کسب و کار من فرنچایز است. رتبه بندی ها داستان های موفقیت. ایده ها. کار و آموزش و پرورش
درباره سایت مخاطب
منو
مخاطب
جستجوی سایت

خانه حسابداری که اصول اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار را مطالعه کرد. اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار - مبانی

که اصول اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار را مطالعه کرد. اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار - مبانی

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار گاهی به سر یک عصای جادویی به نظر می رسد. اما چگونه می توان فرآیندهای تجاری را به بهترین شکل خودکار کرد؟ برای اینکه کار بحث شود، اوراق گم نشود، مقررات کمک کند، تیم مانند یک مکانیسم روغن کاری شده عمل کند؟

در مقاله، تفاوت های ظریف ساخت و خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار را تجزیه و تحلیل خواهیم کرد، در نظر خواهیم گرفت که چگونه از اشتباهات جلوگیری کنیم، اهداف و اهداف خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار چیست و از کجا شروع کنیم. اگر به فکر بهبود فرآیندهای کسب و کار و شاید معرفی یک سیستم مدیریت الکترونیکی برای آنها هستید، مقاله را با دقت بخوانید. و یک مداد بردارید!

سه نهنگ از هرج و مرج در تجارت: چگونه فرآیندهایی را که وجود ندارند خودکار کنیم

قبل از اینکه در مورد فرصت هایی که اتوماسیون فرآیند کسب و کار باز می کند صحبت کنیم، بیایید به این فکر کنیم که اکنون با چه مشکلاتی روبرو هستید.

سه "ستون" بدی که هرج و مرج را در تجارت حفظ می کنند، جهانی هستند. به احتمال زیاد، شما نیز با آنها آشنا هستید:

  • اشتباهات منظمپتروف اشتباه تایپی کرد، سیدوروف یک سند تایید نشده را تایید کرد، واسچکینا فاکتوری با جزئیات نادرست فرستاد. چنین اشتباهاتی ضررهای موقتی و مالی، چشمان پرش و کار در شب را به همراه دارد.
  • خرابی.سند به مدت یک هفته در حال تایید است، سپس دوم، کار ارزش آن را دارد. یک کارمند کلیدی در تعطیلات است یا بدون اینکه پرونده را تحویل دهد ترک می کند.
  • سردرگمی عمومیمدارک کجا رفت؟ چرا منشی در انبوه برگه ها متوجه سند فوری نشد؟ وقتی یک مشتری با او تماس می گیرد، اگر فرد مناسب در دسترس نباشد، متخصص کجا باید بدود؟ این سردرگمی و دویدن در راهروها با بسته های کاغذ آزاردهنده است و مطمئناً به کار سازنده کمک نمی کند.

حتی 10 سال پیش، مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار برای اکثر شرکت‌ها گران، زمان‌بر و در نتیجه غیر ضروری به نظر می‌رسید. برخی از مردم حتی در حال حاضر، پس از خواندن داستان های ترسناک در مورد پروژه های ناتمام و میلیون ها هزینه، یا حتی نزدیک شدن به اتوماسیون از سمت اشتباه، چنین فکر می کنند. اما مشخص شد که شرکت‌هایی که روی اتوماسیون فرآیندهای تجاری کار می‌کنند سریع‌تر رشد می‌کنند، بر زمان‌های بحران بهتر غلبه می‌کنند و از رقبا پیشی می‌گیرند. در چنین شرکت هایی، کارکنان احساس راحتی بیشتری می کنند که باعث ایجاد فضای کاری مناسب در تیم می شود. به عنوان مثال، داستان های تویوتا، آمازون، مک دونالد، و همچنین مشتریان ما، که بازخورد آنها در مورد اتوماسیون فرآیند کسب و کار است.

امروزه توانایی ایجاد فرآیندهای تجاری و آگاهی از نحوه خودکارسازی آنها به یک مزیت رقابتی مهم تبدیل شده است.

فرآیندهای تجاری: چه چیزی را خودکار می کنیم، رفقا؟

گاهی اوقات مدیریت شرکت، مشغول است مسائل استراتژیک، توهم است: همه چیز با ما خوب است. اما اگر پتروف بداند که در صورت انجام یک کار بازاریابی، باید با ایوانووا تماس بگیرید، این یک فرآیند تجاری نیست. اما یک نقشه اقدام خاص که به طور جهانی مراحلی را که کارکنان برای رسیدن به یک نتیجه خاص طی می‌کنند، توصیف می‌کند، این در حال حاضر مانند یک فرآیند تجاری به نظر می‌رسد.

یک طرح فعالیت، برای اینکه آن را یک فرآیند تجاری نامید، باید سه عامل را در نظر بگیرد:

  1. پایداری پیوندهای توصیف شده:کثرت انتخاب اقدامات، انتقال، شرایط در نظر گرفته می شود.
  2. تنظیم اقدامات در طول فرآیند:تماس ها، نامه ها، پیوست ها، درخواست ها، مشاهده ها.
  3. تکمیل منطقی:هدف قابل دستیابی خاص

یک فرآیند تجاری مدل سازی شده به وضوح به شما این امکان را می دهد که نتیجه را ببینید و کار را در تمام مراحل کنترل کنید تا از زیان و خطاهای "در شروع کم" جلوگیری کنید.

بسته به وقوع "نقاط نازک"، فرآیند کسب و کار تغییر می کند، مراحل آن تنظیم می شود، و آنها به این موضوع نگاه می کنند که کدام لینک ها ضعیف هستند. اگر در توسعه الگوریتم ها مشکلی دارید، ما آماده کمک به شما هستیم. از این گذشته ، توسعه فرآیندهای تجاری آماده سازی برای پروژه اتوماسیون آنها است.

آیا قلب کسب و کار شما سالم است؟

همین امروز تماس بگیرید و یک پیشنهاد فردی دریافت کنید فرآیندهای تجاری قلب شرکت هستند. چگونه متوجه می شوید که کسب و کار شما در وضعیت مناسبی قرار دارد؟ با ما تماس بگیرید و بیاموزید که چگونه از فرآیندهای تجاری بیشترین بهره را ببرید و پتانسیل کامل شرکت خود را آزاد کنید.

سفارش مشاوره

هدف اصلی توسعه فرآیند کسب‌وکار، تبدیل جادویی زنجیره‌های متقابل بین شرکتی به الگوریتم‌های منظم، سازگار و قابل درک است. بگذار نظم در کار، اداره، در ذهن کارمندان و در ذهن مدیران باشد!

اوری، دکمه کجاست؟ اهداف اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار

حال سوال این است: چگونه می توان همه اینها را مدیریت کرد؟ خوب، شما به یک کارمند کامل نیاز دارید - انگشت خود را روی نبض نگه دارید و "مکان های نازک"، "پیوندهای ضعیف" و اجرای همه چیزهایی که باید انجام شود را به دقت نظارت کنید!

یک چهارم شرکت‌ها این مسیر را دنبال می‌کنند و بخش‌های کیفی را مستقر می‌کنند، کارکنان مدیریتی و منشی را گسترش می‌دهند. اما بسیار مفیدتر است که از خود بپرسید چگونه فرآیندهای تجاری را خودکار کنید و عملکرد کنترل را بر روی آنها به یک فضا منتقل کنید. چنین سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، هم سازنده، یک مکانیسم نظارت و هم یک کنترل کننده خواهد بود که وقتی چیزی طبق برنامه پیش نمی رود، سیگنال می دهد. اما به " دکمه جادویی” به دست آورده است، شما هنوز باید سخت کار کنید.

البته، اهداف اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار تنها یک راه راحت برای کنترل نیستند. در نتیجه، استفاده از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار خودکار به موارد زیر کمک خواهد کرد:

  • کارهای منظم را سازماندهی کنید.
  • عامل انسانی را به حداقل برسانید.
  • به وضوح حوزه های مسئولیت را در فرآیندها تفکیک کنید.
  • تمام جزئیات فرآیند را تحت کنترل نگه دارید.
  • در طرح تعامل با مشتری قرار دهید.
  • یک زیرساخت واحد فناوری اطلاعات با حقوق دسترسی متفاوت ایجاد کنید.
  • در زمان خود و کارمندانتان صرفه جویی کنید.
  • در نتیجه - برای صرفه جویی در هزینه مدیریت شرکت.

همانطور که می بینید، اهداف اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار از بسیاری جهات با اهداف شما یکی است!

مدیریت فرآیند کسب و کار - سیستم یک شرکت

برای واضح تر کردن آن، اجازه دهید عملکردهای خاص سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار - "1C: مدیریت اسناد 8" - را با استفاده از مثال ها تجزیه و تحلیل کنیم.


ما به وضوح دیده‌ایم که چگونه یک فرآیند کسب‌وکار خودکار با فرآیند «نوشته شده روی زانو» متفاوت است. باید بدانیم چگونه به این سطح از اتوماسیون برسیم.

عنصر مخفی: چگونه فرآیندهای کسب و کار را بدون ضرر خودکار کنیم

احتمالاً داستان‌هایی درباره شرکت N شنیده‌اید که یک سیستم فوق‌العاده را پیاده‌سازی کرده، با آن دست و پنجه نرم می‌کند و دوباره به اکسل می‌ریزد. این چیزی است که زمانی اتفاق می افتد که یک شرکت با مشکلات پیش بینی نشده مواجه می شود. اینکه کارمندان روش غیرمعمول کار را خراب می کنند. اینکه فرآیندهای حل شده به هیچ وجه تسلیم مقررات نمی شوند. اینکه بودجه اجرایی فراتر از حد مطلوب است. سپس خود سیستم سنگین و نامفهوم است، اما لازم است که "در اینجا یک دکمه وجود دارد، آن را فشار می دهم و همه چیز کار می کند."

مدیران اغلب این قانون را فراموش می کنند: اولین مرحله که اتوماسیون فرآیند کسب و کار از آن ساخته می شود، وظایف است. سیستم مدیریت اسناد دارای عملکرد عظیمی است که می تواند نیازهای عجیب ترین مشاغل را برآورده کند. اما ابتدا باید این الزامات ارائه شود.

تحقیقات ما تأیید می کند که 70٪ از مشکلات تجاری فقط در مرحله رفع الزامات و نتایج به وجود می آیند. بنابراین، ما مشاوره های اولیه و همچنین ارائه خدمات مطالعه قبل از پروژه را ارائه می دهیم. این مرحله کمک می کند:

  • شناسایی "نقاط نازک" در شرکت،
  • تعیین اهداف چیست سیستم اتوماسیون,
  • درک اینکه آیا عملکرد استاندارد برای شرکت مناسب است یا نیاز به ایجاد تغییرات دارد،
  • دریابید که چه مجموعه ای از عملکردها برای تجارت بهینه خواهد بود،
  • تعیین کنید که کدام فرآیندها را در وهله اول به صورت خودکار انجام دهید و کدام یک را می توان به تعویق انداخت. به عنوان مثال، مناطقی که کار کل شرکت را کند می کنند باید اولویت بندی شوند، حتی اگر کار روی آنها ساده ترین نباشد.

گرفتن صحیح نیازها و نتایج سیستم، عنصر مخفی موفقیت یک پروژه اتوماسیون است. گاهی اوقات در این مرحله مشخص می شود که مشکلی در فرآیندهای تجاری وجود دارد. سپس باید آنها را اصلاح کنید یا از ابتدا بسازید.

پس از تصمیم گیری در مورد وظایفی که با اتوماسیون فرآیندهای تجاری مواجه است، به تشکیل تیم پروژه و اجرای پروژه می پردازیم.

آیا می خواهید بدانید کسب و کار شما چه نتایجی می تواند داشته باشد؟ برای مشاوره رایگان با ما تماس بگیرید - بیایید صحبت کنیم!

در سطح کنونی توسعه، اتوماسیون فرآیندها یکی از رویکردهای مدیریت فرآیند مبتنی بر استفاده از فناوری اطلاعات است. این رویکرد مدیریت عملیات، داده‌ها، اطلاعات و منابع را از طریق استفاده از رایانه‌ها و نرم‌افزارهایی که دخالت انسان در فرآیند را کاهش می‌دهند یا حذف می‌کنند، ممکن می‌سازد.

هدف اصلی اتوماسیون بهبود کیفیت اجرای فرآیند است. یک فرآیند خودکار دارای ویژگی های پایدارتری نسبت به فرآیندی است که در آن انجام می شود حالت دستی. در بسیاری از موارد، اتوماسیون فرآیند می تواند بهره وری را افزایش دهد، زمان فرآیند را کاهش دهد، هزینه ها را کاهش دهد، دقت را افزایش دهد و ثبات در عملیات را بهبود بخشد.

تا به امروز، اتوماسیون فرآیند بسیاری از صنایع و حوزه‌های فعالیت را پوشش داده است: از فرآیندهای تولید تا خرید در فروشگاه‌ها. صرف نظر از اندازه و وسعت سازمان، تقریباً هر شرکتی دارای فرآیندهای خودکار است. رویکرد فرآیندی اصول اتوماسیون یکسانی را برای همه فرآیندها فراهم می کند.

علیرغم اینکه اتوماسیون فرآیندها در سطوح مختلف قابل انجام است، اصول اتوماسیون برای تمامی سطوح و انواع فرآیندها یکسان خواهد ماند. این هست اصول کلی، که شرایط را برای اجرای کارآمد فرآیندها در حالت خودکار تعیین می کند و قوانینی را ایجاد می کند کنترل خودکارفرآیندها

اصول اصلی اتوماسیون فرآیند عبارتند از:

  • اصل سازگاری. تمام اقدامات در یک فرآیند خودکار باید با یکدیگر و با ورودی ها و خروجی های فرآیند هماهنگ شوند. در صورت عدم تطابق اقدامات، ممکن است نقض روند رخ دهد.
  • اصل ادغام. فرآیند خودکار باید بتواند در محیط کلی سازمان ادغام شود. در سطوح مختلف اتوماسیون، ادغام به طور متفاوتی انجام می شود، اما ماهیت اصل یکسان است. اتوماسیون فرآیند باید تعامل فرآیند خودکار را تضمین کند محیط خارجی(در رابطه با این فرآیند).
  • اصل استقلال اجرا. یک فرآیند خودکار باید به طور مستقل، بدون دخالت انسان یا با حداقل کنترل انسان انجام شود. اگر فرآیند مطابق با الزامات تعیین شده انجام شود، شخص نباید در فرآیند دخالت کند.

این اصول کلی بسته به سطح اتوماسیون در نظر گرفته شده و فرآیندهای خاص. به عنوان مثال، اتوماسیون فرآیندهای تولید شامل اصولی مانند اصل تخصص، اصل تناسب، اصل تداوم و غیره است.

سطوح اتوماسیون فرآیند

اتوماسیون فرآیند برای پشتیبانی از مدیریت در تمام سطوح سلسله مراتب یک شرکت ضروری است. در این راستا سطوح اتوماسیون بسته به سطح کنترلی که اتوماسیون فرآیند در آن انجام می شود تعیین می شود.

سطوح مدیریت معمولاً به عملیاتی، تاکتیکی و استراتژیک تقسیم می شوند.

مطابق با این سطوح، سطوح اتوماسیون نیز متمایز می شوند:

  • سطح پایین تر اتوماسیونیا سطح مجریان در این سطح، اتوماسیون فرآیندهای در حال اجرا منظم انجام می شود. اتوماسیون فرآیند با هدف انجام وظایف عملیاتی (به عنوان مثال، اجرای یک فرآیند تولید)، حفظ پارامترهای تعیین شده (به عنوان مثال، عملیات خلبان خودکار)، حفظ حالت های عملیاتی خاص (به عنوان مثال، شرایط دما در دیگ بخار گاز) انجام می شود.
  • سطح مدیریت تولیدیا سطح تاکتیکی اتوماسیون فرآیندهای این سطح توزیع وظایف را بین فرآیندهای مختلف سطح پایین تضمین می کند. نمونه هایی از این فرآیندها عبارتند از فرآیندهای مدیریت تولید (برنامه ریزی تولید، برنامه ریزی خدمات)، فرآیندهای مدیریت منابع، فرآیندهای مدیریت اسناد و غیره.
  • سطح مدیریت سازمانییا سطح استراتژیک اتوماسیون فرآیندهای سطح مدیریت سازمانی راه حل وظایف تحلیلی و پیش بینی را فراهم می کند. این سطح از اتوماسیون برای پشتیبانی از کار مدیریت ارشد سازمان ضروری است. هدف آن مدیریت مالی، اقتصادی و استراتژیک است.

اتوماسیون فرآیندها در هر یک از این سطوح با استفاده از تضمین می شود سیستم های مختلفاتوماسیون (سیستم های CRM، سیستم های ERP، سیستم های OLAP و غیره). تمام سیستم های اتوماسیون را می توان به سه نوع اصلی تقسیم کرد.

انواع سیستم های اتوماسیون عبارتند از:

  • سیستم های تغییرناپذیر. اینها سیستم هایی هستند که در آنها توالی اقدامات با پیکربندی تجهیزات یا شرایط فرآیند تعیین می شود و در طول فرآیند قابل تغییر نیستند.
  • سیستم های قابل برنامه ریزی. اینها سیستم هایی هستند که در آنها توالی اقدامات بسته به پیکربندی برنامه و فرآیند داده شده می تواند متفاوت باشد. انتخاب توالی لازم از اقدامات به دلیل مجموعه ای از دستورالعمل ها انجام می شود که می تواند توسط سیستم خوانده و تفسیر شود.
  • سیستم های انعطاف پذیر (خود تنظیم). اینها سیستم هایی هستند که قادر به انتخاب اقدامات لازم در فرآیند کار هستند. تغییر پیکربندی فرآیند (توالی و شرایط انجام عملیات) بر اساس اطلاعات مربوط به پیشرفت فرآیند انجام می شود.

این نوع سیستم ها را می توان در تمام سطوح اتوماسیون فرآیند به صورت جداگانه یا به عنوان بخشی از یک سیستم ترکیبی استفاده کرد.

انواع فرآیندهای خودکار

در هر بخش از اقتصاد، بنگاه‌ها و سازمان‌هایی وجود دارند که محصولات یا خدمات ارائه می‌کنند. همه این شرکت ها را می توان به سه گروه تقسیم کرد، بسته به "دور بودن" آنها در زنجیره پردازش منابع طبیعی.

گروه اول بنگاه ها، بنگاه های استخراج یا تولید منابع طبیعی هستند. از جمله این شرکت ها می توان به تولیدکنندگان کشاورزی، شرکت های نفت و گاز اشاره کرد.

گروه دوم بنگاه ها، بنگاه هایی هستند که مواد اولیه طبیعی را فرآوری می کنند. آنها محصولاتی را از مواد خام استخراج شده یا تولید شده توسط شرکت های گروه اول تولید می کنند. به عنوان مثال، شرکت های صنعت خودروسازی، شرکت های فولادی، شرکت های صنایع الکترونیک، نیروگاه ها و موارد مشابه می باشند.

گروه سوم، شرکت های بخش خدمات هستند. چنین سازمان هایی شامل بانک ها، مؤسسات آموزشی، موسسات پزشکی، رستوران ها و غیره

برای همه شرکت ها، می توان گروه های کلی از فرآیندهای مرتبط با تولید محصولات یا ارائه خدمات را مشخص کرد.

این فرآیندها عبارتند از:

  • فرآیندهای تجاری فرآیندهایی هستند که تعامل درون سازمان و با ذینفعان خارجی (مشتریان، تامین کنندگان، مقامات نظارتی و غیره) را تضمین می کنند. این دسته از فرآیندها شامل فرآیندهای بازاریابی و فروش، تعامل با مصرف کنندگان، فرآیندهای مالی، پرسنلی، برنامه ریزی موادو حسابداری و غیره
  • فرآیندهای طراحی و توسعهکلیه فرآیندهای درگیر در توسعه یک محصول یا خدمات. این فرآیندها شامل فرآیندهای برنامه ریزی توسعه، جمع آوری و آماده سازی داده های اولیه، اجرای پروژه، کنترل و تجزیه و تحلیل نتایج طراحی و غیره می باشد.
  • فرآیندهای تولیدفرآیندهای لازم برای تولید یک محصول یا ارائه خدمات هستند. این گروه شامل کلیه تولیدات و فرآیندهای تکنولوژیکی. آنها همچنین شامل برنامه ریزی نیازمندی ها و فرآیندهای برنامه ریزی ظرفیت، فرآیندهای لجستیک و فرآیندهای خدمات هستند.
  • فرآیندهای کنترل و تجزیه و تحلیل- این گروه از فرآیندها با جمع آوری و پردازش اطلاعات مربوط به اجرای فرآیندها همراه است. این فرآیندها شامل فرآیندهای کنترل کیفیت، مدیریت عملیاتی، فرآیندهای کنترل موجودی و غیره

اکثر فرآیندهای متعلق به این گروه ها را می توان خودکار کرد. تا به امروز، کلاس‌هایی از سیستم‌ها وجود دارند که اتوماسیون این فرآیندها را فراهم می‌کنند.

TOR برای زیر سیستم "انبارها" نمونه ای از شرایط مرجع برای اتوماسیون مدیریت انبار سازمانی است.

این سند نمونه ای از شرایط مرجع واقعی است که بر اساس آن یک سیستم اتوماسیون انتخاب و پیاده سازی شده است. انبارداریبنگاه صنعتی

این سند شامل 26 صفحه است. فرمت سند - مایکروسافت ورد 2002. سازگار با تمامی نسخه های MS Word. سند اجازه ویرایش و ایجاد تغییرات را می دهد.

TOR برای زیر سیستم "مدیریت اسناد" نمونه ای از شرایط مرجع برای خودکارسازی مدیریت فرآیند مدیریت اسناد است.

این سند نمونه ای از شرایط مرجع واقعی است که بر اساس آن یک سیستم اتوماسیون گردش کار برای یک شرکت صنعتی انتخاب و پیاده سازی شده است.

این سند شامل 17 صفحه می باشد. فرمت سند - Microsoft Word 2002. سازگار با تمام نسخه های MS Word. سند اجازه ویرایش و ایجاد تغییرات را می دهد.

TOR برای زیر سیستم "خرید" نمونه ای از شرایط مرجع برای خودکارسازی فرآیندهای تدارکات و مدیریت تامین کننده است.

این سند نمونه ای از شرایط مرجع واقعی است که بر اساس آن یک سیستم اتوماسیون تدارکات و مدیریت تامین کننده برای یک شرکت صنعتی انتخاب و اجرا شده است.

این سند شامل 23 صفحه می باشد. فرمت سند - Microsoft Word 2002. سازگار با تمام نسخه های MS Word. سند اجازه ویرایش و ایجاد تغییرات را می دهد.

استراتژی اتوماسیون فرآیند

اتوماسیون فرآیند یک کار پیچیده و زمان بر است. برای حل موفقیت آمیز این مشکل، لازم است به یک استراتژی اتوماسیون خاص پایبند باشید. این به شما امکان می دهد فرآیندها را بهبود ببخشید و مزایای قابل توجهی از اتوماسیون به دست آورید.

به طور خلاصه، استراتژی را می توان به صورت زیر تدوین کرد:

  • درک فرآیند. برای خودکارسازی یک فرآیند، لازم است فرآیند موجود را با تمام جزئیات آن درک کنید. فرآیند باید به طور کامل تجزیه و تحلیل شود. ورودی ها و خروجی های فرآیند، توالی اقدامات، رابطه با سایر فرآیندها، ترکیب منابع فرآیند و غیره باید تعریف شوند.
  • ساده سازی فرآیند. هنگامی که تجزیه و تحلیل فرآیند انجام شد، لازم است فرآیند ساده شود. عملیات اضافی که ارزشی ندارند باید کاهش یابد. عملیات فردی را می توان ترکیب کرد یا به صورت موازی اجرا کرد. فناوری های دیگری برای اجرای آن می تواند برای بهبود فرآیند پیشنهاد شود.
  • خودکارسازی فرایند. اتوماسیون فرآیند تنها پس از ساده سازی فرآیند تا حد امکان انجام می شود. هرچه ترتیب فرآیند ساده‌تر باشد، خودکارسازی آن آسان‌تر است و کارآمدتر خواهد بود. فرآیند خودکار.

مزایای اتوماسیون فرآیند

اتوماسیون فرآیندها می تواند به طور قابل توجهی کیفیت مدیریت و کیفیت محصول را بهبود بخشد. هنگام اجرای یک QMS، اتوماسیون تأثیر قابل توجهی دارد و سازمان را قادر می سازد تا به طور قابل توجهی کار خود را بهبود بخشد. با این حال، قبل از تصمیم گیری برای خودکارسازی فرآیندها، لازم است مزایای اجرای فرآیندها در حالت خودکار ارزیابی شود.

به طور معمول، اتوماسیون فرآیند مزایای زیر را ارائه می دهد:

  • سرعت انجام کارهای تکراری را افزایش می دهد. ناشی از حالت خودکارهمان وظایف را می توان سریعتر تکمیل کرد زیرا سیستم های خودکار در عملکرد خود دقیق تر هستند و از زمان کار در معرض کاهش عملکرد نیستند.
  • بهبود کیفیت کار. حذف عامل انسانی تغییرات در اجرای فرآیند را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد که منجر به کاهش تعداد خطاها و در نتیجه افزایش پایداری و کیفیت فرآیند می شود.
  • افزایش دقت کنترل. از طریق اپلیکیشن فناوری اطلاعاتدر سیستم های خودکار، ذخیره و در نظر گرفتن داده های فرآیندی بیشتری نسبت به کنترل دستی امکان پذیر می شود.
  • اجرای موازی وظایف. سیستم های خودکار به شما این امکان را می دهند که چندین عمل را همزمان بدون از دست دادن کیفیت و دقت کار انجام دهید. این باعث تسریع روند و بهبود کیفیت نتایج می شود.
  • تصمیم گیری سریع در موقعیت های معمولی. در سیستم های خودکار، تصمیمات مربوط به موقعیت های معمولی بسیار سریعتر از کنترل دستی گرفته می شود. این کار عملکرد فرآیند را بهبود می بخشد و از ناهماهنگی در مراحل بعدی جلوگیری می کند.

با وجود مزایای آشکار، اتوماسیون فرآیند همیشه مناسب نیست. پس از تجزیه و تحلیل و بهینه سازی، ممکن است معلوم شود که اتوماسیون فرآیند مورد نیاز نیست یا از نظر اقتصادی زیان آور است.

در تعدادی از شرایط، اجرای دستی فرآیندها ممکن است به اتوماسیون ارجحیت داشته باشد:

  • خودکار کردن عملیات فرآیند دشوار است. از نقطه نظر فناوری یا اقتصادی، خودکار کردن برخی مراحل فرآیند می تواند بسیار دشوار باشد.
  • چرخه عمر کوتاه محصول. اگر محصول باید در مدت زمان کوتاهی توسعه و اجرا شود یا مدت زمان وجود آن در بازار کوتاه باشد، ممکن است اتوماسیون فرآیند مناسب نباشد. اجرای دستی فرآیندها نسبت به اتوماسیون هزینه کمتر و سریعتر خواهد داشت.
  • محصولات منحصر به فرد یا منحصر به فرد. هنگامی که یک مصرف کننده به محصولی با ویژگی های دستی منحصر به فرد نیاز دارد، چنین محصولی تنها در صورتی می تواند عرضه شود که فرآیندها به صورت دستی انجام شوند.
  • نوسانات شدید تقاضا. تغییر در تقاضا برای یک محصول مستلزم تغییر در حجم تولید است. چنین تغییراتی با اجرای دستی فرآیند به راحتی انجام می شود.

کسب و کار مدرن تا حدی با تجارت نسل های قبلی متفاوت است، اگر ما در مورد جهان به عنوان یک کل صحبت کنیم، و اساسا، به طور اساسی - از فعالیت های کارآفرینانه در کشور ما، جایی که فقط کافی بود کار خود را انجام دهید و یک "برنامه ریزی شده" تولید کنید. ” محصول، بدون توجه به کارایی داخلی. اما تغییر وضعیت سیاسی کشور، پیشرفت های تکنولوژیکی جهانی همراه با رقابت، بردار شرکت های ساختمانی را تغییر داده و در واقع کارآفرینان عصر جدید را مجبور کرده است که تلاش خود را قبل از هر چیز بر بهره وری کار متمرکز کنند. چندین دگرگونی عمده در کسب و کار، ابزارهای کسب و کار و سیستم های تجاری به طور همزمان رخ داده است که یکی از آنها ظهور مفاهیمی مانند مدیریت فرآیند و فرآیندهای تجاری بود.

در مورد اینکه چرا مدیریت فرآیند امروزه مولدترین روش مدیریت زنجیره های کسب و کار در یک شرکت است، فرآیندهای کسب و کار و اتوماسیون آنها چه نقشی در شرکت ها ایفا می کنند، در واقع چگونه می توان فرآیندها را خودکار کرد، و سیستم اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار در چه چیزی می دهد. شرایط اثربخشی شرکت ها - بیایید در مطالب امروز صحبت کنیم.

توسعه فرآیندهای کسب و کار در دنیای مدرن

به یک معنا، فرآیندهای کسب و کار از آغاز کارآفرینی وجود داشته است. به طور شهودی، افرادی که درگیر معاملات بودند، از قبل مجموعه‌های منظمی از اقدامات متوالی می‌ساختند تا به نتیجه‌ای برسند. بهره وری اقتصادی. سپس برای آنها، به احتمال زیاد، این فقط یک راه منطقی یا راحت برای سازماندهی فعالیت های تجاری خود به نظر می رسید. بنابراین، اصطلاح "فرآیند کسب و کار" استفاده شد، به معنای چیزی قابل درک در سطح شهودی برای هر کسی که درگیر تجارت است.

در ابتدا، فرآیندهای کسب و کار در واقع دستورالعمل هایی بودند که صحیح ترین توصیف را از نحوه انجام برخی اقدامات مشخص می کردند. از نظر فنی، اینها مقررات متفاوتی در مورد نحوه اجرای برخی از رویه‌های یک شرکت بودند. بعدها، کارآفرینان نیاز به کار با این اسناد را در سطح عمیق تری دریافتند. این اولین تجربه تحقیق در مورد فرآیندهای کسب و کار به منظور افزایش بهره وری آنها بود.

در دهه 20 قرن بیستم، فرآیندها نه تنها با کلمات و توالی، بلکه در ساده ترین نمودارهای جریانی با طراحی گرافیکروابط در مورد شباهت: "اگر شما این کار را انجام دهید، این خواهد شد، اگر غیر از این انجام دهید، آن خواهد شد." سپس زمان الگوریتم‌های مرتبط فرا رسید که همراه با آن فرآیندهای کسب‌وکار، به‌عنوان عنصری از مدیریت عملکرد و سازمان به‌عنوان یک کل، به‌طور فزاینده‌ای رسمیت یافته و به‌عنوان یک امر ضروری در تمام بخش‌های تجاری تجمیع می‌شوند.

با ظهور عصر کامپیوتر و کشف فرصت های جدید از نظر پشتیبانی فنی برای فرآیندهای تجاری، تلاش هایی برای ترجمه آغاز شد. فرآیندهای کسب و کارکه در فرم الکترونیکی، تشکیل پیوندهای افقی و عمودی پایدار بین فرآیندهای مختلف و همراه با آن اولین تلاش برای خودکارسازی مناطق کوچک فعالیت است.

همه اینها مولد اتوماسیون کل آینده فرآیندهای تجاری با هدف افزایش کارایی شرکت بود. پس از آن، تعدادی از توسعه دهندگان که پتانسیل اتوماسیون کسب و کار و امکان توسعه راه حلی را دیدند که می تواند به صورت مجازی به تعداد نامحدود در شرکت های مختلف پیاده سازی شود، وارد بازار اتوماسیون شدند و شروع به ارائه تجارت کردند. راه حل های مختلفدر زمینه فرآیندهای تجاری قابل اجرا برای هر سطح عملکردی کسب و کار.

مدل سازی کل فرآیندهای کسب و کار آغاز شده است، ظاهر شده است سیستم های الکترونیکیکنترل و حسابداری، کیفیت، رویه های استانداردسازی و تنظیم شاخص های هنجاری و راه هایی برای به حداقل رساندن انحراف از آنها ایجاد شده است.

بنابراین، ایده نیاز به ایجاد یک کسب و کار نتیجه گرا بر اساس استانداردهای خاص شکل گرفت و به توسعه ادامه داد. در واقع پاسخی بود به چالش زمانه و نیاز به افزایش توان رقابتی، "پاسخی به چالش مصرف کنندگان" و توسعه منطقی شرکت ها و بازار است.

فرآیند کسب و کار به عنوان کلید موفقیت

هر شرکت تجاری بر یک نتیجه واحد تمرکز می کند - کسب درآمد. برای رسیدن به این هدف، شرکت بسته به وسعت و اندازه خود، تعداد معینی از اقدامات را انجام می دهد. در عین حال همه آنها باید نتیجه نهایی مشخصی داشته باشند و مجموع این نتایج در نهایت شرکت را به سمت اجرای وظیفه و سود سوق می دهد. بنابراین، هر شرکتی صرف نظر از نوع کسب و کار، صنعت، جغرافیا و سایر ویژگی های آن، صرف نظر از اینکه این شرکت چه کاری انجام می دهد، سیستمی از فرآیندهای تجاری مرتبط با یکدیگر خواهد بود.

هر فرآیند تجاری در شرکت به نوبه خود صاحبان و زنجیره ای از شرکت کنندگان دارد. کار گروهیکه در چارچوب یک استاندارد برنامه ریزی شده مشخص، دستیابی به یک نتیجه هنجاری را تضمین می کند. علاوه بر این، هر فرآیند دارای نقاط کنترلی از پیش تعیین شده است که توسط آن صاحبان فرآیند می توانند نتایج میانی را زیر نظر داشته و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی مدیریتی را انجام دهند.

در مجموع نتایج فرآیندهای مختلف شرکت است که هدف از فعالیت اصلی نهفته است.

امروزه مدیریت فرآیند کسب و کار نه تنها به یک بخش مهم، بلکه به بخشی جدایی ناپذیر از تجارت شرکت های کارآمد تبدیل شده است. تصور یک شرکت واقعاً مترقی و مقرون به صرفه که سیستم سازماندهی آن مبتنی بر رویکرد فرآیندی در تجارت نباشد، دشوار است. اجزاءفرآیندهای تجاری توسط شاخص های استاندارد تولید، هزینه منابع مالی و تولید، بهره وری کارکنان و پتانسیل اقتصادی واقعی شرکت تنظیم می شود.


به موازات آن، فرآیندهای تجاری شروع به انجام عملکرد مهم دیگری کردند: خنثی کردن تأثیر عامل انسانی. صرف نظر از درجه تجهیزات فنی شرکت یا سطح پیشرفت فنیشرکت ها هنوز افراد را استخدام می کنند، نه ربات ها، بنابراین در یک سطح سازمانی خاص، تأثیر عامل انسانی در هر صورت خود را نشان می دهد. به منظور ایجاد امکان کنترل نظارتی بر اقدامات پرسنل، فرآیندهای تجاری تجویز می شود شاخص های کلیدیبهره وری برای کارکنان شرکت، میزان مسئولیت آنها و بهره وری واقعی در چارچوب فرآیند مورد بررسی. بنابراین، عملکرد ارگانیک سیستم تضمین می شود، که در آن "همه چیز در جای خود است" و کنترل نه تنها بر اثربخشی نهایی فرآیند، بلکه بر مشارکت در فرآیند هر یک از حلقه های زنجیره کسب و کار انجام می شود. در آن گنجانده شده است.

از دیدگاه تحلیلی، سیستم فرآیند کسب و کار به منبع شاخص‌ها، معیارها و دانش مدیریت سازمان تبدیل می‌شود، زیرا نه تنها امکان کنترل وضعیت فعلی را فراهم می‌کند، بلکه پیش‌بینی‌ها و سناریوهایی برای بهبود کارایی شرکت در آینده. تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، یا همانطور که معمولاً در ادبیات اقتصادی نامیده می شود - مطالعه فرآیندهای کسب و کار، به شما امکان می دهد تا از نقطه نظر تمرکز بر بهره وری، کسب و کار را به دقیق ترین روش در نظر بگیرید. مدیریت با رویکرد مناسب برای نوسازی فرآیند می تواند به تدریج تقریباً تمام شاخص های کلیدی شرکت را بهبود بخشد:

  • بهبود فرآیند تولید از نظر سرعت، هزینه و کیفیت محصول؛
  • افزایش بهره وری و کارایی پرسنل و همچنین مسائل ناشی از انگیزه مالی شخصی و صندوق عمومی هزینه های نیروی کار برای پرسنل.
  • بهینه سازی بلوک اداری فرآیندها و هزینه های عملیاتی؛
  • بهبود کیفیت ساختار داخلی، جریان اسناد و نظم عملیاتی داخلی در شرکت؛
  • بهبود کیفیت خارجی و ارتباطات داخلیشرکت ها

به طور کلی، رویکرد فرآیندی مستلزم بهبود مستمر و تمایل به بهینه‌سازی بی‌پایان شرکت‌ها است، بنابراین فهرست کردن تمام مراکز عملکردی که می‌توان کارشان را بر اساس تحلیل فرآیندهای این مراکز بهبود بخشید، غیرممکن است. بنابراین، قبل از هر چیز، لازم است که با منطق هدایت شده و بر ویژگی های یک سازمان خاص تمرکز کنیم و سقف واقعی بهبود یک فرآیند خاص را معقول ارزیابی کنیم. بهبود به منظور بهبود از نقطه نظر افزایش کارایی اقتصادی معنی ندارد. ویژگیهای فردیکسب و کار خاص خیلی بهتر نیاز و راه درستبرای بهینه سازی نسبت به بهبود قالب آغشته به فلسفه بهبود کارایی بی نهایت.

رایگان
مشاوره
کارشناس

ناتالیا سیورینا

مشاور-تحلیلگر 1C

با تشکر از شما برای بازخورد شما!

یک متخصص 1C در عرض 15 دقیقه با شما تماس خواهد گرفت.

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار به عنوان راهی برای آینده

عصر اقتصاد دیجیتالبه کسب و کارها فرصت های جدیدی برای بهبود کارایی فرآیند خود داد. تحلیلگران پیشرو کسب و کار در ده سال گذشته فعالانه روی توسعه موضوع مدیریت فرآیند و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار کار کرده اند. بسیاری از رویکردها و اصول مختلف برای مدیریت شرکت ها بر اساس روش شناسی فرآیندهای کسب و کار توسعه داده شده است و هر یک از آنها شایسته توجه ویژه هستند (به ویژه، امکان مدیریت فرآیندهای تجاری را نیز به همراه دارد). آنها ممکن است درجات مختلفی از کارایی را برای یک شرکت خاص داشته باشند، زیرا تا حدی به نوع کسب و کار، مقیاس و سایر ویژگی های اقتصاد شرکت بستگی دارند، اما همه آنها به ما این امکان را می دهند که نتیجه بگیریم که اتوماسیون فرآیند کسب و کار کوتاه ترین مسیر برای رسیدن به آن است. یک مدل مدیریت و توسعه قابل پیش بینی کسب و کار.

در این مسیر، اتوماسیون فرآیند کسب و کار، افزایش رقابت پذیری را با افزایش بهره وری بخش خاصی از زنجیره کسب و کار، تسهیل تعدادی از رویه های عملیاتی کاملاً استاندارد ممکن می سازد:

  1. اتوماسیون مسائل مربوط به حسابداری و گزارش، حسابداری اولیه، ورودی مقادیر زیاد اطلاعات، کنترل تراز کالا و سایر رویه های ریاضی / محاسباتی را که معمولاً یک بلوک عمدتاً دستی از عملیات فشرده کار هستند، ساده می کند. اغلب، این امر با استفاده از فناوری‌های IT خودکار متمرکز بر پردازش اسناد و عملیات مستقل، جایگزینی ورودی داده‌ها با عناصر مختلف اسکن و سایر ساده‌سازی‌های این روش‌های معمول به دست می‌آید.
  2. اتوماسیون فرآیندها به شما امکان می دهد هزینه های اصلی شرکت را کاهش یا بهینه کنید. اقلام هزینه های اصلی به طور سنتی فرآیند تولید و پرسنل شرکت است و اتوماسیون فرآیند این امکان را برای برجسته کردن موارد اصلی فراهم می کند. مکان های باریکو بخش‌های کلیدی با عملکرد ضعیف نیروی کار، و همچنین دستیابی به صرفه‌جویی در هزینه با حذف این اجزا از عملیات.
  3. اتوماسیون فرآیندها بهبود کیفیت محصولات را از طریق رعایت الزامات نظارتی و اجرای اقدامات کنترل داخلی ممکن می سازد.
  4. اتوماسیون فرآیندها امکان آزادسازی منابع فکری سطح مدیریتی و متخصصان کلیدیشرکت ها، تلاش های خود را از انجام عملیات دستی فشرده و معمولی به سمت توسعه شرکت هدایت می کنند.


اصل اصلی هر اتوماسیون این است که باید در تمام سطوح ساختار سازمانی مرتبط با یک فرآیند تجاری معین (اتوماتیک) یکپارچه شود. غیرممکن است که فرآیند گردش کار را بدون درج خودکار انجام دهید خدمات پیکشرکت ها و دبیرخانه یا مثلاً هر چرخه ای از فرآیند تولید را خودکار کنید، اما لجستیک را خودکار نکنید یا با شکایات مشتری کار نکنید. اگر حسابداران به شمارش پرداخت‌ها با دست خود روی ماشین حساب ادامه دهند و دارای یک فرآیند خودکار تطبیق فاکتورها و تأیید پرداخت‌ها باشند، می‌توان فرآیند کسب‌وکار را کاملاً خودکار در نظر گرفت. و این امر تا حدودی آن را از هیچ حسی سلب می کند، زیرا در صورت بروز خطا (عامل انسانی) امکان ردیابی به موقع آن وجود نخواهد داشت و فرآیندهای بعدی را تحت تأثیر قرار می دهد.

شرکت ها بسته به ویژگی های داخلی خود با چالش های مختلفی در اتوماسیون فرآیندهای تجاری مواجه هستند.

به عنوان مثال، حفظ حسابداری دستی و حسابداری مالی جدولی نامتجانس، در واقع دارای تعداد مشخصی از فرآیندها در ساختار خود است، اما معرفی اتوماسیون پیچیده در این زمینه کاری باعث ایجاد مشکلات خاصی می شود، نه تنها ویژگی های فنیبلکه مخالفت کارکنان.

بنابراین، پروژه‌های اتوماسیون فرآیندهای تجاری تقریباً همیشه از ابتدا توسعه می‌یابند، زیرا شناسایی مشکلاتی که ممکن است در یک سازمان ظاهر شود، بدون فرو رفتن در ویژگی‌های شرکت غیرممکن است. شرایطی وجود دارد که مدیریت در مورد اتوماسیون تصمیم می گیرد، بدون در نظر گرفتن اینکه شرکت به سادگی برای آن آماده نیست و اجرای پروژه در اصل امکان پذیر نیست. برای جلوگیری از این امر، لازم است هدفی را که باید در نتیجه اتوماسیون باید به دست آورد، به وضوح نشان داده شود، مشخص شود که چه منابعی برای دستیابی به هدف مورد نیاز است، چه پرسنلی در اجرای فرآیند کسب و کار خودکار درگیر خواهند بود، و چه روندهای بازار ممکن است در کوتاه مدت بر فرآیند کسب و کار تأثیر بگذارد.

فقط یک استراتژی اتوماسیون فرآیند به خوبی اندیشیده شده می تواند نتیجه نهایی را تضمین کند و خطر کار را به خاطر کار از بین ببرد. همه نمونه هایی از عدم عملکرد کامل فرآیندهای تجاری پس از "اتوماسیون" آنها یا شرایطی را می شناسند که به دلیل غیرممکن بودن تکمیل پروژه های اتوماسیون عوامل داخلی. بنابراین، اجازه دهید کمی در مورد مشکلات معمولی که شرکت‌های درگیر در فرآیندهای تجاری با آن‌ها مواجه هستند، صحبت کنیم:

  1. خطاها هنگام انتقال یک فرآیند به سیستم خودکار - شایع ترین مشکل ناشی از تمایل به پس انداز پول. مدیران بی‌تجربه، اغلب خود دارندگان فرآیند، تلاش می‌کنند کار خود را به حوزه اطلاعات منتقل کرده و خودکار کنند. در نتیجه، جزئیات از بین می روند، منطق شکسته می شود یا اصلاً مشاهده نمی شود، هیچ ترتیبی از اقدامات خودکار وجود ندارد و کل فرآیند خودکار را فقط می توان "عصا" نامید. این یک نتیجه منطقی است، زیرا متخصصان فروش نمی توانند در زمینه ساخت فرآیندهای تجاری خودکار حرفه ای باشند. چنین کاری مستلزم صلاحیت و تجربه خاصی است و نتیجه فقط با تلاش مشترک متخصصان باریک و صاحب فرآیند حاصل می شود. اگر ما در مورد فرآیندی صحبت می کنیم که فراتر از یک بخش منفرد است یا شرکتی تصمیم گرفته است یک فرآیند پیچیده (خرید، تولید و غیره) را خودکار کند، آنگاه فقط یک تیم واجد شرایط می توانند این فرآیند را "همانطور که هست" با جزئیات مطالعه کنند و ایجاد یک طرح خودکار قابل اجرا
  2. خرابکاری اتوماسیونمشکلی است که هنگام انتقال یک فرآیند به یک سیستم خودکار، کف دست را با خطاها به اشتراک می گذارد. تیم، با درک اینکه فرآیند خودکار منبعی موقت را از آنها آزاد می کند، با هدایت غریزه حفظ خود یا عدم تمایل اولیه برای تغییر چیزی در کار خود و یادگیری چیزهای جدید، شروع به دخالت در معرفی اتوماسیون می کند. سطح صد در صد این مشکل بسیار دشوار است، اگرچه با مدیریت شایسته و وجود برنامه های واقعی برای منبع در شخص کارکنان، می توان به تیم منتقل کرد که چرا مدیریت تصمیم به خودکارسازی گرفت و چه نقشی دارد. یا آن متخصص در آینده بازی خواهد کرد. البته، اگر هدف کلیدی اتوماسیون کاهش هزینه‌های پرسنل باشد، این کار نخواهد کرد (و برای بسیاری از شرکت‌ها، پرسنل هنوز گران‌ترین پیوند هستند).
  3. عدم آمادگی فنی پرسنل- مشکلی که به عنوان یک قاعده یا در همان ابتدای اتوماسیون، یا برعکس، زمانی که پروژه به پایان رسیده و در حال اجرا است، خود را نشان می دهد. موضوع کند شدن اتوماسیون به دلیل مشکلات فنی، در واقع بدی کمتری است که در این مورد می توان با آن مواجه شد. کار سختاز آنجایی که همیشه امکان آموزش پرسنل و ایجاد سیستم راهنمایی داخلی در شرکت وجود دارد تا از بروز چنین مشکلاتی در آینده جلوگیری شود.
  4. ما قدرت خود را محاسبه نکردیمیک مشکل سرمایه گذاری است برنامه های اتوماسیون عظیم بود، منابع شرکت به اشتباه محاسبه شد و بنابراین در مقطعی مشخص شد که منابع کافی برای اجرای پروژه وجود ندارد. چه باید کرد؟ بهینه سازی فرآیند پیاده سازی (زمان، سرعت)، جستجوی منابع (قرض گرفته شده، تعویق ها)، تغییر شرایط (دریافت تخفیف، تغییر پیمانکاران، کاهش حجم تیم) و جستجوی فرصت هایی برای تکمیل فرآیند اتوماسیون با هر وسیله موجود، اگر در نهایت وعده داده شود. سود برای شرکت

اگر کسب و کار موفق به غلبه بر اشتباهات فوق شود، از آنجایی که موقعیت های مشکل از قبل کار شده است، با این سوال مواجه می شود که چگونه فرآیند خودکار کسب و کار را به درستی تنظیم کند. ویژگی های چنین فرآیندهای تجاری را با جزئیات بیشتر در نظر بگیرید:

  • یک فرآیند کسب و کار خودکار باید دارای هدف و وظایفی باشد که شرکت در این فرآیند تجاری حل می کند. این بدان معناست که هر کاربر فرآیند و مدیر شرکت، با نگاه کردن به فرآیند کسب و کار، می تواند بفهمد که هدف نهایی فرآیند کسب و کار چیست، چه وظایفی باید تکمیل شوند و چه کسی مسئولیت اجرای آنها را بر عهده خواهد گرفت. راهی برای رسیدن به این هدف به عنوان مثال، اگر یک فرآیند تجاری خودکار فروش متقابل موجودی سال گذشته باشد، هدف جهانی چنین پروژه ای فروش کالاهای قدیمی است. وظایف در راه دستیابی به این هدف: تشکیل یک محدوده محصول، نوشتن یک اسکریپت برای سایت که محصولات را طبق یک الگوریتم خاص در توصیه به مشتریان ضمیمه می کند، توزیع ایمیل طبق قوانین تعیین شده، تعیین تخفیف برای کالاها از مجموعه قبلی و سایر اقدامات، که به هر یک از آنها یک متخصص یا بخش مسئول اختصاص داده شده است.
  • یک فرآیند خودکار روشن باید به موقع تنظیم شود.این در واقع اصل اصلی مدیریت فرآیند است: همه اقدامات و سازماندهی کار باید در یک زمان برنامه ریزی شده قرار بگیرند. بر این اساس، صحبت از مثال اول با فروش پسماندها، چنین پروژه ای باید دارای دامنه فعالیت و نرخ بهره وری باشد. محدوده زمان شروع کار و خلاصه کردن نتایج فرآیند به طور کلی را محدود می کند و سرعت بهره وری (همچنین با زمان اندازه گیری می شود) امکان تجزیه و تحلیل سهم هر پیوند از فرآیند را در نتیجه کلی فراهم می کند. ضمن کنترل تخلف از مهلت های اجرای کار که با دلایل عینی توجیه نشده باشد.
  • یک فرآیند کسب و کار خودکار باید به مراحل و نقاط کنترل تقسیم شود.این به کنترل پیشرفت فرآیند بسته به مرحله یا مرحله آن کمک می کند، مسئولیت را بین شرکت کنندگان در فرآیند توزیع می کند و علاوه بر این به سرعت فرآیند را در مرحله تکمیل ناقص تجزیه و تحلیل می کند. توجه به این نکته ضروری است که در مراحل، حداکثر آزادی عمل و توالی فعالیت به تیم داده می شود، اما در نقاط کنترل، گزارش دقیق از نتیجه استاندارد مرحله و رعایت بی چون و چرای مهلت ها الزامی است.
  • سیستم استانداردهای یک فرآیند تجاری خودکار باید حاوی اطلاعات کافی باشد تا بتواند پیشرفت فرآیند را کنترل کند. این روند لزوماً توسط مجموعه ای از اسناد و گزارش تنظیم می شود. ترکیبی از این کنترل‌های فرآیند به تیم اجازه می‌دهد تا راه‌هایی برای خروج از موقعیت‌های دشوار در میدان تعیین‌شده، و نه فقط با پیروی از دستورالعمل‌ها، پیدا کند.
  • یک فرآیند کسب و کار خودکار را می توان نه تنها از نظر جنبه های ذکر شده قبلی، بلکه از نظر منابع مورد استفاده برای اجرای آن نیز در نظر گرفت: ساعات کاری، امور مالی، تجهیزات، فناوری ها و موارد دیگر. همه این موارد باید ابتدا در مرحله اجرای فرآیند کسب و کار با در نظر گرفتن برخی تغییرات پیش بینی کننده در وضعیت اندیشیده و در نظر گرفته شود تا تکمیل فرآیند کسب و کار با نتیجه برنامه ریزی شده تضمین شود.
  • مسئول اجرا و اثربخشی افراد فرآیند کسب و کار.مهم نیست که سیستم اتوماسیون فرآیند کسب و کار چقدر کامل باشد، به یک کنترلر زنده نیاز دارد که بتواند وضعیت را به صورت جهانی و انتقادی ببیند. بنابراین، هر فرآیند کسب و کار خودکار باید توسط کارکنانی که مسئول اجرای آن هستند ارائه شود، که وظیفه آنها نه تنها انجام یک عملکرد اساسی، بلکه کنترل نقاط کلیدی فرآیند است.
  • اطلاع رسانی به شرکت کنندگان - عنصر اصلی و حیاتییک سیستم به هم پیوسته از فرآیندهای تجاری،که یک ابزار کنترلی نیز می باشد. سیستم های اطلاع رسانی خودکار در مورد کلیه اقداماتی که در فرآیند کسب و کار انجام می شود، بر اساس اصل نقاطی ساخته شده است که خود سیستم بر اساس آنها اعلان ها را تولید می کند و لیست خاصی از شرکت کنندگان را به اطلاع می رساند، بیشترین بهره وری را نشان می دهد. البته اطلاع رسانی دستی هم جواب می دهد، اما نیاز به نظم و انضباط دارد و خیلی وقت ها خرابی های خاصی به همراه دارد.


بر اساس موارد فوق، بدیهی است که اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، صرف نظر از مکان، صنعت، بازار یا خط کسب و کار، یعنی برای هر شرکتی، اساساً سطح جدیدی از انجام تجارت است. نمی‌توان مزایای پیاده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار خودکار را بیش از حد برآورد کرد، زیرا در عصر رقابت شدید و اقتصاد دیجیتال، آنها به یک ضرورت مطلق برای شرکت‌هایی تبدیل می‌شوند که می‌خواهند سهم بازار خود را حفظ و افزایش دهند. با معرفی فرآیندهای کسب و کار خودکار، یک شرکت نه تنها مجموعه خاصی از مزایای آشکار را در مقایسه با رقبا به دست می آورد، بلکه کسب و کار خود را به سطحی اساسی از انجام کسب و کار می برد. تا حدی می توان این فرآیند را جهان بینی متمرکز بر عملکرد داخلی و بهبود کارایی نامید. در قرن بیست و یکم، کار یدی دیگر ستون فقرات اقتصاد نیست و شرکت ها می توانند از طریق دستاوردهای فکری بشر در زمینه فرآیندهای تجاری، رشد خود را تسریع بخشند، بهره وری و سرعت خود را افزایش دهند، کیفیت خدمات را بهبود بخشند یا هزینه ها را کاهش دهند. اتوماسیون.



اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار یک وظیفه بسیار مهم برای هر شرکتی است که بر رشد و توسعه مستمر تمرکز دارد. معیارهایی که زمان اتوماسیون فرآیندهای خاص، توسعه یا ادغام راه حل های موجود فناوری اطلاعات را تعیین می کند به اندازه شرکت و مرحله توسعه آن بستگی دارد. در گام اول، اکثر شرکت ها CRM و سپس ERP را پیاده سازی می کنند و وقتی کسب و کار بزرگ شد، به BPM فکر می کنند. پشت این اختصارات چه چیزی پنهان است و هر کدام از راه حل ها در چه نقطه ای باید در شرکت شما اعمال شوند؟

ایجاد روابط با مشتریان

سیستم CRM شاید یکی از اولین راه حل های فناوری اطلاعات باشد که یک شرکت فروش کالا یا خدمات به مشتریان باید آن را اجرا کند. اگر کسب و کار شما یک غرفه شاورما در نزدیکی مترو نیست یا شرکت تولیدیبا یک مشتری، CRM قطعا مفید خواهد بود. نشانه خوبآنچه آمد - این واقعیت است که دیگر نمی توانید تمام توافقات و تعاملات با مشتریان فعلی را در ذهن خود نگه دارید.

CRM مخفف عبارت Customer Relationship Management است، بنابراین این فقط یک پایگاه داده با آدرس و شماره تلفن مشتریان و مبالغ تراکنش نیست. اول از همه، این سیستمی است که به ایجاد روابط پایدار با کاربران شما کمک می کند. و این نه تنها شامل هدایت مشتری از طریق قیف فروش - از برنامه کاربردی تا تراکنش - می شود، بلکه شامل مشارکت کل پایگاه کاربر در بازاریابی ایمیلی، ارسال پستی، تبلیغات ویژه و در نتیجه تکرار فروش می شود.

بدون سیستم CRM، یک کسب و کار می تواند در محدوده های معینی «در وسعت» رشد کند (به دلیل هجوم مشتریان جدید)، اما افزایش میانگین چک، سود به ازای هر مشتری و افزایش پایگاه کاربران وفادار برای آن بسیار دشوار خواهد بود. .

ما یک رویکرد مرحله‌ای به اتوماسیون داریم: با افزایش تعداد سفارش‌ها، فرآیندهای تجاری را با استفاده از راه‌حل‌های آماده موجود در بازار استاندارد و خودکار کردیم. اول از همه، ما تا حد امکان کار با مشتریان را خودکار کردیم تا زمان را برای جستجو تلف نکنیم اطلاعات مهمو در سریع ترین زمان ممکن به درخواست های مشتریان خود پاسخ دهید. ما یک سیستم CRM را برای مشاهده و تجزیه و تحلیل مداوم تاریخچه روابط با مشتری - تماس ها، سفارش ها، مکاتبات، پیاده سازی کرده ایم. بازخورد. اگر به طور ناگهانی نیاز به بالا بردن سریع سابقه سفارش دارید و مدیر مسئول بیمار می شود، این سیستم ها زندگی را بسیار آسان می کنند. اگر نیاز به انتقال پرونده به کارمند جدید دارید، این نیز مشکلی نیست."، - Evgeny Nepeyvoda، شریک مدیریت شرکت Kinodoctor می گوید.

فرآیندهای درون شرکت را خودکار کنید
در ماه‌های اول و حتی سال‌های زندگی خود، یک شرکت می‌تواند به طور خود به خود رشد و توسعه یابد: بخش‌ها و بخش‌های عملکردی جدید ظاهر می‌شوند، وظایف تقسیم می‌شوند، حجم کار بین کارکنان مختلف توزیع می‌شود. در این مرحله، سردرگمی ممکن است ایجاد شود: چه کسی مسئول کدام وظایف است؟ این کار چه زمانی باید تکمیل شود؟

اگر چنین سوالاتی برای شرکت شما مرتبط شده است، زمان آن رسیده است که فرآیندهای درون سازمان را خودکار کنید. برای این استفاده سیستم های ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی - مدیریت منابع سازمانی). ERP به ادغام تمام بخش ها و عملکردهای شرکت در یک سیستم واحد کمک می کند. در نتیجه، همه کارمندان با یک پایگاه داده واحد کار می کنند، تبادل انواع اطلاعات، توزیع وظایف (هم در یک بخش و هم بین بخش های مختلف) برای آنها آسان تر است.

"یک سیگنال که زمان شروع خودکارسازی منابع در شرکت فرا رسیده است، مشکلات مربوط به سازماندهی فرآیندها در سطح بخش و بین بخش ها است: ممکن است روند پیگیری نشود، کند شود یا برای مجریان و مدیریت نامفهوم باشد."، - ماکسیم کاینر، تحلیلگر تجاری در DIRECTUM، می گوید.

عمیقاً در فرآیندهای کسب و کار شیرجه بزنید

اگر وظیفه اصلی ERP بهینه سازی فرآیندهای تجاری در یک شرکت با کاهش هزینه مواد و زمان باشد، سیستم ها BPM (مدیریت عملکرد تجاری)حل مشکلات سطح بالاتر می توان گفت که سیستم های ERP برای حل مسائل تاکتیکی طراحی شده اند، در حالی که BPM بیشتر در مورد استراتژی است. در حالی که ERP بر اساس منابع و وضعیت فعلی کسب و کار است، BPM به بررسی عمیق فرآیندهای تجاری کمک می کند. سیستم BPM زمانی مورد نیاز است که یک شرکت دارای چندین فرآیند تجاری غیر پیش پا افتاده باشد (که دائماً می تواند تغییر کند)، و نیاز به سرعت بخشیدن به آنها، استانداردسازی و شفافیت بیشتر آنها وجود دارد.

"اتوماسیون کسب و کار به سادگی در مرحله رشد فعال شرکت ضروری است. بدون آن، شما با یک طناب ضخیم به شرکت خود گره می خورید، علاوه بر این، دستیابی به مقیاس تجاری قابل توجه دشوار خواهد بود.
دو تا از شرکت های من اکنون کاملاً خودکار هستند. این بدان معناست که بدون من، هم فروش و هم کارکرد بازاریابی و توابع مدیریتیتصمیم گیری، از جمله تصمیمات استراتژیک.
زمانی می توانید اتوماسیون این سطح را پیاده سازی کنید که از قبل کسب و کار خود را به طور کامل بشناسید. چه زمانی باید انجام شود؟
● زمانی که شرکت شروع به رشد می کند و مدیریت آن در حالت «دستی» غیرممکن می شود
● زمانی که نیاز به آزاد کردن زمان خود یا مدیریت مدیران وجود دارد
● زمانی که شروع به احساس افسردگی کردید و کاملاً تمایلی به توسعه بیشتر این تجارت به تنهایی ندارید
● وقتی می خواهید بدوید پروژه جدید
● زمانی که به زمان نیاز دارید تا بفهمید چگونه تجارت فعلی خود را منفجر کنید
برای پیاده سازی صحیح اتوماسیون، لازم است به وضوح تمام فرآیندهای تجاری، دنباله اقداماتی که باید خودکار شوند - درک کنید - به همین دلیل است که ابتدا باید مسیر کار "دستی" را طی کنید. اما مهم است که برای مدت طولانی در مرحله کار دستی "آویزان" نشوید. عادات و هنجارهای متناظر آنچنان در کسب و کار و تیم ریشه دوانده است که اتوماسیون بیگانه و پیاده سازی آن دشوار می شود.، - می گوید موسس شبکه عکس مدارس مانند و شبکه کافه های شهری "ژاکت" Galia Berdnikova.

صاحب یا کارخانه؟

در مرحله اتوماسیون، بسیاری از شرکت ها با یک دوراهی روبرو هستند - آیا باید راه حل خود را بنویسند یا از "جعبه" استفاده کنند؟

اکثر شرکت های بزرگ فناوری اطلاعات مانند مایکروسافت، SAP و 1C سیستم های اتوماسیون آماده ای را برای تجارت ارائه می کنند. همچنین بسیاری از فروشندگان کوچکتر وجود دارند که راه حل های خارج از جعبه را ارائه می دهند - با مقیاس کوچکتر، می توانید با این فروشندگان برای کسب و کار خود سفارشی سازی بیشتری داشته باشید. با این حال، بسیاری از شرکت ها در تلاش هستند تا راه حل های خود را انجام دهند.

« زمانی که در یک شرکت سئوی کوچک کار می‌کردم، نیاز به سرویسی برای واگذاری وظایف به کپی‌رایترها، نظارت بر اجرای آنها و پیگیری زمان با تعداد کارکنان بیش از پنج نفر ظاهر شد. در ابتدا از یک راه حل خودنویس استفاده شد. اما نگهداری از آن دشوار شد و پس از یک سال و نیم با پرسنلی متشکل از 15 نفر: سه فروشنده حساب، چهار برنامه نویس و یک بخش کپی رایتر، کارایی آن تمام شد. ما یک اشتراک سالانه برای یک راه حل ابری خریداری کردیم که ترکیبی از CRM، گردش کار ساده و ردیابی زمان است.
این یک سناریوی معمولی است: در ابتدا، مدیران فکر می کنند "ما خودمان همه کارها را انجام خواهیم داد"، اما سپس درک می شود که وجود دارد. راه حل های کلید در دستاز فروشندگانی که سال ها به دلایلی در حال توسعه و بهبود آنها بوده اند.
مواردی وجود دارد که حتی با وجود پرسنل بیش از 20 نفر، شرکت ها با خدمات خود نوشته مدیریت می کنند، اما برای این کار به متخصص فناوری اطلاعات خود نیاز دارید که دائماً روی این راه حل کار کند - این ارزان نیست.
اما هنوز برنامه های کارخانه آماده نمی توانند تمام مشکلات مشتری را حل کنند - همیشه باید درک کنید که آنها باید با نیازهای شما سازگار شوند.
"برای این واقعیت آماده باشید که هر "نسخه جعبه" یک محصول اتوماسیون فناوری اطلاعات نمی تواند تمام مشخصات شما را در نظر بگیرد و به سفارشی سازی اضافی برای فرآیندهای شما نیاز دارد. و اصلاح سیستم در آینده با رشد و پیچیده‌تر شدن کسب‌وکار شما ادامه خواهد یافت.»، -- می گوید : دیمیتری Arkhipenko ، شریک مدیریت شرکت حقوقی Revera.

چگونه سیستم اتوماسیون مناسب کسب و کار خود را در این مرحله انتخاب کنیم؟ ایمیل خود را بگذارید و ما لیستی از راه حل های مناسب را برای شما ارسال خواهیم کرد!

در مواقع بحرانی در تجارت، شرکت ها برای جلوگیری از انواع مشکلات و همچنین کارآمدتر ساختن کار از روش هایی به نام اتوماسیون یکپارچه استفاده می کنند. با استفاده از این روش می توان به کاهش چشمگیر هزینه ها اعم از فناوری و مالی دست یافت.

اتوماسیون فرآیند کسب و کار چیست؟

یک فرآیند تجاری همیشه شامل مراحل مختلف، عملکردها، مراحل و سایر اقدامات انجام شده در یک توالی خاص است. هدف اصلی از بکارگیری فرآیندهای تجاری، دستیابی شرکت به اهداف خاصی است (مجموعه ای از فرآیندها از لحظه دریافت سفارشات تا انجام آنها). فرآیند کسب و کار شامل همه شرکت کنندگان در سازمان است که با یکدیگر تعامل دارند. این در مورد استدر مورد مدیران، مشتریان و کارکنان شرکت.

به این معنا که کار هر بنگاه اقتصادی را می توان مجموعه ای از فرآیندهای تجاری مختلف بهم پیوسته در نظر گرفت. در شرکت ها، کلیه فرآیندهای تجاری به طور مشروط به سه نوع تقسیم می شوند. این هست:

  • فرآیندهای اصلی (کلیدی) کسب و کاربا هدف ایجاد ارزش یک خدمت یا کالا برای خریداران و افزایش ارزش آنها در مرحله میانی ایجاد (به عنوان مثال، نصب، تولید، توسعه).
  • حمایت از فرآیندهای کسب و کاربا هدف تامین موارد لازم فرآیندهای کلیدیمنابع، و همچنین زیرساخت های شرکت را فراهم می کند (می توانیم در مورد مدیریت منابع، پردازش و نگهداری اطلاعات صحبت کنیم).
  • فرآیندهای توسعهکه بهبود کار شرکت را در آینده تضمین می کند. در چارچوب این فرآیندهای تجاری، پرسنل آموزش می بینند و مهارت های خود را بهبود می بخشند، فعالیت های بعدی برنامه ریزی می شود.
  • مدیریت فرآیندهای کسب و کاربا هدف حل مشکلات شرکت از طریق برنامه ریزی، ایجاد انگیزه و آموزش پرسنل، مدیریت عملیاتی.

بر اساس تمام موارد فوق، می توان گفت که هر رهبر باید فرآیندهای تجاری را مدیریت کند، زیرا موفقیت و شکوفایی شرکت تا حد زیادی به این بستگی دارد. هر مدیری قصد دارد کار شرکت خود را به گونه ای سازماندهی کند که اجرای فرآیندهای تجاری مطابق با طرح قبلاً تهیه شده انجام شود. در عین حال هیچ گونه اختلالی در فعالیت شرکت ایجاد نشود. در حالت ایده آل، صرف زمان برای کار با اسناد نیز باید به حداقل برسد.

امروزه راه های موثر زیادی برای سازماندهی کسب و کار شما وجود دارد. در میان مفیدترین و منطقی ترین، می توان اتوماسیون یکپارچه فرآیندهای کسب و کار را بر اساس توسعه مدل خود مشخص کرد. سیستم اطلاعاتیا آماده است، اما با شرکت شما سازگار است. لازم به ذکر است که چنین سیستم اتوماسیونی باعث می شود تولید سودآورتر شود و هزینه ها به میزان قابل توجهی کاهش یابد.

نتیجه مطلوب از اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار را نباید با رویکرد قدیمی به مدل مدیریت سازمان انتظار داشت. فرهنگ سنتی تولید، اغلب از یک مدل مدیریت فرآیند کسب و کار کاربردی استفاده می کند که برای مدت زمان طولانی مورد استفاده قرار گرفته است. تا الان به مدیران می دهد فرصت های خوببرای رشد و توسعه بزرگترین نقص در آن وجود تاخیر و از دست دادن اطلاعات است. معمولا، روش های موثراثرات به صورت شفاهی مورد بحث قرار می گیرد. و از آنجایی که چنین شکلی تمایل به تحریف اطلاعات دارد، اطلاعات پس از "مذاکرات" غیر قابل اعتماد می شود.

AT کسب و کار مدرنو روش های اقتصادی بسیاری برای توسعه استفاده می شود. اگر نه روندهای جهانی، بلکه یک شرکت واحد را در نظر بگیریم، می توان در مورد تعدادی از مشکلات و علائم گفت که در آنها اتوماسیون پیچیده فرآیندهای تکنولوژیکی و تجاری بسیار ضروری و مهم است. در این مقاله، ما به همه چیز "از انتها" نگاه خواهیم کرد و شرکت عالی را از دیدگاه مدیریتی توصیف می کنیم. بنابراین:

  • شرکت به آرامی اجرا می شود، کارمندان اقدامات را هماهنگ می کنند و فعالیت ها را به آرامی انجام می دهند.
  • هیچ ضرر و تاخیری در شرکت وجود ندارد، اطلاعات تحریف نشده است.
  • با انجام کارهای روزانه ، متخصصان شرکت اول از همه مشتری مدار هستند و وظایف شرکت را انجام می دهند و نیازها و علایق شخصی را در پس زمینه قرار می دهند.
  • همه کارکنان به خوبی از تأثیر فعالیت هایشان بر عملکرد سازمان آگاه هستند.
  • در شرکت مشخص است که کدام کارمند مسئول وظایف و اهداف خاصی است.
  • به هر کار زمان مشخصی برای تکمیل داده می شود.
  • این شرکت در راستای منافع مشتریان خود کار می کند و این دقیقاً همان چیزی است که فعالیت های آن را هدف قرار می دهد.

اگر همه اینها در شرکت شما وجود دارد، نیازی به انجام کاری ندارید - اجازه دهید شرکت بیشتر رشد کند. اگر همه چیز کاملاً متفاوت است، باید به فکر خودکار کردن فرآیندهای تجاری باشید، زیرا این امر باعث موفقیت و بهره‌وری شرکت شما می‌شود.

هدف از اتوماسیون فرآیند کسب و کار سازمانی چیست؟

هر شرکتی فعالیت های خود را به منظور حل وظایف انجام می دهد و بنابراین هر یک از فرآیندهای تجاری باید برای رسیدن به اهداف شرکت انجام شود. اگر این رویکرد به شما نزدیک است، سازمان شما مانند همه کارکنانی که در آن کار می کنند، روی دستیابی به اهداف خاصی متمرکز است. در یک شرکت، همه کارکنان، فرآیندها و فعالیت‌های تجاری باید مولد بوده و یک هدف را دنبال کنند. فقط در این مورد می توان در مورد چشم انداز کار شرکت در آینده صحبت کرد.

در حال حاضر، بسیاری از کارآفرینان اتوماسیون فرآیندهای تکنولوژیکی و تجاری را ترجیح می دهند. این امکان حل وظایف زیر را فراهم می کند:

1. تقسیم مسئولیت

یک فرد خاص باید مسئولیت هر اقدام و فرآیندهای تجاری را به طور جداگانه بر عهده بگیرد. این شخص است که به اثربخشی عمل در حال انجام اهمیت می دهد، می تواند بر روند وقایع تأثیر بگذارد، در صورت لزوم تنظیمات را در فعالیت انجام دهد. یک فرآیند کسب و کار وظایف و کارکردهای خاصی دارد و هر یک به نوبه خود دارای شخصی است که مسئولیت اجرای آنها را بر عهده دارد. اگر شرکت گزینه ای برای توزیع توابع و وظایف بین کارکنان با استفاده از اتوماسیون داشته باشد، خوب است. اگر سیستم به درستی ساخته شود، مشخص می شود که چه کسی مسئول انجام برخی وظایف در فرآیند تجاری است.

2. اطمینان از یکپارچگی اطلاعات

تقریباً در هر سازمانی، یک مشکل مدیریت عملکردی مرتبط با از دست دادن، تأخیر یا تحریف اطلاعات وجود دارد. این مشکل را می توان با خودکار کردن فرآیندهای تجاری حل کرد، زیرا مجریان همیشه می توانند اطلاعات دقیقی در مورد اجرای وظایف خاص دریافت کنند. هر کاربر می داند که باید چه کاری انجام دهد و چگونه به نتیجه دلخواه برسد. وظایف را می توان با اشیاء مختلف، به عنوان مثال، فایل ها همراه کرد مایکروسافت آفیس(ورد، اکسل).

لازم به ذکر است که هنگامی که سیستم حسابداری بر روی پلت فرم 1C اجرا می شود، اسناد یا فاکتور هزینه ها می توانند به عنوان اشیا عمل کنند. هنگامی که یک کارمند این یا آن کار را دریافت کرده است، وقت خود را برای جستجوی داده های مورد نیاز خود تلف نمی کند، زیرا تمام اطلاعات مهم برای انجام این یا آن کار به کار متصل است.

هنگامی که کار تکمیل شد، کارمند یادداشت مربوطه را در سیستم ایجاد می کند. علاوه بر این، سیستم اتوماسیون شروع به انتقال اطلاعات در مورد کنترل فرآیند به سایر کارکنان می کند. این رویکرد زندگی را برای مدیران و کارکنان شرکت بسیار آسان‌تر می‌کند. اطلاعات تحریف نمی شود، ذخیره نمی شود، هیچ تاخیری وجود ندارد. علاوه بر این، خطرات عدم انجام و تاخیر در تحویل وظایف به حداقل می رسد. مجریان زمان زیادی را صرف جستجوی اطلاعات لازم نمی کنند و خود اطلاعات به شکل اصلی و بدون تحریف خود باقی می مانند.

3. مهلت ها

شرکت هایی که از روش های مدیریت سنتی استفاده می کنند اغلب با مهلت های از دست رفته مواجه می شوند. به همین دلیل است که سیستم اتوماسیون باید مدیریت زمان دقیقی را برای حل مشکلات اعمال کند. وقتی می توانید در مورد هر دو مهلت نسبی برای حل مشکلات صحبت کنید، به عنوان مثال، "در عرض 3 ساعت پس از دریافت" و شرایط مطلق - "تا ساعت 15.00" بسیار راحت است. روز گذشتهاین هفته." در عین حال، سیستم اتوماسیون یادآوری می دهد و زمان بندی وظایف را کنترل می کند. در نتیجه، مدیر شرکت این فرصت را به دست می آورد تا زمان انجام هر کار را کنترل کند و آمارهای مربوط به امروز و دوره گذشته را دریافت کند.

4. کنترل

سیستم باید گزارش دهد. اعمال کنترل بر وضعیت فعلی شرکت ضروری است: در چه فرآیندهایی انجام می شود این لحظه. بنابراین، به عنوان مثال، از گزارش می توانید دریابید که در حال حاضر کارمندان سفارشات زیادی را برای ساخت تجهیزات و تعداد زیادی برای نصب آن انجام می دهند.

در حالت ایده‌آل، سیستم همچنین باید نشان دهد که آیا ضرب‌الاجل‌های تکمیل وظایف رعایت شده است یا خیر. توانایی ردیابی این فرآیندهای تجاری به مدیران این امکان را می دهد که کنترل کنند چه کسی ضرب الاجل را رعایت می کند و چه کسی نیست. همچنین لازم است آمار اجرای فرآیندهای تجاری در دوره های گذشته مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد: آنچه انجام شده است، آیا شکست ها و تعویق ها وجود داشته است یا خیر. با تجزیه و تحلیل این داده ها می توان کار شرکت را بهبود بخشید و تعدادی از تصمیمات سازمانی و پرسنلی را می توان توسط متخصصان اتخاذ کرد.

مزایای خودکارسازی مدیریت فرآیند کسب و کار برای یک شرکت چیست؟

با خودکارسازی فرآیندهای تجاری، یک شرکت می تواند سطح و کیفیت خدمات ارائه شده را به میزان قابل توجهی بهبود بخشد. اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار عملا عامل انسانی را حذف می کند که به ویژه بر کار با حجم زیادی از اطلاعات تأثیر می گذارد. با انتخاب خودکارسازی فرآیندهای تجاری، به موارد زیر دست خواهید یافت:

  • کاهش تعداد خطاها.
  • افزایش سرعت عملیات در چرخه.
  • افزایش بهره وری شرکت.
  • دقت بالای عملیات و سرعت تصمیم گیری.
  • کاهش هزینه ها و زمان صرف شده برای کار.
  • کاهش تعداد احتمالی گزینه های نتیجه.
  • انجام چندین عملیات به صورت موازی

پس از بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار، گزینه های خودکارسازی آنها را تجزیه و تحلیل کنید. در برخی موارد، اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار انجام نمی شود نتایج مورد نظرفقط ضرر به همراه دارد این امر به ویژه در شرایط زیر اعمال می شود:

  • وقتی یک عملیات را خودکار می کنید، نمی توانید پشتیبانی کنید سطح مورد نیازکیفیت؛
  • اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار از نقطه نظر فناوری یک رویداد پیچیده است.
  • هنگام تغییر به اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، بخش قابل توجهی از کارمندان باید دوباره آموزش ببینند یا اخراج شوند.
  • هم خدمات و هم محصولات چرخه عمر کوتاهی دارند.
  • تقاضای بازار ناپایدار است، تولید نیاز به تنظیم مداوم دارد.

در چه زمینه های کاری لازم است فرآیندهای تجاری یک شرکت به صورت خودکار انجام شود؟

به عنوان یک قاعده، اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار با کار معمولی طولانی مدت شروع می شود، که هم درآمد و هم درآمد شرکت به طور مستقیم به آن بستگی دارد. گزینه دوم این است که روی مناطق مشکل دار و شکاف های تولید کار کنید. پس چه باید کرد؟

اولین مورد، اتوماسیون حل وظایف دشوار است. به عنوان مثال، این موارد شامل فعالیت هایی مانند حسابداری گردش مالی خرده فروشی، تجزیه و تحلیل حرکت محصول، برنامه ریزی جریان های مالی، توزیع و حسابداری زمان کار، محاسبه بهای تمام شده کالاها و خدمات است.

ثانیاً، اتوماسیون می تواند بر کار آن دسته از کارمندان شرکت که اقدامات ساده اما معمولی انجام می دهند تأثیر بگذارد. در اینجا می توانید تدارکات، بازاریابان تلفنی، مدیران فروش را یادداشت کنید. همچنین می توانید برخی از کارگران را از انجام تعدادی کار نجات دهید. به عنوان مثال، نگهداری از کالاها در یک فروشگاه اینترنتی برای مدیریت شرکت بسیار منطقی است.

ثالثاً، اتوماسیون فرآیندهای تجاری می تواند برای بازگرداندن نظم، به ویژه برای ردیابی موجودی در انبار، کنترل دریافتنی ها استفاده شود. می توانید بفهمید که کارمندان چقدر پرمشغله هستند، آیا فعالیت های آنها سازنده است یا خیر، آیا آنها تمام وظایف خود را انجام می دهند یا خیر. اتوماسیون فرآیندهای تجاری، به یکباره، مورد نیاز نیست. در صورت لزوم، می توانید به تدریج اتوماسیون فرآیندهای تجاری در شرکت را افزایش دهید. بنابراین خلقت سیستم یکپارچهمدیریت تدریجی خواهد بود. مهمتر از همه، باید به خاطر داشته باشید که چرا اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار را در شرکت خود پیاده کردید. این سیستم باید مفید باشد و مشکلات خاصی را حل کند. در غیر این صورت زمان و تلاش خود را برای اجرای آن هدر خواهید داد.

نظر متخصص

ابتدا چه چیزی را خودکار کنیم

آناتولی زوبیروف,

مدیر عامل، Millsystems، مسکو

اتوماسیون، اول از همه، باید آن دسته از فرآیندهای تجاری را که نیاز به هزینه های جدی نیروی کار دارند، لمس کند. اگر در مورد یک شرکت در مقیاس بزرگ صحبت می کنیم، می توانید گردش اسناد را در داخل شرکت در مورد تحویل و تسویه بین بخش های مختلف آن ساده کنید. سیستم اطلاعاتی باید به طور مستقل تمام فرآیندهای تجاری را بدون دخالت پرسنل ردیابی کند.

همانطور که برای شرکت های متوسط ​​​​، در اینجا اتوماسیون فرآیند کسب و کار باید برای خریداران و تامین کنندگان - تعامل آنها با یکدیگر - اعمال شود. اول از همه، شما باید به فکر خودکار کردن فرآیندهای تجاری باشید شرکت های تجاریبا ده ها موقعیت نامگذاری و تعداد زیادی پیمانکار. شرکت های کوچک باید اطمینان حاصل کنند که کار با فناوری اطلاعات تا حد امکان آسان است و در عین حال تا حد امکان کارآمد است. برای انجام کلیه فرآیندهای تجاری، شرکت باید حداقل تعداد کارمند داشته باشد.

اتوماسیون با کیفیت بالا لجستیک انبار، تحویل و فروش، شرکت ها را به کاهش هزینه ها سوق می دهد و همچنین از موارد زیر جلوگیری می کند:

  • دستمزد کارمندان مازاد بر استخدامی؛
  • استفاده ناکارآمد از حمل و نقل متعلق به شرکت و فضای اضافی در انبارها.
  • از دست دادن کالا با ماندگاری محدود؛
  • اضافه پرداخت برای خدمات حمل و نقل شرکت های مختلف(این امر با بهینه سازی تعرفه ها و سازماندهی تحویل امکان پذیر خواهد بود).

نحوه انتخاب نرم افزار? اول از همه، باید امکان اتوماسیون فرآیندهای تجاری همه زنجیره ها را فراهم کند. لازم است که کل عملیات با تمام مراحل در آن قابل انجام باشد در اسرع وقت. مهم است که همه کارمندان در مورد استفاده از نرم افزار اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، حتی اگر مهارت های کامپیوتری کافی نداشته باشند، بدانند.

اتوماسیون فرآیندهای تجاری شرکت در چه سطوحی انجام می شود؟

اتوماسیون فرآیند کسب و کار برای پشتیبانی از مدیریت در تمام سطوح شرکت مورد نیاز است. باید در مورد چندین سطح مدیریت در شرکت گفت. ما در مورد تاکتیکی، استراتژیک و عملیاتی صحبت می کنیم. بر اساس این سیستم، ارزش دارد سطوح زیر از اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار برجسته شود:

  1. سطح پایین تر اتوماسیون یا سطح مجریان. در اینجا ما در مورد آن صحبت می کنیم که به طور منظم برگزار می شود. هدف از اتوماسیون در این مورد، حل کارهای فوری است، به عنوان مثال، تولید، حفظ پارامترهای مشخص شده و حالت های عملیاتی خاص (دما در انبار و غیره).
  2. سطح مدیریت تولید یا سطح تاکتیکی. در این مرحله به شما امکان می دهد وظایف را بین فرآیندهای مختلف در سطح پایین به درستی توزیع کنید. به عنوان مثال می توان به مدیریت تولید و فرآیندهای تجاری مرتبط اشاره کرد. به ویژه، این به برنامه ریزی اشاره دارد کار تولیدی، نگهداری، مدیریت اسناد و منابع شرکت.
  3. سطح مدیریت سازمانی یا سطح استراتژیک. در این مورد، امکان حل هر دو پیش بینی و وظایف تحلیلی. این سطح، با هدف مدیریت استراتژیک و پولی، برای حمایت از کار مدیریت ارشد شرکت مورد نیاز است.

نظر متخصص

آنچه در بسته نرم افزاری مدیریت فرآیند کسب و کار گنجانده شده است

الکسی تولشوف,

مدیر عاملشرکت سیتی باکس، مسکو

هنگام اجرای پروژه‌های اتوماسیون فرآیندهای تجاری، شرکت‌ها اغلب به شیوه‌های سایر شرکت‌ها در صنعت خود تکیه می‌کنند و با بهینه‌سازی مهمترین فرآیند از نظر خود شروع می‌کنند. با این حال، این رویکرد در همه موارد قابل توجیه نیست. به عنوان مثال، شرکت ما هنوز شروع به خودکارسازی فرآیند اصلی تجاری - کار با مشتریان نکرده است. شرکت ما با تکیه بر تجربه شرکت‌های غربی که در صنعت مشابه ما فعالیت می‌کنند، تعدادی از فرآیندهای تجاری دیگر را حداکثر خودکار کرده است. ما در روسیه به دنبال راه حل های آماده بودیم، اما فایده ای نداشت. در این راستا، ما شروع به توسعه بسته نرم افزاری خود کردیم که امکان مدیریت فرآیندهای تجاری را فراهم کرد. این مجموعه از سه بلوک تشکیل شده است.

  1. برنامه حسابداری مدیریتاعمال کنترل بر ارائه خدمات، از جمله اضافی ( لجستیک حمل و نقل، کار بارگیری و تخلیه، فروش جعبه، قفسه، قفل، قفسه). همه این خدمات حدود 20 درصد از کل سود را برای شرکت ما به ارمغان می آورد.
  2. سیستم CRM برای حفظ تعامل با مشتری کار می کند.
  3. سیستم مدیریت محتوا (CMS) به شما امکان می دهد وب سایت ها، وبلاگ ها و سایر منابع اطلاعاتی را مدیریت کنید.

برای ایجاد چنین سیستمی، ما حدود 2.5 میلیون روبل هزینه کردیم. از این مبلغ، ما 500 هزار روبل را برای تهیه مشخصات فنی برای متخصصان توسعه اختصاص دادیم. در حال حاضر، ما در حال اتمام تست سیستم هستیم، اما بخش عمده ای از کار انجام شده است و می توان گفت که حدود 6 ماه - یک سال طول می کشد تا چنین پروژه ای اجرا شود.

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار به چه آموزشی نیاز دارد؟

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار حداقل شامل چهار نوع فعالیت است.

مرحله 1. انجام ممیزی از فرآیندهای کسب و کار

هدف اصلی حسابرسی شناسایی فرآیندهای تجاری کلیدی و افرادی است که مسئول دستیابی به این هدف هستند. شما باید با مدیریت تمام بخش های مهم شرکت صحبت کنید و نکات زیر را دریابید:

  • چه کسی مسئول انجام یک کار خاص است.
  • تیم را برای حضور کارمندانی که می‌توان «کاردینال‌های خاکستری» نامید، بررسی کنید. ما در مورد افراد بیش از حد جاه طلب صحبت می کنیم که با شرایط غیرقانونی می توانند به مدیریت بیایند و از این طریق از اتوماسیون فرآیندهای تجاری جلوگیری کنند.

اجازه دهید فرآیندهای تجاری در شرکت شما توسط مشاوران دعوت شده شرح داده شود. این هوشمندانه ترین تصمیم خواهد بود، زیرا شما توضیحات عینی و اطلاعاتی در مورد میزان مؤثر بودن آنها دریافت خواهید کرد.

گام 2. یک رهبر پروژه تعیین کنید

هنگام انتصاب یک کارمند مسئول اتوماسیون فرآیندهای تجاری، لطفاً توجه داشته باشید که در موارد زیر موفق نخواهید شد:

  • اگر پروژه توسط یک مدیر میانی مدیریت شود، زیرا کارمندان سطح بالاتر دستورالعمل های او را دنبال نمی کنند.
  • اگر رهبری توسط شخص اول شرکت انجام شود. به طور معمول، کارکنان معمولی علاقه ای به اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار و فعالیت های مشابه ندارند.

منطقی ترین تصمیم این است که این کار را به فردی بسپاریم که تجربه مدیریتی مشابهی دارد و علاوه بر آن مهارت های رهبری و ارتباطی لازم را نیز دارد. بعد باید:

  • کارمند را مسئول مدیریت پروژه معاون خود قرار دهید و به او دفتری در نزدیکی خود بدهید.
  • به مدیر پروژه دستور دهید تا در مورد هرگونه تلاش برای "عدم آشتی" با شما بگوید سیستم جدیددر یک جمع؛
  • توسعه الزامات و دستورالعمل های لازم برای اجرا توسط سایر اعضای تیم را به او بسپارید.

شما باید خط خود را ارتقا دهید و به کارکنان در مورد نیاز به انجام تمام الزامات پروژه بگویید.

مرحله 3 راه حل IT را انتخاب کنید

نیازی به هدایت افسانه های مشاوران متخصص و حتی بیشتر از آن - خرید برنامه های تأیید نشده یا اخیراً در بازار نیست. در حالت ایده آل شما نیاز دارید:

  • کاوش شرکت های روسیکسانی که در زمینه شما کار می کنند و در مورد راه حل هایی که برای خودکارسازی فرآیندهای تجاری پیاده سازی کرده اند، یاد می گیرند.
  • تنها شرکت هایی را در نظر بگیرید که پیاده سازی سیستم اتوماسیون فرآیند کسب و کار موفقیت آمیز بود.
  • اطمینان حاصل شود که اتوماسیون فرآیندهای تجاری نه تنها در اسناد، بلکه در عمل نیز انجام می شود.

مهم است که دائماً با کارمندان خود بحث کنید. به زیردستان گوش دهید، در مورد آن صحبت کنید گزینه ها. به عنوان مثال، اگر شرکت شما با فعالیت های تولیدی، از معرفی یک برنامه گران قیمت در تولید صرف نظر کنید.

مرحله 4. حق بیمه را تعیین کنید

اگر کارکنان شرکت انگیزه کافی نداشته باشند، اتوماسیون فرآیندهای تجاری کار نمی کند. شما باید با مالک صحبت کنید سوالات مالیو در مورد مبلغی که برای اجرای مؤثر اتوماسیون فرآیندهای تجاری در شرکت در هر مرحله به جایزه اختصاص می یابد، توافق کنید.

محاسبه مبلغ حق بیمه یک موضوع بسیار ذهنی است. در این مورد، مهم است که عامل انسانی را فراموش نکنید، زیرا این اوست که کلید اصلی است. اگر شما رئیس یک شرکت هستید، پس به خوبی از نیازهای زیردستان خود آگاه هستید. کسی با یک جایزه کوچک کاملاً راضی است کار خوب، و شخصی از پرداخت سالانه به عنوان مشوق ناراضی است.

اگر سیستم فناوری اطلاعاتی که پیاده‌سازی می‌کنید ارزان است، نیازی به تعیین مقدار زیادی حق بیمه ندارید، زیرا علاقه‌ای به افزایش هزینه پروژه ندارید. سوال دیگر این است که آیا باید با یک سیستم ERP پیچیده کار کنید که به شما اجازه می دهد تا به طور کامل فعالیت های شرکت را بازسازی کنید. در اینجا منطقی است که از اندازه بزرگ صندوق پاداش مراقبت کنید و حتی سطح هزینه های سیستم فناوری اطلاعات را افزایش دهید.

نظر متخصص

چگونه علاقه کارکنان را به اتوماسیون افزایش دهیم

آندری کیستنف,

مدیر عامل Intoto (خدمات تحویل فروشگاه-تدارکات)، مسکو

این کارمندان شرکت شما هستند که رابط برنامه را مطالعه می کنند. در این راستا گوش دادن به پیشنهادات آن ها در رابطه با تصویر روی صفحه، طراحی مورد نظر، دکمه های روی مانیتور و سایر قطعات کاملاً منطقی است. اگر از نزدیک با زیردستان خود کار کنید، مطمئناً هنگام معرفی اتوماسیون فرآیندهای تجاری از "سرکشی" اجتناب خواهید کرد. به نظر من عاقلانه تر است که در این زمینه نه با کل تیم، بلکه با بخشی از آن، به ویژه با مدیران خط همکاری کنیم. به عنوان مثال، در طول جلسه، من برخی از شکایات مشتریان مربوط به سیستم اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار را بیان می کنم و با زیردستان مشورت می کنم که چه کاری انجام دهند تا از موقعیت های مشابه در آینده جلوگیری شود.

در طول بحث، به یک مخرج مشترک می رسیم و مشخص می کنیم که دلیل این یا آن شکست چیست. در این مورد از رئیس اداره می‌پرسم که چه باید کرد تا در آینده از موقعیت‌های مشابه جلوگیری شود. رهبر نیز به نوبه خود از مشکل آگاه است و بهترین راه ها را برای حل آن پیشنهاد می کند. از آنجایی که او علاقه مند به بهبود وضعیت است، او شخصاً اجرای اتوماسیون فرآیندهای تجاری را کنترل می کند و کیفیت کار همه کارکنان را نظارت می کند.

بر اساس رویه شرکت ما، می توانم بگویم که هر بخش در شرکت همیشه مطمئن است که تغییرات روی آن تأثیر می گذارد و این از جنبه منفی است. مربوط به مجامع عمومیقبل از اجرای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار بسیار مفید هستند، زیرا شما این فرصت را دارید که در مورد نکات کلیدی یک موضوع خاص با جزئیات بیشتر توضیح دهید و همچنین به خواسته ها و نظرات کارکنان گوش دهید.

نحوه تعیین اینکه به کدام سیستم اتوماسیون فرآیند کسب و کار نیاز دارید؟

برای حرکت از کار معمولی دستی به فناوری اطلاعات و اجرای سریعتر و راحت‌تر فرآیندهای تجاری، دقیقاً سیستم‌های اتوماسیون شامل برنامه‌ها و خدمات مختلفی هستند که مورد استفاده قرار می‌گیرند. به عبارت دیگر، یک سیستم اتوماسیون فرآیند کسب و کار هم یک سیستم ERP پیچیده و هم یک سرویس ابری است. در هر سیستم اتوماسیون فرآیند کسب و کار، دو مورد وجود دارد عنصر کلیدیکه یکی از آنها ورودی (مجموعه) اطلاعات است، دومی ارائه داده های پردازش شده در نوع یا فرمت لازم برای مدیر یا استاد پروفایل است.

گزینه خوبی برای دریافت فوری "قیف فروش" وجود دارد. فقط لازم است اطلاعات مربوط به ارتباطات با خریداران بالقوه کالاها و خدمات را به موقع وارد کنید، فرمت انجام مذاکرات، موفقیت آمیز بودن آنها را مشخص کنید و براساس نتایج آنها، داده های مربوط به معاملات انجام شده در برنامه را ثبت کنید. . بنابراین، یک سیستم اتوماسیون فرآیند کسب و کار می تواند به طور قابل توجهی کار یک شرکت را تسهیل کند. وقتی برخی آمار جمع می شود، می توانید در مورد کیفیت و شدت کار مدیران خود نتیجه بگیرید.

لازم به ذکر است که همه چیز به مقیاس و تطبیق پذیری کسب و کار بستگی دارد. این شاخص است که بر میزان اطلاعات اولیه، تنوع و جزئیات گزارش های نهایی در مورد کار انجام شده تأثیر می گذارد. سیستم های اتوماسیون بر اساس همان اصل برای سایر فرآیندها استفاده می شوند. به لطف فناوری های IT که به خوبی فکر شده است، رهبران کسب و کار می توانند داده های مهمی را در کسری از ثانیه برای خود به دست آورند، به ویژه اینکه شرکت چقدر سود دریافت می کند، شرکت چه هزینه هایی را متحمل می شود و ساختار آنها چگونه است، پروژه ها چقدر سودآور هستند. آیا مدیران به طور موثر کار می کنند.

هنگام انتخاب سیستم اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، به یاد داشته باشید که دو گزینه دارید.

  1. از یک محصول معمولی (جعبه دار) استفاده کنید.
  2. یک راه حل نرم افزاری فردی را توسعه و پیاده سازی کنید.

به نظر می رسد ساده ترین کار پیاده سازی یک راه حل استاندارد برای خودکارسازی فرآیندهای تجاری باشد. علاوه بر این، از نظر مالی سود بیشتری دارد. اما باید توجه داشت که هر مدل استانداردی را نمی توان با شرکت شما تطبیق داد. در برخی از برنامه های اتوماسیون، انجام تنظیمات اضافی غیرممکن است، یا چنین اقداماتی به طور قابل توجهی محدود است. همین امر در مورد خدمات ابری نیز صدق می کند.

برای انتخاب برنامه مناسب برای خود، باید حجم قابل توجهی از داده های اطلاعاتی را تهیه کنید. بازار مدرن با محصولات نرم افزاری نشان داده می شود و مزایا و تفاوت های ظریف خاص خود را دارد. پاسخ به چند سوال کلیدی مهم است:

  • اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار و وظایف از چه نوع برنامه ریزی شده است.
  • آیا جزء عملکردی برنامه با وظایفی که باید به لطف آن حل شوند سازگار است.
  • آیا تنظیم دقیق سیستم در رابطه با فعالیت تجاری خود واقع بینانه است؟
  • آیا در صورت لزوم، در صورت تغییر ناگهانی شرایط یا فرآیندهای تجاری در سیستم، امکان ایجاد تغییراتی در سیستم وجود خواهد داشت؟
  • آیا سیستم ساده و آسان برای کار است.
  • آیا امکان ادغام سیستم با سایر سرویس ها و اپلیکیشن ها وجود دارد؟
  • آیا می توان از تبلت یا گوشی هوشمند وارد سیستم شد و در سیستم کار کرد؟
  • آیا شخصی وجود دارد که بتوان اجرای پشتیبانی فنی را به او سپرد؟
  • هزینه پشتیبانی و اجرا چقدر است.

برای پاسخ به این سوالات می توانید با متخصصان شرکت های تولید کننده نرم افزار مشورت کنید. اگر بتوانید با کارآفرینانی که روی پروژه های مشابه کار می کنند نیز صحبت کنید، خوب است. بر اساس توصیه های عملی و تجربه آنها، اطلاعات ارزشمندی دریافت خواهید کرد و قادر خواهید بود یک یا آن محصول را انتخاب کنید.

ابزارها و فناوری های خودکارسازی فرآیندهای تجاری شرکت چیست؟

تعدادی از ابزارهای اتوماسیون فرآیندهای تجاری رایج در روسیه را در نظر بگیرید.

برنامه ریزی منابع سازمانی که به عنوان برنامه ریزی منابع سازمانی نیز شناخته می شود. در این مورد، یک اتوماسیون فرآیندهای تجاری جهانی در شرکت ها وجود دارد - جریان مالی، کارکنان، فعالیت های عملیاتی، مدیریت فرآیند تولید. سیستم های ERP بزرگ هم حسابداری و هم عملکردهایی برای کنترل، حقوق و دستمزد، حسابداری پرسنل و زمان و مدیریت مالی دارند. به عنوان یک قاعده، چنین سیستم هایی توسط شرکت های بزرگ مقیاس استفاده می شود که بخش های آنها در مناطق مختلف واقع شده اند، در ارتباط با آنها مدیریت می خواهد بداند که فرآیندهای تجاری چقدر شفاف هستند، چگونه شکل می گیرند و تغییر می کنند.

برای اجرای برنامه ریزی منابع سازمانی، باید با دقت به این موضوع بپردازید، زیرا این فرآیند بر بخش ها و دسته های مختلف کاربران تأثیر می گذارد. بسیاری از شرکت ها با معرفی این سیستم اتوماسیون فرآیند کسب و کار به شرکت خود اشتباه بزرگی می کنند در حالی که در واقع واقعاً به آن نیاز ندارند.

مدیریت ارتباط با مشتری (سیستم های CRM). هدف از راه حل های نرم افزاری پیچیده از این نوع، خودکارسازی روابط با مشتریان است. در حال حاضر ارتباط نزدیکی با نرم افزار SFA (Sales Force Automation) دارند و شامل ویژگی های هر دو سیستم می باشند. لازم به ذکر است که اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار CRM امروزه همه کاره ترین و محبوب ترین نرم افزار است.

با کار با مدیریت ارتباط با مشتری، کارمندان شرکت اطلاعاتی در مورد هر یک از مشتریان خود می دانند، فرآیندهای تجاری را مدیریت می کنند و تعدادی کارکرد دیگر را انجام می دهند. پیش از این، کاربران کلیدی CRM بودند خدمات بازرگانیو مدیران ارشد، اما اکنون این سیستم ها تقریباً برای هر شرکتی مناسب هستند. در صورت لزوم، یک شرکت می تواند فرآیندهای تجاری CRM را خودکار کرده و آن را برای کار در صنعت خود اعمال کند.

در مورد تفاوت در سیستم های CRM، این در مورد تعداد احتمالات است. این می تواند ERP پیچیده و چند مرحله ای یا ساده باشد نوت بوک. اگر سیستم CRM به درستی کامپایل شده باشد، می توان آن را به راحتی با 1C، نرم افزارهای مختلف برای کار از نوع تحلیلی و عملیاتی در شرکت ها ادغام کرد.

P.M. ( مدیریت پروژه) سیستم هایی هستند که با آنها می توانید پروژه ها و اهداف را مدیریت کنید، وظایف را بین کارکنان مسئول تقسیم کنید و مهلت هایی را برای اجرای آنها تعیین کنید. به طور معمول، چنین سیستم هایی جنبه های مالی پروژه ها، منابع انسانی و مادی را در نظر می گیرند. با استفاده از این نوع سیستم مدیریت می توانید اجرای وظایف را در خود پروژه کنترل کنید، نتایج را برنامه ریزی کنید، از بارگذاری منابع مطلع شوید.

مقیاس های سیستم ها متفاوت است. این می تواند هم سیستم برای تولیدات بزرگ و هم برای استارت آپ های کوچک باشد. تفاوت ها همچنین در عملکرد، اهداف و اهداف نهفته است.

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS). این در مورد خودکار کردن فرآیندهای کسب و کار است. این یک نوع نرم‌افزار جداگانه یا متصل به CRM / ERP / ECM است که فرآیندهای یک شرکت را به عنوان مراحل در یک توالی مشخص با اقدامات و ضرب‌الاجل‌ها بررسی می‌کند. افراد مسئولدر هر یک از مراحل چنین سیستم هایی امکان مدل سازی، راه اندازی فرآیندهای تجاری و همچنین تجزیه و تحلیل آنها را فراهم می کنند. سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) فرصت هایی را برای ایجاد الگوریتم های فرآیند کسب و کار با استفاده از ویرایشگرهای بومی و نمادهای ویژه (BPMN 2.0) فراهم می کند.

هزینه خدمات اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار چقدر است؟

پاسخ صریح به این سوال دشوار است. در اینجا می توانید با پرسیدن این سؤال قیاس کنید: "هزینه یک خانه چقدر است؟". شما می توانید یک میلیون روبل، یا می توانید ده. این همه به کیفیت مصالح ساختمانی، مساحت اتاق، نوع پایان بستگی دارد. همینطور با نرم افزار. شما باید تعیین کنید: کدام راه حل وظایف برای شما مهم است، یک محصول معمولی خواهد بود یا سفارشی، از چه منابعی باید استفاده کنید، چند محل کار متصل می شود و غیره.

هنگام محاسبه قیمت اتوماسیون فرآیندهای تجاری، موارد زیر را در نظر بگیرید:

  • هزینه خود سیستم (قیمت جعبه یا هزینه اجاره در صورت استفاده از برنامه های "ابر").
  • هزینه های مربوط به راه اندازی نرم افزار و آموزش کارکنان شرکت برای کار با آن.
  • نرخ برای تعمیر و نگهداری منظم.

در اینجا می‌توان در مورد هزینه‌های غیرمستقیم نیز صحبت کرد که به عنوان مثال، هزینه‌های زمانی کارگردان و سایر شرکت‌کنندگان کلیدی پروژه را شامل می‌شود.

مراحل اصلی اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار

مرحله ی 1. تعیین اهداف اتوماسیون

برای تصمیم گیری در مورد شروع کار مربوط به اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، باید در مورد آن تصمیم بگیرید اهداف استراتژیکاین رخداد. در مورد آنچه دوست دارید به دست آورید فکر کنید.

مرحله 2. رسمی کردن فرآیندهای کسب و کار

برای توصیف فرآیندهای کسب و کار، تعیین کنید که دارای چه فرآیندهای فرعی است، همه فعالیت ها با چه ترتیبی باید انجام شوند، اطلاعات چگونه حرکت می کند، در مورد در دسترس بودن منابع و محدودیت ها فکر کنید. همچنین شاخص ها را در نظر می گیرد کار موثرو اثربخشی فرآیندهای تجاری: چقدر زمان و هزینه برای تکمیل آنها نیاز است، نتیجه نهایی چقدر خوب است، چقدر دقیق و پایدار است. خروجی یک مدل واقعی از فرآیندهای تجاری است.

مرحله 3. بهینه سازی فرآیند کسب و کار

پس از ایجاد مدل ها، کارشناسان به دقت آن ها را تجزیه و تحلیل کرده و از مدل واقعی به مدل مورد نظر ترجمه می کنند. پس از آن، یک برنامه عملیاتی تهیه می شود که امکان دستیابی به اهداف تعیین شده را با استفاده از فرآیندهای تجاری فراهم می کند. در پایان این مرحله، فرآیندهای تجاری برای حذف تاخیرها، عملیات غیر ضروری و اختیاری همسو می شوند. در نتیجه بهینه سازی، ساختار سازمانی شرکت می تواند سازماندهی مجدد شود.

مرحله 4. توسعه مشخصات فنی

تعریف دقیق وظایف که حل آن منوط به مشارکت مالکان است.

مرحله 5. کدگذاری فرآیند کسب و کار و توسعه شرح شغل

فرآیند رمزگذاری اطلاعات توسط سازمان های درگیر در پیاده سازی انجام می شود. برای سهولت یادگیری و بهره برداری از سیستم ها، توصیه می شود دستورالعمل های خدمات را در مراحل اولیه توسعه دهید.

مرحله 6. آموزش

آموزش کارکنان در مواردی که تغییری در ساختار کار ایجاد شود ضروری است. این مرحله شامل امکان مقاومت به دلیل تغییر در ترکیب کارکنان است.

مرحله 7. عملیات آزمایشی

به منظور ارزیابی بهره وری سیستم های معرفی شده، آن را عملی کنید. این به شما کمک می کند تا از اشتباهات احتمالی جلوگیری کنید.

نحوه پیاده سازی اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار در شرکت

پیاده سازی فرآیند ارائه نرم افزار به کسب و کاری است که نیاز به بهبود دارد.

وظایف ساده "پیاده سازی" به عنوان مثال نصب نرم افزار بر روی رایانه های شرکت، ثبت نام در خدمات از راه دور، کپی کردن داده ها و غیره در نظر گرفته می شود. پس از انجام این عملیات، می توانید به مرحله عملیات، شروع به کار در حالت معمول، شروع به پر کردن پایگاه مشتری و غیره بروید.

وظایف پیچیده تر آنهایی هستند که برای آنها طرحی تهیه می شود، الگوریتمی برای حل مشکلات خاص توسعه می یابد، سیستم ها برای برآورده کردن نیازهای خاص شرکت نهایی می شوند. در مرحله بعد، متخصصان در زمینه برنامه نویسی برای خودکارسازی فرآیندهای تجاری انتخاب می شوند. این انتخاب شامل دو گزینه محبوب دیگر است. به عنوان مثال، برنامه نویسانی که به طور خاص از خارج دعوت می شوند و برنامه نویسانی که در سازمان شما کار می کنند.

بیایید هر دو گزینه را برای ایجاد اتوماسیون فرآیند کسب و کار، که در نگاه اول، چندان قابل توجه به نظر نمی رسند، تجزیه و تحلیل کنیم.

با انتخاب برنامه نویسان از شرکت خود، شما یک قدم به انجام موفقیت آمیز وظایف خود نزدیک می شوید، زیرا متخصصان شما از قبل می دانند که شرکت در چه مواردی تخصص دارد. آنها واقعاً ایده ای در مورد شرکت شما دارند، اما این نتیجه خوبی را تضمین نمی کند، زیرا نگرش آنها به کار آنطور که باید مسئولیت پذیر نیست. شما نمی توانید یک برنامه زمانی مشخص برای متخصصان ایجاد کنید یا سرعت کار را افزایش دهید. روز کاری عادی برنامه نویسان شامل کار روی مسائل اساسی است، اما زمان کافی برای کار روی خودکارسازی فرآیندهای تجاری وجود ندارد. جایگزینی چنین کارگرانی غیرممکن است، زیرا زبان نوشتن کدها برای هر برنامه نویس منحصر به فرد است.

اما متخصصان بیرونی از نوع فعالیت شرکت شما اطلاعی ندارند که مطمئناً بر کیفیت کاری که انجام می دهند تأثیر می گذارد. اساساً آنها رویکرد مناسبی برای کار ندارند، بنابراین هنگام انتخاب متخصصان برای خودکارسازی فرآیندهای تجاری در شرکت خود باید مراقب باشید.

هنگام انتخاب متخصصان برای پیاده سازی سیستم اتوماسیون فرآیند کسب و کار، باید ویژگی های شرکای احتمالی را جدی بگیرید. برای این کار تحقیق و بررسی قیمت ها در بازار خدمات ضروری است. ارزش رضایت بخش برای پول بسیار نادر است. بنابراین در تعرفه ها برای خود محدودیت هایی تعیین کنید و در هنگام انتخاب شریک از این امر راهنمایی بگیرید. بسیار مهم است که شریک دارای گواهی انطباق مطابق با استاندارد بین المللی ISO باشد.

پس از انتخاب چند متخصص، یک جلسه واقعی با همه مطلوب است شرکای بالقوه. یک سری سوال بپرسید که به طور مستقیم با معرفی سیستم های اتوماسیون فرآیندهای تجاری در شرکت ها مرتبط است. به عنوان مثال شرایط انعقاد معامله را دریابید که آیا تجربه کار با شرکت هایی را دارید که فعالیت آنها مشابه شماست. به لطف این اطلاعات، ایده ای در مورد شریک احتمالی آینده خود خواهید داشت.

به منظور انتخاب شایسته به نفع هر سازمانی، باید سطح شرکت خود را در نظر بگیرید. اگر شرکت نیست برند بزرگ، آ کسب و کار کوچک، که در یک نوع فعالیت مشغول است، بهتر است شریکی در همان سطح انتخاب کنید. در این صورت، کار با چنین سازمان‌هایی سریع‌تر و با ثبات‌تر پیش خواهد رفت، زیرا بهتر است مسائلی را که با شما پیش می‌آید با شرکت‌های کوچک حل کنید.

چه خطراتی حتی مؤثرترین اتوماسیون فرآیندهای تجاری را پنهان می کند

ما نباید خطرات احتمالی را پس از فرآیند اجرا فراموش کنیم. خطرات ممکن است متفاوت باشد. همه چیز به تغییر مهلت، اجرا قبل از اعتراض از طرف کارکنان و تغییرات احتمالی در ساختار وظایف تجاری بستگی دارد. به منظور جلوگیری از خطرات احتمالی، مهم است که به طور جدی به جستجوی متخصصان واجد شرایط نزدیک شوید تا نرم افزارهای موجود را برای عملکرد پایدار سیستم ها در آینده مطالعه کنید. با مشارکت شخصی صاحب کسب و کار، شانس موفقیت آمیز "ارتقا" به طور قابل توجهی افزایش می یابد. اگر تمام توصیه های فوق را دنبال کنید، نتیجه مطلوب تضمین می شود.

توضیح شایسته شرکت در مورد مزایا و اثربخشی اتوماسیون فرآیندهای تجاری به جلوگیری از مقاومت احتمالی کارکنان کمک می کند. پس از شفاف سازی، کارکنان باید احساس تغییر ناپذیری تصمیم گرفته شده را داشته باشند. در صورت بروز هر گونه مشکل، باید فوراً برطرف شود، زیرا هر گونه تاخیر منجر به بدتر شدن قابل توجه عملکرد شرکت می شود. برای بهبود فرآیند پیاده سازی اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، پیشنهاد می شود به کارکنان پاداش داده شود. این رویکرد می تواند کیفیت کار انجام شده را بهبود بخشد.

مشکلات اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار و راه های حل آنها

مشکل 1.پروژه به بلوک های قابل مدیریت تقسیم نمی شود، ایست های بازرسی تخصیص داده نمی شود و در نتیجه مهلت اجرای پروژه به تاخیر می افتد.

برای مناطق مختلف پروژه، راه حل های مختلفی وجود دارد:

  • برای کار تمام عیار باید چندین حوزه مشخص شود و مدیرانی برای کنترل آنها تعیین شوند.
  • شما همچنین باید طرح های منطقی رایج را برجسته کنید، دنباله ای از عملیات را برای اجرای یک سیستم اتوماسیون فرآیند کسب و کار ایجاد کنید و نتیجه نهایی کار خود را تجزیه و تحلیل کنید.

مشکل 2چارچوب منطقی پروژه تعریف نشده است، دائماً آرزوهای جدیدی ایجاد می شود که منجر به تاخیر در پروژه می شود.

لازم است در سند تایید شده محدودیت ها (چارچوب) پروژه ای که انتخاب کرده اید به وضوح مشخص شود. این محدودیت ها می تواند شرایط مرجع، پروژه ها و راه حل های طراحی باشد. فرآیند خودکارسازی فرآیندهای تجاری باید به وضوح همه اهداف این طرح را منعکس کند.

مشکل 3. منابع در زمان اشتباه در پروژه درگیر می شوند، کیفیت آنها با وظایف در حال حل مطابقت ندارد

مقدار منابع مورد نیاز و زمان مشارکت آنها را برآورد کنید. صادقانه به این سوال پاسخ دهید: آیا این منابع اکنون در دسترس هستند، آیا در زمان مناسب در دسترس خواهند بود؟ بین نیاز به منابع، در دسترس بودن آنها و زمان پروژه سازش پیدا کنید.

مشکل 4. کارکنان شرکت مقاومت می کنند

با کمک انواع مختلف منابع اطلاعاتیکارکنان را در مورد اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار آگاه کنید. به اطلاعاتی که اهمیت و ارزش پیاده سازی را برجسته می کند، توجه زیادی داشته باشید. به کارکنان در مورد علاقه مافوق به نتیجه فرآیند اعلام کنید. سازمان دهنده اعتراض را پیدا کنید، سعی کنید درگیری را حل کنید، در صورت شکست، او را اخراج کنید.

مشکل 5.گزارش پیشرفت پروژه رسمی است، هیچ نمایش واقعی و آزمایش عملکرد وجود ندارد.

برجسته کردن نتایج عالی از شکست های احتمالی به سازماندهی کل گردش کار کمک می کند. برای جلوگیری از مهلت های از دست رفته در آینده، تمام راه حل های ممکن برای مشکل را بررسی کنید. به عنوان مثال، نتایج به دست آمده را پس از یک دوره زمانی مشخص تجزیه و تحلیل کنید. اگر نتایج کارمندان شرکت را راضی نمی کند، شاخص ها را تا حد ایده آل اصلاح کنید.

مشکل 6. هیچ سیستم مدیریت پروژه موثری وجود ندارد.

در طول جلساتی که شرکت می کنید، می بینید که چگونه کارمندان شرکت درگیر اختلافات، درگیری ها هستند و در نتیجه عدم اطمینان را نشان می دهند. برای حل چنین درگیری ها، توصیه می شود یک متخصص مدیریت تعارض استخدام کنید که به حل همه شرایط دشوار موجود کمک می کند.

مسئله 7. این پروژه برای پیمانکار از اولویت پایینی برخوردار است و بر اساس اصل پسماند انجام می شود.

پیمانکار علاقه ای به کار ندارد و زمان کافی را به پروژه اختصاص نمی دهد. تلاش برای یافتن دلایل چنین نگرش سهل انگارانه نسبت به پروژه و رفع آنها ضروری است. اگر وضعیت بدون تغییر باقی بماند، اجرا کننده باید جایگزین شود.

مسئله 8. اهداف پروژه تعریف نشده است، معیارهای دستیابی به اهداف و ارزیابی نتایج پروژه تایید نشده است..

ارزیابی نتایج بر اساس ترجیحات شخصی انجام می شود که بر ارزیابی کلی کل پروژه تأثیر منفی می گذارد. معیارهای ارزیابی بسته به جهت پروژه به صورت جداگانه تدوین می شوند. به عنوان مثال، جهت "مدیریت روابط با بدهکار" مستلزم ایجاد یک معیار موفقیت است که به شرکت کمک می کند تا به طور شایسته به موضوع بدهی های مشتری نزدیک شود. چنین معیاری ممکن است افزایش نرخ بهره به میزان ثابت (1.45٪ در سال) باشد. تعیین هدف پروژه برای مراحل بعدی اجرای کار به شرکت کمک می کند تا سریعتر به نتایج مثبت دست یابد.

اطلاعات در مورد کارشناسان

آناتولی زوبیروف، مدیر کل Millsystems، مسکو. Millsystems توزیع کننده رسمی سیستم اطلاعاتی سیستم مدیریت سلورا است. سیستم مدیریت سلورا یک سیستم مدیریت ERP است که نیازهای هر کسب و کاری را برآورده می کند و برای هر سازمانی مناسب است. علاوه بر این، سیستم کاملاً برای واقعیت های بازار روسیه بهینه شده است. تمام ویژگی های ملی کار اداری خانگی را در نظر می گیرد.

الکسی تولشوف، مدیر کل سیتی باکس، مسکو. زمینه فعالیت: اجاره سلول (یا جعبه) ذخیره سازی به افراد. تعداد انبارها: 2. تعداد کارمندان: 20. گردش مالی سالانه: بیش از 100 میلیون روبل. (در سال 2012).

آندری کیستنف، مدیر عامل Intoto (خدمات تحویل فروشگاه-تدارکات)، مسکو. آندری کیستنف از موسسه فیزیک و فناوری مسکو فارغ التحصیل شد. از سال 2008 در این زمینه فعالیت می کند تجارت الکترونیک; قبلا در پروژه های اتوماسیون تجاری شرکت کرده بود. زمینه فعالیت: حمل بار از جمله به درخواست فروشگاه های اینترنتی. تعداد پرسنل: 30 نفر (داخلی)، 40-70 پیک (داخلی و آزاد).

avtovsamare.ru - کسب و کار من - حق امتیاز. رتبه بندی ها داستان های موفقیت. ایده ها. کار و آموزش و پرورش

گواهی ثبت رسانه های گروهی EL به شماره FS 77 - 57771 مورخ 18 آوریل 2014.
حق چاپ © 2006-2017. همه مطالب توسط حق چاپ محافظت می شود
رسانه های جمعی "BusinessGarant" توسط سرویس فدرال نظارت بر ارتباطات، فناوری اطلاعات و ارتباطات جمعی ثبت شده است.