Den mest vellykkede strategien for atferd i tilpasningen av lederen. Tilpassing av leder til ny stilling

Lokal styringsdokumentasjon inkluderer bestillinger. De opererer strengt tatt innenfor én bedrift eller organisasjon og er vanlige både i kommersiell sektor og i budsjettinstitusjoner.

Ledere gir ofte ordre verbalt. En slik beslutning påvirker selskapets arbeid negativt, siden ansatte ganske enkelt kan ignorere ordre fra sine overordnede som ikke blir riktig utført. Tiltrekke seg til disiplinær handling for det er umulig.

Hvem kan skrive bestillinger?

Pålegg kan kun utstedes av lederne av foretaket eller andre personer som er utstyrt med passende myndighet (for eksempel representanter som handler ved fullmektig). Å skrive ordre er også innenfor kompetansen til lederne for strukturelle avdelinger:

1. Filialledere.
2. Avdelingsledere.

I dette tilfellet kan pålegget bare gjelde ansatte som er direkte underlagt den som har utstedt det tilsvarende dokumentet. Oftest er det ikke nødvendig med ytterligere koordinering med ledelsen av virksomheten. En korrekt skrevet ordre bør inneholde en begrunnelse (for eksempel angi lovens norm, i forbindelse med hvilken det ble nødvendig å utarbeide et nytt dokument).

Hvordan skrive en ordre?

Nå er det ingen enhetlig standard for å skrive bestillinger. Organisasjoner har all rett til å kompilere dem i enhver form. For å forenkle arbeidsflyten i selskapet, er ordren utarbeidet med visse regler:

1. Skriv inn publiseringsdatoen.
2. Tilordne et nummer.
3. Angi navnet på organisasjonen.
4. Begrunn publiseringen.
5. Angi den ansatte som dokumentet er utstedt for (eller hele avdelingen).
6. Sette oppgaver og tidsfrister.
7. Spesifiser den ansatte som er ansvarlig for å overvåke gjennomføringen av bestillingen.

Hvis ytterligere papirer er vedlagt dokumentet, for eksempel eller, er de merket i ordreteksten som en egen post.

Viktig: dokumentasjon må være inne uten feil signert av personen på hvis vegne det ble publisert. Etter skriving må du foreta de nødvendige endringene i regnskapsjournalen intern dokumentflyt selskaper.

Bestillingsskjema

Det finnes mange ferdige skjemaer for intern dokumentasjon på Internett. For eksempel er det om ansettelse eller sparking. Naturligvis vil det vise seg å finne standard former for bestillinger. For enkelhets skyld har vi allerede utarbeidet et slikt skjema.

Bestill prøve

Hvis du har problemer med å fylle ut skjemaet, vennligst bruk ferdige prøver. All informasjon bør naturligvis tilpasses hvert enkelt tilfelle.

Hvordan er en kommando forskjellig fra en ordre?

Beslutningene til ledergruppen, utarbeidet i form av pålegg og instrukser, har noen forskjeller. Det er uformelle regler for utforming av et bestemt dokument. Differensieringen er:

1. Gyldighetsperiode.
2. Oppsigelsesbetingelser.
3. syn.
4. Muligheten for å gjøre endringer.
5. Utvalget av oppgaver som skal løses.

Ordrer gis vanligvis for mer enn kortsiktig. Samtidig avsluttes handlingen deres fra utførelsesøyeblikket, mens ordren er obligatorisk for utførelse inntil den kanselleres. Lederen for en underavdeling eller filial kan fungere som underskriver ved utforming av en ordre. Endringer i dokumentasjonen av en slik plan gjøres ikke, de blir ofte publisert på nytt. Ved hjelp av bestillingen er det vanlig å løse bare operasjonelle oppgaver, for eksempel å forplikte seg til å begynne å gjennomføre eller analysere gjennomføringen av en reklamekampanje.

Oppsummering

Kravene til utførelse av ordre og ordre er nesten identiske. Ved kompilering må du følge generelle regler papirarbeid og arbeidsflyt.

I løpet av dekretets varighet er det vanlig å arkivere det i en felles mappe med andre administrative handlinger i organisasjonen. Etter utførelse lagres dokumentet i foretakets arkiv.

Lederrekkefølgen er en melding som inneholder en instruks om operative ledelsesspørsmål og knyttet til en begrenset krets av underordnede. Avhengig av viktigheten og det haster med oppgaven, kan ordren overføres:

• muntlig;
• ved å utstede skriftlig dokument;
• i form av en telefonmelding.

Et direktiv som ikke er godt dokumentert kan referere til umiddelbare oppgaver som er av middels eller lav betydning. Oftest gis denne typen instrukser i team med et lite antall ansatte.

Hvis spørsmålet som skal løses er av vesentlig betydning, kan den muntlige ordren støttes ved utstedelse av et skriftlig dokument.

Hvordan sette en oppgave

For at lederens ordre skal være så effektiv som mulig, må den være tydelig og konkret formulert. Den psykologiske oppfatningen av oppgaven, utpekt vagt og på ubestemt tid, vil ikke tillate ansatte å oppfylle instruksjonene fra hodet på en kvalitet og rettidig måte.

Rekkefølgen av hodet som en form for ledelsesmessig innflytelse tilhører kategorien organisatoriske og administrative metoder. For å påvirke arbeidskollektiv de kan klassifiseres:

• bestillinger knyttet til en bestemt tidsperiode og et spesifikt tjenesteproblem;
• langsiktige bestillinger.

Hvis ledelsens ordre forutsetter en viss periode der det er nødvendig å utføre en viss mengde arbeid, bør dokumentet angi datoen da instruksjonen må utføres. I dette tilfellet vil ansatte kunne fordele krefter jevnt i prosessen med å fullføre oppgaven, og ordren vil bli implementert vellykket.

Langsiktige instrukser bør angi målet for oppnåelse av hvilke ansatte som må utføre visse handlinger med henvisning til internt regelverk.

Det skal bemerkes at den uklare reguleringen av det administrative dokumentet utstedt på bedriften kan svekke ytelsesdisiplinen til ansatte. Samtidig kan et klart definert mål tjene som en ekstra motivasjon for ansatte.

Hva er forskjellen mellom rekkefølgen på hodet og ordren for bedriften

Rekkefølgen og rekkefølgen til lederen av organisasjonen er samme type dokumenter som uttrykker viljen til sålen utøvende organ foretak representert ved sin direktør (generaldirektør, president).

Ordren for foretaket utstedes om løsning av spørsmål knyttet til hovedvirksomheten til selskapet eller dets personell. En ordre er den mest kategoriske formen for administrativ påvirkning, den inneholder et krav om obligatorisk gjennomføring av avgjørelsen tatt av lederen. Ufullstendig oppfyllelse av imperativet i ordren, eller manglende oppfyllelse av den tildelte oppgaven, er full av sanksjoner fra hodet for ansatte.

Bestillinger knyttet til kjerneaktiviteter kan dekke et bredt spekter av problemstillinger:

• endring i strukturen til selskapet (omorganisering, avvikling);
• finansielle og økonomiske problemer;
• logistikkoppgaver.

Bestillinger formaliserer alle spørsmål knyttet til organisasjonens personell: ansettelse, overføring til en annen stilling eller til en annen strukturell enhet, oppsigelse, ferier, straffer og insentiver for ansatte.

Rekkefølgen på hodet refererer til mer spesialiserte og smale aktivitetsområder i organisasjonen. I tillegg til operativ ledelse kan det gis pålegg om å organisere arbeid knyttet til gjennomføringen av hovedordren. Bestillingen inneholder ikke et kategorisk krav for å fullføre oppgaven.

Foreløpig er det ingen klare regler og forskrifter for anvendelse av en eller annen type administrative dokumenter. Valget av et ORD (organisatorisk og administrativt dokument) bør gjøres basert på bestemmelsene foreskrevet i foretakets konstituerende dokumenter og instruksjonene for kontorarbeid vedtatt i selskapet.

Strukturen i rekkefølgen til lederen av organisasjonen

Bestillingen eller bestillingen er utarbeidet på et spesielt skjema som inneholder det fulle navnet på foretaket og navnet på dokumentet.

Som hoveddetaljene i ORD bør inneholde:

• registreringsnummer og datoen for publisering av dokumentet, stedet for dets kompilering;
• overskrift til hovedteksten i bestillingen ( sammendrag);
• dokumenttekst;
• full signatur av hodet;
• en merknad om godkjenning og kjennskap til de ansvarlige personer som er oppført i bestillingen.

Regler for korrekt utførelse av ordre

Registreringsnummeret til bestillingen er serienummeret til dokumentet i den totale massen av denne typen ORD utstedt siden begynnelsen av kalenderåret med tillegg av en liten bokstav "r" (for eksempel nr. 10r).

Overskriften til direktivet er angitt i øvre venstre hjørne av dokumentet; den inneholder en veldig kort essens av direktivet i form av et svar på spørsmålet "Om hva?". Eksempler på overskriften (navnet) til ORD - "Om å sikre gjennomføringen av planen for levering av produkter for 1. kvartal", "Om godkjenning av strenge rapporteringsskjemaer".

Ordenens hovedtekst er betinget delt inn i to deler: konstaterende og administrativ.

Den uttalende delen av ordren (ingressen) angir begrunnelsen for handlingene som er foreskrevet av dokumentet. I tilfeller der grunnlaget for å utarbeide ordren er en normativ handling eller en tidligere utstedt ORD, bør den fastslånde delen begynne med nummeret og datoen for denne handlingen: "I henhold til ordre nr. ...", "Basert på føderalt lov nr ...".

Den fastslånde delen av ordren, utarbeidet på initiativ, bør omfatte formålet og oppgaven med handlingene som skal utføres av de ansatte i bedriften. Hendelser eller fakta som ligger til grunn for publiseringen av en bestemt ORD kan også listes opp her. I slike tilfeller kan bestillingen begynne med setningene "I forbindelse med", "For formålet med".

Hvis de angitte handlingene til ansatte ikke trenger begrunnelse eller ytterligere forklaring, kan den angitte delen av ORD være fraværende.

Etter setningen som dekker den fastslånde delen av ordren, skrives et insentiv til handling i form av ordene "Jeg tilbyr" eller "Jeg forplikter". Deretter følger den administrative delen av dokumentet.

Denne delen viser alle de foreskrevne handlingene og funksjonene som er tildelt ansatte for å overholde denne ordren. Den administrative delen kan formuleres i form av flere punkter, som hver angir en spesifikk ansvarlig tjenestemann og datoen for når de listede direktivene skal være ferdige.

Hvis ordren inneholder instruksjoner som kansellerer den tidligere utstedte ORD eller dens underavsnitt, reflekteres en henvisning til dette faktum i den administrative delen av dokumentet som et eget avsnitt. PÅ lignende tilfeller Det brukes tider som begynner med ordene "For å endre ordrenummer ...", "Gjenkjenne som ugyldig", "Introduser endringer til ...".

Det siste avsnittet i ordren angir stillingen og etternavnet til den ansatte som vil overvåke implementeringen av alle instruksjonene i ORD.

Bestillingen til lederen av foretaket kan omfatte en rekke bruksområder som forklarer eller supplerer direktivet. Dette kan være forskrifter, lister, forskrifter, tabeller, grafer. Alle søknader er trukket opp på egne ark, med fortløpende nummerering.

I første omgang utarbeides ORD i form av et utkast og skal inneholde et godkjenningsark. I den støtter sjefene for de enkelte avdelingene, som er betrodd arbeidet med å oppfylle oppgavene, det forberedte prosjektet. Ved tillegg, uenigheter eller innsigelser har tjenestemenn rett til å fremlegge en begrunnet attest og vedlegge den til utkastet til pålegg.

Koordinering av ORD med alle avdelingsledere skjer ikke mer enn fem kalenderdager. Fullt på linje med ansvarlige personer Ordreutkastet undertegnes av lederen, hvoretter ORD er registreringspliktig og trer i kraft.

Rekkefølgen på hodet blir gjort oppmerksom på de direkte eksekutørene som er oppført i dokumentet ved replikering eller distribusjon. Dette kan gjøres ved å sende papirkopier av bestillingen eller, ved automatisert arbeidsflyt, på e-post.

Effektivitet i å gjøre interesserte parter oppmerksomme på oppgavene som er satt av lederen av virksomheten for spesifikke ansatte eller avdelinger, bidrar til effektiv og rask implementering.

I henhold til forskriften skal alle pålegg gitt av foretakets leder oppbevares i foretakets arkiv. Administrative dokumenter som har en administrativ og økonomisk orientering skal oppbevares i minst fem år. De resterende ordrene til lederen, knyttet til hovedaktivitetene, lagres fra 10 år til selskapets avvikling. Deretter overføres kjennetegnene til oppbevaring til by- eller kommunearkivet.

PÅ moderne verden innleid arbeid er det virkelige grunnlaget for økonomien i mange land. Hvis alt er ekstremt enkelt angående aktivitetene til små selskaper, kan ansatte i organisasjoner med et omfattende system av juridiske forhold ha problemer med riktig dokumentasjon. I dagens materiale vil ressursen vår gjøre livet lettere for en ansatt i en slik organisasjon, nemlig dens administrerende direktør, ved å lære ham alt det grunnleggende og finessene ved å kompilere administrative dokumenter.

Generaldirektøren er en dokumentmelding som sendes til ansatte og inneholder en slags instruks til dem. Sistnevnte kan for øvrig forholde seg til både operativt arbeid knyttet til ledelsen av virksomheten, og mer langsiktige eller høyspesialiserte mål. Med tanke på formuleringen og det haster med den foreslåtte ordren, skilles følgende typer av dette dokumentet ut:

• muntlig
• telefonmelding
• skriving

Hvis det ikke er så vanskelig å håndtere de første typene bestillinger, oppstår det ofte spørsmål angående den skriftlige dannelsen av dokumentet, som diskuteres i detalj nedenfor.

Merk at en skriftlig ordre fra administrerende direktør er nødvendig i alle tilfeller når essensen av målene som er satt for ansatte er ganske betydelig og viktig for organisasjonen. Gitt denne nyansen, når du kompilerer et slikt papir, er en ubestemt, vag og unøyaktig betegnelse av problemet rett og slett uakseptabel. Det er viktig å forstå at i mange henseender vil hvordan ansatte oppfatter ordren oppnå de målene som er spesifisert i den.

Administrerende direktør kan påvirke mottakerne av ordren så effektivt som mulig på en enkel måte, nemlig ved å kompetent sette oppgaven eller deres komplekse. For å utpeke mål i et dokument på denne måten, er det nødvendig:

• Bestem først hvor lenge eller til hvilke resultater oppgaven skal settes. Denne er ekstremt viktig å nevne i bestillingen.
• For det andre er den tilgjengelig og definerer tydelig oppgaven, så vel som handlingene, hvis utførelse av de ansatte garanterer oppnåelsen av de fastsatte målene.
• For det tredje, i den delen av bestillingen, hvor formuleringen av en spesifikk oppgave vurderes, er det viktig å henvise til interne forskrifter bedrifter som forklarer de ansatte i organisasjonen hvorfor de må nå målene.

Dokumentstruktur

Nå som alt er klart med grunn og regler for innstilling av oppgaver i administrative dokumenter, er det viktig å henvende seg til avgjørende øyeblikk i utarbeidelsen av slike papirer - vurdering av deres struktur.

Det skal bemerkes at ingen lovverk i Den russiske føderasjonen og CIS-landene regulerer prosedyren for å utstede ordre fra generaldirektører eller andre autoriserte personer i et foretak. En ekstremt enkel konklusjon følger av dette: det administrative dokumentet er utarbeidet av lederen i fri form.

Til tross for dette er det viktig å forstå at strukturen til ordren må projiseres riktig, det vil si på en slik måte at adressatene raskt fanger hele essensen av papiret som sendes til dem og fortsetter for å nå sine mål. Som praksis viser, ser den mest vellykkede strukturen til det administrative papiret fra direktøren slik ut:

• helt øverst - registreringsidentifikatorene til dette dokumentet (nummer, samlingssted, dato for publisering og ikrafttredelse, omfang, navn på personen som publiserer det, etc.)
• litt lavere, i midten eller på venstre side - hovedoverskriften, som gjenspeiler den generelle essensen av ordren
• igjen nedenfor, over hele arkets bredde - det viktigste (setting av mål, datoer for når de forventes å bli oppfylt, henvisninger til selskapets regelverk, etc.)
• helt nederst i dokumentet, i venstre hjørne - signaturen til daglig leder (segl, utskrift, hvis en slik prosedyre vedtas av foretaket), underskrifter og godkjenningsmerker, kjennskap til bestillingen av personene som er notert i ordren som ansvarlig for noe, og informasjon om utførerne av ordren

Ofte blir administrativ dokumentasjon utarbeidet på et A4-ark eller på organisasjonens brevhode, hvoretter den distribueres over hele bedriften på en måte som er praktisk for skaperen. I teksten til dokumentet er tilstedeværelsen av fornærmelser i alle retninger, uanstendig språk, flekker og feil uønsket. All informasjon til disposisjon skal være forståelig, reflektert kompetent og konsist.

Det er sannsynligvis umulig å skille ut eventuelle tilleggskrav til strukturen og innholdet i administrerende direktørs ordre, derfor anbefaler vi på det sterkeste at du følger bestemmelsene beskrevet ovenfor når du utarbeider dette dokumentet.

Finesser av registrering av ordren til administrerende direktør

Ved å oppsummere materialet fra forrige avsnitt av artikkelen, kan vi slå fast at det ikke er noen spesielle vanskeligheter med å utarbeide og riktig utførelse av administrativ dokumentasjon på vegne av direktøren. Imidlertid vil det ikke være overflødig å merke seg de viktigste finessene ved å lage et dokument av denne typen, som vil bli gjort nå:

Prøve

På slutten av dagens artikkel, la oss se på ordrene fra administrerende direktør, som sammen med informasjonen presentert ovenfor, kan og bør til og med brukes ved utforming av dokumenter av denne typen. Så eksemplet er følgende:

Til de ansatte i Brol LLC fra daglig leder - Pavel Ivanovich Petrov,

Om å øke produksjonstakten i bedriften vår

På grunn av nedgangen i produksjonstakten, sammenlignet med de tidligere periodene med organisasjonens aktivitet, styrt av forskriftene til Brol LLC,
JEG BESTILLER:

1. Gjennomføre en revisjon av produksjonsindikatorer for de siste seks månedene.
2. Send inn en skriftlig revisjon til meg.

Med denne ordren, gjør lederen for personalavdelingen - Igoshkin Dmitry Mstislavovich, kjent for videre distribusjon av dokumentet i organisasjonen til mottakerne. Resultatene av å oppnå de oppgavene som er satt, må leveres av utførerne av ordren senest 12. mars 2017, ellers vil de bli brukt, vurdert i regelverket til vår organisasjon.

Denne ordren ble utstedt av generaldirektøren for LLC "Brol" - "SIGNATURE" "PRINT".

Utfører:

• kapittel produksjonsavdeling- Ivanova Marta Vladimirovna, kontortelefon: 12-1-12.

Bare en klar og tilgjengelig regulering av ordren fra administrerende direktør er i stand til å motivere de ansatte i organisasjonen til å oppnå spesifikke oppgaver, så du bør ikke ignorere sammenstillingen av denne artikkelen. Ellers vil det administrative dokumentet vise seg å være "svak å forstå", og det vil være svært hensynsløst å håpe på riktig motivasjon blant adressatene.

Skriv spørsmålet ditt i skjemaet under

Bestillinger inneholder detaljer, hvis sammensetning og prosedyre for registrering er definert i GOST R 6.30-2003 "Unified Documentation Systems. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Dokumentasjonskrav. Jeg gjør oppmerksom på det faktum at fra 1. juli 2017, GOST R 7.0.97-2016 "System av standarder for informasjon, bibliotek og publisering. Organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til papirarbeid", som vil erstatte den forrige GOST R 6.30-2003.

I samsvar med føderal lov datert 29. juni 2015 nr. 162-FZ «Om standardisering i Den russiske føderasjonen» Standardisering i Russland er basert på prinsippet om frivillig anvendelse av standardiseringsdokumenter (hvis dette ikke gjelder forsvarsprodukter). Når vi utvikler instruksjonene for papirarbeid, har vi derfor rett (men er ikke forpliktet) til å ta den statlige standarden som grunnlag for behandling av detaljene, og vi har ikke forbud mot å avklare og supplere kravene.

I denne artikkelen vil vi videre vurdere reglene for utstedelse av detaljer, allerede under hensyntagen til den nye GOST, samt anbefalingene "Organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Dokumentasjonskrav. Retningslinjer for implementering av GOST R 6.30-2003 "(godkjent av Rosarkhiv).

Merk følgende, i GOST R 7.0.97-2016 har antallet detaljer som er brukt i bestillinger endret seg, men det har ikke vært noen grunnleggende endringer i designet, og vi vil trekke oppmerksomheten til de tilgjengelige detaljene.

Videre, i eksemplene i denne artikkelen, for å angi detaljene i dokumenter, vil vi bruke nummereringen introdusert av den nye GOST R 7.0.97-2016. Reglene for utstedelse av ordre og instrukser er de samme (heretter i teksten vil vi for enkelhets skyld kun nevne ordren).

Bestillingsskjema

Skjema spesifikk type dokumentet inneholder detaljer:

• 01 "våpenskjold" eller 02 "emblem" eller 03 "varemerke (tjenestemerke)", hvis organisasjonen har rett til å bruke noe fra denne listen;
• 05 "navnet på organisasjonen - forfatteren av dokumentet". Under det fulle navnet til organisasjonen nedenfor, kan det forkortede navnet angis i parentes (strengt i samsvar med de konstituerende dokumentene). Se eksempel 2.
  Hvis forfatteren av dokumentet har en overordnet organisasjon, er den angitt (i full eller forkortet form) over den (eksempel 2).
  Hvis ordren er utstedt av sjefen for en underavdeling (for eksempel en filial), er navnet angitt under navnet på forfatterorganisasjonen - nødvendig 06 (eksempel 1);
• 09 "navn på dokumenttype"- i vårt tilfelle, "ORDER";
• 13 "sted for kompilering (publisering) av dokumentet" og
• om nødvendig, grensemerker for sonenes grenser for plassering av detaljer 10 "dato" og 11 "registreringsnummer", i tillegg til 17 "tittel til tekst".

Eksempel 1

Skjul Vis

Eksempel 2

Skjul Vis

Reglene for utforming av skjemaer er fastsatt av seksjon 6 i den nye GOST. Den tillater produksjon på ark i A4-format (210 × 297 mm) og mindre. Men for bestillinger må du bruke A4-format. Angående feltene sier GOST følgende:

Dokumentfragment

Skjul Vis

GOST R 7.0.97-2016 "System med standarder for informasjon, bibliotek og publisering. Organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Dokumentasjonskrav. Del 6 "Former for dokumenter"

Hvert ark av dokumentet, tegnet på brevpapir eller uten det, må ha felt med minst:

20 mm - venstre;

10 mm - høyre;

20 mm - topp;

20 mm - lavere.

Dokumenter med lange (over 10 år) lagringsperioder må ha en venstre marg på minst 30 mm...

Detaljer om bestillingen, tegnet på skjemaet

Rekvisitter 10 "dokumentdato" inneholder datoen da ordren ble signert. Det skrives i rekkefølgen dag i måneden + måneden + år på en av to måter: numerisk eller alfanumerisk. For eksempel "05.05.2017" eller "Mai 2017". I instruksjonene for organisasjonens kontorarbeid er det verdt å velge en av dem.

Rekvisitter 11 "dokumentregistreringsnummer" på samme linje som datoen. Det er bedre at den inneholder en indeks over ordren som tilhører en viss dokumentflyt (i det minste med referanse til lagringsperioden) og et serienummer i den i løpet av året.

Rekvisitter 14 "bar for å begrense tilgangen til dokumentet" angis hvis bestillingen inneholder begrenset informasjon. På det første arket, i øvre høyre hjørne, er det riktige stempelet og kopinummeret påført (for eksempel: "hemmelig", "konfidensielt", "for offisiell bruk" eller "sponplater"). Se eksempel 3.

Eksempel 3

Skjul Vis

Rekvisitter 17 "tittel til tekst" er sammendraget av dokumentet. Den er formulert med preposisjonen "o" ("om") og svarer på spørsmålet "om hva?":

• rekkefølge (om hva?) å lage attestasjonskommisjon;
• ordre (om hva?) på godkjenning bemanning etc.

Tittelen på teksten er tegnet opp under detaljene i skjemaet.

Den er skrevet med vanlig skrift (ikke "fet") uten en prikk på slutten.

Personalbestillingsoverskrifter inkluderer ofte:

• handlingsnavn og
• initialer med etternavnet til den ansatte (ansatte) som denne handlingen utføres for, for eksempel:
  • «Ved overføringen av I.O. Besfamilny",
  • «Om det disiplinære ansvaret til P.E. Petrushina,
  • «Om oppsigelsen av K.S. Kosachev og R.P. Pisarev".
    Mer enn fire ansatte er vanligvis angitt i overskriften på en generalisert måte, for eksempel "På oppmuntring fra ansatte i personalledelsesdirektoratet."

Rekvisitter 18 "dokumenttekst" atskilt fra tittelen med to eller tre linjeavstand, skrevet ut fra venstre kant i tekstfeltet. Tidligere var det en anbefaling om å skrive den ut med 1,5 linjeavstand for enklere lesing, men den var ikke inkludert i den nye GOST. Vi vil ikke endre den etablerte praksisen ved vår virksomhet.

Samtidig ble andre detaljer bestående av flere linjer (overskrift til teksten, plassering i signaturen og andre) alltid skrevet ut med 1 linjeavstand.

La oss sitere den delen av GOST R 7.0.97-2016, som regulerer utformingen av teksten i bestillinger:

Dokumentfragment

Skjul Vis

5.18. Teksten til dokumentet er utarbeidet på statsspråket til den russiske føderasjonen eller statsspråket (språkene) til republikkene i den russiske føderasjonen i samsvar med lovgivningen til republikkene i den russiske føderasjonen.

Teksten til dokumentet, utarbeidet på grunnlag av lovgivende eller forskriftsmessige rettsakter, tidligere utstedte administrative dokumenter, angir detaljene deres:

• navn på dokumentet, navn på organisasjonen - forfatter ... dato ... registreringsnummer ... tittel på teksten eller navnet på dokumenttypen;
• navn på organisasjonen eller stillingen til personen som godkjente dokumentet, dato for godkjenning av dokumentet.

Teksten til dokumentet kan inneholde seksjoner, underavsnitt, avsnitt, underavsnitt, nummerert med arabiske tall. Det bør ikke være mer enn fire nivåer av tekstrubrikk.

I rekkefølge er teksten skrevet i første person entall ("Jeg bestiller")...

I felles dokumenter er teksten skrevet i første person flertall ("vi bestiller", "bestemte")...

I dokumenttekstene er det kun allment aksepterte forkortelser og grafiske forkortelser som brukes.

Når du bruker navn på personer i teksten, er initialene angitt etter etternavnet ...

Og vi vil legge til det i ordreteksten før etternavnet I.O. stillingen til den ansatte skal angis, tk. på jobb (spesielt i store organisasjoner) identifiseres mennesker først og fremst etter stilling og yrke, og bare sekundært av personligheter.

Ordreteksten består av to deler: konstaterende og administrativ. PÅ konstaterende del begrunnelsen for de foreskrevne handlingene er gitt. Hvis grunnlaget for å utstede ordren var en lov- eller forskriftshandling fra en høyere organisasjon eller et dokument tidligere utstedt av organisasjonen din, er en lenke til det gitt i den bekreftende delen. I dette tilfellet kan formuleringer som "Basert på ...", "I henhold til ...", "I samsvar med ..." (som i eksempel 3) brukes.

Hvis ordren er gitt på initiativ, formulerer den konstaterende delen målene og formålene for de foreskrevne handlingene, angir fakta eller hendelser som forårsaket utstedelsen av ordren. I dette tilfellet kan formuleringer som «For formålet med...», «I forbindelse med...» brukes (se eksempel 4).

Eksempel 4

Skjul Vis

Dersom de foreskrevne handlingene ikke trenger avklaring eller begrunnelse, kan den konstaterte delen utebli.

Det ender med ordet: "I ORDER:", som er tegnet på en egen linje fra grensen til venstre felt med store bokstaver (det var fortsatt en praksis å skrive det ut på rad og med fet skrift, nå er det mindre felles).

Den fastslånde delen av ordren ender med ordet: "JEG ENDRER:" eller "JEG FORPLIGTER:", som er utformet på lignende måte.

Administrativ del Teksten til ordren er delt inn i avsnitt, som er nummerert med arabiske tall med prikker. En velformulert oppgave bør inneholde:

• en indikasjon på den spesifikke handlingen som skal utføres, uttrykt av verbet i en ubestemt form;
• en eller flere utøvere (hvis det er flere, så noteres det hvem av dem som har ansvaret). Vanligvis er en spesifikk tjenestemann (eller personer) angitt som eksekutør, sjeldnere - en strukturell enhet (da lederen er ansvarlig for riktig utførelse av ordren);
• utførelsesperiode.

Som regel passer ordreutføreren og fristen for utførelse inn i det samme (eksempel 5). Men vi begynte å overføre dem til separate linjer for å denne informasjonen skilte seg bedre ut og var lettere å laste inn i EDMS (eksempel 6).

Eksempel 5

Skjul Vis

7.2. Seniorspesialist ved personalavdelingen Fedorov K.M. endre internreglene fremdriftsplan om forbud mot røyking på selskapets territorium, unntatt på spesielt utpekte steder. Frist - 31.10.2017.

Eksempel 6

Skjul Vis

7.2. Gjør tillegg til den interne arbeidsforskriften om forbud mot røyking på selskapets territorium, unntatt på spesielt utpekte steder.

Ansvarlig: seniorspesialist i personalavdelingen Fedorov K.M.

Frist: 31.10.2017.

Utførelsesperiode det er bedre å bare angi datoen uten preposisjoner, hvis betydning (som praksis har vist) kan tolkes annerledes av forskjellige mennesker. De. det er ikke nødvendig å skrive "Til seniorspesialist ... å sende inn ... før 31.05.2017" eller "innen 31.05.2017". Fra det russiske språkets synspunkt betyr en slik formulering at bestillingen må være fullført før 31. mai, d.v.s. til og med 30. mai. Men de fleste mener noe annet. Derfor er det nødvendig å formulere klart, og det er til og med ønskelig å forklare betydningen av tekststrukturene som brukes i kontorarbeidsinstruksjonene, slik at du, etter å ha møtt et overrasket blikk, har noe å svare på.

Ordlyden vist i eksempel 5 og 6 krever klart at ordren utføres før arbeidsdagens slutt 31. mai 2017.

Fristen for utførelse i paragrafene i den administrative delen av ordre er ikke angitt i tilfeller der de foreskrevne handlingene er av vanlig eller normativ karakter (dvs. implementeringen er foreskrevet for hele gyldighetsperioden for denne ordren).

Om nødvendig, et eget avsnitt på slutten av ordren viser tidligere utstedte dokumenter (ordre, ordre) eller deler av disse, som er kansellert, endret eller supplert med denne ordren (se punkt 3 i ordren fra eksempel 3).

Spesiell klausul om kontroll ytelse er trukket opp i den administrative delen av teksten sist. Vi bruker ikke arkaiske svinger av typen "Jeg forbeholder meg kontroll over utførelsen av ordren". Bare hvis lederen som signerte ordren delegerer sin rett til å kontrollere utførelsen til en annen tjenestemann, er det indikert (se paragraf 4 i ordren fra eksempel 3).

Rekvisitter 19 "merk om søknad" vurderes (se to merker "19" i eksempel 3):

• og en omtale av eksistensen av en søknad i ordreteksten,
• og et merke på selve søknaden i øvre høyre hjørne med en lenke til "mor"-dokumentet.

La oss se hva annet den nye GOST sier om utformingen av dette merket i bestillinger:

Dokumentfragment

Skjul Vis

GOST R 7.0.97-2016 "System med standarder for informasjon, bibliotek og publisering. Organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Dokumentasjonskrav.

5.19. ... I administrative dokumenter (vedtak, vedtak, pålegg, instrukser), kontrakter, forskrifter, regler, instrukser og andre dokumenter er merket på søknaden satt opp som følger:

• i teksten til dokumentet, ved første omtale av dokumentsøknaden, i parentes er angitt: ... (søknad) eller ... (søknad 1); det er lov å sette et talltegn foran søknadsnummeret: ... (søknad nr. 2);
• på første side av søknadsdokumentet i øvre høyre hjørne er det angitt:

Støttelinjer er venstrejustert eller sentrert i forhold til den lengste linjen.

Dersom vedlegget til det administrative dokumentet er en normativ rettsak eller annet dokument godkjent av dette administrative dokumentet, skal det første arket i søknaden inneholde en merknad om søknaden (uten henvisning til det administrative dokumentet) og et godkjenningsstempel som angir data fra det administrative dokumentet som dokumentsøknaden godkjennes av.

Dermed avgjorde utviklerne av den nye GOST en langvarig misforståelse, ifølge hvilken det på søknaden godkjent av det administrative dokumentet (hvis du leser GOST R 6.30-2003 ordrett), var nødvendig å utarbeide både søknadsmerket og godkjenningsstemplet, som dupliserer informasjon om "overordnet"-dokumentet i dem. Derfor ble i praksis vanligvis en av disse detaljene utarbeidet. Nå skal vi tegne symbiosen deres (se "19" i eksempel 3), det er fornuftig når du trenger å angi søknadsnummeret (sammenlign merkene "19" i eksempel 3 og 4).

Rekvisitter 22 "signatur" inkluderer tittelen på stillingen til personen som signerer dokumentet, hans håndskrevne signatur, utskriften av signaturen (første initialer, deretter etternavn) - se eksempel 3 og 4.

Jo mer informasjon om forfatteren av dokumentet er inneholdt i skjemaet (den såkalte "headeren"), jo mindre av dem forblir i "signatur"-attributtet. I ordrene øverst er i det minste navnet på organisasjonen gitt, da er det ikke nødvendig å duplisere det i posisjonen til signaturen (vi vil ikke skrive der " administrerende direktør PJSC "Medveditsa" Hvis bestillingen er gitt på skjemaet offisielt, så fordamper hans posisjon i den nødvendige "signaturen" fullstendig, bare et slag og dets utskrift gjenstår.

Signaturen på bestillingen/ordren er ikke sertifisert med segl.

Se artikkelen "Registrering av den nødvendige "signaturen"", under hensyntagen til kravene til den nye GOST R 7.0.97-2016

Rekvisitter 25 "merke om artisten" inkluderer etternavn, navn og patronym til utøveren i sin helhet, hans telefonnummer (internt eller fullstendig). Det kan suppleres med tittelen på stillingen, strukturell enhet og epostadresse utøver.

Det er vanligvis tegnet opp på det siste arket i dokumentet fra grensen til venstre felt nærmere det nederste feltet i dokumentet slik at signatur- og godkjenningsvisum passer over (se eksempel 3 og 4). Hvis på forsiden siste blad det er ikke plass igjen til dette, da kan kunstneren også angis på baksiden nederst til venstre.

Tilstedeværelsen av et slikt merke fritar underskriveren for unødvendig kommunikasjon, mest av spørsmål om dokumentet, hvis de oppstår, vil bli stilt til entreprenøren som har utarbeidet prosjektet. Den nye GOST anbefaler riktig å angi hans fulle navn og patronym (i motsetning til den forrige GOST R 6.30-2003) - så det blir umiddelbart klart hvordan man adresserer en person.

Se nyhetene "Ny GOST for organisatorisk og administrativ dokumentasjon" med en internettadresse hvor du kan lese teksten til den nye GOST