	При увольнении сотрудника. Объявляются работнику под роспись
	Приказы о предоставление отпуска	Глава 19 ТК РФ	Издаются на основании графика отпусков или заявления работника
	Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы	Статья 128 ТК РФ	Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
	Личная карточка работника (форма Т-2)		Ведется на каждого работника
	Трудовая книжка	Статья 66 ТК РФ	Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.	При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив
	Договоры о полной материальной ответственности		Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.
	Книга учета (журнал регистрации) приказов по личному составу	Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации»	Должно быть пронумеровано и прошнуровано, скреплено печатью и подписью работодателя
	Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)	Раздел 10 ТК РФ

Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений может возникать обязанность оформления иных документов, например, свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые.

Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого количества кадровых документов, является постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». По материалам сайта: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1551 Данным постановлением были утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируется Госархивом РФ и Рострудинспекцией, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки. Можно с уверенностью сказать, что в связи с указанными в начале статьи поправками, введенными в ТК РФ, в скором времени проверяющие зачастят с визитами к предпринимателям.

Подведем предварительные итоги:

Существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии у предпринимателя. Наличие этих документов прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

За отсутствие, неправильное ведение и/или хранение кадровых документов индивидуальный предприниматель может быть привлечен к

гражданско-правовой, материальной, административной и даже уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством РФ.

2.3 Порядок подготовки приказов по личному составу

В каждой организации руководитель издает приказы двух видов: по основной деятельности и по личному составу. Обязательность издания приказов по личному составу установлена Трудовым кодексом РФ. Например, они необходимы при приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), при прекращении трудового договора (ст. 841 ТК РФ).

Приказ -- это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации. А также это важнейший документ в системе кадровой документации. С его помощью происходит оформление приема на работу, внутренних переводов, увольнения и т.д. На основе приказов ведутся все учетные формы (личная карточка работника (форма № Т-2), лицевые счета), заполняются личные дела, трудовые книжки и ряд других документов. Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы. Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.

Приказами по личному составу в ООО «Автотрэвэл» оформляют следующие процедуры:

Прием на работу;

Перевод на другую работу;

Увольнение (расторжение трудового договора);

Предоставление отпусков (отзыв из отпуска);

Внесение изменений в учетные документы;

Применение к работнику мер поощрения;

Наложение на работника дисциплинарного взыскания.

Все приказы по личному составу готовит кадровая служба. Издание приказа включает несколько этапов: подготовка, оформление, регистрация, визирование и ознакомление с ним работника.

Подготовка приказа начинается с обязательного контроля качества первичных документов, которые составляются работниками организации и передаются в кадровую службу. Документирование приема, увольнения и движения кадров предусматривает первоначальное составление таких документов, как заявления, докладные записки, представления, уведомления и др. Эти первичные документы называют документами-основаниями для издания приказов по личному составу. До подготовки приказа на первичном документе кадровик обязан получить резолюцию руководителя организации. Резолюция пишется от руки на первом листе документа справа и выражает решение руководителя по затронутому в документе вопросу. На кадровых документах резолюция носит «разрешительный» или «запретительный» характер, возможно, конкретизирует порядок и характер исполнения документа. Резолюция должна содержать: фамилию работника кадровой службы, которому дается поручение, содержание поручения, срок исполнения, личную подпись руководителя и дату составления резолюции. Документы-основания к приказам по личному составу с резолюцией руководителя организации являются правовой основой действия, которое устанавливается в приказе.

Подготовка проекта приказа по личному составу заключается в заполнении унифицированной формы; каждая форма содержит подстрочник и указания по заполнению. В настоящее время применяются формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. По материалом сайта: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=47274

Номер приказа проставляется при его регистрации. В пределах календарного года кадровые приказы регистрируют порядковыми номерами с добавлением буквенного индекса, в данной организации буква К - кадровые приказы.

Регистрационный номер приказа необходим для учета документов, но, помимо этого, он является одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, то есть делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ.

* при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;

* при увольнении - причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);

* при предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания;

* при переводе на другую работу - вид перевода (если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;

* при поощрении или дисциплинарном взыскании - причина и вид поощрения или взыскания;

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

В приказах по личному составу предусмотрено проставление такого реквизита, как дата издания приказа, которая размещается в его заголовочной части. Следует иметь в виду: ст. 68 ТК РФ определено, что приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Значит, и дата издания приказа должна соответствовать этому сроку. При работе с приказами по личному составу следует уделять особое внимание оформлению дат - указанием даты сопровождается распорядительное действие, виза ознакомления работника, ссылка на документ-основание. После окончания основного текста приказа во всех унифицированных формах пишется слово «Основание»: и вносятся наименование, дата и номер документа (документов), которые являются основанием для издания приказа. Последний этап подготовки приказа - его подписание. На подпись руководителю организации представляется полностью заполненная унифицированная форма. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии. Последний реквизит, который заполняется в унифицированных формах, - виза ознакомления работника, состоящая из слов «С приказом ознакомлен», личной подписи работника и даты ознакомления.

По структуре приказы могут быть простыми и сложными.

Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и т.п.

Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.

В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала -- назначение на должности, затем -- перевод на другие должности, далее -- освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

2.4 Порядок оформление документов при приеме на работу

Прием на работу начинается с предоставления соискателем заявления о приеме на работу. Заявление оформляется в форме, принятой в организации, на имя генерального директора организации о приеме его на работу, ставит дату и подписывает заявление у непосредственного руководителя. Соискатель вместе с заявлением предоставляет обязательные документы для приема его на работу:

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

· трудовую книжку;

· страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

· ИНН (при наличии)

· документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

· документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

· Медицинская справка водителя (для водителей);

· Водительское удостоверение (для водителей).

В статье 65 ТК РФ особенно оговаривается, что запрещается требовать от лица, поступающего на работу документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Также соискатели, претендующие на должность водителя автобуса проходят тест по правилам дорожного движения в отделе эксплуатации. И при хорошем результате (не более 3 ошибок) дальше оформляются на работу.

После того, как будущий сотрудник прошел тестирование и предоставил все необходимые документы, необходимо его ознакомить с рядом локальных нормативных актов:

Правилами внутреннего трудового распорядка (предусмотрено частью 3 статьи 68 ТК РФ);

Должностной инструкцией;

Инструкцией по охране труда;

Положением о структурном подразделении, в котором будет выполнять трудовую деятельность работник;

Положением о коммерческой тайне;

Положением об оплате труда.

Об ознакомлении со всеми локальными нормативными актами принимаемый работник расписывается в отдельном журнале.

Следующим шагом оформления приема на работу является заключение с работником трудового договора. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится в отделе кадров (ст. 67 ТК РФ). Подписанный и заверенный трудовой договор служит основанием возникновения трудовых отношений. Отказ работника от подписания трудового договора не может служить основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности. В действующем законодательстве не установлено единой обязательной формы трудового договора, поэтому трудовой договор составляется в произвольной форме. При заключении трудового договора соглашением сторон может быть обговорено испытание работника в целях проверки его профессиональных навыков (ст. 70 ТК РФ). Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре и в приказе о приеме на работу. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания. Испытание при приеме на работу не устанавливается для:

Лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;

Беременных женщин;

Лиц, не достигших возраста 18 лет;

Лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;

Лиц, избранных (выбранных) на выборную должность на оплачиваемую работу;

Лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями; - лиц, принимаемых на работу на срок до двух месяцев;

В иных случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором. Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций -- шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом. Сведения об установлении испытания в трудовую книжку работника не вносятся.

В соответствии с положениями указанной ст.68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. По требованию работника ему должна быть выдана заверенная копия указанного приказа. Приказ о приеме работника на работу -- это распорядительный документ, которым оформляется подписанный трудовой договор. Ни приказ, ни завизированное заявление о приеме не могут заменить трудовой договор.

При оформлении приема на работу (приказа) указываются: наименование структурного подразделения, должность, испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода из другой организации, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). (Приложение № 1)

Следует помнить, что приказ о приеме на работу не заменяет трудовой договор, а является односторонним внутренним документом работодателя.

Персональные данные работника вносятся в его личную карточку. Персональные данные, приказ о приеме на работу, а также трудовой договор оформляются в "личное дело" работника.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются кадровиком. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в организации свыше пяти дней.

Прием гражданина на работу завершается внесением соответствующей записи в трудовую книжку, которая является основным документом о трудовой деятельности работника, в нее вносятся все последующие записи (например, о переводах, поощрениях, увольнении).

2.5 Порядок подготовки документов на отпуск

В соответствии с п. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируется установленный федеральным законом оплачиваемый ежегодный отпуск.

В организации ООО «Автотрэвэл» бывают несколько видов отпусков:

1. Основной (оплачиваемый) отпуск;

2. Отпуск без сохранения заработной платы (предоставляется по требованию в случае необходимости);

3. Отпуск по беременности и родам (такой отпуск предоставляется по состоянию здоровья);

4. Отпуск работникам, усыновившим новорожденных детей непосредственно из родильного дома (естественно, такой отпуск предоставляется по необходимости и не ежегодно);

5. Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет (в течение первых 1,5 лет женщине выплачивается пособие по уходу за ребенком, в оставшиеся 1,5 года такое пособие не выплачивается), предоставляемый женщине или отцу ребенка, или бабушке, дедушке, иному родственнику, опекуну, фактически осуществляющим уход за ребенком;

6. Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы работникам, имеющим двух или более детей в возрасте до 14 лет, работникам, имеющим ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, одинокой матери или отцу, воспитывающих ребенка в возрасте до 14 лет;

7. Отпуск для сдачи экзаменов в вечерних (сменных) общеобразовательных школах;

8. Отпуск в связи с обучением в вечерних профессионально-технических училищах;

9. Дополнительный отпуск для сдачи вступительных экзаменов в аспирантуру;

10. Отпуск без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в высшие и средние учреждения профессионального образования;

11. Отпуск в связи с обучением в вечерних и заочных высших и средних учреждениях профессионального образования.

Все работники имеют право на ежегодный основной оплачиваемый трудовой отпуск. Продолжительность отпуска - 28 календарных дней. Право на отпуск такой продолжительности работник получает, если он отработал один год. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ст. 122 ТК РФ). Трудовой кодекс предписывает, что отпуск не включает праздничные дни, установленные в статье 112 ТК РФ. То есть если на период отпуска попадает праздник, он не относится к периоду отпуска. В этом случае переносится дата окончания отпуска.

Оформление отпусков осуществляется по графику отпусков. Данный документ, на наш взгляд, является обязательным локальным актом, так как его оформление регламентировано ст. 123 ТК РФ. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем. Декабрь -- это месяц, в котором строятся планы на будущий год. Одним из обязательных документов, который должен быть принят в этот период, является график отпусков. График отпусков на следующий год, как следует из статьи 123 Трудового кодекса, должен быть утвержден работодателем не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года, то есть до 16 декабря. Поскольку до принятия этого документа остались считанные дни, остановимся на тех моментах, которые должны быть в обязательном порядке учтены при его составлении. Оформление отпусков осуществляется по графику отпусков (приложение 12 (не приводится) - Унифицированная форма Т-7). График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

Как уже было сказано выше, график отпусков должен быть утвержден не позже чем за две недели до окончания текущего производственного года и начала следующего, т.е. это примерно середина декабря. Для работы над составлением графика необходимо:

Установить наиболее "разгруженные" периоды работы организации

Узнать пожелания непосредственно работников по поводу времени предоставления отпуска

Установить, кто из работников пользуется льготами при предоставлении отпуска

Для решения первого условия необходимо проанализировать производственный процесс организации, определить периоды загруженности работой и вычислить, когда происходит спад рабочего процесса. Для выяснения пожелания работников могут помочь руководители подразделений. Надо поручить им собрать со своих подчиненных заявления о предполагаемом времени отпуска, уладить разногласия между сотрудниками, возникшие в процессе выявления данного вопроса. После этого данные руководители должны представить в отдел кадров сведения о датах начала отпуска своих подчиненных для составления графика.

...

Подобные документы

Состав документации кадровой службы. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров. Порядок оформления, регистрации приказов по личному составу. Утверждение должностной инструкции.

курсовая работа , добавлен 20.11.2011


Задачи и функции, структура и формы кадровой службы. Нормирование труда сотрудников отдела кадров. Нормативные акты, регулирующие вопросы кадрового делопроизводства. Приказы по личному составу. Журналы учёта и контроля, внутренняя служебная переписка.

курсовая работа , добавлен 11.04.2015


Понятие и виды кадровой политики. Особенности организации деятельности службы управления персоналом. Изучение кадрового делопроизводства и трудового законодательства на примере конкретного предприятия. Рекомендации по совершенствованию кадровой работы.

курсовая работа , добавлен 01.10.2012


Понятие кадровой документации. Состав и структура документации кадровой службы. Место кадровой службы в структуре организации. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами. Организация хранения документов по кадрам (личному составу).

курсовая работа , добавлен 06.04.2014


Значение, роль и содержание кадровой политики предприятия, ее цели и принципы. Аттестация кадров и её процедура. Методы формирования персонала. Анализ кадровой политики и кадрового планирования на предприятии СУ-45. Динамика численности персонала.

дипломная работа , добавлен 12.02.2009


Разновидности приказов по личному составу. Унифицированные формы приказов по личному составу. Виды приказов по личному составу. Подготовка и оформление проекта приказа. Этапы подготовки, правила оформления и хранения проекта приказа по личному составу.

курсовая работа , добавлен 09.01.2009


Сущность и задачи кадровой политики на предприятии. Анализ использования кадровой политики на предприятии на примере шахты "Шахтинская". Зарубежный опыт совершенствования организации и оплаты труда. Методы формирования кадрового состава на предприятии.

дипломная работа , добавлен 28.09.2010


Характеристика процесса подготовки кадров на современном предприятии. Персонал предприятия, как объект кадрового менеджмента. Направления кадровой политики предприятия ООО "Модус" и процесса подготовки кадров, как одного из ее составляющих элементов.

дипломная работа , добавлен 16.12.2010


Теоретические основы развития кадровой политики: сущность, задачи, характерные черты кадрового потенциала предприятия. Изучение методов планирования, подбора кадров, создания кадрового резерва. Особенности материального стимулирования кадрового персонала.

курсовая работа , добавлен 23.03.2010


Задачи формирования кадровой политики предприятия. Информационное обеспечение формирования кадровой политики предприятия. Положение об отделе кадров и социального развития. Мероприятия по повышению эффективности кадровой политики и мотивации персонала.

Кадровая документация это широкий круг документов, содержащих сведения о работниках и их трудовой деятельности. К документам по личному составу относятся следующие группы документов:

Все приказы по личному составу о приёмке, переводе, отпуске, командировке, поощрении, дисциплинарных взысканиях, изменении персональных данных.

Заявления работников, акты, протоколы;

Трудовые договора и трудовые книжки;

- личные дела и личные карточки работников;

- штатное расписание и табели учёта рабочего времени;

Лицевые счета по заработной плате.

Документы по отражаемым в них видам деятельности делят на две большие группы.

Первая группа-это документы по общим и административным расходам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием.

Вторая группа- документы по функциям управления. Такие документы составляют работники кадровых служб, бухгалтерии, отделов планирования и контроля,снабжения и сбыта.

Основные организационно-правовые документы , регулирующие общие вопросы работы с персоналом организации : правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, положение о структурном подразделении, должностную инструкцию.

Правила внутреннего трудового распорядка -организационно- распорядительный документ, регламентирующий порядок приема, перевода и увольнения работников, основные обязанности рабочих и служащих.основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе, взыскания, внутриобъектный режим и организацию работы.

Положение о персонале- это документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости и др. вопросы.

Штатное расписание- это документ, содержащий перечень всех должностей в организации с указанием их количества и размеров должностных окладов.

Положение о структурном подразделении- это документ, устанавливающий статус функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Должностная инструкция- это документ, издаваемый в целях регламентации организационно- правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Таблица 6.3 - Примерный перечень документов по управлению персоналом в организации

Процедуры управления персоналом	Разрабатываемые документы
Документирование заключения трудового договора и приема на работу	Заявление о приеме на работу. Трудовой договор (соглашение) Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу Личный листок по учету кадров (анкета) Автобиография Резюме
Документирование общих вопросов управления трудовым коллективом и расстановки кадров	Коллективный договор Устав (положение) об организации Правила внутреннего трудового распорядка Положение о структурном подразделении Должностная инструкция Структура и штатная численность Штатное расписание Приказ о распределении обязанностей между руководством организации
Документирование учета использования рабочего времени	График предоставления дополнительных дней отдыха Заявление об установлении (отмене) неполного рабочего времени
Документирование вопросов организации материального стимулирования персонала	Положение об оплате труда и материальном стимулировании Положение об организации оплаты труда работников Положение о премировании персонала Положение о социальных выплатах и льготах (в социальном пакете) и др.
Документирование основных процедур управления персоналом	Этический кодекс организации Положение о проведении аттестации персонала Положение о работе с резервом кадров для выдвижения на руководящие должности Положение о работе с молодыми специалистами Положение об управлении деловой карьерой персонала и др.
Документирование предоставления отпусков работникам	График отпусков Заявление о предоставлении отпуска Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
Документирование прекращения трудового договора и увольнения с работы	Заявление об увольнении представление об расторжении трудового договора Протокол выборного профсоюзного органа Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работникам

Оптимизация документооборота

Оптимизация документооборота включает два крупных направления:

повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях);

повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).

Рассмотрим вариант сокращения документооборота при условии сохранения его информационной емкости.

При построении документооборота, как и при создании организационных структур управленческого учета, работы начинаются с изучения влияния таких факторов, как: особенности технологии, состав продукции, организация производства и управления предприятием и его структурными подразделениями, бизнес-процессы, материальные потоки. Организация документооборота во многом зависит от наличия в организационных структурах управления центров ответственности; развития механизма внутрифирменного предпринимательства; наличия управления по отклонениям; компетентности менеджмента и использовании им прогрессивных методов принятия решений; наличия персональных компьютеров, информационных сетей и др.

Оптимизация документооборота предполагает создание стандартов документооборота и формирование внутренней отчетности. По каждой теме (или документу) разрабатываются формы отчетности (документа); инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и (или) показателей: в какую графу и/или строку, какое значение показателя и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает форму отчетности (документа); устанавливается ответственность за нарушение регламента.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение бухгалтерского баланса?

2. Назовите основные виды балансов?

3. Почему бухгалтерский баланс является основным информационным материалом для внутренних и внешних пользований бухгалтерской отчетности организации?

4. Чем объяснить равенство итогов актива и пассива (валюта) бухгалтерского баланса?

5. Перечислите наименование и содержание разделов актива и пассива баланса?

6. Перечислите типы хозяйственных операций влияющих на бухгалтерский баланс?

7. Что представляет из себя план счетов бухгалтерского учета?

8. По каким признакам определяется активность и пассивность счетов бухгалтерского учета?

9. Каков порядок записей на активных и пассивных счетах?

10. Дайте определение метода двойной записи?

11. Что представляет собой корреспонденция счетов и бухгалтерская проводка?

12. Как делятся счета по отношению к балансу?

13. Дайте определение сальдо и назовите методы расчета сальдо в активных и пассивных счетах?

14. Приведите пример синтетических, аналитических счетов и субсчетов?

15.Какие группы измерителей используются для отражения имущества организации?

16.Что представляет собой хозяйственный учет?

17.Что понимают под бухгалтерским учетом?

18.Какие особенности присущи бухгалтерскому учету?

19.Из каких частей состоит бухгалтерский учет?

20.Каковы основные цели бухгалтерского учета?

21.Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии?

22.Какой информацией обеспечивают данные бухгалтерского учета?

23.Для чего служит учетная информация?

24.Каковы внешние и внутренние пользователи бухгалтерской информации?

25.Какие факторы влияют на выбор и обоснование учетной политики?

26.Назовите и охарактеризуйте предмет и метод бухгалтерского учета?

27.Как делится имущество организации по составу и размещению?

28.Каковы источники формирования имущества?

29.Дайте определение дебиторской и кредиторской задолженности?

30.Дайте понятия финансовых вложений?

31.Дайте характеристику собственных источников?

32.Дайте характеристику заемных источников?

33.Как группируют учетные регистры по содержанию?

34.Как группируют учетные регистры по внешнему виду?

35.Что понимается под формой бухгалтерского учета?

36.Что представляет собой структура бухгалтерии?

37.Перечислите виды первичных бухгалтерских документов?

38.Что понимается под реквизитом документов?

39.Что понимается под кадровой документацией?

40.Назовите основные организационно - правовые документы, регулирующие основные вопросы работы с персоналом?

Если рассматривать работу с сотрудниками организации целостно, используя при этом такие философские категории, как форма и содержание, то управление персоналом можно представить как содержание, а кадровое делопроизводство - как форму кадровой политики организации. Эти содержание и форма не могут существовать друг без друга. Посмотрим, как можно выстроить эффективную текущую работу с персоналом, учитывая специфику предприятия и характер работы сотрудников.

Компания нашла подходящего работника. Далее специалистам кадровой службы нужно грамотно оформить его. Ведь при неполном или неправильном ведении кадрового делопроизводства организация подвергается финансовым рискам, а при этом руководителя предприятия может ожидать внушительный персональный штраф.

Если кадровая политика компании характеризуется экономией на издержках и значительной текучестью персонала (особенно рабочих), то необходимо уделить большое внимание и вопросу оптимизации кадрового администрирования, повышению эффективности работы кадровой службы. Именно такая задача была поставлена начальнику отдела кадров группы охранных организаций 1 .

Сторителлинг, или Истории компании как

Предпосылки к внедрению проекта

В 2012 г. группа компаний насчитывала 500 человек. Кадровым делопроизводством занимались трое работников отдела кадров (два специалиста и начальник). Специальных документов, которые регламентировали бы работу отдела, не было, все делалось по устной договоренности. Учет вели в стандартной программе «1С». С каждым сотрудником работали персонально. Люди приносили свои заявления непосредственно в отдел кадров. Здесь осуществлялись их прием на работу и увольнение. Сотрудники проходили и ждали, когда кто-нибудь из специалистов освободится, скопирует их документы, введет данные в «1С», распечатает нужные бумаги, затем подписывали документы и знакомились с локальными нормативными актами под роспись…

С получением организацией заказа в начале 2013 г. отдел подбора в течение полугода обеспечил приток работников, в связи с этим численность штата увеличилась до 3 тыс. человек. Состав сотрудников был следующим: 100 человек - административно-управленческий персонал, 2900 - рабочий персонал (охранники и контролеры). Текучесть среди рабочего персонала составляла 10%.

В организации применялся вахтовый метод работы, каждые две недели происходила перевахтовка: массовое увольнение сотрудников, отработавших вахту и не желающих трудиться дальше, и массовый прием на работу вновь прибывших людей. В день приходилось оформлять до 50 приемов и столько же увольнений (для сравнения: в обычные дни оформляется 10–15 приемов и столько же увольнений).

Помимо оформления приемов (до 300 в месяц) и увольнений (столько же) в функции отдела входило: оформление отпусков (до 200 в месяц); выдача сотрудникам справок с места работы и копий трудовых книжек (до 100) по их запросу; организация оформления банковских карт для получения зарплаты (до 300 в месяц); документальное сопровождение перемещения сотрудников с одного объекта охраны на другой (до 500 в месяц); оформление новых трудовых книжек (около 80 ежемесячно); сбор сведений для руководства об инструментах подбора персонала (откуда кандидаты узнали о наличии вакансий) и причинах увольнения; составление ежедневных, еженедельных и ежемесячных отчетов о численности, приеме и увольнении сотрудников.

Отдел кадров взаимодействовал со службой охраны (подразделением, осуществлявшим непосредственно охрану объектов и имеющим следующую структуру: начальник управления охраны, заместители начальника, начальники направлений, старшие смены, охранники и контролеры), а также с бухгалтерией. При этом сохранялся прежний порядок работы (отсутствие регламентов, учет в стандартной программе «1С», персональная работа с каждым из работников). Заявления сотрудников из управления охраны передавались без фиксирующих документов и нередко терялись, возможность проверить, были ли они переданы, отсутствовала. Рабочие часто заходили в отдел кадров и сами передавали свои заявления без какой-либо фиксации. Таким образом, формат и срок передачи документов работниками отдела кадров в бухгалтерию были произвольными.

Несмотря на пополнение отдела кадров тремя специалистами (теперь их стало пятеро, не считая начальника), было очевидно, что подразделение по-прежнему не справляется с работой. Это проявлялось в следующем. В дни перевахтовки сотрудники задерживались на работе до 22:00, в обычные дни - до 20:00, за что регулярно выплачивались сверхурочные. В течение полугода никто не ходил в отпуск, т. к. не было возможности. Текучесть работников отдела кадров повысилась: за последние полгода сменилось три человека. Со стороны бухгалтерии ежедневно поступали жалобы. Ошибки в документах (бумажных или электронных) составляли 18–20%, нарушение сроков предоставления документов (приказов об отпусках и увольнениях, документов на изготовление банковских карт и пр.) - 20–25%. Появились жалобы со стороны службы охраны (на долгое оформление приема и увольнения сотрудников, задержку с исполнением запросов, потерю поданных заявлений, несвоевременное оформление отпусков и справок). Все это способствовало возникновению конфликтов между специалистами-кадровиками, а также между отделом кадров, бухгалтерией и службой охраны. Работники организации, как настоящие, так и бывшие, стали обращаться в трудовую инспекцию и суд с заявлениями о некачественном и несвоевременном оформлении документов.

Внедрение основных принципов работы отдела кадров

Новому начальнику отдела кадров была поставлена задача: наладить эффективную работу вверенного ему подразделения без увеличения бюджета на заработную плату работникам. В рамках данной задачи предстояло прекратить поступление жалоб со стороны службы охраны и бухгалтерии, добиться оформления документов в установленные законодательством сроки, исключить жалобы работников руководству и проверяющим органам по поводу неудовлетворительного оформления кадровых документов.

Для изучения обстановки начальник попросил своих подчиненных в течение двух недель (в межвахтовый период и во время перевахтовки) трудиться по-прежнему. Увидев все перечисленные проблемы и приняв во внимание требование руководства не увеличивать численность сотрудников отдела кадров, начальник выбрал интенсивный путь изменения работы, а именно максимальное сокращение времени обработки документов за счет снижения непродуктивных временных затрат. При этом были разработаны следующие принципы деятельности отдела:

• поточное делопроизводство;
• работа с непосредственными руководителями сотрудников;
• регламентирование деятельности отдела кадров;
• максимальная автоматизация задач, решаемых с применением программы «1С».

Рассмотрим, как происходило внедрение указанных принципов в рабочий процесс и какой был получен эффект.

Поточное кадровое делопроизводство

Одно дело - сварить кашу на одну семью и совсем другое - на роту солдат: дело одно, но подходы разные. Так и с делопроизводством: одно дело - вести его в компании с численностью штата 100 человек и текучестью персонала 10% в год и совсем другое - в компании с численностью штата 3 тыс. человек и текучестью 10% в месяц.

Сущность поточного кадрового делопроизводства заключается в непрерывном (как на конвейере) оформлении документов. То есть специалист оформляет не одно увольнение и потом один прием на работу, а большое количество однотипных документов в конкретный период времени. При этом он выполняет подряд множество однородных операций, сосредоточиваясь на этом и не отвлекаясь на другие вопросы.

Наблюдая за работой подчиненных, начальник отдела кадров отметил непродуктивную потерю времени. В связи с этим были выявлены проблемы, снижавшие эффективность использования времени, и приняты меры по их устранению (табл. 1) .

Таблица 1. Мероприятия по внедрению принципа поточного делопроизводства

Проблемы (как было)	Решение проблем (как стало)
Раньше в отделе кадров было шумно. Одновременно принималось на работу или увольнялось примерно шесть человек. Специалисты часто ошибались при введении в программу персональных данных, что вызывало недовольство со стороны бухгалтерии. Вахтовые рабочие - специфическая категория работников. Не все из них успевают принять душ после поезда, далеко не каждый приятен в общении. При оформлении до сотни таких работников в день у специалистов отдела кадров довольно быстро наступало профессиональное выгорание	Теперь работники не заходят в отдел кадров, а ожидают своей очереди в фойе. Специалисты выходят к ним через каждые полчаса в межвахтовый период и через каждые 15 мин. в дни перевахтовки, собирают документы на прием и увольнение, отвечают на вопросы. Для этого в фойе были размещены предупреждающие плакаты «Ожидайте своей очереди в коридоре, к Вам выйдут». Дежурные по этажу и начальники службы охраны предупреждены о введении такого порядка. Работников, которые все же пытаются пройти в кабинет, строго останавливают. По мере готовности документов специалисты отдела кадров выходят к работникам, последние подписывают и забирают их
Работники отдела кадров часто отвлекались от ввода данных, выполняя работу, не требующую специальной квалификации (сбор и копирование документов). Это снижало точность ввода данных, вызывая жалобы со стороны бухгалтерии	В межвахтовые дни свободные специалисты по очереди выходят к работникам за документами. Во время перевахтовки назначается дежурный, который только собирает документы и копирует необходимые бумаги, другие работники этим не занимаются, а сосредоточиваются на вводе данных. В задачи дежурного входит проверка заполнения кандидатом анкеты и наличия необходимых документов. Затем все документы одного работника складываются в отдельный пакет, а собранные пакеты (8–10 штук) заносятся в кабинет. Дежурный делает копии документов для личных дел и раздает их специалистам. При увольнении проверяется оформление заявления, уточняется наличие банковской карты для получения зарплаты, оформляется обходной лист
Раньше трудовые книжки и личные дела хранились в кабинете беспорядочно (документы уволенных вперемешку с документами работающих сотрудников), что усложняло их поиск. Личные дела неделями лежали в коробках не разобранными по начальным буквам фамилий	В хранении трудовых книжек наведен порядок. Теперь они рассортированы по организациям (по начальным буквам). Специально отобраны трудовые книжки уволенных (и не получивших документы) и отсутствующих работников, для того чтобы они не осложняли поиск. Отдельно хранятся личные дела работающих, уволенных и отсутствующих сотрудников, все они разложены по начальным буквам фамилий. Согласно введенному правилу все трудовые книжки и личные дела работников раскладываются по местам не позднее чем через неделю после оформления
Раньше шкафы с трудовыми книжками находились в соседнем помещении. Личные дела были расставлены только по организациям (вперемешку работающих и уволенных сотрудников)	Теперь шкафы с трудовыми книжками и используемыми личными делами находятся в кабинете специалистов, а личные дела отсутствующих и уволенных - в соседнем архивном помещении. Это позволило сократить время на передвижение специалистов и поиск документов конкретных работников
Собранные у сотрудников трудовые договоры на следующий день подписывались у главного руководителя, а потом раздавались непосредственным руководителям для подписания работниками и передачи им одного экземпляра. Второй экземпляр подлежал хранению в организации. Однако договоры часто терялись и не поступали к работникам (что вызывало их недовольство) или в отдел кадров (что является нарушением кадрового делопроизводства)	Теперь доверенность на подписание трудовых договоров выдается заместителю руководителя, который в период перевахтовки постоянно находится в своем кабинете и подписывает их. В эти дни специалисты отдела кадров беспрепятственно заходят к нему в кабинет в течение всего дня, подписывают договоры и отдают работникам их экземпляр. Сотрудники перестали жаловаться на отсутствие договоров, все экземпляры, предназначенные для хранения в организации, имеются в наличии
Процесс заполнения трудовых книжек (до 300 в месяц) является весьма трудоемким, не допускает исправлений, требует повышенного внимания и сосредоточенности	С учетом того, что в большинство трудовых книжек вносятся стандартные записи, были изготовлены штампы наименований всех организаций холдинга, а также штампы: «Трудовой договор расторгнут», «Принят на должность охранника», «Принят на должность контролера», «Копия верна», «Генеральный директор Иванов А.А.», «Работает по настоящее время» и т. п.
Заявления на отпуск (не по графику) и выдачу справок поступали ежедневно. Непосредственным руководителям часто приходилось выяснять, оформлены ли отпуска. При этом они нередко предъявляли претензии по поводу их несвоевременного оформления	Теперь сбор заявлений на отпуск и выдачу справок осуществляется в строго определенные дни - дважды в месяц с 1-го по 6-е и с 15-го по 21-е число. Заявления на отпуск накапливаются, передаются в отдел кадров и оформляются в строго определенное время (согласно графику работы отдела). В иное время заявления не принимаются. После оформления всех отпусков формируется отчет, который затем поступает в службу охраны на согласование. После согласования отчета претензии по оформлению отпусков не принимаются
Работники часто затруднялись с оформлением письменных заявлений, неверно и медленно составляли их	Разработанные бланки заявлений в отдел кадров требуют лишь проставления фактических данных и подписи работника. Это значительно ускоряет процесс оформления
Ранее использовалась единая анкета для приема на работу и рабочих, и работников управленческого персонала (опыт предыдущей работы, образование и т. д.). Направление на работу и согласие на обработку персональных данных заполнялись на отдельных листах, рабочие путались, документы терялись	Анкета переделана, теперь рабочие вносят в нее только самую необходимую информацию, что значительно ускоряет данную процедуру. Также в анкету включены направление на работу от службы охраны и согласие на обработку персональных данных
Информацию об инструментах подбора работника (ответ на вопрос о том, откуда он узнал об имеющейся вакансии) специалисты отдела кадров получали устно. Рабочие часто затруднялись с объяснением, а специалисты забывали о полученной информации	В анкету для рабочих введен вопрос: «Откуда Вы узнали об имеющейся вакансии?» Вслед за ним перечислены источники информации. Работнику остается лишь отметить нужное. Теперь при введении данных в программу специалист отдела кадров опирается на документ, а не на устное сообщение
Внедряемые новшества нужно было донести до непосредственных руководителей службы охраны	В компании организовано регулярное (еженедельное) обучение непосредственных руководителей грамотной подаче документов (с соблюдением установленных сроков и формы), а также предусмотрено консультирование тех, кто обращается в индивидуальном порядке

Работа с непосредственным руководителем

От персональной работы с каждым сотрудником пришлось отказаться. Был совершен переход к концепции работы с непосредственными руководителями. Таковыми являются старшие смены и начальники направлений охраны. С рабочим персоналом работники отдела кадров контактируют только при приеме и увольнении. Это согласовано с руководством службы охраны, т. к. требуется их содействие. Для реализации данного принципа проводятся специальные мероприятия (табл. 2) .

Таблица 2. Мероприятия по внедрению принципа работы с непосредственными руководителями

Проблемы (как было)	Решение проблем (как стало)
После оформления трудоустройства работники не знали, на какой объект им нужно следовать, и задавали соответствующие вопросы работникам отдела кадров	Теперь работникам выдаются памятки с краткой инструкцией по запросу на оформление документов. В них непосредственные руководители указывают адрес объекта, на который должен проследовать работник, а также свои Ф. И. О. и номер телефона
Работники часто сами приносили в отдел кадров свои заявления. Документы от службы охраны принимались без фиксации и установления сроков. Возможность проверки передачи документов отсутствовала	Все документы на оформление принимаются от непосредственных руководителей по реестру со специальными разделами. В этот реестр руководители вписывают Ф. И. О. человека, подавшего документы, и расписываются в получении. Реестр формируется ежедневно. На следующий день строго в 9:00 заместитель начальника приносит реестр и документы и передает их под роспись начальнику отдела кадров. Теперь каждый желающий может легко найти запись о конкретном заявлении
Ранее приказы на отпуск, справки и иные документы для подписания работниками и выдачи им на руки из отдела кадров хаотично забирали сами работники или их непосредственные руководители	Закуплены канцелярские лотки по количеству направлений и размещены в виде этажерки в помещении службы охраны. Сотрудники отдела кадров раскладывают в них оформленные документы, которые должны быть подписаны работниками и выданы им. Руководители управления охраны берут эти документы из лотков в удобное для них время, не беспокоя работников отдела кадров
Работники постоянно задавали вопросы по существу работы, оформлению отпусков, увольнению, оплате труда, получению справок и т. д. Специалисты отдела кадров тратили много времени на их консультирование лично и по телефону	Ответы на вопросы, с которыми работники раньше обращались в отдел кадров, теперь стали зоной ответственности непосредственных руководителей. Рабочие перенаправляются за информацией в помещение службы охраны (о чем сообщается в размещенных объявлениях). Работники отдела кадров больше не дают каких-либо разъяснений. Это касается и телефонных звонков

Регламентация деятельности отдела кадров

Совместно со всеми был принят принцип регламентации работы отдела кадров и нормативного оформления его взаимоотношений с бухгалтерией и службой охраны. Это потребовало разработки и внедрения ряда корпоративных регламентов. После изучения особенностей взаимодействия отделов начальником отдела кадров был предложен регламент взаимодействия отдела кадров и службы охраны и регламент взаимодействия бухгалтерии и отдела кадров, где строго описывались сроки предоставления документов.

Разработан стандарт кадрового документооборота с образцами оформления документов; составлен график деятельности отдела, задающий определенный ритм работы и периоды оформления тех или иных документов; подготовлена пошаговая инструкция работы в программе «1С» по основным процедурам оформления в той модификации, которая используется в организации; составлен перечень отчетов отдела кадров с указанием ответственных лиц (неопределенность в этом вопросе устранена); разработана схема основных бизнес-процессов по оформлению трудовых отношений (увольнения, приема, кадровых перемещений, отпусков), отражающая последовательность работы всех задействованных отделов.

В ходе реализации проекта подготовлены следующие нормативные акты:

• Корпоративный стандарт кадрового делопроизводства.
• Регламент взаимодействия отдела кадров и службы охраны (приложение 1) .
• Регламент взаимодействия бухгалтерии и отдела кадров (приложение 2) .
• Регламент составления отчетов отделом кадров (приложение 3) .
• Перечень отчетности. Инструкция по работе с программой «1С».
• Описание бизнес-процессов оформления трудовых отношений.

Проекты регламентов были согласованы с заинтересованными отделами и руководством.

Максимальная автоматизация операций, выполняемых в «1С»

Следующей идеей была дополнительная автоматизация в программе «1С» с целью уменьшения количества документов, оформляемых в Word и рукописно. В процессе определения требующих автоматизации операций участвовал весь отдел. Работники активно предлагали автоматизировать то одно, то другое. Однако все это требовало определенных материальных затрат. В штате организации имеется программист «1С». Для его привлечения к данному проекту руководство попросило определить продолжительность отвлечения данного сотрудника, с тем чтобы рассчитать предстоящие затраты. В результате совместно с этим специалистом были определены план автоматизации и количество необходимых часов работы (табл. 3) .

Таблица 3. Перечень автоматизированных задач и продолжительность работы над ними

№	Формы, предусмотренные для автоматизации выполнения операций	Достигнутый эффект	Время, затрачиваемое на выполнение операций, ч.
1	Предусмотрены формы трудовых договоров с возможностью выгрузки из программы договора с персональными данными работника, реквизитами организации, условиями оплаты (окладом, тарифной ставкой), условиями работы (вахтовый метод или сменный режим), возможностью выбора категории сотрудников («охранник вахты», «охранник смены», «контролер вахты», «контролер смены», «специалисты и руководители») и параметра работы («основная/сменная»)	В организации утверждены образцы трудовых договоров для каждой категории сотрудников с учетом специфики работы. Выгрузка готовых трудовых договоров из «1С» позволяет исключить ошибки при заполнении трудовых договоров, сокращает время на оформление трудоустройства	8
2	К документу «Прием на работу в организацию» предусмотрена форма «Опись документов», которая содержит наименование организации, Ф. И. О. сотрудника и перечень документов в его личном деле	Исключает заполнение описи документов в личном деле вручную, ускоряет оформление трудоустройства	2
3	К справочнику «Сотрудник организации» предусмотрена форма «Справка с места работы», которая содержит фирменный бланк организации, Ф. И. О. сотрудника, должность, дату приема (для работающего) и увольнения (для уволенного), номера и даты Приказа о приеме (увольнении)	Избавляет от заполнения справок вручную, ускоряет подготовку документов	2
4	К Приказу о приеме предусмотрена форма «Приемная записка», которая нужна для оформления сотрудника в других отделах. Форма содержит Ф. И. О. сотрудника, наименование организации, должность, сведения о трудовой книжке (для лицензионного отдела), перечень отметок отделов. Заведен специальный реестр для внесения данных о трудовой книжке	Избавляет от заполнения приемной записки вручную, ускоряет подготовку документов	4
5	К Приказу о приеме предусмотрена форма «Заявление об удержании за трудовую книжку» (Ф. И. О. сотрудника и текст заявления)	Предусмотрена в связи с оформлением большого количества новых трудовых книжек. Избавляет от заполнения заявлений вручную, сокращает время на оформление трудоустройства	2
6	К документу «Кадровое перемещение в организации» предусмотрены две формы дополнительного соглашения (об изменении должности и об изменении заработной платы)	Избавляет от заполнения формы вручную, ускоряет оформление переводов и перемещений	2
7	К Приказу о приеме предусмотрена форма «Обложка трудовой книжки». В отчете выбираются три работника, на печать посередине листа выводятся Ф. И. О. работника и разделительные линии для разрезания. Форма распечатывается и используется в виде обложки для трудовой книжки	Разработана в связи с оформлением большого количества новых трудовых книжек. Избавляет от заполнения заявлений вручную, сокращает время на оформление трудоустройства	3
8	К Приказу о приеме сотрудника на работу предусмотрена форма журнала трудовых книжек с наименованием столбцов согласно журналу учета трудовых книжек. Форма разлинована соответствующим образом, размеры строк и столбцов скорректированы согласно формату журнала. Выгружаются следующие сведения: Ф. И. О., должность, дата приема на работу, номер трудовой книжки. Форма распечатывается и подклеивается в журнал	Избавляет от заполнения журнала вручную, ускоряет оформление приема сотрудника на работу	3
9	К Приказу о приеме сотрудника на работу предусмотрена форма «Доверенность на получение карты». Содержит данные доверенного лица (специалист отдела кадров выбирается из списка), данные доверителя, текст доверенности, реквизиты банка. Подписывается и представляется в банк для получения карты		3
10	Производится выгрузка файлов банка с распределением номеров расчетных счетов по сотрудникам (для перечисления зарплаты)	Избавляет от заполнения формы вручную, ускоряет оформление банковской карты для получения сотрудником зарплаты	8
11	Разработан специальный отчет для сбора статистики по причинам увольнения. При увольнении работника заполняется специальное поле путем выбора причины увольнения (условия труда, отношения в коллективе, заработная плата, по инициативе работодателя). Отчет содержит следующие сведения: Ф. И. О. сотрудника, направление, причину увольнения	Облегчает сбор статистических данных (достаточно поинтересоваться у работника и отметить в перечне одну из причин), позволяет сделать для руководителя выборку по любому подразделению	4
12	Разработан специальный отчет для сбора статистики по инструментам подбора (СМИ, Интернет, знакомые, акция «Приведи друга», агентства, работал ранее и вернулся). Отчет содержит следующие сведения: Ф. И. О. сотрудника, направление, инструмент подбора	Облегчает сбор статистических данных (достаточно поинтересоваться у работника и выбрать в перечне одну из причин), позволяет сделать для руководителя выборку по любому подразделению	4
13	Предусмотрена форма отчета по проведению акции «Приведи друга» с указанием Ф. И. О. премируемого сотрудника и Ф. И. О. привлеченного сотрудника. Формируется путем выбора инструмента подбора. В графе «Акция» имеется дополнительное поле «Выбор рекомендовавшего сотрудника»	Облегчает сбор статистических данных, избавляет от заполнения вручную списка сотрудников для премирования по акции «Приведи друга»	4
14	Автоматизирован расчет компенсации отпусков. При исчислении срока работы, дающего право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из расчета, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до одного месяца. Под половиной месяца понимается период, равный 15 дням	Поскольку программа «1С» не учитывала данные положения, имел место частый возврат документов из бухгалтерии и пересчет компенсации вручную. Автоматизация данной операции сокращает количество случаев возврата документов, ускоряет оформление увольнения сотрудника	5
15	К перечню отпусков добавлено наименование «Дополнительные отпуска». Дни проставляются вручную, оплата определяется по среднему заработку	Дополнительная автоматизация проведена в связи с наличием филиала в местности с дополнительным отпуском, а также работников, имеющих право на дополнительный отпуск (ликвидаторов Чернобыльской аварии, родителей ребенка-инвалида и др.). Избавляет от оформления таких отпусков вручную	3
16	При приеме сотрудника на работу адрес регистрации автоматически заносится в адрес проживания (по умолчанию). Если имеется второй адрес, то он вносится вручную	Избавляет от повторного занесения адреса, ускоряет оформление приема сотрудника на работу	1
17	В список приказов о приеме на работу, об увольнении, отпуске, кадровом перемещении добавлен столбец «Направление» с указанием Ф. И. О. сотрудника	Поскольку в организации много подразделений, именуемых направлениями, для ведения статистического учета и подготовки отчета необходимо знать, в какое из них (на какое направление) принимается работник. Автоматизация исключает поиск сотрудника по направлениям вручную и ускоряет сбор статистических данных	3
18	При оформлении табеля автоматически проставляется реквизит «Руководитель», «Ответственное лицо» (путем выбора из списка)	Избавляет от заполнения формы вручную, ускоряет оформление увольнения сотрудника	1
19	Список локальных актов, с которыми знакомится работник, включен в форму трудового договора с дополнительным реквизитом «Подпись». Исключено ознакомление сотрудника на отдельном листе или в специальном журнале	Избавляет от оформления дополнительного документа либо ведения журнала, ускоряет оформление трудоустройства сотрудника	2
20	К вкладке «Сотрудник» добавлена вкладка «Параметры», в которой предусмотрены флажок «Особый» и соответствующее описание, а также флажок «Отсутствующий» и соответствующее описание. Сотрудники, помеченные флажком «Особый», выделяются в списке синим цветом, флажком «Отсутствующий» - красным	Среди рабочего персонала немало сотрудников, которые покидают свое рабочее место без оформления увольнения. Теперь их учет налажен, они выделены в списке цветом и исключаются из статистических отчетов по работникам организации. Среди рабочих имеются такие, на которых надо обратить особое внимание (беременные женщины, осужденные работники, инвалиды и пр.). Они выделены в списке цветом, это помогает учитывать их особенности	3
21	Заведен специальный справочник тарифов (каждому объекту соответствует свой тариф), определяемых путем выбора соответствующего объекта	Заведен с целью исключения проставления тарифной ставки вручную. Исключает ошибку при определении тарифа, ускоряет оформление трудоустройства работника
22	Организована проверка введенных данных на предмет допущенных ошибок. При клике «Сформировать отчет о проверке» выдается таблица с указанием неверно заполненных полей (с лишними пробелами, неправильным количеством цифр, лишними знаками). Организована проверка на предмет отсутствия тарифной ставки. Если сотруднику не определена тарифная ставка, программа сообщает об этом	Поскольку большое количество документов повышает вероятность ошибки, для снижения влияния человеческого фактора введены специальные проверки	4
23	Предусмотрено сообщение о вводе одинаковых Ф. И. О. разных сотрудников. При вводе персональных данных программа предлагает проверить, новый это сотрудник или уже работающий в организации	При большом количестве сотрудников возрастает вероятность появления однофамильцев и тезок. Специальная проверка исключает путаницу	3
24	Предусмотрен запрет на использование одного и того же табельного номера при одновременной работе пяти человек в одной и той же базе (стандартная программа это позволяла)	При работе в программе одновременно пяти человек один и тот же табельный номер присваивался нескольким сотрудникам, что вызывало жалобы со стороны бухгалтерии, т. к. работника невозможно было идентифицировать. Теперь подобная ошибка исключена	4
	Итого часов работы по дополнительной автоматизации		78

Расходы на внедрение автоматизации составили: 150 тыс. у. е.: (заработная плата программиста) / 168 (количество рабочих часов в месяце) x 78 = 69 640 у.е.

Экономия от оплаты сверхурочных работникам отдела кадров после внедрения всех мероприятий составила:

72 часа (на протяжении месяца 3 работника задерживались 3 раза в неделю на 2 часа) x (42 тыс. у. е. (заработная плата специалиста отдела кадров) / 168 (количество рабочих часов в месяц) = 18 тыс. у. е. в месяц.

Таким образом, затраты окупились уже через четыре месяца.

Внедрение мероприятий продолжалось в течение полугода, при этом все четыре принципа внедрялись параллельно.

Результаты проекта

В результате проведенных мероприятий практически прекратилось поступление жалоб со стороны службы охраны (не более одной в месяц), 96% документов оформляется качественно, 98% - в установленный срок. Существенно снизилось количество жалоб со стороны бухгалтерии (2–4%), работники перестали обращаться в проверяющие органы (за последние полгода не поступило ни одной жалобы). Через полгода после внедрения мероприятий показатели остаются стабильными, требуется только соблюдать внедренные принципы работы.

Приложение 1. Регламент взаимодействия отдела кадров и службы охраны (фрагмент)

Данный регламент разработан с целью определения порядка взаимодействия между отделом кадров и службой охраны.

1. Порядок взаимодействия при оформлении приема сотрудника на работу

1.1.Начальники отделов/отделений/участков (далее - руководители) службы охраны после согласования приема работника на работу в обязательном порядке заполняют следующие разделы Анкеты работника:

1.2.Для заполнения раздела «Проверка документов (подпись должностного лица)» руководители направляют работника к генеральному директору либо к начальнику службы охраны.

1.3.В случае повторного трудоустройства работника отдел кадров направляет работника к начальнику службы охраны для согласования повторного приема.

1.4.После согласования приема работника руководители в обязательном порядке заполняют следующие разделы Памятки для работника:

После оформления Работник направляется

1.5.Отдел кадров предоставляет службе охраны списки числящихся в штате сотрудников 3-го и 17-го числа месяца.

1.6.Служба охраны в срок до 4-го и 18-го числа текущего месяца представляет в отдел кадров отчет о числе основных работников и подработчиков, находящихся на постах.

2. Порядок взаимодействия при оформлении отпусков, справок, больничных для работников

2.1.Заявления на отпуска (на утвержденном бланке либо в виде рукописного текста согласно бланку) подаются в отдел кадров службой охраны не позже, чем за 10 календарных дней до начала отпуска.

2.2.Заявления на предоставление справок и копий документов подаются службой охраны в отдел кадров (на утвержденном бланке либо в виде рукописного текста согласно бланку) не позднее чем за 3 рабочих дня до необходимой даты предоставления. Срок подготовки справок и копий отделом кадров - 3 рабочих дня.

2.3.Период подачи заявлений на отпуска - с 1-го по 6-е число месяца и с 15-го по 21-е. Период предоставления заявлений на справки - с 1-го по 10-е и с 15-го по 25-е число месяца.

2.4.На заявлении на отпуск проставляют визу согласования руководитель отдела и заместитель начальника службы охраны. Отпуск предоставляется при отработке работником не менее 6 месяцев.

2.5.Отдел кадров представляет службе охраны по электронной почте список отпусков на согласование в срок до 8-го и до 24-го числа месяца. Служба охраны проверяет список отпусков в течение одного рабочего дня, в случае несогласия представляет соответствующие сведения, при согласии - согласовывает список по электронной почте.

2.6.Листы нетрудоспособности предоставляются службой охраны в течение двух рабочих дней после получения от работника.

3. Порядок взаимодействия при оформлении увольнений

3.1.Заявления об увольнении (на утвержденном бланке либо в виде рукописного текста согласно бланку) оформляются на рабочем месте в течение вахты, визируются начальником отдела и передаются управлением охраны либо работниками в отдел кадров. В случае явки в офис для написания заявления работник получает у оперативного дежурного бланк и визирует заявление в управлении охраны у начальника отдела (заместителя начальника управления охраны). Затем заявление передается работником непосредственно в отдел кадров. Начальники отделов (заместители начальника службы охраны) проставляют количество отработанных смен, дату последней смены и тариф, а также визируют заявление.

3.2.Обходной лист (утвержденный бланк) выдается работнику оперативным дежурным при явке для оформления увольнения. Работники визируют обходной лист у оперативного дежурного, в лицензионно-разрешительном отделе и в административном управлении.

3.3.При увольнении в течение вахты обходной лист визируется начальником отдела при согласовании заявления работника и представляется в отдел кадров. В период перевахтовки обходные листы визируются управлением охраны и сдаются 3-го и 18-го числа месяца в отдел кадров.

4. Порядок взаимодействия при кадровых перемещениях

4.1.Кадровые перемещения внутри организации (с объекта на объект, с направления на направление) осуществляются на основании служебных записок начальников отделов/отделений.

4.2.При невыходе сотрудника на работу в течение периода, превышающего один месяц, управление охраны подает служебную записку о его переводе в категорию «Отсутствующие».

4.3.При возврате сотрудника управление охраны подает служебную записку о его направлении на объект в течение трех рабочих дней с момента выхода.

7. Порядок передачи документов между отделом кадров и управлением охраны

7.1.Передача заявлений на отпуска, справки, листы нетрудоспособности, заявления на увольнения в период вахты собираются заместителем службы охраны в течение дня и передаются в отдел кадров до 10:00 следующего дня по реестру под роспись.

7.2.Документы, подготовленные для подписи работниками, передаются отделом кадров в управление охраны в лотках (по направлениям) по реестру под роспись.

Приложение 2. Регламент взаимодействия бухгалтерии и отдела кадров

ДАННЫЙ РЕГЛАМЕНТ РАЗРАБОТАН С ЦЕЛЬЮ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПОРЯДКА ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ОТДЕЛА КАДРОВ И БУХГАЛТЕРИИ.

1.Оформление документов в базе «1С» работниками отдела кадров должно осуществляться в день их поступления. Информация по лицевым счетам работников в базе «1С» заполняется отделом кадров при получении банковской карты, но не позднее следующего рабочего дня.

2.Документы передаются отделом кадров в бухгалтерию в определенные сроки.

2.1.Документы на оформление отпуска передаются не позже, чем за пять рабочих дней до начала отпуска, согласно перечню и требованиям к заполнению.

2.1.1.Приказ на отпуск (копия) подписывается генеральным директором.

2.2.Документы на оформление увольнения передаются не позже чем за три рабочих дня до дня увольнения согласно перечню и требованиям к заполнению.

2.2.1.Приказ на увольнение (копия) подписывается генеральным директором.

2.2.2.Должен быть заполнен обходной лист.

2.2.3.Должен быть заполнен табель за текущий месяц.

2.2.4.Должно быть в наличии заявление работника с указанием лицевого счета (в случае отсутствия банковской карты в рамках зарплатного проекта), в исключительных случаях - заявление работника на выплату из кассы только при согласовании с главным бухгалтером.

2.3.При увольнении работника день в день (согласно дате заявления) документы по списку, указанному в п. 2.2, должны быть предоставлены не позднее 15:00 текущего дня.

2.4.Документы на оформление больничного листа должны быть переданы не позднее дня поступления в отдел кадров.

2.5.Табель учета рабочего времени для начисления и выплаты заработной платы за текущий месяц должен быть передан в срок, оговоренный отдельным локальным нормативным актом организации, утверждаемым не позднее первого рабочего дня текущего месяца.

4.К передаче документов отдела кадров в бухгалтерию предъявляются определенные требования.

4.1.Работники отдела кадров передают документы согласно реестру (приложение 1 к настоящему регламенту) ежедневно в 12:00 и 15:00. Реестр оформляется в двух экземплярах: один - для отдела кадров, второй - для бухгалтерии.

4.2.Документы отдела кадров с занесением соответствующих данных в базу программы 1С ЗУП должны быть оформлены своевременно и качественно.

4.3.При нарушении срока передачи документов к реестру прилагается служебная записка, заверенная руководителем отдела кадров, с обоснованием причин.

4.4.При обнаружении ошибок или наличии прочих замечаний к представленной/внесенной в «1С» информации документы возвращаются на доработку по реестру согласно приложению 1 с указанием соответствующих замечаний.

Приложение 3. Регламент составления отчетов отделом кадров

№	Периодичность	Дата, время	Наименование	Адресат	Ответственный
1	Ежедневно	9:30	Отчет по приему и увольнению	По рассылке	Начальник группы № 1
2	Еженедельно	Понедельник, 9:30	Отчет по приему по дням недели	Руководитель
3	Еженедельно	Понедельник, 9:30	Отчет посещаемости	Руководитель
4	Еженедельно	Понедельник, 9:30	Отчет по выданным картам	Руководитель
5	Ежемесячно	До 5-го числа следующего месяца	Отчет об уволенных, принятых, переведенных сотрудниках АУП	Главный бухгалтер
6	Два раза в месяц	По отдельному приказу	Табели учета рабочего времени	Главный бухгалтер
7	Ежемесячно	2-го числа до 16:00	Отчет для отдела подбора	Начальник отдела подбора	Начальник группы № 2
8	Еженедельно	9:30, понедельник	Отчет по общей численности и плану набора	Руководитель
9	Два раза в месяц	12-го, 22-го, 2-го числа месяца	Отчет по заведенным трудовым книжкам	Бухгалтерия
10	Два раза в месяц	3-го и 17-го числа месяца	Списки сотрудников (Ф. И. О.) по направлениям	Служба охраны - по рассылке
11	Два раза в месяц	8-го и 24-го числа месяца	Сведения об оформленных отпусках (Ф. И. О.) по подразделениям	Служба охраны - по рассылке
12	Два раза в месяц	5-го и 18-го числа	Отчет по перевахтовке	Руководитель
13	Ежемесячно	До 3-го числа следующего месяца	Отчет по итогам работы за месяц	Руководитель	Начальник отдела кадров

1 Компания охраняет различные объекты в Москве и Московской области, имеет филиалы в регионах. Численность сотрудников составляет 3 тыс., основной контингент - охранники и контролеры.

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы.

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Трудовые договоры . С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Важно! С целью экономии на страховых взносах многие заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников . Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие продолжат вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки . Как правило, книжки ведет руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Важно! Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ).

Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?
Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения. В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ , п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Штатное расписание . В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15 , 57 ТК РФ).

Важно! На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции . С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Важно! Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка . В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков . Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ . График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных . Также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ , ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Документ составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных . Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных
За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).

Положение об оплате труда . Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени . Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Документ об утверждении формы расчетного листка . При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы . Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

Мы в свою очередь можем предложить вам услугу ведения кадровых документов. Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нам, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы, а спокойно заниматься бизнесом.

Звоните, пишите – мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!

Связаться с экспертом