ED-markedet er i ferd med å bli et marked for russiske produsenter. Verdensmarkedet for elektroniske dokumenthåndteringssystemer Inntreden på hjemmemarkedet for EDMS av diversifiserte IT-selskaper

Marked for elektroniske dokumenthåndteringssystemer

For øyeblikket, i den innenlandske IT-industrien, er et av de mest dynamiske områdene markedet for elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS).

Med en generell dynamikk i IT-markedet på 6% (ifølge IDC), var veksten i 2013 omtrent 23%, som i tillegg overstiger to ganger de globale indikatorene for dette segmentet, samt veksthastigheten til programvaremarkedet (15 %). arkiv dokumenthåndteringsprogram elektronisk

I følge Denis Vladimirovich Morozov, nestleder for Senter for analytiske systemer og utvikling, er årsaken til denne tilstanden knyttet til implementeringen av storskala informatiseringsprogrammer i offentlig sektor og den aktive konstruksjonen av e-forvaltning.

Det er den elektroniske dokumenthåndteringen som faktisk er sirkulasjonssystemet til en stat eller kommersiell virksomhet.

Størrelsen på EDMS-markedet i Russland, ifølge ulike estimater, er omtrent 26 milliarder rubler, hvorav omtrent 75% faller på implementeringstjenester og omtrent 25% - direkte på salg av lisenser.

I markedsstrukturen står det meste av salget for store bedrifter (omtrent 45-50%). Offentlig sektor okkuperer nesten fullstendig den andre halvparten av markedet (omtrent 40-45%), og etterlater ikke SMB mer enn 10-15%.

Konkurransen i EDMS-markedet i dag er ganske tett. Samtidig er mer enn 60 % av markedet kontrollert av fem selskaper: EMC, Cognitive Technologies, 1C, Directum og Microsoft (ifølge IDC-data for 2013) når det gjelder omsetning. Samtidig er det kjent at EMC og Microsoft er representert på EDMS-markedet med replikerte løsninger fra partnerselskaper.

Blant deltakerne i studien valgte vi EDMS som aktivt utvikler og har bevist seg i brukermiljøet: 1C: Document Management, CompanyMedia fra InterTrust, DocsVision, SharePoint og Delo fra EOS, Directum, Thesis fra en russisk utvikler "Holemont" og programvareutvikling "E1 EUFRAT" fra Cognitive Technologies.

Det er verdt å merke seg at i tillegg til produktene som deltar i gjennomgangen, er det flere dusin flere systemer på EDMS-markedet, hvorav de fleste ikke har fått storskala distribusjon.

Markedsledende produkter har et tilnærmet likt sett med nøkkelfunksjoner (dokumentregistrering, kontroll Livssyklus, ruting, rapportering osv.).

Derfor gir det ingen praktisk mening å sammenligne systemer i henhold til disse kriteriene.

På den annen side, når du velger et system, av økt interesse er funksjonene som er blant markedstrendene og er et viktig tillegg til EDMS-funksjonaliteten (for en rekke utviklere, sammen med hovedfunksjonene, er de inkludert i de grunnleggende funksjonalitet) når du arbeider med dokumenter i organisasjoner på forskjellige nivåer. Disse inkluderer tjenester for vedlikehold av kontrakter, en nettklient, arbeidsledelse, integrasjon med 1C, vedlikehold av en kundebase og et arkiv med dokumenter, inntasting og gjenkjenning av dokumenter (OCR), samt innbyggernes klagesaker.

Ser vi fremover kan vi si at i nær fremtid kan innovasjoner som muligheten for gamification og sosialisering av løsninger lett komme inn på denne listen.

Dette er et slags nytt stadium i utviklingen av EDMS, som tillater presentasjon av informasjon på en leken måte, samt kommunikasjon mellom brukere av systemet i henhold til prinsippene for organisering, nær sosiale nettverk.

Et av de avgjørende kriteriene for å velge en EDMS-kjøper har vært og forblir prisen på produktet.

For å få best mulig representasjon av pristilbudene til forskningsdeltakerne, valgte vi to komparative kutt for maksimal konfigurasjon (basert på salg av en lisens for 200 brukere) og minimumskonfigurasjon (basert på salg av en lisens for 10 brukere) .

Under utarbeidelsen av studien ble informasjon fra åpne kilder brukt (Internett, informasjonssider til de vurderte programvareproduktene og utviklingsselskapene, demoversjoner av EDMS).

Dermed inkluderte de funksjonelle kriteriene for studien tilstedeværelsen av alternativer i EDMS:

• - nettklient
• - administrere kontrakter,
• - arbeidsledelse,
• - integrasjon med "1C",
• - vedlikehold av kundebasen,
• - arkiv av dokumenter (automatisk import av dokumenter),
• - dokumentgjenkjenning (OCR),
• - appeller fra innbyggerne.

Resultatene av å sammenligne funksjonaliteten til EDMS i henhold til de spesifiserte kriteriene er presentert i tabellen nedenfor.

Scoring i henhold til disse kriteriene ble utført i henhold til et trepunktssystem:

• 2 poeng - hvis funksjonen er til stede i programvareproduktet og inkludert i den grunnleggende systempakken deklarert av utvikleren (det er ikke nødvendig å kjøpe det i tillegg);
• 1 poeng - funksjonen er deklarert av utvikleren, men er ikke inkludert i grunnpakken (det er nødvendig å kjøpe den i tillegg);
• 0 poeng - funksjonen er ikke deklarert.

Tabell over resultater for å sammenligne funksjonaliteten til EDMS i henhold til kriteriene: "Tilgjengelighet av en webklient", "Kontraktstyring", "Arbeidsstyring", "Integrasjon med 1C", "Vedlikeholde en kundebase", "Arkiv av dokumenter (automatisk import av dokumenter)", "Anerkjennelsesdokumenter (OCR)", "Klager av borgere"

Følgende er resultatene av å sammenligne kostnadene for EDMS i den deklarerte minimumskonfigurasjonen. Minimumskonfigurasjonen skal forstås som minimum tilgjengelig sett med systemfunksjonalitet, som inkluderer mulighetene vurdert i studien. Beregningen brukte prisene deklarert av utviklerne for brukerlisenser, som tillater bruk av all minimumsfunksjonaliteten til systemet.

For å vurdere EDS for dette kriteriet ble systemkostnadsskalaen delt inn i syv like intervaller med en avstand på 20 200 rubler (forskjellen mellom den høyeste og laveste kostnaden for EDS, delt på antall intervaller), der den var mente at deltakerne i studien hadde samme pris og fikk samme poeng.

Samtidig ble minimumsscore (1) tildelt EDMS med høyest pris, og maksimal poengsum (i dette tilfellet 7) ble gitt til laveste.

Tabell over sammenligning av EDMS i henhold til kriteriet "Kostnaden for systemet i minimumskonfigurasjonen"

Nedenfor er resultatene av å sammenligne EDMS i henhold til kriteriet "Kostnaden for systemet i maksimal konfigurasjon."

Som i tilfellet med å vurdere SED etter kriteriet om kostnaden for minimumskonfigurasjonen, ble skalaen delt inn i syv like intervaller med en avstand på 141 298,6 rubler (forskjellen mellom den høyeste og laveste kostnaden for SED, delt på antallet av intervaller), der det ble vurdert at studiedeltakerne har samme verdi og fikk samme poeng. Samtidig ble minimumsscore (1) tildelt EDMS med høyest pris i denne konfigurasjonen, og maksimal poengsum (i dette tilfellet 7) ble gitt til laveste.

Tabell over sammenligning av EDMS i henhold til kriteriet "Kostnaden for systemet i maksimal konfigurasjon"

Deretter ble kriteriene rangert etter deres betydningsnivå for en potensiell bruker. Rangeringen var basert på dataene fra en sosiologisk undersøkelse av 7563 representanter for IT-tjenesten til mellomstore og store bedrifter i Moskva og 21 byer fra fagene til den russiske føderasjonen. Det viktigste for respondentene var priskriteriet til EDS i maksimal konfigurasjon. Han fikk den høyeste poengsummen på -1. Andre kriterier fikk verdier i området fra 0 til 1 i forhold til nivået av deres betydning for brukerne.

Tabell over betydningskoeffisienter for kriterier

Den endelige poengsummen for hver SEC ble beregnet som summen av poengsummene oppnådd for hvert kriterium, multiplisert med vekten av hvert kriterium. Den endelige tabellen over forskningsresultatene er gitt nedenfor.

Dermed ble E1 EUFRATS-systemet fra Cognitive Technologies vinneren av vår vurdering. Systemet har den mest komplette funksjonaliteten til den laveste kostnaden. Fraværet av tilleggskjøpte moduler gjør systemet attraktivt for kunder med ulik status og rangering. På andreplass kommer EDMS DocsVision. Til tross for behovet for å kjøpe den nødvendige funksjonaliteten ved hjelp av plug-ins, prisen grunnleggende konfigurasjon Systemet er fortsatt ganske lønnsomt, selv om det er dårligere enn E1 EUFRATS EDS.

Og til slutt tok oppgavesystemet tredjeplassen i rangeringen. EDMS er mer egnet for små og mellomstore bedrifter - med en liten mengde lisenser, er den grunnleggende funksjonaliteten deklarert av utvikleren ganske tilstrekkelig for arbeid. Systemet begynner imidlertid å tape merkbart med en økning i antall brukerlisenser.

Alexander Glinskikh (PhD)

• Introduksjon
• Grunnleggende konsepter for elektroniske dokumenthåndteringssystemer
  • Formål med EDMS
  • Hovedegenskapene til EDMS
  • Generell klassifisering av EDMS
• Analyse av den nåværende tilstanden til det globale EDMS-markedet
  • generell gjennomgang
• russiske EDMS-markedet
  • generell gjennomgang
• Eksempler på bruk av EDMS i verden
  • EDMS i helsevesenet
  • EDMS i legemidler
  • EDMS innen lån
  • EDMS innen patentering
  • EDMS innen design
  • Applikasjonseksempler for OMS-systemer
• Integrasjon av EDMS med andre applikasjoner
• Funksjoner ved valg og implementering av EDMS
• funn

Introduksjon

Utviklingen av menneskelig sivilisasjon er ledsaget av en utrolig økning i volumet av opprettet, behandlet og lagret informasjon. For eksempel, ifølge ASAP magazine, dukker det opp rundt 6 milliarder nye dokumenter årlig i verden. I følge Delphi Consulting Group opprettes det for øyeblikket mer enn 1 milliard sider med dokumenter daglig i USA alene, og mer enn 1,3 billioner er allerede lagret i arkiver. ulike dokumenter.

Det bør bemerkes at bedriftens informasjonsflyt er ekstremt variert når det gjelder kilder og presentasjonsformer. Imidlertid kan de betinget klassifiseres i henhold til lagringsformen: elektroniske og papirdokumenter. Det er anslag på at foreløpig bare rundt 30 % av all bedriftsinformasjon er lagret i i elektronisk format(både strukturert - i databaser, og ustrukturert). All annen informasjon (ca. 70%) lagres på papir, noe som skaper betydelige vanskeligheter med å finne den. Ikke desto mindre endrer dette forholdet seg gradvis til fordel for den elektroniske lagringsformen (spesielt gjennom utviklingen av elektroniske arkivsystemer). I følge Delphi Consulting Group dobles volumet av bedriftens elektroniske tekstinformasjon hvert tredje år. I følge prognosen til det samme magasinet ASAP, vil innen 2004 bare rundt 30 % av bedriftsinformasjonen forbli i papirform, og 70 % av informasjonen vil bli lagret i elektronisk form. Det er selvfølgelig usannsynlig at alle dokumenter en gang blir bare elektroniske, men det er ingen tvil om at den elektroniske formen for dokumentlagring vil råde i fremtiden.

Disse imponerende tallene og dataene sier bare at for enhver bedrift eller organisasjon er spørsmålene om dokumentflytoptimalisering og kontroll over informasjonsbehandling av sentral betydning. Denne uttalelsen kan bekreftes av følgende data. I følge Siemens Business Services bruker en leder opptil 80 % av arbeidstiden sin på å jobbe med informasjon, opptil 30 % av ansattes arbeidstid brukes på å opprette, søke, godkjenne og sende dokumenter, hvert internt dokument kopieres i gjennomsnitt , opptil 20 ganger og opptil 15 % av bedriftens dokumenter går uopprettelig tapt (samtidig, ifølge ASAP magazine, bruker gjennomsnittlig ansatt opptil 150 timer av arbeidstiden sin årlig på å søke etter tapt informasjon). Det er også anslag på at du må bruke opptil 40 % på å jobbe med dokumenter. arbeidsressurser og inntil 15 % av bedriftens inntekt.

Derfor effektivitet i ledelsen av bedrifter og organisasjoner Sist, men ikke minst, avhenger det av den riktige løsningen av problemene med rask og høykvalitets dannelse av elektroniske dokumenter, kontroll av utførelsen av dem, samt gjennomtenkt organisering av lagring, søk og bruk. Trenger inn effektiv ledelse elektroniske dokumenter og førte til opprettelsen elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS) som denne artikkelen er viet til. Hovedformålet med artikkelen er å gi leserne av Jet Info et tilbakeblikk på den nåværende tilstanden til det globale EDMS-markedet, utsiktene for utviklingen, samt et ganske stort antall eksempler på bruken av EDMS i verden. Du kan lære mer om alle problemer knyttet til EDMS ved å bruke et ganske stort antall spesialiserte nettressurser (både russisk og engelsk), for eksempel www.document.ru, www.docflow.ru, nettsteder til EDMS-utviklere, etc. .

Grunnleggende konsepter for elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Formål med EDMS

I følge bransjeanalytikere inkluderer elektronisk dokumentbehandling: opprettelse av dokumenter, deres behandling, overføring, lagring, produksjon av informasjon som sirkulerer i en organisasjon eller bedrift, basert på bruk av datanettverk. Under ledelse av elektronisk dokumenthåndtering, i det generelle tilfellet, er det vanlig å forstå organiseringen av bevegelsen av dokumenter mellom avdelinger i en bedrift eller organisasjon, grupper av brukere eller individuelle brukere. Samtidig betyr flytting av dokumenter ikke deres fysiske bevegelse, men overføring av rettigheter til deres bruk med varsling av spesifikke brukere og kontroll over utførelsen av dem.

IDC definerer begrepet ERMS som følger (refererer til EDMS - Electronic Document Management Systems): "EDMS gir prosessen med å opprette, administrere tilgang og distribuere store mengder dokumenter i datanettverk, og gir også kontroll over flyten av dokumenter i organisasjonen. Ofte er disse dokumentene lagret i spesielle depoter eller i filsystemhierarkiet. Filtyper som vanligvis støttes av ERMS inkluderer: tekstdokumenter, bilder, regneark, lyddata, videodata og nettdokumenter. Vanlige EDMS-funksjoner inkluderer dokumentoppretting, tilgangskontroll, datakonvertering og datasikkerhet.

Hovedformålet med EDMS er organisering av lagring av elektroniske dokumenter, samt arbeid med dem.(spesielt søket deres både etter attributter og etter innhold). EDMS skal automatisk spore endringer i dokumenter, tidsfrister for utførelse av dokumenter, flytting av dokumenter, og også kontrollere alle deres versjoner og underversjoner. Et omfattende EDMS bør dekke hele syklusen med kontorarbeid til en bedrift eller organisasjon - fra å sette en oppgave for å lage et dokument til å skrive det av til arkivet, gi sentralisert lagring av dokumenter i alle formater, inkludert komplekse sammensatte dokumenter. EDMS bør kombinere ulike strømmer av dokumenter fra geografisk fjerntliggende virksomheter til ett enkelt system. De må gi fleksibel dokumenthåndtering, både gjennom den rigide definisjonen av trafikkruter, og gjennom gratis ruting av dokumenter. EDMS må implementere en streng avgrensning av brukertilgang til ulike dokumenter avhengig av deres kompetanse, stilling og de fullmakter som er tillagt dem. I tillegg må EDMS konfigureres for den eksisterende organisasjonsstrukturen og kontorarbeidssystemet til bedriften, samt integreres med eksisterende bedriftssystemer.

Hovedbrukerne av EDMS er store offentlige organisasjoner, foretak, banker, store industriforetak og alle andre strukturer hvis aktiviteter er ledsaget av et stort volum av opprettede, behandlede og lagrede dokumenter.

Hovedegenskapene til EDMS

åpenhet

Alle EDMS er bygget på modulbasert basis, og API-ene deres er åpne. Dette lar deg legge til nye funksjoner til EDMS eller forbedre eksisterende. For tiden har utviklingen av applikasjoner integrert med EDMS blitt en egen type virksomhet i bransjen. industriell produksjon Programvare, og mange tredjepartsselskaper er klare til å tilby sine tjenester i dette markedssegmentet. Muligheten for relativt enkle tillegg til EDMS av mange moduler fra tredjeparter utvider dem betydelig. funksjonalitet. For eksempel moduler for dokumentinntasting fra en skanner, kommunikasjon med e-post, med programmer for videresending av faks osv.

Høy grad av integrasjon med applikasjonsprogramvare

Et nøkkeltrekk ved EDMS er en høy grad av integrasjon med ulike programvareapplikasjoner gjennom bruk av teknologier OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI Og direkte når du arbeider med dokumenter, er det ikke nødvendig å bruke EDMS-verktøy i det hele tatt. Brukere håndterer bare vanlige applikasjonsprogrammer: på tidspunktet for installasjonen av klientdelen av EDMS, blir applikasjonsprogrammer supplert med nye funksjoner og menyelementer. For eksempel, en bruker av MS Word-tekstbehandleren, som åpner en fil, ser umiddelbart biblioteker og mapper med EDMS-dokumenter (hvorfra han velger dokumentet han trenger). Når du lagrer et dokument, blir det automatisk plassert i EDMS-databasen. Det samme gjelder andre kontor- og spesialiserte programmer.

Det bør også bemerkes at i de fleste vanlige EDMS er integrasjon med de mest kjente ERP-systemene (spesielt med SAP R / 3, Oracle Applications, etc.) implementert. Det er evnen til å integrere med ulike applikasjoner som er en av de karakteristiske egenskapene til EDMS. Takket være ham kan EDMS fungere som et bindeledd mellom ulike bedriftsapplikasjoner, og dermed skape grunnlaget for organisering av kontorarbeid i en bedrift. Noen bransjeanalytikere mener til og med at EDMS godt kan bli grunnlaget for bedriftens informasjonssystem til en bedrift eller organisasjon (det er andre meninger).

Funksjoner ved dokumentlagring

EDMS arbeider hovedsakelig på grunnlag av distribuerte arkitekturer og bruker ulike kombinasjoner av teknologier for innsamling, indeksering, lagring, søk og visning av elektroniske dokumenter. De fleste EDMS implementerer et hierarkisk dokumentlagringssystem (i henhold til "skap/hylle/mappe"-prinsippet). Hvert dokument er plassert i en mappe, som igjen er plassert på en hylle osv. Antall hekkenivåer ved lagring av dokumenter er ikke begrenset. Det samme dokumentet kan inkluderes i flere mapper og hyller ved bruk av en lenkemekanisme (i dette tilfellet forblir originaldokumentet uendret og lagres på stedet spesifisert av EDMS-administratoren). En rekke EDMS implementerer enda kraftigere lagringsmuligheter ved å organisere koblinger mellom dokumenter (disse koblingene kan settes og redigeres grafisk).

Ethvert dokument i EDMS har et visst sett med attributter (for eksempel navnet, forfatteren av dokumentet, tidspunktet for opprettelsen, etc.). Settet med attributter kan endres fra én type dokument til en annen (innenfor grensene for én type dokumenter forblir den uendret). I EDMS lagres dokumentattributter i en relasjonsdatabase. For hver dokumenttype med visuelle hjelpemidler det lages en kortmal, der navnene på dokumentattributtene presenteres i en forståelig grafisk form. Når et dokument legges inn i EDMS, tas den nødvendige malen og kortet fylles ut (attributtverdier legges inn). Når det er fullført, kobles kortet til selve dokumentet.

I de fleste tilfeller består serverdelen av EDMS av følgende logiske komponenter (som kan være plassert på en eller flere servere):

• Lagre av attributter til dokumenter (kort);
• Oppbevaring av dokumenter;
• Fulltekstindekseringstjenester.

Et dokumentlager er vanligvis forstått som et lager av dokumentinnhold. Attributtlageret og dokumentlageret kombineres ofte under det generelle navnet "dokumentarkiv". For å lagre attributter i de fleste EDMS, brukes Oracle, Sybase, MS SQL Server og Informix DBMS, som gir søk etter dokumenter etter attributter.

For å lagre det faktiske innholdet i dokumenter i de fleste EDMS, brukes filservere MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX etc. I dette tilfellet kan også heterogene kombinasjoner av nettverksmiljøer implementeres. For eksempel kan en dokumentattributtdatabase kjøre UNIX på et TCP/IP-nettverk, mens selve dokumentene kan være lagret på Novell NetWare OS på et IPX/SPX-nettverk. Det skal bemerkes at de store fordelene med en EDMS er lagring av dokumenter i originalformat og automatisk gjenkjenning av mange filformater.

I det siste har det blitt stadig mer populært å lagre dokumenter sammen med attributter i en database. Denne tilnærmingen har sine fordeler og ulemper. Fordelen er en betydelig økning i sikkerheten for tilgang til dokumenter, og den største ulempen er den lave effektiviteten ved å jobbe med dokumenter med en stor mengde lagret informasjon. Denne tilnærmingen krever også bruk av kraftige servere med store mengder RAM og harddisker. I tillegg, i tilfelle en databasefeil, vil det være svært vanskelig å gjenopprette dokumentene som er lagret i den. Det er også nødvendig å være strengt knyttet til et spesifikt DBMS.

Funksjoner ved dokumentruting

EDMS-modulene som er ansvarlige for dokumentflyten kalles ofte dokumentrutingsmoduler. I det generelle tilfellet brukes begrepene "gratis" og "hard" dokumentruting. Med "gratis" ruting kan enhver bruker som deltar i arbeidsflyten etter eget skjønn endre eksisterende rute for å sende dokumenter (eller sette en ny rute). Med "hard" ruting er rutene for å sende dokumenter strengt regulert, og brukerne har ikke rett til å endre dem. Men med "hard" ruting kan logiske operasjoner behandles når ruten endres når noen forhåndsdefinerte betingelser er oppfylt (for eksempel å sende et dokument til ledelsen når en spesifikk bruker overskrider sin offisielle autoritet). I de fleste EDMS er rutemodulen inkludert i pakken, i noen EDMS må den kjøpes separat. Fullt funksjonelle rutingmoduler er utviklet og levert av tredjeparter.

Adgangskontroll

EDMS implementerer pålitelige midler for avgrensning av fullmakter og kontroll over tilgang til dokumenter. I de fleste tilfeller, med deres hjelp, er følgende typer tilgang definert (settet med tildelte tillatelser avhenger av den spesifikke EDMS):

• Full kontroll over dokumentet;
• Retten til å redigere, men ikke ødelegge dokumentet;
• Retten til å lage nye versjoner av dokumentet, men ikke redigere det;
• Retten til å kommentere dokumentet, men ikke redigere det eller lage nye versjoner;
• Retten til å lese dokumentet, men ikke redigere det;
• Retten til innsyn i kortet, men ikke innholdet i dokumentet;
• Det fullstendige fraværet av tilgangsrettigheter til dokumentet (mens du arbeider med EDMS, logges hver brukerhandling, og dermed kan hele historien til arbeidet hans med dokumenter enkelt kontrolleres).

Versjon og subversion sporing av dokumenter

Når flere brukere jobber med et dokument samtidig (spesielt når det må koordineres i ulike tilfeller), er en veldig praktisk funksjon av EDMS bruken av versjoner og underversjoner av dokumentet. La oss anta at utøveren opprettet den første versjonen av dokumentet og ga den videre til neste bruker for gjennomgang. Den andre brukeren endret dokumentet og opprettet en ny versjon basert på det. Deretter sendte han sin versjon av dokumentet til neste instans til en tredje bruker som opprettet den tredje versjonen. Etter en viss tid, etter å ha lest kommentarene og rettelsene, bestemmer den første eksekveren av dokumentet å endre den opprinnelige versjonen og oppretter på grunnlag av den en undergraving av den første versjonen av dokumentet. Fordelen med EDMS er muligheten til å automatisk spore versjoner og underversjoner av dokumenter (brukere kan alltid bestemme hvilken versjon/underversjon av et dokument som er mest relevant i rekkefølgen eller tidspunktet for opprettelsen).

Verktøy for å vise dokumenter i forskjellige formater

De fleste EDMS inkluderer verktøy for visning av dokumenter (de såkalte viewere), som forstår mange dusinvis av filformater. Med deres hjelp er det veldig praktisk å jobbe, spesielt med grafiske filer (for eksempel med tegnefiler i CAD-systemer). I tillegg til det grunnleggende settet med visningsverktøy (inkludert i hver EDMS), kan ytterligere verktøy kjøpes fra tredjeparter som integreres godt med EDMS.

Dokumentanmerkning

Når du organiserer gruppearbeid på dokumenter, er muligheten til å kommentere dem vanligvis svært nyttig. Siden brukere i noen tilfeller blir fratatt rettighetene til å gjøre endringer i dokumentet under godkjenningsprosessen, kan de benytte seg av muligheten til å kommentere det. I de fleste EDMS implementeres merknad ved å inkludere et attributt for merknad i dokumentkortet og overføre rettigheter til å redigere et slikt kortfelt til brukere. Men en slik løsning er ikke alltid akseptabel (spesielt når du merker et grafisk dokument). I denne forbindelse er det i noen EDMS en såkalt "rød blyant" -funksjon, som du grafisk kan indikere feilene i selve bildet. Programvareverktøy som implementerer "rød blyant"-funksjonen er allment tilgjengelig fra tredjeparter.

Støtte for ulike klientprogrammer

De fleste EDMS-klienter kan være PC-er som kjører MS Windows, Windows NT. Noen EDMS bruker også UNIX- og Macintosh-plattformer. I tillegg lar alle moderne EDMS deg jobbe med dokumenter gjennom standard web-navigatorer. Siden nettlesere kan hostes på en rekke klientplattformer, gjør dette det lettere å løse problemet med å støtte ERMS i heterogene nettverksmiljøer. Når du bruker Internett-teknologi, har EDMS en serverkomponent til som er ansvarlig for tilgang til dokumenter gjennom webnavigatorer.

Generell klassifisering av EDMS

ECM konsept

Spørsmålet om EDMS-klassifisering er ganske komplisert på grunn av den raske utviklingen av markedet for disse systemene. Dessuten, siden 2001, konseptet med "Enterprise Content Management (ECM)", ikke elektronisk dokumentbehandling (i henhold til "Forrester TechRankings"). Begrep ECM dukket opp med lett hånd fra næringsforeningen AIIM International og dekker alleemer.

Samtidig, hvis Forrester Research definerer ECM som en integrert tilnærming til håndtering av dokumenter og webinnhold, deretter for konsulentselskap Doculabs Enterprise Content Management ECM er "en kategori som kombinerer egenskapene til bedriftog innholdsstyringssystemer med evnen til å administrere hele livssyklusen til bedriftsinnhold (ettersom antallet innholdstyper fortsetter å vokse)".

Fra industrianalytikeres perspektiv tilbyr ECM-konseptet mange forretningsfordeler. Et ECM-system som integrerer alle innholds- og prosessorienterte teknologier i en bedrift, gir en felles infrastruktur for å administrere dokumentflyten, og minimerer behovet for å distribuere og støtte flere teknologier for å implementere ulike forretningsfunksjoner. Essensen av denne tilnærmingen (det kalles også infrastruktur) er at bedriftsinnhold ikke skal tilhøre bare én applikasjon eller system. Den skal være tilgjengelig for mange applikasjoner og fritt distribuert mellom dem. En viktig egenskap ved en ECM-infrastruktur (som inkluderer relevante applikasjoner fra de fleste leverandører i bransjen) er dens uavhengighet fra én enkelt universell innholdsbutikk. ECM-infrastrukturen integrerer mange spesialiserte (eller eldre) datalagre (selv fra konkurrerende leverandører), inkludert, men ikke begrenset til, elektroniske produktdokumentlager, e-post, webinnholdslager, filsystemer og til og med DBMS. Og dermed, ECM-infrastrukturen gir et felles integrasjonslag (eller virtualiseringslag) for hvert datalager(slik at de kan forespørres fra hvor som helst i hele bedriften), og minimerer dermed behovet for å integrere elektroniske dokumenthåndteringssystemer og innholdsstyringssystemer fra flere leverandører. I tillegg, ved bruk av ECM-infrastrukturen, implementeres slike enterprise content management-tjenester som personalisering, tilgangskontroll, administrasjon av brukertillatelser, etc. (noe som forenkler administrasjonen og vedlikeholdet av ECM-systemet).

Evnen til ECM-systemer kan deles inn i flere hovedkategorier:

Generelle innholdsstyringsfunksjoner, som refererer til evnen til å administrere en rekke elektroniske objekter (bilder, kontordokumenter, grafikk, tegninger, webinnhold, e-post, video, lyd og multimedia). ECM-systemet gir et depot for alle disse typer elektroniske objekter med ulike bibliotektjenester (innholdsprofilering, inn-/utsjekkingsfunksjoner, versjonskontroll, revisjonshistorikk, dokumenttilgangssikkerhet, etc.), samt muligheten til å administrere dataobjekter gjennom hele livssyklusen.

Prosesskontrollfunksjoner, som refererer til muligheten til å automatisere og administrere forretningsprosesser og arbeidsflyter.

Integrasjon med andre ECM-systemer, som antyder muligheten til å integrere et ECM-system med eksterne ERP-systemer, kontorapplikasjoner, innholdslagre og andre EDMS. Integrasjon kan gjøres ved hjelp av en rekke tilnærminger, inkludert bruk av objektorienterte grensesnitt (som EJB-er), koblinger, API-er, integrasjonsteknologier for bedriftsapplikasjoner EAI (Enterprise Application Integration) og så videre.

Det skal bemerkes at ECM kun har eksistert som konsept så langt, og ECM-infrastruktur i dag til en stor grad er kun en titt på utsiktene for utviklingen av EDMS-markedet. Noen bransjeleverandører snakker for eksempel mye om innholdsstyring, men de fokuserer bare systemene sine på å administrere webinnhold eller kontordokumenter. I tillegg mangler de en klar visjon om hvordan man kan lage en åpen ECM-infrastruktur som integrerer spesialiserte repositories på tvers av virksomheten. Ifølge analytikere ved Doculabs (som studerte løsninger fra ledende EDMS-utviklere), selv om leverandører anerkjenner viktigheten av ECM-konseptet, er de fortsatt langt fra å implementere det fullt ut i systemene sine.

EDMS klassifisering

I følge IDC-analytikere er det for tiden følgende hovedtyper av EDMS (samtidig kan noen av EDMSene tilhøre flere typer samtidig, siden de har de tilsvarende funksjonene for dem):

EDMS fokuserte på forretningsprosesser (business-process EDM). De er kjernen i ECM-konseptet. Systemer av denne typen (EDMS) er designet for spesifikke vertikale og horisontale applikasjoner (noen ganger har de også industriapplikasjoner). EDMS-systemer gir en komplett dokumentlivssyklus, inkludert bildebehandling, registreringer og arbeidsflytadministrasjon, innholdsstyring, med mer. EDMS-systemer gir lagring og gjenfinning av 2-D-dokumenter i opprinnelige formater (bilder, CAD-filer, regneark etc.) med mulighet for gruppere dem i mapper. Det er en oppfatning av noen bransjeanalytikere at (avhengig av indekseringsskjemaet og applikasjonene som brukes) kan denne dokumentorienterte tilnærmingen gi opptil 80 % av funksjonaliteten til et PDM-system i en rekke EDMS-systemer til en lavere implementeringskostnad. De mest kjente EDMS-utviklerne er Documentum (Documentum-system), FileNet (Panagon- og Watermark-systemer), Hummingbird (PC DOCS-system) og andre dets aktiviteter på implementering i EDMS av funksjoner som maladministrasjon, dynamisk presentasjonsadministrasjon og publisering av nettinnhold. Det skal bemerkes at mens nesten alle EDMS-systemer gir et godt nivå av implementering av repositories og bibliotektjenester for håndtering av elektronisk innhold (for eksempel bilder og kontordokumenter), er hver av dem den sterkeste i sitt område. For eksempel, i systemer fra selskaper Open Text og iManage, er kontordokumenthåndtering best utviklet. På sin side er systemer fra Tower Technology, FileNet, IBM og Identitech spesielt sterke på å håndtere produktbilder i store volum.

Corporate EDMS (enterprise-centric EDM). Systemer av denne typen gir en bedriftsinfrastruktur (tilgjengelig for alle bedriftsbrukere) for å lage dokumenter, samarbeide om dem og publisere dem. De grunnleggende funksjonene til bedriftens EDMS ligner på funksjonene til EDMS fokusert på forretningsprosesser. Som regel fokuserer ikke bedriftens EDMS på bruk kun i en bestemt bransje eller på å løse et smalt problem. De blir implementert som teknologier for hele selskapet. Lotus (Domino.Doc-system), Novell (Novell GroupWise), Open Text (LiveLink-system), Keyfile, Oracle (Context-system), iManage osv. er engasjert i utvikling og promotering av bedriftens EDMS. For eksempel Open Text Livelink system gir samlet arbeid med prosjektdokumenter for eksterne og interne brukere, nettdiskusjoner, distribuert planlegging og ruting av dokumenter mv.

Innholdsstyringssystemer. Systemer av denne typen gir innholdsoppretting, tilgang og innholdsadministrasjon, innholdslevering (opp til nivået for deler av dokumenter og objekter for påfølgende gjenbruk og kompilering). Tilgjengeligheten av informasjon ikke i form av dokumenter, men i form av mindre objekter letter prosessen med informasjonsutveksling mellom søknader. Webinnholdsbehandling krever evnen til å administrere ulike innholdsobjekter som kan inkluderes i en nettpresentasjon (f.eks. HTML-sider og nettgrafikk). I tillegg krever webinnholdsadministrasjon muligheten til å lage presentasjonsmaler som presenterer dynamisk innhold og tilpasse det (basert på brukerpreferanser, profiler osv.). Innholdsstyringssystemer fra Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette m.fl. er kjent på verdensmarkedet. FileNet, Tower og Identitech tilbyr også et visst nivå av webinnholdsstyring. I sin tur implementerer IBM webibasert på løsninger fra Interwoven og Open Market (gjennom partnerskap med dem), og Tower har integrert sin elektroniske dokumenthåndteringsprogramvare med Stellents webinnholdshåndteringsløsninger. .

Informasjonsstyringssystemer - portaler. Slike systemer gir informasjonsaggregering, informasjonshåndtering og levering via Internett/intranett/ekstranett. Med deres hjelp realiseres evnen til å akkumulere (og anvende) erfaring i et distribuert bedriftsmiljø basert på bruk av forretningsregler, kontekst og metadata. Portaler gir også tilgang gjennom en standard nettleser til en rekke e-handelsapplikasjoner (vanligvis gjennom et ERP-systemgrensesnitt). Eksempler på portaler er Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station) systemer.

Bilde/bildehåndteringssystemer (bildesystemer). Med deres hjelp blir informasjonen skannet fra papirbærere konvertert til elektronisk skjema(vanligvis i TIFF-format). Denne teknologien ligger til grunn for digitaliseringen av informasjon fra alle eldre papirdokumenter og mikrofilmer. De grunnleggende funksjonene til et standard bildesystem inkluderer skanning, lagring, en rekke bildesøkefunksjoner og mer.

Arbeidsflytstyringssystemer. Systemer av denne typen er designet for å gi ruting av arbeidsflyter av enhver type (bestemme filrutingsstier) innenfor strukturerte og ustrukturerte forretningsprosesser. De brukes til å forbedre effektiviteten og kontrollerbarheten til bedriftens forretningsprosesser. Arbeidsflytsystemer kjøpes vanligvis som en del av en løsning (f.eks. EDMS- eller PDM-systemer). Her kan vi nevne utviklere som Lotus (Domino / Notes og Domino Workflow-systemer), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware, etc. Et godt nivå av arbeidsflytstyring leveres også i deres løsninger av FileNet, IBM (gjennom integrasjon med MQ programvare). Serie Workflow), Identitech, Tower (gjennom integrasjon med Plexus og Staffware-programvare), Gauss (gjennom integrasjon med Staffware-programvare), etc.

Klassifiseringen av EDMS foreslått av IDC kan suppleres så vel som bedriftens elektroniske arkivstyringssystemer. Markedssegmentet for programvare for bedriftsregistrering er omtrent 5 år gammelt. Bedriftsposter er faste i tid og uforanderlige. De er bevis på forretningstransaksjoner, ulike rettigheter og plikter osv. Bedriftsbrukere må selv bestemme hvilket innhold som skal gjøres til en bedriftsregistrering (en slik beslutning krever en vurdering av de fremtidige behovene til virksomheten deres). Bedriftsløsninger som krever oppbevaring av innhold inkluderer store forretningssystemer, inkludert ERP- og regnskapssystemer, e-postsystemer (som MS Exchange), rapporterings- og utdatastyringssystemer, e-handelssystemer, samarbeidsprogramvare (prosjektstyringssystemer, , online konferanser, etc.) . Eksempler på arkivstyringssystemer inkluderer programvare fange av Tower Software iRIMS fra OpenText og Fremst fra TrueArc.

Mange viktige journalhåndteringsfunksjoner i EDMS eksisterte ikke før (for eksempel klassifiseringsfunksjoner). Metoder for fysisk sletting av poster og indekser ved slutten av livssyklusen (hvis nødvendig) ble heller ikke implementert. I følge Gartner Group, må bedriftsbrukere utvide nettsidene sine med funksjonene til journalbehandlingssystemer. En rekke utviklere av webinnholdsstyringssystemer for å støtte nettstedsposter utvider allerede funksjonaliteten ved hjelp av postbehandlingssystemer. Arbeidet i denne retningen ble spesielt merkbart i 2002. For eksempel integrerte Stellent sin innholdsstyringsprogramvare med Foremost-postbehandlingssystemet fra TrueArc (det skal bemerkes at det er svært vanskelig å integrere programvare for journalbehandling med en EDMS, siden det er nødvendig å løse problemene med duplisering av funksjoner og depoter). Med denne integrasjonen ble det mulig å ta "øyeblikksbilder" av et nettsted og administrere dem som poster. Interessante funksjoner er også implementert, for eksempel opptak av skjermer som oppstår under en online transaksjon (for eksempel i WebCapture-programvare fra Tower Technology). Open Text kjøpte opp PS Software (en utvikler av arkivstyringssystemer) og bygde iRIMS-programvaren som en modul i LiveLink-programvaren. Documentum, IBM og Interwoven (blant andre leverandører av innholdsstyring, blant andre leverandører av innholdsstyringsprogramvare) kompletterer også innholdsstyringsprogramvaren deres med funksjonaliteten til arkivstyringssystemer.

Mange bedriftsbrukere ønsker å samle inn data fra forskjellige applikasjoner som kjører i et heterogent miljø og generere rapporter elektronisk. Denne muligheten er spesielt nødvendig for bedrifter som bruker ERP-systemer (som alltid samler inn og lagrer mye informasjon, men ikke alltid har mulighet til å generere alle nødvendige rapporter på en fleksibel måte).

Det er derfor den såkalte output management systems (OMS), hvis hovedformål er generering av utdatadokumenter. I noen OMS-systemer er det i tillegg implementert muligheten for arkivering og langtidslagring av utdatarapporter og dokumenter. I denne forbindelse er mange av OMS-systemene klassifisert av Gartner Group som integrerte dokumentarkiverings- og gjenfinningssystemer (IDARS). Imidlertid er hovedårsaken til populariteten til OMS-systemer fortsatt markedsnisjen de okkuperer - generering av dokumenter og rapporter i informasjonssystemene til bedrifter og organisasjoner bygget ved hjelp av ERP-systemer. I følge analytikere fra Gartner Group er en av svakhetene ved moderne ERP-systemer nettopp den dårlige styringen av genereringen av utdatadokumenter (utviklere av ERP-systemer er mer fokusert på å forbedre funksjonaliteten til nøkkelmodulene i programvaren enn på "små" problemer med sikre generering av produksjonsrapporter som etter deres mening ikke har gode markedsutsikter). Denne mangelen på ERP-systemer fungerte som hovedfaktoren i fremveksten og den raske utviklingen av markedet for OMS-systemer. En rekke OMS-systemer er kun ansvarlige for distribusjon og levering av utdatadokumenter (i elektronisk form - i HTML-, XML- og PDF-formater). Svært ofte er OMS-systemer integrert med programvarepakker for dokument- og bildeskanning. En nyttig funksjon i noen OMS-systemer er samspillet med eldre bedriftssystemer.

Det kan også bemerkes spesialmoduler for håndtering av elektroniske dokumenter innebygd i ERP-systemer (SAP R/3, Baan, etc.). Imidlertid er egenskapene til disse modulene ganske begrenset, siden det er nesten umulig å lage et universelt og fullt funksjonelt ERP-system.

Fordeler med å bruke EDMS

I følge Forrester Research mener 38 % av Fortune 500-selskapene at det å kjøpe et moderne EDMS er avgjørende for suksessen til virksomheten deres. I samsvar med bransjeanalytikeres mening (det er ganske mange slike meninger som på visse punkter skiller seg fra hverandre), er fordelene for bedriftsbrukere ved implementering av EDMS ganske forskjellige. For eksempel, ifølge Siemens Business Services, når du bruker EDMS:

• Personalets produktivitet øker med 20-25 %;
• Kostnaden for arkivlagring av elektroniske dokumenter er 80 % lavere sammenlignet med kostnadene ved lagring av papirarkiver.

Det er også generelt akseptert at taktiske og strategiske fordeler oppnås ved implementering av et EDMS. Taktiske fordeler bestemmes av kostnadsreduksjonen i implementeringen av EDMS knyttet til: frigjøre fysisk plass for lagring av dokumenter; redusere kostnadene ved å kopiere og levere dokumenter i papirform; reduksjon i personal- og utstyrskostnader etc. K strategisk inkludere fordelene forbundet med å forbedre effektiviteten til bedriften eller organisasjonen. Disse fordelene inkluderer:

• Fremveksten av muligheten for kollektivt arbeid på dokumenter (noe som er umulig med papirkontorarbeid);
• Betydelig akselerasjon av søk og utvalg av dokumenter (etter ulike attributter);
• Å øke informasjonssikkerheten på grunn av at arbeid i EDMS fra en uregistrert arbeidsstasjon er umulig, og hver bruker av EDMS tildeles sine egne tilgangsrettigheter til informasjon;
• Øke sikkerheten til dokumenter og bekvemmeligheten av lagringen, siden de lagres elektronisk på serveren;
• Forbedre kontroll over utførelse av dokumenter.

Analyse av den nåværende tilstanden til det globale EDMS-markedet

generell gjennomgang

Det globale EDMS-markedet fyller snart 20 år. Det er veldig fragmentert, siden det inkluderer både verdenskjente diversifiserte IT-selskaper og relativt lite kjente (eller bare kjent i deres markedsnisje) firmaer. Av ulike estimater det er nå flere hundre programvareapplikasjoner i verden (som kan klassifiseres som EDMS) som skiller seg fra hverandre både når det gjelder funksjonalitet og teknologiske løsninger. Det er hundrevis av selskaper som utvikler applikasjoner innen elektronisk dokumenthåndtering i verden, de mest kjente inkluderer (i alfabetisk rekkefølge): ACS Software, Action Technologies, Adobe, Artesia, AXS-One, BroadVision, Cyco, Cypress, Datamax Technologies, Datawatch, Divine, Documentum, Dynamic Imaging, Eastman Software, Excalibur, FileNet, Hyland Software, HP/Dazel, Hummingbird, Gauss Interprise, IBM, Ideal, Identitech, iManage, Interlucent Internet Solutions, Interwoven, InterTech, Ixos Software, Jetform, Keyfile, Kofax, Lotus Development, Microsoft, Mobius Management Systems, Novell, OIT, OpenText, Optio Software, Optika, Oracle, OTG, Plexus, Radnet, RedDot Solutions, Siemens Nixdorf, SER Macrosoft, SER Solutions, Saperion, Saros, Staffware plc, Stellent, Symantec, Tower Software, Tower Technology, TrueArc, TSP; Unisys, Vignette, Westbrook Technologies, etc.

Analytikere ved IDC vurderer utsiktene for det globale markedet for dokument- og innholdshåndteringsteknologier ( dokument- og innholdsteknologier - DCT) ganske gunstig (rapport "Document and Content Technologies Applications Forecast and Analysis, 2000-2004") på grunn av den fortsatte veksten i behovet for bedriftsbrukere for å forbedre effektiviteten av deres kollektive arbeid med bedriftsdokumenter (ifølge GartnerGroup, innen slutten i 2001 var det rundt 40 millioner EDMS-brukere). I denne rapporten fremhever IDC følgende segmenter av DCT-markedet: EDMS selv; innholdsstyringssystemer for bedriftsportaler og innholdsstyringssystemer for e-handel. I følge IDCs prognose skal størrelsen på det globale DCT-markedet øke fra 1,1 milliarder dollar i 1999 til nesten 4,4 milliarder dollar i 2004 med en gjennomsnittlig årlig vekstrate på 32 % (til sammenligning ifølge IDCs «Document Management Market Review»-rapport). og Forecast: 1998-2003", i 1998 var volumet av verdens EDMS-markedet rundt $750 millioner, inkludert $200 millioner for det vesteuropeiske markedet). Utviklingen av DCT-markedet er også drevet av den fortsatte spredningen av e-handel og det økende behovet for bedrifter for web-kompatible integrerte informasjonstilgangsverktøy. Samtidig øker forbrukernes etterspørsel etter verktøy for å samle, søke og analysere informasjon spesielt raskt, ved hjelp av dette er det mulig å raskere behandle heterogene samlinger av tekstfiler, grafiske filer, video- og lydfiler. I følge IDC danner salg av EDS for tiden inntektsgrunnlaget i DCT-markedet. Imidlertid vokser e-handelsapplikasjonssegmentet fortsatt raskere. I 1998-1999 volumet i dette segmentet vokste med 143,1 %. Til sammenligning økte volumet av EDMS-segmentet i perioden under undersøkelsen med bare 19,5 %, og volumet av segmentet applikasjoner for bedriftsportaler - med 64,6 %.

En nyere IDC-prognose (Document and Content Technologies Market Forecast and Analysis Summary, 2001-2005) vurderer utsiktene for det globale markedet for dokument- og innholdsstyringssystem under den økonomiske nedgangen (og med en revurdering etter 9/11). Og selv om det globale markedet for disse systemene ikke har gjentatt sin ekstraordinære vekst på 89 % (som i 2000), spår IDC gode utviklingsutsikter for det. IDCs første prognose er basert på data samlet inn i 2000 og første kvartal 2001. Dette markedet anslås å vokse med en årlig hastighet på 47,2 % (fra 2 milliarder dollar i 2000 til over 14 milliarder dollar i 2005). Etter tragedien 11. september ble prognosen nedjustert. Analytikere ved IDC tror at planene for bedriftsbrukere om å anskaffe dokument- og innholdsstyringssystemer vil bli satt på vent i de tre første kvartalene av 2002. Markedet forventes å ta seg opp innen utgangen av 2002 og i løpet av 2003-2005. I følge Gartner-gruppen vil etterspørselen etter dokumenthåndteringssystemer for bedrifter fortsette, men utviklerne deres er under press fra markedsforhold (som krever ytterligere priskutt), fortsatt produktdifferensiering og behovet for VAR-funksjoner. Populariteten til portaler vil fortsette å vokse. I følge IDC (rapport "Worldwide Enterprise Information Portal Software Forecast and Analysis, 2001-2006"), er størrelsen på det globale markedet for programvare for å lage bedrifter informasjonsportaler (bedriftsinformasjonsportal - EIP) vil øke fra 550,4 millioner dollar i 2001 til 3,1 milliarder dollar i 2006. I følge Gartner Group-prognosen vil den gjennomsnittlige årlige vekstraten for portalmarkedssegmentet i løpet av de neste 5 årene være 30 % (mens Ovum-analytikere mener at i den nåværende vanskelige situasjonen i den globale økonomien, vil mange "portal"-initiativer ganske enkelt være "hylle"). Det er også en økende interesse for bildebehandlingssystemer.

IDC-analytikere gikk ikke utenom markedet for tjenester innen innholds- og dokumenthåndtering (rapport "Content and Document Management Service Market Forecast, 2001-2006"). I følge IDCs prognose vil dette markedet vokse årlig med en gjennomsnittlig vekstrate på 44 % for å nå 24,4 milliarder dollar innen 2006. IDCs liste over slike tjenester inkluderer planleggings- og designtjenester, samt implementering, opplæring og støttetjenester som tilbys kunder for å hjelpe dem i effektiv enterprise content management.

I følge den generelle oppfatningen fra analytikere har viktigheten av å introdusere moderne EDMS for å sikre en vellykket forretningsdrift fortsatt, og i overskuelig fremtid vil deres betydning bare øke.

De viktigste trendene i utviklingen av det globale EDMS-markedet

Videreutvikling av markedet, dets konsolidering, fremveksten av nye aktører i markedet, differensiering av tilbud fra markedsaktører

I EDMS-markedet fortsetter fusjoner og oppkjøp, og i stor grad - av verdenskjente IT-selskaper (Oracle, Microsoft, SAP, Baan, etc.) som har gått inn i et nytt aktivitetsfelt. Prosessen med å overta store IT-firmaer av EDMS-utviklere og bygge inn teknologiene deres i sine egne løsninger har blitt merkbar. I april 2001 kjøpte Microsoft for eksempel Ncompass Labs i Vancouver, Canada, utvikleren av Resolution Web content management system, som ble grunnlaget for Microsoft Content Management Server 2001, utgitt tidlig i august 2001. Leverandører av nettadministrasjonssystem – innhold oppretter allianser med portalutviklere (eller anskaffe dem). Dette skaper en slags synergi mellom webinnholdsstyringssystemer og portaler (denne konvergensen av webinnholdsstyringssystemer og portaler skaper en ny form for teamarbeid). Partnerskap har også begynt å dannes mellom utviklere av dokument- og innholdsstyringssystem og leverandører av bildebehandlingssystemer (for eksempel Artesia og Vignette).

Mange leverandører differensierer sine tilbud, utvikler eller forbedrer sine egne arbeidsflytkomponenter. Slik fungerer for eksempel Oracle-selskapet, som la til en arbeidsflytkomponent til Oracle Applications Suite-programvaren. JBA International (www.jbaworld.com), utvikler av ERP-systemer for mellomstore bedrifter, har også lagt til en arbeidsflytmodul til systemet sitt. Samtidig tilbyr Lotus Development et arbeidsflytsystem som kan brukes til å automatisere Domino-baserte kundeserviceapplikasjoner. I september 2001 ga Vignette ut Vignette Content Suite V6, som samler tidligere frittstående webinnholdsadministrasjon, personalisering, applikasjonsintegrasjon, innholdsaggregering og syndikering, og nettstedtrafikkanalyse og -rapportering.

EDMS-integrasjon med vanlige bedriftsapplikasjoner

Integrering av bedriftsdata og -applikasjoner er en av de største utfordringene bedrifter står overfor i dag, og vil fortsette å være et problem i fremtiden. I følge IDC-analytikere (rapport "Surviving the eBusiness Transition: Strategies for Enterprise Information Management"), i tiden e-business bare de foretakene som mest gjennomtenkt artikulerer sin bedrvil lykkes. Enterprise Information Management - EIM). Målet med en EIM-strategi for enhver bedrift er å gi enkel og rask tilgang til all bedriftskunnskap og -data og muligheten til å administrere bedriftsinformasjon fra hvor som helst (den må være oppdatert og tilgjengelig i alle sammenhenger). Disse foretakene vil trenge dyp integrasjon av alle deres bedriftsapplikasjoner som kommuniserer med hverandre.

I denne forbindelse får muligheten for å integrere EDMS med andre bedriftsapplikasjoner (både egne og andre utviklere) spesiell relevans. I følge IDC (Rapport "Enterprise Integration Software Forecast & Analysis, 2001-2005") vokste det globale markedet for programvare for bedriftsintegrasjon med 88,4 % fra 1999 til 2000, og bekrefter dermed viktigheten av integrerte løsninger for bedrifter. Selv om vekstraten vil avta i løpet av de neste 5 årene på grunn av utfordrende globale økonomiske forhold, tror IDC at dette markedet vil fortsette å overgå hele programvareutviklingsindustrien gjennom 2005 (med en årlig vekstrate på 43,9%).

Til tross for den nåværende økonomiske nedgangen, tror IDC-analytikere at bedrifter vil fortsette å delta i integrasjonsprosjekter av følgende grunner:

• Integrasjon av bedriftsapplikasjoner gir bedre bruk av komplekse heterogene systemer;
• Behovet for eldre systemer for å fungere med nye applikasjoner var fortsatt;
• De pågående fusjonene og oppkjøpene i det globale IT-markedet tvinger bedrifter til å integrere applikasjoner i deres heterogene bedriftsinformasjonssystemer.

Det skal sies at industrien aktivt løser spørsmålene om forening av utviklingen av EDMS og deres integrasjon med vanlige operativsystemer, applikasjoner, forskjellige grensesnittmiljøer (spesielt dette gjøres av konsortiet Workflow Management Coalition jobber hardt for å lage passende standarder). For tiden tilbyr dusinvis av IT-selskaper sine integrasjonsløsninger for bedriftsapplikasjoner basert på forskjellige (og noen ganger inkompatible) teknologier. Denne variasjonen av tilbud gjør det ofte vanskelig for bedriftsbrukere å velge riktig integrasjonsstrategi og integrasjonsløsningsleverandører.

Det er interessant å merke seg at integrasjonsmetodene som tilbys av leverandører av integrasjonsløsninger også er i endring. For øyeblikket er hovedintegrasjonslaget (virtualisering) primært et API levert av én enkelt leverandør av infrastruktur for innholdsadministrasjon for bedrifter. Det vil si at selv om innholdslagre fra mange selskaper er integrert, blir API-leverandøren den primære infrastrukturleverandøren for hele virksomheten. derimot i fremtiden er det planlagt å gå fra integrasjon via APIer(som er systemavhengige) til integrasjon gjennom webtjenester basert på kommunikasjon gjennom XML-meldinger ved bruk av systemuavhengige ordbøker og protokoller (en av de første - tilbake i 2000 - ideen om webtjenester ble promotert av Microsoft i sitt .NET løsning, støttes denne ideen nå av Sun Microsystems, HP og Oracle, som inkluderer webtjenesterverktøy og komponenter i deres egne J2EE-plattformer). Dette vil eliminere bedriftens avhengighet av en enkelt leverandør (hvis nødvendig, integrer bedriftsapplikasjoner), selv om det vil kreve opprettelse av nye standarder. Utviklere av enterprise content management-infrastruktur planlegger å eksponere programvaren sin som webtjenester fra og med 2002 ved å bruke standarder som SOAP, ebXML eller UDDI. Bransjeanalytikere tror at IBM og Documentum kan bli de ledende leverandørene av innholdsinfrastruktur for bedrifter i fremtiden. Begge selskapene har allerede implementert integrert søke- og innholdsstyringsfunksjonalitet for flere repositories. For eksempel har Documentum integrert Lotus Domino-programvare, mens IBM har integrert både Documentum 4i-programvare og FileNet Panagon-programvare.

Et eksempel på integrasjon er samarbeidet mellom Documentum og PricewaterhouseCoopers. De bygget inn all funksjonaliteten til Documentum 4i eBusiness Edition-programvaren i SAP/R3 ERP-systemet og mySAP.com-programvaren. Denne integrasjonen lar SAP R/3-brukere opprette toveis informasjon og innholdskoblinger mellom SAP R/3-programvaren og bedriftens nettsted. I tillegg lar integrasjonen SAP R/3-brukere arkivere innhold for Documentum 4i-plattformen for å optimere SAP R/3-ytelsen. Programvare som brukes til integrasjon eConnector for SAP utviklet av Documentum - et integrert sett med for SAP R/3-miljøet. Det er også et eksempel på "sømløs" programvareintegrasjon Documentum 4i eBusiness-plattform med programvare Siebel eBusiness-applikasjoner 7, som gjør det mulig å gi en enkelt visning av data om klienten og dokumenter som gjenspeiler historien til forholdet til ham (som brev, kommersielle tilbud, kontrakter, økonomiske dokumenter etc.), samt forvaltningen av denne distribuerte informasjonen.

På sin side har Informative Graphics integrert Brava! (Java Viewing and Notation Solution) med Documentum 4i eBusiness Edition-programvare, som lar deg se dokumenter og tegninger lagret i en Documentum-database gjennom standard nettlesere. Og IBM har integrert Corepoint-anropsbehandlingsapplikasjonen med MQSeries Workflow-programvare.

IDC tror at programvareutviklere for bedriftsapplikasjonsintegrasjon vil fortsette å ha sterke inntektsvekstmuligheter i dette markedet i løpet av de neste 5 årene. Lederne blant dem vil være leverandører av forretningsprogramvare, applikasjonsservere og databaser.

Jevn etterspørsel etter OMS-systemer

Siden de fleste brukere av ERP-systemer ikke ønsker å ha problemer med utforming og produksjon av ulike rapporter og dokumenter, så etterspørselen etter OMS-systemer vil forbli sterk på mellomlang sikt. I følge Gartner Groups prognose vil den gjennomsnittlige årlige vekstraten i markedssegmentet for rapportstyringssystemer og produksjonsstyringssystemer i de kommende årene være 30 %. En viss drivkraft til utviklingen av OMS-systemer vil bli gitt av den videre spredningen av elektronisk virksomhet, som er svært krevende for tilgjengeligheten av distribuert generering av utdatadokumenter i informasjonssystemene til bedrifter.

Teknologiske endringer i bransjen

EDS har sett noen teknologiske endringer de siste årene. For eksempel blir EDMS med en to-lags "klient-server"-arkitektur nå erstattet av systemer med trelagsarkitektur. Slike systemer er mye lettere å integrere med andre bedriftsapplikasjoner via API (selv om mulighetene for CORBA, COM/DCOM, etc.-grensesnitt gjenstår).

En annen bemerkelsesverdig endring er forenkling av dokumenthåndtering i mange SED-er. Denne trenden startet for noen år siden da Lotus Development ga ut Domino-programvare, som gir rimelig revisjonsadministrasjon av basisdokumenter. I 2000 begynte selskapet Microsoft å gjøre det samme, og arbeidet med å forbedre funksjonaliteten til dokument- og kunnskapshåndtering (som en del av Tahoe-prosjektet). Som et resultat av prosjektet for kontor Microsoft-applikasjoner grunnleggende dokumble levert gratis (den samme funksjonaliteten er implementert i MS Site Server og MS Exchange-programvare). På sin side gir Oracle iFS (Internet File System)-programvaren også gratis grunnleggende versjonssjekking og inn-/utsjekkingsfunksjonalitet basert på Oracle8i DBMS.

I følge analytikere fra IDC og GartnerGroup vil tradisjonell EDMS i nær fremtid møte visse vanskeligheter på grunn av det faktum at leverandører av infrastrukturprogramvare (Lotus og/eller Microsoft) vil tilby EDMS-funksjonalitet basert på deres kjerneteknologier uten behov for ytterligere investeringer i implementering av dokumenthåndteringsapplikasjoner (med egen kostnad). I tillegg spår IDC (rapport "Collaborative ApplicationsMarket Forecast and Analysis, 2000-2004") at det i fremtiden vil skje et fokusskifte fra "rene" EDMS til teknologier for samarbeid med elektronisk dokumenthåndteringselementer, kunnskapshåndtering og innhold styringsløsninger og informasjon (portaler).

Det bør også bemerkes at nå i det store flertallet av EDS, for å oppnå markedsattraktivitet, flerspråklighet.

Endringer i forbrukernes preferanser

Den økte funksjonaliteten til EDMS er nå i mange tilfeller rett og slett ikke etterspurt av forbrukere. Et ganske stort antall EDMS er ganske enkelt overmettet med funksjonalitet som ofte ikke er nødvendig i en typisk bedrift. På grunn av denne omstendigheten (som nevnt ovenfor), rimelig grunnleggende dokumenthåndteringsfunksjonalitet(implementert for eksempel i en rekke programvareprodukter fra Microsoft, Lotus, Oracle, etc.) blir mer og mer attraktiv for forbrukerne.

Samtidig er markedet fortsatt etterspørsel etter komplekse vertikale EDMS-løsninger for farmasi, bygg, forsikring og annen industri. En rekke bransjer (som produksjon av medisinsk utstyr, romfart, transport, juss osv.) krever generelt spesielt streng kontroll med visse dokumenter og deres innhold.

Analytikere spår intens etterspørsel etter arbeidsflytteknologi, hovedsakelig for bruk i applikasjonsintegrasjon og automatisering av forretningsprosesser.

Det blir mindre og mindre populær idé oppkjøp av bedriftsbrukere av EDMS fra små selskaper. Som et resultat er det gunstige muligheter for rask utvikling av store og kjente leverandører i programvareutviklingsindustrien i dette markedet.

Utvikling av Internett-orientert EDMS

Nøkkelbetingelsen for å lykkes med EDMS på verdensmarkedet er deres web-orientering. Nettinnholdsstyringssystemer begynner å spille en sentral rolle, og funksjonaliteten deres vil bare øke i fremtiden. Analytikere fra Gartner Group spår at det globale markedet for programvare for webinnholdsadministrasjon vil vokse fra 4 milliarder dollar i 2001 til 6 milliarder dollar i 2003. Ved utgangen av 2002 vil 80 % av Global 2000-selskapene ha systemer for administrasjon av webinnhold.

Utviklingen av web-orientert EDMS vil også bli fremmet av den økende populariteten til mobil tilgang til Internett - for å levere forskjellig innhold gjennom disse systemene til mobile enheter. Derfor implementeres nå funksjoner for mobiltilgang i disse systemene. I tillegg vil utviklingen av webinnholdsstyringssystemer bli fremskyndet av bransjens pågående spesialisering og integrasjon. Det er også en gradvis overgang fra innholdsstyringsteknologier til kunnskapsstyringsteknologier.

Rask endring i markedsorienteringen til EDMS-utviklere

En dynamisk endring i markedsorienteringen til EDMS-utviklere har blitt dagens orden. For eksempel startet Documentum som et dokumentstyringssystemselskap, deretter utviklet det seg til et kunnskapsstyringssystemselskap, og deretter innholdsstyringssystemer (neste trinn er implementeringen av ECM-konseptet). Og alle disse metamorfosene skjedde i løpet av bare 18 måneder. Det skal bemerkes at selve begrepet "dokumenthåndtering" nå kan finnes på nettsidene til bare noen få EDMS-leverandører (de fleste EDMS-utviklere bruker ikke lenger denne terminologien). Men uansett hvordan disse systemene kalles - dokumenthåndtering, kunnskapsstyring eller innholdsstyring (med prefikset "e" foran seg), er hovedoppgaven deres fortsatt å løse problemene med å administrere kritisk bedriftsinformasjon.

Tradisjonelle EDMS-leverandører revurderer nå sin posisjon i markedet. Noen selskaper har begynt å produsere løsninger for vertikale markeder, andre fortsetter å utvikle kjernen i systemene sine og tilbyr andre programvareutviklere å bygge det inn i produktene sine, andre er engasjert i utviklingen av mellomvare som gir integrasjon av ulike applikasjoner (systemer). regnskap, ulike MRP/ERP-systemer, CAD-systemer, etc.). En rekke kjente EDMS-leverandører kan komme tilbake til vertikale nisjemarkeder. Andre leverandører vil utvide funksjonaliteten til systemene sine ved å utvide den til Internett.

Tilbud fra ledende EDMS-utviklere av universelle løsninger for store bedrifter for å administrere all bedriftsinformasjon

EDMS-leverandører dukker opp fra sine vertikale nisjer og prøver å tilby en felles løsning for innholdsstyring for bedrifter. De går fra å levere kontorløsninger (fortsatt ganske lønnsomt for dem) til å implementere en komplett bedriftsløsning (alt fra innkommende e-postbehandling til intranett/ekstranettinnhold og Internett). Bransjeanalytikere bemerker at det fantasifulle prosjektet med å skape en "fullstendig samarbeidende" bedrift (alle ansatte bruker egenskapene til EDS) fortsatt bare er på nivå med en vakker idé. Det som er nærmest implementeringen er nå Vest-Europa.

Øke intensiteten i programvareutvikleres aktiviteter for å skape og fremme felles løsninger

Et eksempel på dette er utgivelsen tilbake i 2000 av en felles løsning for håndtering av informasjonsinnhold i B2B-løsninger, basert på Documentum 4i eBusiness Edition-programvare og ATG Dynamo-programvare (utviklet av Art Technology Group).

Felles utvikling av industristandarder

Dette er en bærekraftig trend i utviklingen av bransjen. Spesielt kan vi merke oss arbeidet med å lage en åpen datasynkroniseringsprotokoll SyncML, der selskaper som IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion og Starfish Software deltar.

Utvikling av ESM-konseptet

Dette er en ny trend i utviklingen av hele bransjen (det ble spesielt merkbart i 2002). Samtidig blir ECM en teknologi på bedriftsnivå i stedet for en avdeling. Den mest foretrukne måten å nå brukere (levere informasjon til dem) i implementeringen av ECM-teknologier vil være portaler.

russiske EDMS-markedet

generell gjennomgang

Russiske bedrifters og organisasjoners behov for å optimalisere arbeidsflyten er fortsatt høy og fortsetter å vokse. De siste årene har dusinvis av selskaper dukket opp i Russland engasjert i utvikling og levering av EDMS, både utenlandske og egen utvikling. De første storskalaimplementeringene av EDMS (riktignok for det meste pilot-implementeringer) er allerede i Russland. Vi kan anta at grunnlaget for det russiske markedet for dokumenthåndteringsprogramvare har blitt dannet. I følge IDC utgjorde størrelsen på det russiske EDMS-markedet (innenlandsutviklet EDMS sammen med utenlandsk EDMS) i 1999 rundt 2 millioner dollar. Ifølge analytikere har den årlige vekstraten for det russiske EDMS-markedet siden 1999 vært minst 30 %. Det er også en oppfatning om at det siden 1998 har vært en nesten to ganger årlig økning i volumet av det russiske EDMS-markedet. Utsiktene for det russiske EDMS-markedet forbedres ved å vedta en lov om elektronisk digital signatur, som skaper et rettslig grunnlag for distribusjon av EDMS i inter-selskapsinteraksjon. Det er en oppfatning av en rekke industrianalytikere om at det potensielle volumet av det russiske EDMS-markedet er hundrevis av millioner dollar (med vellykket utvikling av den russiske økonomien).

Det skal bemerkes at den nå observerte lille størrelsen på det russiske EDMS-markedet ikke minst henger sammen med den relative ubetydeligheten til andelen elektronisk dokumenthåndtering i den totale dokumentstrømmen til russiske bedrifter og organisasjoner (som har råd til å kjøpe en EDMS som koster fra flere titalls til flere hundre tusen dollar). I de aller fleste tilfeller er russiske virksomheter dominert av papirdokumenter. Denne omstendigheten forklares ikke bare av tradisjoner og en viss konservatisme, men også av vanskelige økonomiske og teknisk tilstand de fleste russiske bedrifter og organisasjoner. Det skal sies at en rekke kjente utenlandske systemer er til stede på det russiske markedet (Documentum, DOCS Open/Fusion, Staffware, Panagon, DocuLive, Lotus Notes, etc.). Av innenlandsk utviklet programvare er følgende programvaresystemer og deres leverandører best kjent i Russland: BOSS-Referent (IT); Kode: Dokumentflyt (Konsortium "Kode"); Grand Dock (granitt), Eufrat (Сognitive Technologies); Etui (EOS); LanDocs (Lanit); Kron (Ankey); OfficeMedia (InterTrust); Effektkontor (Garant International); N.System (Computer Technology Center), LS Flow (Lotsiya-Soft), Optima (Optima Workflow), ESKADO (InterprocomLan), 1C:Document Management og 1C:Archive (1C), Circular og VisualDOC (CentreInvest Soft), Document- 2000 (TelcomService), Irida (IBS), RS-Document (R-Style Software Lab) og en rekke andre.

Det skal bemerkes at noen innenlandske EDMS er opprettet i Lotus Domino / Notes-miljøet (av ulike objektive og subjektive grunner, som har blitt ganske utbredt i Russland): BOSS-Referent (IT), Askepott-produktfamilien og DIS-Assistant ( Moscow Development Institute), CompanyMedia og OfficemMedia (InterTrust), N.System (Computer Technology Center), Paperwork (KSK), etc.

I følge IDC-klassifiseringen tilhører de fleste innenlandske EDMS klassen systemer som er fokusert på forretningsprosesser (ofte med arbeidsflytkontroller). Ulike kilder bemerker at følgende funksjoner er implementert i de fleste innenlandske EDMS:

• Behandling/lagring av dokumenter;
• Arbeidsflytstyring (overføring av dokumenter mellom utøvere);
• Dokumentgjennomføringskontroll;
• Dokumentsøk etter attributter og fulltekstsøk;
• Arbeide med relaterte dokumenter;
• Regulering av tilgangsrettigheter;
• Avskrivning av dokumenter;
• Integrasjon med eksterne systemer e-post osv.

Den største fordelen med innenlandsk EDMS er en viss vurdering av de russiske spesifikasjonene og tradisjonene for å jobbe med dokumenter (opprinnelig fastsatt i deres forretningslogikk).

De viktigste trendene i utviklingen av det russiske EDMS-markedet

Inn i det innenlandske markedet for EDMS av diversifiserte IT-selskaper

Blant de hundrevis av russiske IT-selskaper som fast okkuperer sin plass i det innenlandske IT-markedet, tar en rekke store diversifiserte firmaer EDMS-markedet på alvor og diversifiserer aktivitetene sine ved å tilby sine egne løsninger innen arbeidsflytautomatisering. Her kan vi nevne selskaper som IBS, Aquarius (dets datterselskap Aquarius Consulting), R-Style, Lanit og andre (for ikke å snakke om IT Co.).

Felles arbeid med standardisering av EDMS

En rekke russiske selskaper (STC IRM, InterTrust, EOS) jobber sammen innen standardisering av EDMS-interaksjonsprotokoller. I april 2002 opprettet de en spesiell permanent "Protocol Standardization Working Group" for dette formålet.

Vekst av interesse i det russiske markedet for utenlandske utviklere og leverandører av EDMS

Denne interessen manifesteres i inntreden av utenlandske EDMS-leverandører på det russiske markedet gjennom partnerselskaper. Som et eksempel kan vi nevne det kanadiske selskapet Hummingbird, som opptrer gjennom sin partner – det russiske selskapet HBS – for å promotere DOCS Open / Fusion-systemet, Fulcrum-kunnskapsstyringssystemet, Genio-dataintegrasjonsverktøyet og Hummingbird EIP-portalen. FileNet-selskapet bestemte seg også for å gå inn på det russiske markedet (spesielt ved hjelp av Galaktika-selskapet, som ble en partner av FileNet for å markedsføre Panagon EDMS til det russiske markedet).

Utvikling av integrerte løsninger

Tilstedeværelsen på det russiske markedet av flere dusin EDMS tvinger utviklere til å lage verktøy for deres integrering. Et eksempel på dette er utgivelsen av IT Co. i mars 2002 av en XML-gateway i EDMS BOSS-Referent, som lar deg kombinere til en enkelt informasjonsrom EDMS bygget på forskjellige plattformer og bruker forskjellige dataformater.

Samarbeid og felles promotering av integrerte løsninger

Det er interessant at noen russiske selskaper tilbyr sine EDMS i form av OEM-versjoner forhåndsinstallert på datamaskiner satt sammen av partneren deres. Et eksempel på dette er samarbeidet mellom de russiske selskapene IT Co. og Inel-Data, som tilbyr sine kunder en integrert løsning, som er en OEM-versjon av BOSS-Referent EDMS forhåndsinstallert på Excimer PC.

Eksempler på bruk av EDMS i verden

EDMS i helsevesenet

Basert i Danville, gir Geisinger Health System helsetjenester til 2 millioner mennesker i 31 Pennsylvania fylker, fra landlig førstehjelp til komplekse diagnostiske og behandlingsprosedyrer ved Geisinger Medical Center.

Geisinger Health System har implementert en EDMS TÅRN IDM(i stedet for Document Imaging System) utviklet av selskapet TOWER-teknologi, som er integrert med Ambulatory System distribuert over Geisinger Health System-nettverket av klinikker i det vestlige, sentrale og nordøstlige Pennsylvania. Relevante Geisinger-tjenester fikk stabil og pålitelig tilgang til finansielle, medisinske, forsikrings- og rapporteringsdokumenter. Før introduksjonen av TOWER-programvaren, behandlet og lagret Geisingers system opptil 2 millioner dokumentbilder og 12 000 COLD-rapporter årlig. Etter implementeringen av TOWER-programvaren forventes det å øke systemarbeidsmengden til 4 millioner bilder (allerede det første året). Arbeidet til over 7 000 Geisinger-ansatte, nesten 24 000 årlige sykehusinnleggelser og 1,4 millioner pasientbesøk til lege er dokumentert.

I tillegg har Geisinger Health System implementert programvare TOWER Dokumentportal, der leger fikk nettilgang til data om mange tusen pasienter. Siden systemet er utvidet til nettet, har tradisjonelle papirdokumenter blitt slått sammen med nettinformasjon. Og dette gjør det mulig for Geisinger å forene prosedyrene for lagring og bruk av informasjon.

EDMS i legemidler

Novartis er et stort farmasøytisk selskap dannet i 1996 som et resultat av sammenslåingen av de verdensberømte sveitsiske selskapene Sandoz og Ciba. En av hovedaktivitetene til Novartis er forskning på etablering av nye medisiner(Årlig investerer Novartis mer enn 2,9 milliarder sveitsiske franc i dette området).

Etter fusjonen hadde Novartis et problem – behovet for å kombinere informasjonsressursene og kunnskapen til to tidligere uavhengige selskaper og effektivt administrere dem. Det skal bemerkes at for ethvert farmasøytisk selskap krever spørsmålet om dokumenthåndtering for opprettede legemidler spesiell oppmerksomhet. For Novartis var prisen på emisjonen enda høyere, siden Novartis-ledelsen med rette fryktet at etter sammenslåingen av selskapene kunne informasjonsressurser av et stort volum gå tapt (eller overdrevent duplisert) (spesielt i fravær av interaksjon mellom geografisk fjerntliggende prosjekter) lag som ikke tidligere hadde samarbeidet med hverandre).

Før sammenslåingen lagret Sandoz-ansatte forskningsdokumentasjon i papirform, på PC-er, bedriftsnettverksservere og applikasjoner som kjører under VMS OS. Mange Sandoz-ansatte klarte ikke å jobbe effektivt med VMS på grunn av kompleksiteten til brukergrensesnittet. Derfor, for å få tilgang til informasjonen til en annen vitenskapsmann eller gruppe forskere, ble disse ansatte tvunget til å kontakte forfatterne på telefon, sende forespørsler via e-post eller be om disse dataene via faks. Ofte ble prosjektdokumentasjonen duplisert. I tillegg, når ansatte forlot selskapet av en eller annen grunn, ble informasjonen (kunnskapen) skapt av dem vanskelig å forstå (eller til og med tapt).

En lignende situasjon eksisterer på Ciba. De ansatte brukte også både papir- og elektroniske dokumenter lagret på lokale PC-er. Da det ble nødvendig å beskrive et nytt medikament, måtte vi bruke hele dager på å lete etter relevant informasjon (eller lage den på nytt). Dermed ble den totale tiden for et nytt stoff å komme inn på markedet betydelig økt, noe som reduserte konkurranseevnen.

Derfor ønsket Novartis å finne midler til å konsolidere og administrere informasjonsressurser to tidligere uavhengige selskaper. I tillegg til et arkiv med kunnskap, trengte Novartis et EDMS som ville tillate toppledelsen å se informasjon om forskning og ta beslutninger om hvor mye som skal finansieres. I tillegg skal EDMS være enkelt å bruke for ansatte i selskapet.

Novartis valgte EDMS som en løsning på sine problemer documentum(som hun begynte å bruke allerede i 1994 som en prototype for SED). Ved å organisere et felles bedriftslager - docbase- (for alle forsknings- og designdokumenter) Documentum EDMS har gitt tilgang til bedriftsforskningsinformasjon for Novartis-divisjoner rundt om i verden. Etter sammenslåingen av de to selskapene ble alle dokumenter knyttet til Ciba og Sandoz overført til Docbase-depotet. Mange titusenvis av dokumenter er for tiden lagret i Docbase. Ved utgangen av 1998 hadde antallet Documentum-brukere hos Novartis nådd 1000.

Når en ny medisin er klar for beskrivelse, er all informasjonen fra utviklerne nødvendig for dette allerede katalogisert og lagret i Docbase (den må bare overføres til det generelle abonnementssystemet). Alle forskningsrapporter sendes også inn på en standard måte gjennom Docbase (noe som i stor grad letter tilgangen til dem). Når forskningsartikler må revideres, kan alle tidligere versjoner av oppgavene gjennomgås for å unngå dobbeltarbeid.

Novartis har hatt stor nytte av introduksjonen av Documentum EDMS. For det første elimineres selve muligheten for duplisering av rapporter og kostnadene til dokumentdistribusjon og informasjonshåndtering knyttet til utviklingen av årlige forskningsprogrammer reduseres. For det andre ble det også oppnådd besparelser på grunn av avviklingen av det eldre VMS-systemet, som krevde betydelige utgifter for vedlikehold (også tatt i betraktning at et relativt lite antall ansatte i selskapet stadig brukte dets kapasitet). Likevel kommer Novartis' største fordel fra en generell økning i produktiviteten til selskapets forsknings- og utviklingspersonell og forskningsprogramledere, som har umiddelbar tilgang til informasjonen de trenger.

Novartis-ledelsen har estimert full avkastning på investeringen i Documentum EDMS til tre år.

EDMS innen lån

GMAC Commercial Mortgage (GMACCM) gir sikrede kommersielle lån og er et av de største innen sitt aktivitetsfelt i USA (60 kontorer, som betjener mer enn 47 000 lån). Øyeblikket kom da GMACCM bestemte seg for å implementere et EDMS, siden behandlingen av et stort volum dokumenter, både i papir og elektronisk form, gjorde kontrollen deres mye vanskeligere.

For å løse dokumenthåndteringsproblemene installerte GMACCM en EDMS på basen selskapets utvikling Hyland programvare, som administrerer all bedriftsinformasjon (MS Word-dokumenter og deres bilder, Excel-regneark, e-postmeldinger, PDF-filer og over 1800 typer AS/400-rapporter). I tillegg til å gi selskapet global webtilgang til datavarehusnettverket i OnBase, har GMACCM laget sitt eget datatilgangslag (med et tilpassbart grensesnitt) for en rekke av spesialavdelingene. Omtrent 2000 ansatte i selskapet har tilgang til systemet over hele verden (deres autentisering utføres i Windows NT-miljøet).

For tiden behandler selskapet ca. 100 000 dokumenter daglig (mer enn 20 arbeidsflyter). Samtidig skannes og behandles om lag 3600 typer dokumenter (90 % av mottatte dokumenter) den dagen de mottas og registreres. Programvare brukes til å skanne, rense dokumentbilder, lese strekkoder, tegngjenkjenning og indeksering Oppstigningsfangst selskapets utvikling Kofax. Elektronisk signaturteknologi brukes på hvert trinn av dokumentgodkjenningen Godkjenne det fra selskapet Silanis. Allerede i august 2001 ble mer enn 2,3 millioner elektroniske dokumenter (mer enn 16 millioner sider totalt) administrert ved hjelp av OnBase EDMS.

EDMS innen verktøy

Alliant Energy (med hovedkontor i Madison, Virginia) gir verktøy og betjener mer enn 1 million kunder i det amerikanske Midtvesten. For å effektivt administrere informasjonen som kreves for å utføre viktige forretningsoperasjoner, anskaffet Alliant Energy en EDMS documentum, på grunnlag av dette ble det opprettet et felles bedriftsregister.

Med Documentum EDMS har Alliant Energy sentralisert håndteringen av informasjon og kritiske forretningsdokumenter. Før introduksjonen av Documentum var ikke Alliant Energy i stand til å indeksere nettsøk. I mange tilfeller ble de ansatte tvunget til å søke etter papirkopier av dokumenter. For å spre endringer i dokumenter, implementerte Alliant Energy en tilpasset arbeidsflyt (designet i Visual Basic) der innkommende og utgående dokumenter kan sjekkes, merkes og rutes. Gjennomgåtte dokumenter plottes inn for godkjenning. Godkjente dokumenter lagres i Documentum-databasen og distribueres deretter elektronisk.

Alliant Energys fremtidige planer for bruk av Documentum inkluderer håndtering av kontrakter, korrespondanse, ulike stillingsbeskrivelser og andre dokumenter som krever regelmessig revisjon.

EDMS innen patentering

Seed Intellectual Property Law Group, basert i Seattle, håndterer patenter. En av grunnene til introduksjonen av nye teknologier som samarbeid (samarbeid) og behandling av bilder av dokumenter (dokumentavbildning), var behovet for å redusere kostnadene ved fotokopiering og faksing. Det skal sies at tidligere, for å redusere avhengigheten av papirdokumenter, har Seed Law Group allerede investert hundretusenvis av dollar i et innholdsstyringssystem. iManage WorkSite for Legal selskapets utvikling Jeg klarer meg. Av sikkerhetsmessige årsaker (og en rekke andre grunner) foretrekker imidlertid store bedriftskunder i Seed Law Group fortsatt å sende noen dokumenter (for eksempel patenter og varemerker) på papir. For å forbedre effektiviteten av behandlingen av disse dokumentene, bestemte Seed seg for å gjøre sine digitale skannede bilder tilgjengelige på nettet overalt (ved hjelp av iManage-programvaren). Til dette ble det brukt digitale kopimaskiner. Canon Image Runner sammen med skanneteknologi eCopy, som inkluderer et berøringspanel i lite format som kobles direkte til ImageRunner. Ved å bruke dette panelet er det mulig å forhåndsvise og erstatte dårlig skannede digitale bilder, samt administrere (via menyen) kopiering, jobbe med e-post og/eller eksportere dokumentbilder til et back-end-lager (Lotus Domino.Doc, PC Docs eller iManage ). Etter skanning blir digitale bilder av dokumenter Internett-tilgjengelige for alle brukere av iManage EDMS (firmaets advokater, dets klienter, etc.). Dokumenter i iManage indekseres og søkes etter klientnavn og saksnummer.

Innholdsbehandling ved hjelp av iManage har sikret sikkerheten for elektronisk interaksjon mellom bedriftsbrukere (for å se dokumenter - ofte etter å ha mottatt en e-post med en lenke til et dokument - brukere går inn i EDMS gjennom et passord), redusert antall problemer knyttet til versjon kontroll av dokumenter og sending/mottak av e-post. Ved mottak skannes dokumenter på ImageRunner-enheter utstyrt med eCopy-teknologi. Etter skanning sendes papiroriginaler av dokumenter til spesielle lokaler for lagring, og digitale bilder av dokumenter blir umiddelbart tilgjengelige (via en nettleser) for alle bedriftsbrukere med passende tilgangsrettigheter.

Ved å bruke to digitale kopimaskiner med skannefunksjon, behandler Seed Law Group nå mellom 500 og 800 dokumenter daglig, noen så lange som 300 sider. I fremtiden er det også planlagt å integrere iManage EDMS med programvare for bedriftsregistrering. Det bør også bemerkes at introduksjonen av eCopy har gitt Seed et praktisk og rimelig alternativ til elektronisk fakturering. Seed hadde allerede en løsning for å generere utskrevne fakturaer i henhold til kundens spesifikasjoner. Duplisering av denne løsningen med et elektronisk faktureringssystem med samme grad av tilpasning vil bli ganske dyrt og ta mye tid. I stedet skanner Seed alle utskrevne fakturaer og lagrer dem som PDF-filer, og sender (på forespørsel) elektroniske fakturaer via e-post til sine kunder.

EDMS innen design

BOC Gases (Murray Hill, NY) designer og bygger prosessanlegg naturgass i 60 land i verden. I 1997 bestemte BOC Gases seg for å standardisere arbeidet sitt. Selskapet klarte å redusere byggekostnadene ved bruk av såkalte fabrikasjonspakker("pakker med dokumenter som kreves for bygging"). Hver "pakke" inkluderer hundrevis av innholdselementer, inkludert 2-D og 3-D CAD-filer, fotografier, standard driftsprosedyrer, finansielle og markedsføringsdokumenter, presentasjoner og mer. For å administrere den komplekse monteringsprosessen for en slik "pakke" for hvert nytt anlegg, dets ruting og godkjenning, har BOC implementert Documentum EDMS. Allerede før introduksjonen av Documentum fantes det meste av informasjonen som trengs for å designe og bygge fabrikker i elektronisk form, men den ble spredt mange steder og lagret på forskjellige plattformer. Den bedriftsomfattende implementeringen av Documentum har standardisert arbeidsflyt, forbedret arbeidsflyt og dokumentversjon, og gjenbruk av informasjon i ny anleggsdesign.

En nettbasert versjon av Documentum ble introdusert fra starten. Våren 2000 ble den oppgradert til Documentum 4i EDMS med MS Windows NT. I 2000 ble mer enn 90 000 dokumenter (ca. 30 GB) lagret i depotet (Oracle-databasen).

Som et resultat av introduksjonen av Documentum EDMS reduserte BOC sine arbeidskostnader for utvikling av et mellomstort prosjekt med ca. 50 % (fra 4140 timer til 2033 timer). Standardiseringen av prosjekterings- og konstruksjonsarbeid har redusert BOC-kostnadene ved bygging av anlegg med gjennomsnittlig 20 %.

Applikasjonseksempler for OMS-systemer

Pilot reisesentre forvalter 235 reisesentre og 70 varehus for ulike varer. Pilotreisesentre måtte være mer lydhøre for pris- og lagerbehov. Samtidig måtte Pilot Travel Centers generere fra 250 til 350 rapporter hver måned fra ERP-systemet. lawson, som har blitt integrert med spesialiserte vertikale applikasjoner. Pilot Travel Centers trengte en løsning som ville gjøre det enkelt å generere rapporter ved å bruke Internett for å levere informasjon.

Programvare ble implementert for å generere rapporter ViewDirect selskapets utvikling Mobius styringssystemer. Med ViewDirect-programvaren genererer Pilot Travel Centers nå to store rapporter, skiller automatisk spesifikke deler av disse rapportene (basert på forhåndsdefinerte brukertilgangsbetingelser), og sender brukere e-poster med hyperkoblinger til rapportdelene de trenger. Ved å eliminere en stor mengde arbeid med rapportering, datasortering, utskrift og levering av papirkopier av rapporter (distribusjon), sparer Pilot Travel Centers betydelige økonomiske og tidsressurser (det anslås at over 3 år vil besparelsen være opptil $ 200 000 ). Rapportene åpnes ved hjelp av standard nettlesere.

Professional Service Industries, basert i Oakbrook Terrace, Illinois, er et geoingeniør- ogp. Med mer enn 140 kontorer i USA og Canada, fant Professional Service Industries (PSI) det for bortkastet og tidkrevende for selskapet å nesten manuelt generere ulike rapporter ukentlig (basert på informasjon fra ERP-systemet), samt skrive ut og distribuere dem på alle kontorene deres. For å løse dette problemet implementerte PSI programvare Monarch/ES rapportportal selskapets utvikling dataklokke. Hundrevis av ansatte og dusinvis av regionale ledere i selskapet gjennom standard web-navigatorer fikk tilgang til rapporter fra ulike steder (kontorer, anleggshengere, hjemme-PCer, hoteller, etc.). Monarch/ES Report Portal-programvaren ga også tilgang til arkiverte brukerfiler, analytisk og regnskapsinformasjon lagret i den eldre applikasjonen fra Texas Instruments. I tillegg gir Monarch/ES Report Portal-programvaren tilgang til informasjon om arbeidstid, slik at bedriftsledere kan analysere tiden brukt på et spesifikt prosjekt av ingeniører og underleverandører med ulik arbeidserfaring (du kan også spore dynamikken i selve arbeidet) . Data er tilgjengelig for brukere i Excel eller Seagate Crystal Reports (uten å øke belastningen på ERP-systemet).

Professional Service Industries kan nå generere foreløpige fakturaer som kan gjennomgås og korrigeres før de sendes til kundene sine. Det er veldig praktisk at dataene overføres til Monarch/ES Report Portal-systemet fra ERP-systemet hver natt, og gir brukerne opp – oppdatert informasjon. Avkastningen på investeringen (ROI) til Professional Service Industries er estimert til $800 000 (på grunn av reduserte prosjektledelseskostnader, eliminering av fraktkostnader for papirrapporter osv.).

Newport News Shipbuilding er det største privateide skipsbyggingsselskapet i USA for det amerikanske forsvarsdepartementet. Ved introduksjonen av SAP R/3 ERP-systemet i selskapet i 1998, ble det oppdaget at det var nødvendig å forbedre teknologien for å generere og distribuere bedriftsrapporter. Faktisk var det nødvendig å skape et bedriftsmiljø for å generere og distribuere rapporter. I tillegg dukket det opp en rekke andre problemer. For det første var noe av den nødvendige informasjonen fortsatt i eldre systemer. Selskapets langtidsansatte var vant til å få tilgang til denne informasjonen, men nye ansatte foretrakk å kun jobbe med SAP R/3-systemet. I tillegg ble det funnet at rapporteringsverktøyene i SAP R / 3 ikke ga alle behovene til selskapet.

Derfor begynte Newport News Shipbuilding i 1999 å implementere produksjonsstyring og rapporteringsprogramvare fra selskapet. Sypress(Rochester Hills, Michigan), der Newport News skulle eliminere manuell utskrift og distribusjon av rapporter. Hvis i november 1999 2000 ansatte fra forskjellige divisjoner av selskapet jobbet med Cypress-systemet, hadde antallet i oktober 2001 nådd 3700.

Gjennom ett enkelt grensesnitt får bedriftsansatte tilgang til alle genererte bedriftsrapporter, uavhengig av kilde. Tusenvis av rapporter genereres automatisk i systemet (kun én gang) og leveres til brukere etter planen ved hjelp av Cypress-programvaren. I løpet av arbeidet fanger Cypress-programvaren opp strømmen av rapporter som skrives ut og lar deg bestemme mottakeren av hver spesifikk rapport og metoden for levering til brukeren (ekstern skriver eller faks, jobbkø, e-post osv. .). Ved å implementere Cypress sparer Newport News opptil $500 000 årlig (på grunn av eliminering av utskrifts- og distribusjonskostnader for rapporter). Newport News Shipbuilding flytter for tiden til MS Windows NT og Cypress Web, en nettdokumentleveringsmodul som gir en personlig tilpasset portalside for brukere (tilgang via MS Internet Explorer-nettleseren). Hele implementeringsprosjektet forventes å være fullført innen juli 2002.

Det store amerikanske selskapet Hill's Pet Nutrition (Topeka, Kansas), som har mer enn 250 distribusjonssentre, har bygget sin virksomhet på levering av en rekke kjæledyrprodukter til veterinærstasjoner over hele landet. Naturligvis en viktig rolle i suksessen med Hills forretningsmodell " s Pet Nutrition spiller produktlevering til rett tid og ingen nedetid for kjøretøy. Bedriftsutviklet programvare for dokumentutgang brukes til å varsle distribusjonssentraler om lasting av bestillinger HP/Dazel, som har et standard grensesnitt med ERP-systemer (hvis virksomheten ikke bruker et ERP-system, sendes dokumenter på e-post eller faks). I følge HP / Dazel oppstår omtrent 30 % av feil i forretningsprosesser i bedrifter og organisasjoner nettopp på grunn av problemer med dokumentlevering. Disse feilene resulterer nesten alltid i bortkastet tid og penger.

Bruken av denne programvaren forhindrer at en skriverfeil (utskrift av en henteordre) ved noen av Hill's Pet Nutritions 250 distribusjonssentre går ubemerket hen til sentralkontoret, som er i ferd med å sende en varebil til dette senteret neste dag for en bestilling. Hvis skriverfeilen viste seg å være Hvis ikke lagt merke til, vil ikke bestillingen bli klargjort i tide, og flyreisen ville være tom (med tilsvarende tap for selskapet).HP / Dazel-programvaren har funksjonen til å sende en bekreftelse til sentralkontoret om selve utskriften av bestillingen på nettverksskriveren til distribusjonssentralen.sentralen mislyktes, så sendes bestillingen til faksentralen.Hvis bestillingen heller ikke sendes på faks, så skrives den ut på sentralen. kontor med merknad om behovet for å sende bestillingen på e-post.

I sin tur, e.ComPresent Web Portal programvare utviklet av selskapet Optio programvare lar kunder og forretningspartnere administrere prosessen med dokumentlevering (inkludert levering av dokumenter i elektronisk form). Klienten definerer ikke bare mottakerens e-postadresse, men også leveringsformatet, samt autentiseringsreglene. Informasjon fra ERP-systemet følger gjennom Web Portal-programvaren. Når destinasjonen er identifisert, rutes informasjonen i henhold til avsenderens instruksjoner. Optio Software tilbyr også et OMS-system Optio noe som i stor grad letter arbeidet med dokumenter. For eksempel kan den generere inventarlister som er forståelige selv for brukere som ikke er kjent med varekoder eller kontonumre (Optio supplerer disse listene med varebeskrivelser hentet fra andre applikasjoner og utarbeider et fullt forståelig dokument). Ofte er det situasjoner når et selskap - en grossistleverandør - på en bestemt måte må endre noen standard utdatadokumenter (for eksempel fakturaer, følgedokumenter osv.) på forespørsel fra kunde-kjøpere som ønsker å utarbeide disse dokumentene i en måte som er praktisk for dem (og hvordan de pleide). Produsenter står ofte overfor denne situasjonen. forbruksvarer leverer sine produkter til et stort antall kunder fra detaljhandel. For eksempel kan en forhandler insistere på at det medfølgende (leverings)klistremerket skal utformes på den måten han ønsker. I de aller fleste tilfeller gir ikke leverandørens ERP-system en slik mulighet. I dette tilfellet overtas funksjonene med å kombinere og danne all nødvendig informasjon på fraktetiketten (basert på data hentet fra ERP-systemet og andre applikasjoner) av OMS-systemet (spesielt Optio).

Systemer som e.ComPresent Web Portal gir nye muligheter for å bygge nettbaserte brukerapplikasjoner basert på kundeselvbetjening. Weblevering har allerede vist seg å være effektiv for å redusere utskrifts- og portokostnader. I stedet for å sende en rapport på flere sider på e-post til hundrevis av kontorer, kan brukere se rapporten via Internett/intranett. Noen utdatabehandlingssystemer lar deg også definere spesifikke sider eller seksjoner som brukeren ønsker. I tillegg, siden brukere vanligvis ikke trenger å se hele rapporten, ved å bruke programvaren Cypress Web du kan sende informasjon side for side i komprimert form. En lignende teknikk kan brukes for distribuert rapportering på e-post. I stedet for selve rapporten får mottakeren et varsel om at den er klar til visning. Ved å klikke på HTML-lenken starter han en økt med programvaren Cypress Docuvault og se rapporten.

Informasjonen som brukeren ønsker å inkludere i rapporten kan hentes ikke bare fra ERP-systemet. Før en rapport vises, kan brukere be fra OMS-systemet (inkludert via Internett) all indeksert informasjon som er lagret i det felles depotet. Hvis brukere trenger å generere rapporter med jevne mellomrom, kan de generere spørringer slik at den forespurte informasjonen automatisk samles inn, lagres og leveres til brukerens PC (denne funksjonen til OMS-systemer blir ofte referert til som "batchbehandling"). NEN Life Science Products, et selskap som leverer kjemikalier til legemiddelprodusenter, bruker denne funksjonen (spesielt i Optio OMS-systemet) for å overvåke depotet og se etter de såkalte "triggerpunkter" (triggerpunkter) som fører til generasjonen av visse forespørsler (for eksempel om strålingssikkerheten til et levert kjemikalie). En slik forespørsel genereres dersom den totale radioaktiviteten til det tilførte kjemikaliet overstiger en viss terskelverdi. På samme måte kan Optio-programvaren og Forsikringsselskap som samler inn statistiske data om sykdommene til sine potensielle klienter.

Integrasjon av EDMS med andre applikasjoner

Når vi snakker om den praktiske anvendelsen av EDMS, kan man ikke annet enn å vurdere mer detaljert problemet med deres integrasjon med andre bedriftsapplikasjoner. Å løse dette problemet er svært viktig for moderne bedrift, spesielt hvis flere bedriftsapplikasjoner brukes samtidig på den. Foreløpig er EDMS oftest integrert med følgende typer applikasjoner: ERP-systemer, kontorapplikasjoner og front-end applikasjoner (for eksempel CRM).

Når det gjelder ERP-systemer, er en av svakhetene deres noe redundans av dokumenter generert i hovedmodulene til ERP-systemet (i tillegg til de underutviklede mulighetene for fleksibel rapportgenerering nevnt ovenfor). Utrulling av et sentralisert depot (basert på EDMS), som gir hver modul i ERP-systemet dokumentene den trenger, bidrar til å redusere driftskostnadene til bedriften og akselererer avkastningen på investeringen. Det vil si at integrasjonen av EDMS og ERP-systemet gir en høyere IRR-verdi enn det som kan oppnås med frittstående bruk av disse systemene. For å sikre denne integrasjonen inngår en rekke EDMS-utviklere (for eksempel FileNet, IBM, Hyland, Identitech, etc.) partnerskap med utviklere av ledende ERP-systemer (SAP R/3, PeopleSoft og Oracle).

Når EDMS er integrert med kontorapplikasjoner, tilbys brukere muligheten til å få tilgang til bibliotektjenester direkte fra vanlige kontorapplikasjoner (for eksempel MS Word, MS Excel og MS PowerPoint). I tillegg, i nesten alle vanlige EDMS er det mulighet for å jobbe gjennom MS Internet Explorer Web-navigator.

Integrasjon med front office-applikasjoner er også ganske vanlig. Eksempler inkluderer Documentum og IBM, som tilbyr integrasjon med Siebels CRM-utviklingssystem.

Bransjeanalytikere bemerker at noen av de arkitektoniske tilnærmingene implementert i en rekke moderne EDMS forenkler integrasjonen. For eksempel gir EDMS basert på Java- eller COM-objektmodeller den beste løsningen for integrering med bedriftsapplikasjoner på flere plattformer. I tillegg kan J2EE-kompatible ERMS distribueres på J2EE-applikasjonsservere (som BEA WebLogic eller IBM WebSphere), noe som gjør det enkelt å integrere ERMS med e-businessapplikasjoner distribuert i et applikasjonsservermiljø. Den objektorienterte tilnærmingen letter bruken av EAI-servere (f.eks. fra Tibco, Vitria og webMethods) som minimerer punkt-til-punkt-integrasjon ved kommunikasjon med mange separate applikasjoner. Støtte for industristandarder (som XML) kan også gjøre det enklere å dele innhold og utveksle data mellom bedriftsapplikasjoner, både i og utenfor bedriften.

Det skal bemerkes at de fleste EDMS i deres utvikling beveger seg mot åpne standarder. FileNet er for eksempel forpliktet til å tilby en Java-basert API i Panagon EDMS. iManage fokuserer også på Java, som vil tillate den å kjøre EDMS på flere plattformer. XML-støtte er innebygd i Open Text-applikasjonen. OTG har implementert et COM-orientert API i sin programvare og har nylig begynt arbeidet med å tilby XML-funksjoner i sine programvareverktøy. Identitech planlegger også å implementere en Java-basert API og XML-funksjoner i programvaren sin i fremtiden. Programvaren utviklet av OIT ble opprinnelig laget i C, men den har muligheten til å integrere via XML. De fleste andre EDMS har C APIer som også kan brukes til å integrere med bedriftsapplikasjoner, men objektorienterte tilnærminger er mindre ressurskrevende.

Integrasjon av EDMS med ERP-systemer

I følge analytikere er for tiden mer enn 80 % av informasjonsmidlene til bedrifter og organisasjoner lagret i form av ustrukturerte dokumenter som er utilgjengelige for moderne ERP-systemer (dvs. de fleste ERP-systemer dekker bare omtrent 20 % av alle aspekter av virksomhetens aktiviteter med deres funksjonalitet). Med behandling av ustrukturert informasjon er EDMS nå best håndtert.

Integrasjon av ERP-systemer med EDMS gir støtte til forretningsprosesser til hele virksomheten - gjennom operativ styring av dokumenter, bilder, arbeidsflyter, bedriftsrapporter osv. Ved hjelp av EDMS blir all nødvendig informasjon og data tilgjengelig inne i ERP-systemer - fakturaer , kundeforespørsler (dokumenter , fakser og e-poster), tegninger osv. I dette tilfellet fungerer EDMS som en slags konsentrator som gir brukerne tilgang til nødvendig informasjon. Den store fordelen med EDMS-integrasjon med ERP-systemer er muligheten for brukere til å jobbe i miljøet til sine kjente applikasjoner.

Foreløpig er en rekke utenlandske EDMS allerede integrert via en API med de vanligste utenlandske ERP-systemene (inkludert SAP, PeopleSoft, J.D. Edwards, Baan, etc.). Samtidig tilbyr noen ERP-systemutviklere sitt eget grensesnitt for integrasjon (for eksempel SAP AG - et standardgrensesnitt SAP ArchiveLink, gir tilgang til SAP R / 3-depoter) og sertifiserer til og med EDMS for integrerbarhet med systemene deres.

Det finnes ulike tilnærminger til implementering og deling av EDMS- og ERP-systemer. Hvis noen virksomheter integrerer elektronisk dokumenthåndteringsteknologi etter introduksjonen av ERP-systemer, så implementerer mange andre ERP-systemer som allerede bruker forskjellige EDMS. Men ofte når en bedrift bestemmer seg for å implementere et ERP-system, forblir disse eldre dokum(vanligvis på avdelingsnivå). For eksempel er det nettopp dette selskapet gjorde Sherwin-Williams fra byen Cleveland, engasjert i produksjon av maling. Programvare igjen hos Sherwin-Williams Hyland OnBase, hvis evner ble brukt til å administrere genereringen av bedriftsrapporter i det nylig installerte ERP-systemet SAP R/3(erstatter det gamle databehandlingssystemet). Dermed beholdt Sherwin-Williams fordelen ved å bruke ett EDMS for å få tilgang til alle dokumenter (uten behov for ytterligere opplæring av sine ansatte i å jobbe med SAP R / 3).

Nesten samme situasjon er observert i selskapet Kyocera industriell keramikk fra Vancouver. Før implementeringen av SAP R/3 brukte selskapet også OnBase mye (spesielt brukte regnskapsavdelingen OnBase til å skanne innkommende fakturaer og lagre dem på bedriftsserveren). Etter introduksjonen av SAP R/3 (hvis mål var å automatisere produksjonen og backoffice-prosessene til selskapet), utvidet regnskapsavdelingen sine muligheter ved å legge til administrasjonsfunksjoner for bedriftsrapportering. Samtidig ble det tildelt en egen server for OnBase-programvaren. Utgående sjekker for betalinger utføres nå i SAP R/3-regnskapsapplikasjonen, skrevet til en fil som lastes opp til OnBase. Når det behandles i OnBase, kan faksimilebildet av den originale kvitteringen gjenskapes for utskrift eller e-post.

Selskap skarp elektronikk erstattet eldre systemer på alle sine kontorer med et SAP R/3 ERP-system. I løpet av dette prosjektet rekonstruerte Sharp Electronics leie-/leasingoperasjoner for å forbedre effektiviteten til faktureringsprosedyrer. Sharps faktureringsprosesser har blitt redesignet slik at alle signerte dokumenter er knyttet til poster lagret i ERP-systemet for automatisert kundefakturering og forhandlerbetalingssporing. For å gjøre dette opprettet Sharp spesialsystem(ved hjelp av Accenture, IBM og Kofax bildeprodukter). Det er utviklet en automatisert prosedyre som behandler innkommende økonomiske dokumenter basert på signerte kontrakter. Når en bestilling er lagt inn, genereres instruksjoner og et strekkodedokument SAP R/3. Når dokumentet er signert av kunden, sendes det tilbake til Sharp via faks eller e-post. Disse dokumentene (både fakses og skannes) administreres av Kofax Ascent Capture-programvare, som leser dokumentets strekkoder og verifiserer dem mot informasjonen som er lagret i databasen. Dokumentbilder og indekserte data sendes deretter ved hjelp av Ascent-programvaren via innholdsstyringssystemet IBM Common Store i datavarehuset SAP R/3, hvor batchbehandlingen deres finner sted. Dokumenter i SAP R/3 åpnes i mange tilfeller på mindre enn 3 sekunder. Sharp har gjort en stor investering i ERP-systemet, og IBM Common Store-programvaren er et relativt rimelig tillegg som sparer investeringen.

Kristen ideell organisasjon Fokus på familien(med hovedkontor i Colorado Springs) produserer radioprogrammer, publiserer bøker, magasiner, videoer og filmer med relatert innhold (med et totalt antall abonnenter på rundt 2,5 millioner mennesker), og samhandler også aktivt med ulike offentlige organisasjoner. Fokus på familien implementerte innholdsstyring og gruppearbeidsteknologier samtidig med ERP-systemet for å øke effektiviteten i driften. J.D. Edwards OneWorld. OneWorlds ERP-system håndterer abonnements- og ordreoppfyllelse, abonnent- og donasjonssporing, hendelseslogging, samt backoffice-regnskapsrapportering og styring av ulike forretningsfunksjoner. I sin tur, andelen av innholdsstyring programvare Acorde(bedriftens utvikling Optika) må kontrollere innkommende papirkorrespondanse, e-post og telefontrafikk.

For Fokus på familien er ikke den primære bekymringen økonomiske sparing (selv om dette også er viktig), men det mest effektiv bruk sine menneskelige ressurser (spesielt ansatte på "hot" telefonlinjer) som må takle et høyt volum av innkommende anrop og forespørsler. Husk at folk som ringer eller skriver til Fokus på familien ikke alltid bestiller et abonnement eller en bok. Svært ofte leter de rett og slett etter hjelp, råd eller vanlig menneskelig sympati for problemene sine.

I dette eksemplet resulterte kombinasjonen av innholdsadministrasjon og anropsruting i en betydelig økning i effektiviteten til Focus on the Family-ansatte. Når du behandler et innkommende anrop, leser Acorde-programvaren telefonnummeret og slår opp all informasjon knyttet til det (kanskje ikke det første anropet fra det telefonnummeret) i en database som også administreres av Acorde. Hvis slik informasjon finnes, vises den umiddelbart på PC-skjermen til den ansatte i Fokus på familien som håndterer samtalen. Dermed frigjør Acorde-programvaren Focus on the Family-ansatte fra behovet for et langt søk etter dokumenter når de skal løse problemet med en person som ringte en kristen organisasjon. I tillegg, når du bruker Acorde-programvare, tar det i gjennomsnitt 30 sekunder å behandle én telefonsamtale. Med opptil 5000 samtaler om dagen, gir Focus on the Family betydelige tidsbesparelser for de ansatte.

Nedenfor vil vi kort gjennomgå generell informasjon om integrerbarheten til noen utenlandske EDMS med vanlige ERP-systemer.

Datamax Technologies

SED VisiFlow(bedriftens utvikling Datamax Technologies) er en distribuert løsning som skaleres fra små arbeidsgrupper til store bedrifter. Den er integrert med de fleste utenlandske ERP-systemer og er sertifisert for SAP ArchiveLink-grensesnittet. Den integrerer følgende funksjoner: arbeidsflytstyring, dokumenthåndtering, COLD-ERM, CTI og rapportskjemagjenkjenning.

Når det er integrert med et ERP-system, administrerer VisiFlow alle typer dokumenter både utenfor og inne i ERP-systemet. En relasjonsdatabase (repository) er under utplassering, hvor behandlingen av informasjon går parallelt med ERP-systemet. Dokumenter kan søkes og ses fra klienten til ERP-systemet ved hjelp av spesialprogrammer (fra Datamax). Det er også mulig å søke og se informasjon utenfor ERP-systemet via Windows og webgrensesnitt. Fulltekstindeksering og søk støttes.

FileNet

Selskap FileNet integrerte også EDMS Panagon med ledende ERP-systemer og utviklet tilpassede integrasjonsløsninger. Disse løsningene inkluderer programvare Panagon Document Warehouse for SAP R/3 og nettorientert Panagon for J.D.-programvare Edwards OneWorld.

Panagon Document Warehouse-programvaren er et frittstående programvareprodukt som kjører sammen med ERP-systemet. Panagon Document Warehouse Software for SAP R/3 gir tilgang til ethvert dokument fra ethvert skrivebord i organisasjonen din. Den gir fangst, indeksering, arkivering og administrasjon av alle R/3-objekter, inkludert dokumenter generert i SAP R/3, samt ulike typer bilder (inkludert faksede og skannede).

Panagon Document Warehouse-brukere kan koble til SAP R/3 forretningsflyter for å distribuere dokumenter innenfor et gitt ERP-system. Systemet gir ett enkelt grensesnitt for å administrere eksterne og interne dokumenter (generert i ERP-systemet) for både klient-server og nettorienterte R/3-brukere. En rekke funksjoner (innsjekking/utsjekking, redigering og distribusjon av dokumenter i hele bedriften) er tilgjengelig for brukere av MS Office, Lotus Notes og andre forretningsapplikasjoner.

Systemet lagrer ikke informasjon i ERP-systemdatabasen. Dokumentlagre er tilgjengelige gjennom en administrert relasjonsdatabase (Oracle eller MS SQL Server) vedlikeholdt i Panagon Document Warehouse. Som et resultat kan brukere fleksibelt administrere dokumenter og objekter utenfor ERP-systemet. Dataene i ERP-systemet kan knyttes til relevante dokumenter. Panagon Document Warehouse støtter også fulltekstindeksering og dokumentsøk.

Enkel programvare

Integrasjon med ERP-systemer er hovedvirksomheten til selskapet Enkel programvare. SED Enkelt arkiv utviklingen er integrert gjennom et sertifisert SAP ArchiveLink-grensesnitt, samt gjennom et API-grensesnitt (med Baan, Sage, J.D. Edwards og Navision ERP-systemer). I tillegg er Easy Archive-systemet integrert med Lotus Notes-programvare og Staffware-programvare.

Når det er integrert med SAP R / 3, lar Easy Archive EDMS deg søke etter data og dokumenter i alle modulene i dette ERP-systemet (inkludert materialstyring, salg og distribusjon og produksjon og planlegging). Easy Archive har full data- og dokumentfangst, arkivering, dokumenthåndtering og gruppearbeid over Internett. Gjennom Easy Archive er det også mulig å få tilgang til dokumenter fra mobile enheter via WAP-protokollen.

Dokumenter og data (både utenfor og inne i ERP-systemet) er tilgjengelig gjennom klientprogrammet til ERP-systemet. Depotet er en fulltekstdatabase fra Verity. Eksterne dokumenter (skannet, fakset, elektronisk) blir automatisk indeksert og korrelert med spesifikke transaksjoner i ERP-systemet (noe som eliminerer behovet for manuell indeksering). Easy Archive EDMS kan integreres med SAP Business Workflow(for å tildele dokumenter til sine mottakere).

Hyland programvare

I SED på basen selskapets produksjon Hyland programvare implementert bildebehandling, COLD-ERM, arbeidsflytstyring og nettilgang. Den kan integreres med de fleste ERP-systemer gjennom deres APIer. I tillegg har Hyland nylig gitt ut programvare OnBase Archive Server for SAP R/3, integrert med dette ERP-systemet gjennom SAP ArchiveLink-grensesnittet og designet for å tilby arkiverings- og søkefunksjoner i SAP R/3 (ved å bruke egenskapene til OnBase EDMS).

Når du bruker Archive Server-programvaren, kan dokumenter generert i SAP R/3 (utskriftslister, utgående dokumenter, arkiverte data osv.) administreres av OnBase EDMS på samme måte som skannede dokumenter, skrivebordsapplikasjonsfiler og e-post . OnBase gir muligheten til å jobbe med alle typer dokumenter innenfor et ERP-system. Alle data og dokumenter er tilgjengelige gjennom ett enkelt grensesnitt til både eksterne applikasjoner og applikasjoner i ERP-systemet.

Basert på OnBase EDMS kan full arbeidsflytstyring i ERP-systemet implementeres. Den kan også brukes som søkemotor for front-end-applikasjoner. Basert på OnBase, distribueres et depot som støtter MS SQL Server, Oracle og Sybase SQL Anywhere. Depotet er integrert med ERP-systemet gjennom OnBase API, og brukere kan få tilgang til distribusjon, lagring og gjenfinning av informasjon både i og utenfor ERP-systemet. OnBase-verktøy eller et klientprogram i ERP-systemet brukes som klientgrensesnitt. Fulltekstindeksering og dokumentsøk støttes også.

IBM

Selskap IBM tilbyr en løsning Innholdsbehandler, designet for å administrere elektroniske dokumenter i SAP R / 3 og lar deg arkivere, distribuere og administrere data. IBM Content Manager CommonStore for SAP er sertifisert for den nyeste versjonen av SAP ArchiveLink-grensesnittet. Ved hjelp av CommonStore blir størrelsen på SAP R/3-databasen strømlinjeformet, tilgang til forretningsdokumenter akselereres, forretningsprosesser forbedres, rutineoppgaver og dokumentdistribusjon automatiseres. Forretningsdokumenter som kommer fra SAP R/3 og andre forretningsapplikasjoner (fakturaer, bestillinger, følgesedler, brev, fakser, regneark, e-post osv.) kan kobles, indekseres og lagres i delte elektroniske mapper for å sikre tilgang til dem ved å alle brukere av bedriften. Muligheten til å lagre data fra andre applikasjoner er også implementert.

CommonStore arkiverer data ved å bruke Tivoli Storage Manager-programvaren. Det er også mulighet for å lagre bilder og dokumenter direkte til IBM Content Manager. Når et dokument er arkivert ved hjelp av CommonStore, kan det hentes når som helst via SAP R/3 eller CommonStore Content Manager. Den lagrede informasjonen er også tilgjengelig gjennom Lotus Notes, Internett/intranett-navigatorer eller andre forretningsapplikasjoner integrert med IBM Content Manager.

Depotet (IBM Content Manager, Content Manager OnDemand eller Tivoli Storage Manager) kjører parallelt med ERP-systemet. På klientsiden søkes dokumenter gjennom SAP R/3 GUIer, IBM Content Manager eller Content Manager OnDemand. Systemet støtter fulltekstsøk.

Ixos programvare

Den ledende leverandøren av data- og dokumentarkiveringsteknologier for SAP R/3 er selskapet Ixos programvare. Spesielt bør det bemerkes at SAP ArchiveLink-grensesnittet (grensesnittet mellom R/3 ERP-systemet og tredjeparts dokument- og datalagre) ble utviklet i fellesskap av Ixos og SAP AG. PÅ Ixos arkiv ble laget spesielt for å forbedre funksjonaliteten til R/3. I stedet for å integrere de to systemene via en API (som det gjøres for en rekke EDMS), støtter SAP ArchiveLink rask integrasjon mellom R/3 og Ixos Archive. Som et resultat krever ikke Ixos Archive en dedikert visningsprogram, ekstra arbeidsflyt og dokumenthåndteringssystemkoding eller tilleggsprogrammering.

Ixos Archive-programvare gir dokumenthåndteringsløsninger på bedriftsnivå for standardklienter, servere og intranett. Den automatiserer bilde- og dokumentbehandling, arkivering, gjenfinning, distribusjon, levering og gjenbruk. I sin tur ved hjelp av programvare Ixos-Mobil/3 Implementert fjerntilgang til dokumenter i SAP R/3.

Ixos Archive gir muligheten til å arbeide med papirdokumenter, elektroniske filer, standard R/3-rapporter, eksternt genererte objekter og R/3-objekter. Dokumenter rutes av R/3 Business Workflow-programvaren, vises gjennom visningsprogrammet og administreres direkte fra R/3. Gjennom Ixos Archive kan du også administrere dataarkivering og konvertering av R/3-objekter for nettpresentasjoner.

Ixos tilbyr også en rekke applikasjonsmotorer som kan integreres i både gruppevare (Lotus, MS Exchange) og andre integrerte EDMS. Dokumenter åpnes og administreres gjennom SAP R/3-klientgrensesnittet. Det er også mulighet for å synkronisere spesifikke delsett av data fra ERP-systemet med en ekstern dokumentbehandlingsapplikasjon.

Selve Ixos Archive EDMS støtter ikke fulltekstdokumentsøk, men denne funksjonen kan implementeres gjennom integrasjon med Verity-programvare.

EDMS-integrasjon med CRM-applikasjoner

Customer Relations Management (CRM)-systemer inntar også en fremtredende plass i det moderne markedet for forretningsapplikasjoner. Spesielt tilbys CRM-applikasjoner av selskaper som Siebel Systems, Clarify, Vantive, IBM, Janna Systems, etc. Selv ERP-systemutviklere (for eksempel Oracle, SAP, Peoplesoft og Baan) slipper (eller planlegger å slippe) CRM-applikasjoner som et tillegg til systemene deres.

Naturligvis ignorerte ikke utviklerne av EDMS dette lovende markedssegmentet. I følge den rådende oppfatningen i markedet skal EDMS fungere som et spesielt integreringslag som lar mange datavarehus og back-end-applikasjoner assosieres med de samme forretningsprosessene som front-office CRM-applikasjonen samhandler med. ERMS må støtte et bredt utvalg av dataformater og kommunikasjonsstandarder som kan brukes i CRM-applikasjoner. Det spiller ingen rolle for brukeren hvordan han samhandler med selgeren: ved å registrere seg på nettstedet, sende en e-postmelding, bruke et automatisert telefonsystem, sende en faks eller skriftlig forespørsel, eller snakke med en selgerrepresentant i et kundesenter .

Ulike metoder brukes for å integrere EDMS- og CRM-applikasjoner. Utbredt bruk av komponentmodeller(COM, CORBA og JavaBeans). Dermed opererer for eksempel Staffware, Identitech og Plexus. En annen tilnærming er lage malapplikasjoner, som kan brukes i en rekke scenarier. Slik tilbyr FileNet og Lucent (www.mosaix.com) malapplikasjoner som kan gjenbrukes i en rekke systemer – fra CRM til ERP.

EDMS brukt i forbindelse med CRM-applikasjoner må også gi pålitelig behandling av store mengder informasjon og skalerbarhet i e-handelsapplikasjoner. En rekke selskaper (Keyfile, Plexus, Staffware, IBM og Oracle) har implementert dette kravet gjennom bruk av mellomvarekomponenter(Webapplikasjonsservere, og bestillingstjenester for meldingskø). For eksempel har Keyfile (www.keyfile.com) integrert sitt EDMS med MS Commerce Server-programvaren. Plexus og Staffware har integrert produktene sine med Tuxedo og WebLogic transaksjonsplattformer fra BEA Systems. Oracle har integrert sin arbeidsflytmodul med sine Advanced Queues meldingstjenester. IBM har integrert arbeidsflytløsningen MQSeries Workflow i sin egen MQSeries-mellomvare.

I nær fremtid forventes EDMS å bli mer integrert med CRM-applikasjoner. Mange EDMS-utviklere tror generelt at CRM-markedet er hovedmuligheten for deres utvikling. Derfor "åpner" de enten systemene sine for tredjeparter, eller danner partnerskap med CRM-leverandører. For eksempel har FileNet og Siebel Systems signert en avtale der FileNets Panagon VisualWorkFlo-programvare administrerer arbeidsflyten mellom ulike Siebel Systems-enheter (produksjon, kundesenter og kundeservice). Staffware har også avtaler med mange CRM-leverandører (inkludert Siebel og Vantive) som bygger inn funksjonaliteten til Staffware-programvaren i disse CRM-applikasjonene.

Funksjoner ved valg og implementering av EDMS

Hovedtrekkene i valget av EDMS

I følge bransjeanalytikere blir EDMS nødvendig når det totale volumet av dokumenter som behandles årlig i en bedrift eller organisasjon når 4000-5000. Det skal sies at innføringen av EDMS ikke er et universalmiddel for alle problemer i bedriften. Hovedmålet med implementeringen er å øke effektiviteten av arbeidsflyten til en bedrift eller organisasjon, og derfor til en viss grad effektiviteten til arbeidet deres som helhet. Det er også en oppfatning at hovedmålet med å introdusere et EDMS er å skape et effektivt miljø for ledelse og funksjon av en bedrift eller organisasjon.

Før du velger en EDMS, er det viktig å formulere en liste over oppgaver som skal bidra til å løse implementeringen. I tillegg en detaljert organisasjonsplan dens gjennomføring. Leveringen og implementeringen av EDMS bør utføres av et eksternt selskap som har det fulle juridiske ansvaret overfor bedriften for å lykkes med implementeringsprosjektet. Valget av en leverandør og en EDMS-implementer må tilnærmes veldig nøye, siden etter å ha signert en kontrakt, betalt eventuelle midler og begynt å implementere en EDMS, vil det ikke være lett å avslutte forholdet til dette selskapet hvis selskapet ikke fullt ut tilfredsstiller kvaliteten på arbeidet sitt. Faktisk, i tilfelle feil valg av entreprenør, vil penger, tid og nerver være bortkastet. Selvfølgelig, når du velger en EDMS, er det nødvendig å nøye studere alle tilbudene som er tilgjengelige på markedet, og sørg for å holde et anbud. Det er også svært viktig å vurdere om EDMS-leverandøren har erfaring med vellykkede implementeringer og hvordan det samsvarer med spesifikasjonene til bedriften eller organisasjonen. Når du velger en EDMS, er det nødvendig å ta hensyn til en rekke av følgende viktige punkter:

• Et ganske stort utvalg av EDMS (både innenlandsk og utenlandsk utvikling) presentert på det russiske markedet;
• Påliteligheten til EDMS-leverandøren og leverings-, implementerings- og vedlikeholdsvilkårene som tilbys av den (i de få årene av eksistensen av det innenlandske IT-markedet har det allerede vært tilfeller når ganske kjente og utad velstående selskaper eller forlot markedet - et eksempel er tilbaketrekkingen våren 2002 fra det innenlandske markedet for virksomheten NikosSoft programvare - eller opphør av utvikling og modernisering av programvaren, som faktisk betyr å forlate markedet - et eksempel er opphør av utvikling av BOSS-Corporation programvare av IT Co. våren 2002);
• Muligheten for å fullføre EDMS innen rimelig tid (med akseptable prisbetingelser) for spesifikasjonene til bedriften.

Generelt, når du velger en leverandør og en EDMS-implementer, bør følgende krav tas i betraktning:

• Seriøsiteten til selskapet (tilstedeværelsen av et kjent navn i markedet, dets faste kontor, ønsket om å opprettholde og styrke markedsbildet gjennom vellykket implementering neste prosjekt for implementering av EDMS, etc.);
• Størrelsen på selskapet, tilgjengeligheten av tilstrekkelige ressurser for gjennomføring av implementeringsprosjektet innenfor kontraktsvilkårene;
• Tilstedeværelsen i selskapet av et tilstrekkelig stort og stabilt team av utviklere og implementere av EDMS;
• Selskapets erfaring med utvikling og implementering av EDMS i lignende virksomheter og organisasjoner (best av alt, hvis det er mulig å se den implementerte EDMS i drift og kommunisere med brukerne deres);
• Har utviklerselskapet teknologi- og programmeringsstandarder, hvordan de er formalisert (legalisert) og støttet;
• Har den implementerende bedriften en implementeringsteknologi, og hvordan dokumenteres den.

Samtidig må EDMS valgt for implementering oppfylle følgende generelle krav:

• Systemarkitekturen er basert på forretningsprosesser(arbeidsflyter) i løpet av hvilke dokumenter opprettes og flyttes;
• SED må ha spesifikasjonene til den russiske dokumentflyten og kontorarbeid er tatt i betraktning(vertikal organisering av arbeidsflyt, overholdelse av russiske GOST-er, etc.);
• SED burde ha samarbeidsmuligheter implementert(gruppeplanlegging, informasjonsdeling, oppslagstavler, fora, etc.);
• Må være implementert funksjonene for operasjonell kontroll av utførelse av dokumenter og arbeider(overføring av arbeid mellom utøvere i samsvar med en viss teknologi, overvåking av statusen til den pågående prosessen, identifisere avvik fra det normative forløpet av prosessen, forutsi virkningen av disse avvikene på den sannsynlige fullføringsdatoen for hele prosessen som helhet, etc.);
• Enkelhet og fleksibilitet i installasjon, konfigurasjon og drift;
• Bruk av felles plattformer for organisering av gruppearbeid med dokumenter;
• Tilgjengelighet av midler for å organisere konfidensiell arbeidsflyt med beskyttelse av informasjon mot uautorisert tilgang;
• Kompatibilitet med sertifiserte informasjonssikkerhetsverktøy;
• Mulighet for samtidig bruk av elektroniske og papirdokumenter;
• Evne til å integrere med vanlige plattformer;
• God skalerbarhet;
• Tilgjengelighet av automatisert innsamling og analyse av statistiske data om bevegelse av dokumenter;
• EDMS er basert på en åpen klient-server-arkitektur;
• Evne til å integrere med andre applikasjoner (CAD-systemer, MRP / ERP-systemer, økonomi- og, e-postsystemer, etc.);
• Tilgjengelighet av EDMS-databasen for andre applikasjoner;
• Modularitet av EDMS og muligheten for å øke dens grunnleggende evner ved å bruke innebygde verktøy;
• Muligheten for distribuert behandling av dokumenter, "gjennomsiktig" for alle brukere av EDMS;
• Tilstedeværelsen i EDMS av moduler for skanning av dokumenter (eller muligheten til å integrere med profesjonelle bildebehandlingssystemer);
• Evne til å jobbe via Internett/intranett;
• Evne til å jobbe med mobile (ekstern) brukere og brukergrupper;
• Støtte for det russiske språket, inkludert skjermmeldinger og tips, sortering av data og søk etter informasjon om ulike ord og uttrykk;
• Rimelighet med tanke på levering, implementering og vedlikehold.

Hovedtrekkene i implementeringen av EDMS

På sin side, når man implementerer et EDMS, må man møte følgende hovedproblemer, hvis løsning avgjør suksessen til hele implementeringsprosjektet:

• i de fleste tilfeller behovet for en storstilt omorganisering av virksomheten;
• svak formalisering av forretningsprosesser og mangel på bedriftsstandarder;
• EDMS må implementeres og brukes i hele virksomheten (overalt hvor informasjon opprettes, korrigeres og lagres), ellers vil suksessen med implementeringen være minimal (hvis i det hele tatt);
• tilstedeværelsen av en viss motstand mot innføringen av EDMS fra ansatte i bedriften ( "motstand mot endring"), ofte forårsaket av manglende vilje til noen "gjennomsiktighet" av deres aktiviteter;
• mangel på nødvendig opplæringsnivå blant ansatte i bedriften (inkludert ledere på lavere, mellom- og øvre nivå) for å jobbe med EDMS.

Innføringen av et EDMS bør utføres gradvis, og starter med det viktigste leddet i arbeidsflyten (godt beskrevet og forståelig), hvis automatisering raskt vil få en positiv effekt. I prosessen med å implementere EDMS er det nødvendig å sikre muligheten for å jobbe både med den nye og den gamle teknologien, for ikke å forstyrre virksomhetens daglige aktiviteter. En veldig viktig rolle spilles av den reelle støtten fra ledelsen av virksomheten til implementeringsprosjektet (det såkalte "førstepersonsfaktor"). I mangel av slik støtte (for eksempel selv i organiseringen av å innhente all nødvendig informasjon under undersøkelsen av bedriften), vil systemet i beste fall bare implementeres i visse divisjoner av bedriften (det er usannsynlig at noen merkbar avkastning på investeringen kan forventes fra dette).

Problemet med "motstand mot endring" kan løses gjennom gradvis og systematisk innføring av elementer av elektronisk dokumenthåndtering, og starter med det enkleste (for eksempel opplæring av ansatte til å jobbe med e-post og intranett, organisering av et elektronisk arkiv, etc.). ) og utføre nødvendig forklaringsarbeid. Under implementeringen av EDMS er det viktig å organisere opplæring for ansatte i bedriften, samt konsultasjoner for ledelsen om organisering av overgangen til en elektronisk form for kontorarbeid.

Storskala implementering av EDMS må nødvendigvis innledes med et pilotprosjekt, hvor hovedproblemene som kan oppstå direkte under implementeringen avklares. Hovedmålet med pilotprosjektet er å finne ut om det er (eller er ment å være) en konkret effekt fra implementeringen av EDMS. Hvis pilotprosjektet lykkes (den såkalte "piloten"), tas den endelige beslutningen om implementering av EDMS, et reelt implementeringsprosjekt utvikles sammen med en fullstendig implementeringsplan. Vanligvis når kostnaden for et pilotprosjekt 10 % av kostnadene for et reelt prosjekt.

Som regel inkluderer implementeringen av en EDMS i en bedrift følgende hovedstadier:

1. En grundig analyse av virksomhetens forretningsprosesser, tilstanden til utstyret og teknologiene som brukes;
2. Utvikling av en informasjonsfunksjonell modell av en bedrift, omstrukturering av forretningsprosessene;
3. Analyse av mulig konfigurasjon av maskinvare og programvare som kreves for implementering av EDMS.
4. Gjennomføring av et pilotprosjekt;
5. Godkjenning av resultatene fra pilotprosjektet og utvikling av en implementeringsplan for EDMS;
6. Valg og levering av maskinvare og programvare som er nødvendig for implementeringen av EDMS;
7. Levering og installasjon av EDMS;
8. Tilpasning og justering av EDMS;
9. Dataoverføring og konvertering fra eldre systemer;
10. Opplæring av systemadministratorer og brukere til å jobbe med EDMS;
11. Utarbeidelse av et kontrolleksempel, programmer og testmetoder, full testing av EDMS;
12. Utvikling av design, programvare, teknisk og brukerdokumentasjon.
13. Fullføring av implementeringen av EDMS, sette den i kommersiell drift;
14. Medfølgende SED.

funn

1. Fremtiden er for EDMS, der ECM-konseptet er mest implementert. Samtidig, ifølge analytikere, tilbys løsninger som er nærmest ECM-konseptet nå av Documentum og FileNet.
2. De neste årene vil gunstige utsikter for videre utvikling av markedet for innholdsstyringssystemer fortsette. I følge en Forrester Research-studie fra 1999 sa 38 % av Fortune 500-selskapene at å kjøpe et innholdsstyringssystem er avgjørende for virksomheten deres. I følge Meta Group vil markedet for innholdsstyringssystem vokse til 10 milliarder dollar innen 2004 (med en årlig vekstrate på 20%).
3. Samtidig, ifølge Ovum-analytikere, teknologier for papirdokumenthåndtering vil være etterspurt av markedet i mange år fremover.
4. Det vil fortsette å utvikles applikasjoner som integrerer mulighetene for å generere rapporter og søke etter informasjon i bedriftsdatabaser med publisering av dokumenter og grafiske bilder på Internett.
5. Muligheter for progressiv utvikling vil kun beholdes av de største og markedssynte EDMS-utviklerne. Bedrifter som ikke klarer å tilpasse seg nye markedsforhold vil enten stagnere eller bli tvunget helt ut av markedet.

RUSSISK EDMS-MARKED: PROBLEMER OG UTVIKLINGSPERSPEKTIV MARKEDET AV SYSTEMET FOR ELEKTRONISK OMSETNING: PROBLEMER OG UTVIKLINGSPERSPEKTIVER

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

South Russian Institute of Management - gren av det russiske akademiet for nasjonal økonomi og offentlig administrasjon

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

South-Russia Institute of Management - gren av det russiske presidentvalget

Nasjonal økonomi og offentlig forvaltning

Sammendrag: Artikkelen analyserer problemene og utsiktene for utviklingen av EDMS-markedet i Russland. Konseptene for elektroniske dokumenthåndteringssystemer, deres formål og oppdatering i moderne verden, presenterer statistiske data om utvikling og bruk av spesifikke elektroniske dokumenthåndteringssystemer, både i den kommersielle strukturen og i offentlig sektor. Det trekkes konklusjoner om problemene med EDMS og behovet for deres utvikling, forbedring og bruk i organisasjoner og offentlige etater for å øke deres effektivitet og effektivitet.

Stikkord: elektronisk dokumenthåndtering, elektronisk dokumenthåndteringssystem, EDMS-marked, EDMS-funksjonalitet, EDMS i offentlig sektor.

Merknad: Artikkelen analyserer problemene og perspektivene til markedsutviklingen av systemet for elektronisk omsetning i Russland. Følgende begreper er bekymret: systemene for elektronisk dokumentomsetning, deres mål og aktualisering i den moderne verden, statistiske data om utvikling og bruk av konkrete systemer for e-dokumentomsetning er gitt både i den kommersielle strukturerte og offentlig sektor. Konklusjoner er gjort om problemene med systemene for elektronisk omsetning nødvendigheten av å forbedre deres utvikling og bruke i organisasjonen og statlige lover for å øke deres effektivitet og resultat.

Stikkord: elektronisk dokumentaromsetning, systemet for elektronisk dokumentomsetning, markedet for systemene for e-dokumentomsetning, systemene for e-dokumentomsetning i offentlig sektor.

I den moderne verden har utviklingen av teknologier og deres utbredte introduksjon ført til at elektronisk dokumenthåndtering og arkivarbeid inntar en ledende posisjon sammenlignet med papirmotparten. I dag kan vi observere en økning i antall og volum av dokumenter som brukes i verden. Dessuten endres forholdet mellom elektroniske og papirdokumenter over tid til fordel for sistnevnte.

I 2014 feiret EDMS-markedet sitt 20-årsjubileum. Dens opprinnelse og dannelse ble først og fremst forårsaket av behovet for å automatisere arbeidet til offentlige etater - de første innenlandske elektroniske dokumenthåndteringssystemene ble opprettet på deres ordre.

Et elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS) er et organisatorisk og teknisk system som gir prosessen med å opprette, administrere tilgang og distribuere elektroniske dokumenter i datanettverk, samt gi kontroll over dokumentflyten i en organisasjon.

EDMS på markedet informasjonsteknologier forbli blant de mest populære systemene, ettersom de tillater:

Øk effektiviteten til bedriftsledelsen ved å gi ledelsen all nødvendig informasjon for beslutningstaking;

Optimaliser arbeidet til ansatte med dokumenter;

selskapets eiendeler (informasjon som kan gå tapt som følge av oppsigelse eller reduksjon av ansatte), dvs. for å sikre kontinuiteten i forretnings- eller forretningsprosesser.

I 2013 vokste det russiske markedet for EDMS, inkludert tjenester i implementering, med 20% til volumet i 2012 til 30,72 milliarder rubler. Den opprettholdt høye vekstrater i perioden fra 2011 til 2013: fra 20 til 35%. I motsetning til andre segmenter av forretningsprogramvaremarkedet, der, ifølge TLöyBer, begynte en liten nedgang (B1-systemer) eller veksten stoppet (BIR-systemer), EDMS-markedet bør vise tosifret vekst innen utgangen av 2014: hoveddriveren for dette markedet er offentlig sektor, hvor prosjekter innen automatisering av elektronisk dokumenthåndtering implementeres med høy intensitet. I antall prosjekter er andelen til offentlig sektor i EDMS-markedet opp mot 25 %, i pengevilkår- opptil 40 %. .

Den positive dynamikken i markedet i 2013 bekreftes av inntektsdataene til integratorene. Blant de selskapene som sendte inn data om inntekter i EDMS-markedet, inkludert implementeringstjenester (i rubler med moms), var økningen i 2013 i forhold til året før 15 % eller mer for de fleste selskaper. (Tabell 1).

Tabell 1. Inntekter til systemintegratorer i EDMS-markedet i

Russland, 2012-2013, tusen rubler

Firma V a ruchka 2013 Prosjekter 2013 Inntekter 2012 Prosjekter 2012 Omsetningsvekst 2012-2013

1С (i alle franchisetakere) 1 240 742 103 3 1 041 691 948 19,1 %

Forretningslogikk 760 000 88 534 900 86 42,1 %

KRO K 545 970 51 473 553 50 15,3 %

EOS 516 029 777 3 263 997 - 95,5 %

InterTrust 420 864 478 406 759 289 3,5 %

ID Control Technologies 380 970 - 238 035 - 60 %

Lani t 188 000 80 180 000 70 4,4 %

ELM A 56 000 105 38 000 - 47,4 %

Haul 50 54 28 49 73,6 %

mont (Holemont) 000 800

0 FTS (FTS) 38 000 9 34 500 5 10,1 %

1 SPØR PÅ 23 200 57 17 600 35 31,8 %

Totalt 4 219 775 3 257 835 29,5 %

Den mest aktive implementeringen av EDMS i Russland er implementert i offentlig sektor, først og fremst gjelder dette myndigheter, men også selskaper med statlig deltakelse.

Blant de statseide selskapene for perioden fra begynnelsen av 2013 til september 2014, det elektroniske dokumenthåndteringssystemet i GAS Justice, som opererer på grunnlag av Delo (EOS)-plattformen (mer enn 67 tusen brukere), også som implementering av EMC Documentum i Rosatom ( 30 tusen) og introduksjonen av Etlas (EDO) i avdelingen for helse og sosial utvikling i Orel-regionen for 10 tusen arbeidsstasjoner. I den kommersielle sektoren er det største EDMS-prosjektet implementeringen av DocsVision i Sberbank of the Russian Federation, replikeringen av systemet pågår fortsatt: ifølge bankens egne estimater jobber nå 100 000 bankansatte i EDMS på denne plattformen (Tabell 2).

Tabell 2. Topp 5 EDMS/ESM-prosjekter i russisk offentlig sektor etter antall brukere i 2013 - de tre første kvartalene av 2014

GAS Justice Case EOS 67 835

Kundesystemintegrator Antall brukere

Rosatom EMC Documentum CROC 30 000

Institutt for helse og sosial utvikling i Oryol-regionen Etlas (EDO) Atlas-Soft (AtlasSoft) 10 000

Generaladvokatens kontor for den russiske føderasjonen AIC Supervision EOS 9 123

Regjeringen i Rostov-regionen Delo (EOS) EOS 7 639

En paradoksal situasjon har utviklet seg i EDMS-industrien: vanligvis

lovgivning er en bremse for anvendelsen av ny teknologi. I dag er det juridiske rammeverket foran de tekniske egenskapene til de fleste implementerte systemer. På den annen side tillater egenskapene til selve ECM-plattformene, som EDMS er bygget på (både importerte og innenlandske), i prinsippet å løse alle nye oppgaver. I dag hindres utviklingen oftest av mangel på kompetanse hos funksjonelle kunder, som fortsatt holder seg til konservative syn på dokumenthåndtering.

På systemnivå er det åpenbart en forståelse av viktigheten av denne oppgaven: ved et regjeringsdekret Den russiske føderasjonen datert 06.09.2012 N 890 "Om tiltak for å bedre elektronisk dokumenthåndtering i offentlige myndigheter" ble det slått fast at overgangen til EDI i statlige organer skal være gjennomført innen 31. desember 2017

Men dagens tilstand gir rom for tvil – storstilt satsing på IKT i offentlig sektor, mer enn 1 billion. rub., til de gir et håndgripelig praktisk resultat.

Dessverre er det i dag ikke en eneste juridisk betydningsfull offentlig tjeneste som involverer utførelse av noen juridisk betydningsfulle handlinger - utstedelse av et dokument, endring av statsborgers status osv. - oversatt til elektronisk form. Alle tjenester som tilbys ved EPGU er informasjonsmessige.

EDMS-systemer er rettet mot å forbedre aktivitetene til en organisasjon, men hver av dem har sin egen brede funksjonalitet, som inkluderer en rekke egenskaper. Under forskningen var vi

■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C:Dokumenthåndtering* Sjefreferent

■ CASE ■ EUFRA T ■ MOTIV

9 systemer ble identifisert. Vi vil vise deres funksjonelle utstyr, på grunnlag av dette vil vi fremheve fordelene og ulempene ved systemene (fig. 1.2). Ris. 1. Tekniske muligheter til moderne EDMS

Ris. 2. Kostnaden for lisenser for 100 brukere, eksklusive kostnadene for DBMS, tilleggsmoduler og rabatter

Når du sammenligner funksjonaliteten til EDMS, aksepteres følgende betegnelser: "+" - muligheten er implementert; "+/-" - funksjonen er tilgjengelig med begrenset funksjonalitet eller tilleggsprogramvare må kjøpes; "-" - muligheten er ikke implementert.

I følge funksjonen "Arbeid med dokumenter" er de ledende stillingene okkupert av slike EDMS som: Boss-referent, Delo og Efrat. Grasrotnivået var okkupert av PayDox (tabell 3).

ARBEIDE MED DOKUMENTER Med Directum DocsVision Globus PayDox 1С: Document Boss-CASE EUPHRATS MOTIV

Innebygde verktøy

se vedlagte filer

Endre vedlegg

Arbeide med utkast til dokumenter /- /- /-

Tabell 3. Arbeide med dokumenter

I henhold til utviklingen av funksjonen "Søk og analyse av informasjon" er lederne slike EDMS som: Efrat, Delo og DocsVision. De siste stillingene er besatt av 1C, Directum, GlobusProfessional (tabell 4).

SØK OG ANALYSE AV INFORMASJON Directum DocsVision Globus PayDox 1С:Documentoo

Attributtsøk (søk etter dokumentdetaljer)

Søk etter oppgaver og instruksjoner (inkludert etter tidsfrister, utøvere, kontrollører)

Fulltekstsøk som tar hensyn til morfologien til det russiske språket /- /- /- /- /-

Utføre forskjellige typer søk i ett søk /-

Tabell 4. Informasjonsanalysesøk

Tabell 5. Informasjonssikkerhet

INFORMASJONSSIKKERHET Directum DocsVision Globus PayDox 1С:Documento

Støtte for ulike autentiseringsmetoder /- /- /- /- /- /- /-

Tildeling av brukerrettigheter

Tildeling av rettigheter til brukergrupper

Støtte for brukerroller

Ifølge utviklingen av «Informasjonssikkerhet»-funksjonen er Boss-Referent, Eufrat, Delo og DocsVision i ledende posisjoner. I de siste stillingene: 1C og Globus Professional (tabell 5).

Basert på analysen kan flere EDMS med det høyeste funksjonelle utstyret skilles ut. Disse inkluderer: Eufrat, som er den ubestridte lederen, også Delo og DocsVision. Av de 9 EDMSene, 1C, Globus Professional, utmerket PayDox seg ved utilstrekkelig funksjonelt utstyr. Resten av EDMS okkuperte den midterste nisjen.

Avslutningsvis kan vi si at EDMS er nødvendig i den moderne verden, og dens kontinuerlige forbedring er også et viktig kriterium. Elektroniske dokumenthåndteringssystemer er godt kjent i det russiske markedet. I dag har implementeringen deres blitt utbredt og har nådd toppen av produktiviteten. Videre vekst

markedet er mulig ikke på grunn av veksten i antall ECM-brukere, men på grunn av forbedringen av funksjonaliteten deres. I dag er blant hovedårsakene til å erstatte eksisterende løsninger ytelsesproblemer, mangel på funksjonalitet, høye kostnader for utvikling og støtte for dagens løsning, lukket plattformkode, upraktisk grensesnitt, problemer med territoriell distribusjon og integrasjon, samt binding til utdatert programvare og maskinvareplattformer.

Bibliografi:

1. Mansurova N.A., Veselov P.S. Forutsetninger og stadier for implementering av det elektroniske dokumenthåndteringssystemet for små og mellomstore bedrifter / / Økonomisk forskning 2010 nr. 1 - S. 2

2. Gaisinsky I.E., Vostrikova T.V., Perova M.V. Elektronisk dokumenthåndtering i systemet for opplæring og avansert opplæring av spesialister // Stat og Kommunale myndigheter. Vitenskapelige notater fra SKAGS. 2009. nr. 4. S. 66-75

3. [Elektronisk ressurs]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [Elektronisk ressurs]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

5. [Elektronisk ressurs]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

6. Khasheva I. A. Praksisen med å bruke informasjons- og kommunikasjonsteknologi for å tilby offentlige tjenester// Statlig og kommunal ledelse. Vitenskapelige notater fra SKAGS. 2009. nr. 4. S. 99-108

7. Bakushev V.V., Grigoriev E.S. Elektroniske teknologier i statlig-politisk og systemstyringsvirksomhet av apparater: vurdering av forutsetninger // Statlig og kommunal ledelse. Vitenskapelige notater fra SKAGS. 2009. nr. 1. S. 56-61.

8. [Elektronisk ressurs]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

Informasjons- og analysesenteret til TAdviser har publisert en tradisjonell årlig rapport om markedet for elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS) og innholdsstyring (ECM). Denne gangen dekker det prosjekter startet og fullført i 2016 og 2017.

Vurdering av det russiske EDMS-markedet i monetære termer

I følge TAdviser var volumet på hjemmemarkedet av EDMS/ECM-systemer i 2016 ca. 41,6 milliarder ₽. Markedet har vokst med årene på 10 %. Den samme dynamikken 10% ) eksperter forventer resultatene av 2017 også.

Maksimal fortjeneste fra salg, implementering og vedlikehold av elektroniske dokumenthåndteringssystemer i 2016 ble mottatt av 1C franchisetakernettverket. Den totale inntekten til selgeren og partnerne utgjorde 2,75 milliarder ₽. Hvori mer enn 2 milliarder ₽ 1C-selskapet og dets franchisetakere tjente på tjenestene for implementering og vedlikehold av EDMS, mens lisenssalget tiltrakk seg alle 650,5 millioner ₽. Imidlertid ble resultatene fra tilknyttede nettverk presentert utenfor vurderingen, siden dette ikke er en, men et stort antall markedsaktører.

Den første linjen i den offisielle rangeringen ble tatt av Logic of Business-selskapet med årlige inntekter 1,86 milliarder ₽, den andre - "Krok" med 1,38 milliarder ₽, en tredje TerraLink med 964 millioner ₽. Vår EOS-partner innen salg, implementering og vedlikehold av EDMS "DELO" og EOS for SharePoint i 2016 tjente 793,5 millioner ₽ og sikret 4. plass i sammenlagt stillingen.

Kompilatorene av rangeringen bemerker at flertallet av deltakerne i SED / ECM-vurderingen viste en positiv trend i inntekter i 2016. Bare 2 av 16 selskaper forverret sine økonomiske indikatorer- og disse er integratorer, ikke leverandører. Alle firma-utviklere av EDMS forble i svart.

EDMS-vurdering etter antall prosjekter

Når det gjelder antall prosjekter startet og fullført i 2016, er Directum leder ( 739 ). Våre partnere EOS ( 593 offentlige prosjekter per år) og 1C ( 178 prosjekter) opptar henholdsvis 2. og 4. linje.

Bransjefordeling av prosjekter

I år viste ikke TAdviser statistikk over fordelingen av EDMS-prosjekter på bransje. Det internasjonale forskningsselskapet IDC gjorde det imidlertid for ham. I følge hennes beregninger investerte russiske foretak i industri, offentlig og finans i 2016 mest i ECM. Men de nærmet seg problemet på forskjellige måter. Industrimenn med størst markedsandel ( 25% ) fokusert på å automatisere intern arbeidsflyt: utvide funksjonaliteten til EDMS når det gjelder prosjektledelse, automatisering av typiske forretningsscenarier og integrering av EDMS med transaksjonssystemer (, CPM, BI). Okkuperer 23% marked løste det offentlige i 2016 i hovedsak oppgavene med å utvikle MEDO og koble nye aktører til interdepartemental samhandling. Finansinstitusjoner med aksjer 16% var fokusert på å automatisere ekstern dokumentflyt: opprette elektroniske klientdokumenter, mobilapplikasjoner, automatisere prosessen med å utstede lån.

Viktige vekstdrivere for EDMS-markedet

EDMS / ECM-markedet i Russland øker årlig på 10 %. En rekke faktorer bidrar til dette:

Vanskelig økonomisk situasjon. Den langvarige krisen tvang bedrifter til å tenke mer seriøst på å redusere investeringer og stramme inn finanskontrollen. Mange, på grunn av den spente økonomiske situasjonen, tenkte for første gang på å evaluere og optimalisere forretningsprosessene sine. Og de fant en effektiv løsning - EDMS / ECM-systemer.

Importerstatningsprosess. I 2016 utstedte regjeringen i den russiske føderasjonen dekret nr. 1588-r som forplikter føderale utøvende organer og statlige ikke-budsjettmidler til å bytte til russisk programvare. Siden den gang har produsenter av innenlandske elektroniske dokumenthåndteringssystemer sett en jevn etterspørsel etter deres løsninger. Det er mulig at store industribedrifter med statlig deltakelse etter statlige organisasjoner og statlige organer vil være forpliktet til å gå over til innenlandske plattformer. Og dette er hovedsegmentet av kunder av EDMS- og ECM-systemer. Som i dagens situasjon vil imidlertid ikke overgangen være brå. Utskifting av storskala informasjonssystemer er alltid forbundet med høye kostnader og risikoer, så oppgraderingen må være smidig. Du kan starte med å oppgradere databasen og gå over til åpen kildekode, for eksempel å flytte til PostgreSQL.

1. På vei mot digital økonomi . Staten lanserer systematisk elektroniske tjenester (Gosuslugi, Nalog.ru), kommersielle selskaper og. Overføring av forretningsprosesser til et elektronisk miljø er en effektiv måte å redusere kostnadene for varer og tjenester, optimalisere arbeidskraft, tid og økonomiske kostnader.
2. Den raske utviklingen av nye teknologier. Med utviklingen av nye verktøy for behandling og lagring av data (blokkjede, big data, kunstig intelligens), utvikler også elektroniske dokumenthåndteringssystemer. Deres funksjonalitet utvides, nye verktøy for standardisering, visualisering og informasjonsanalyse (BI) dukker opp. EDMS blir i økende grad brukt som bedriftsdatavarehus.
3. Behovet for automatisering av SWEDO. I 2016–2017 var det et presserende behov for automatisering av juridisk signifikant arbeidsflyt (YUZEDO) i organisasjoner av ulike størrelser og bransjer. Dessuten snakker vi ikke bare om bruken av en kvalifisert elektronisk signatur og online utveksling av sertifiserte dokumenter, men også om behovene på nivå med fullverdige integrasjonsmekanismer som tillater å minimere manuelle operasjoner og sikre kontinuiteten i ende-til- -slutte prosesser.
4. Total mobilisering. Foreløpig trenger ikke bare ledere, men også vanlige utøvere tilgang til arbeidsprogrammer fra mobile enheter. Mulighet for tilknytning til bedrifts-EDMS med personlig telefon eller et nettbrett lar en ansatt raskt lære om nye oppgaver og raskt fullføre dem. Den totale overgangen av bedriftskommunikasjon til det mobile miljøet har ført til fremveksten av en hel industri som betjener mobil for bedrifter. Det inkluderer innholdsleverandør, tjenester for utvikling av verktøy for å beskytte bedriftsdata, designe og lage mobilapplikasjoner.
5. Distribusjon av skytjenester. Cloud EDMS-teknologier brukes aktivt på delstatsnivå. I dag kan du søke om skifte av førerkort eller pass, betale skatt, få bruksbevis i det digitale miljøet – gjennom nettsidene til offentlige tjenester. Når det gjelder den kommersielle sfæren, for mellomstore og små bedrifter, må ECM-plattformen absolutt være skybasert. Det er økonomisk ulønnsomt for organisasjoner i SMB-segmentet å kjøpe en boksversjon av EDMS. Bruken av skybaserte innholdsstyringssystemer er også veldig praktisk for store bedrifter. Slike ECM-er er ikke begrenset når det gjelder skalering, er sentraliserte, gir allestedsnærværende tilgang til ansatte fra alle typer enheter 24/7.
6. Økning i virusangrep. Den siste bølgen av virusangrep har provosert en bølge av interesse for EDMS som et system for sentralisert lagring av bedriftsinformasjon.

Prognoser for nær fremtid

Eksperter kobler den videre veksten av markedet med utviklingen av SWEDO, finansarkivet og forbedringen av mekanismene for å integrere EDMS med andre informasjonssystemer i bedriften. Selv i dag er EDMS sømløst integrert med analytiske tjenester og regnskapsprogrammer. I nær fremtid vil elektroniske dokumenthåndteringssystemer bli enda tettere integrert i IT-landskapet til organisasjoner. Eksperter tillater til og med utgivelsen av konvergerte løsninger for komplekst arbeid med alle typer data og innhold i selskapet.

Chatbots og kunstig intelligens-mekanismer vil bli mer utbredt i elektroniske dokumenthåndteringssystemer. Fra en dokumentregistreringstjeneste vil EDMS bli til et multifunksjonelt system for å dokumentere helheten næringsvirksomhet bedrifter, informasjonsforsendelsessenter, tar hensyn til dataene fra en rekke informasjonssystemer. I tillegg vil EDMS bli den viktigste dataleverandøren for dyp og omfattende analyse i BI-systemer.

Begrensende faktorer

Blant de viktigste hindringene for utviklingen av EDMS-markedet, nevner eksperter:

• Lovgivende begrensninger. Elektronisk dokumenthåndtering brukes fortsatt ikke som den viktigste, men som en sikkerhetskopi.
• Utilstrekkelig forening av EDMS, mangel på én standard og forskrifter. For eksempel arbeider ansatte i industribedrifter ikke bare med standardrapporter, men også med spesialisert ingeniørdokumentasjon (tegninger fra AutoCAD). Fraværet av slike dokumenter i standardskjemaer hindrer mange i å innføre EDMS.

Erfaring med implementering av EDMS "SoftExpert"

Utviklingen av menneskelig sivilisasjon er ledsaget av en utrolig økning i volumet av opprettet, behandlet og lagret informasjon. For eksempel, ifølge ASAP magazine, dukker det opp rundt 6 milliarder nye dokumenter årlig i verden. I følge Delphi Consulting Group opprettes det for øyeblikket mer enn 1 milliard sider med dokumenter daglig i USA alene, og mer enn 1,3 billioner er allerede lagret i arkiver. ulike dokumenter.

Det bør bemerkes at bedriftens informasjonsflyt er ekstremt variert når det gjelder kilder og presentasjonsformer. Imidlertid kan de betinget klassifiseres i henhold til lagringsformen: elektroniske og papirdokumenter. Det er anslag på at foreløpig bare om lag 30 % av all bedriftsinformasjon er lagret i elektronisk form (både strukturert i databaser og ustrukturert). All annen informasjon (ca. 70%) lagres på papir, noe som skaper betydelige vanskeligheter med å finne den. Ikke desto mindre endrer dette forholdet seg gradvis til fordel for den elektroniske lagringsformen (spesielt gjennom utviklingen av elektroniske arkivsystemer). I følge Delphi Consulting Group dobles volumet av bedriftens elektroniske tekstinformasjon hvert tredje år. I følge prognosen til det samme magasinet ASAP, vil innen 2004 bare rundt 30 % av bedriftsinformasjonen forbli i papirform, og 70 % av informasjonen vil bli lagret i elektronisk form. Det er selvfølgelig usannsynlig at alle dokumenter en gang blir bare elektroniske, men det er ingen tvil om at den elektroniske formen for dokumentlagring vil råde i fremtiden.

Disse imponerende tallene og dataene sier bare at for enhver bedrift eller organisasjon er spørsmålene om dokumentflytoptimalisering og kontroll over informasjonsbehandling av sentral betydning. Denne uttalelsen kan bekreftes av følgende data. I følge Siemens Business Services bruker en leder opptil 80 % av arbeidstiden sin på å jobbe med informasjon, opptil 30 % av ansattes arbeidstid brukes på å opprette, søke, godkjenne og sende dokumenter, hvert internt dokument kopieres i gjennomsnitt , opptil 20 ganger og opptil 15 % av bedriftens dokumenter går uopprettelig tapt (samtidig, ifølge ASAP magazine, bruker gjennomsnittlig ansatt opptil 150 timer av arbeidstiden sin årlig på å søke etter tapt informasjon). Det er også anslag om at opptil 40 % av arbeidsressursene og opptil 15 % av bedriftsinntektene må brukes på å arbeide med dokumenter.

Derfor effektivitet i ledelsen av bedrifter og organisasjoner Sist, men ikke minst, avhenger det av den riktige løsningen av problemene med rask og høykvalitets dannelse av elektroniske dokumenter, kontroll av utførelsen av dem, samt gjennomtenkt organisering av lagring, søk og bruk. Behovet for effektiv håndtering av elektroniske dokumenter har ført til opprettelsen elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS) som denne artikkelen er viet til. Hovedformålet med artikkelen er å gi leserne av Jet Info et tilbakeblikk på den nåværende tilstanden til det globale EDMS-markedet, utsiktene for utviklingen, samt et ganske stort antall eksempler på bruken av EDMS i verden. Du kan lære mer om alle problemer knyttet til EDMS ved å bruke et ganske stort antall spesialiserte nettressurser (både russisk og engelsk), for eksempel www.document.ru, www.docflow.ru, nettsteder til EDMS-utviklere, etc. .

Grunnleggende konsepter for elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Formål med EDMS

I følge bransjeanalytikere inkluderer elektronisk dokumentbehandling: opprettelse av dokumenter, deres behandling, overføring, lagring, produksjon av informasjon som sirkulerer i en organisasjon eller bedrift, basert på bruk av datanettverk. Under ledelse av elektronisk dokumenthåndtering, i det generelle tilfellet, er det vanlig å forstå organiseringen av bevegelsen av dokumenter mellom avdelinger i en bedrift eller organisasjon, grupper av brukere eller individuelle brukere. Samtidig betyr flytting av dokumenter ikke deres fysiske bevegelse, men overføring av rettigheter til deres bruk med varsling av spesifikke brukere og kontroll over utførelsen av dem.

IDC definerer begrepet ERMS som følger (refererer til EDMS" elektroniske dokumenthåndteringssystemer): "EDMS gir prosessen med å opprette, administrere tilgang og distribuere store volumer av dokumenter i datanettverk, og gir også kontroll over flyten av dokumenter i en organisasjon. Ofte er disse dokumentene lagret i spesielle depoter eller i filsystemhierarkiet. Filtyper som vanligvis støttes av ERMS inkluderer: tekstdokumenter, bilder, regneark, lyddata, videodata og nettdokumenter. Vanlige EDMS-funksjoner inkluderer dokumentoppretting, tilgangskontroll, datakonvertering og datasikkerhet."

Hovedformålet med EDMS er organisering av lagring av elektroniske dokumenter, samt arbeid med dem.(spesielt søket deres både etter attributter og etter innhold). EDMS skal automatisk spore endringer i dokumenter, tidsfrister for utførelse av dokumenter, flytting av dokumenter, og også kontrollere alle deres versjoner og underversjoner. Et omfattende EDMS bør dekke hele syklusen med kontorarbeid til en bedrift eller organisasjon, fra å sette oppgaven med å lage et dokument til å skrive det av til arkivet, gi sentralisert lagring av dokumenter i alle formater, inkludert komplekse sammensatte dokumenter. EDMS bør kombinere ulike strømmer av dokumenter fra geografisk fjerntliggende virksomheter til ett enkelt system. De må gi fleksibel dokumenthåndtering, både gjennom den rigide definisjonen av trafikkruter, og gjennom gratis ruting av dokumenter. EDMS må implementere en streng avgrensning av brukertilgang til ulike dokumenter avhengig av deres kompetanse, stilling og de fullmakter som er tillagt dem. I tillegg må EDMS konfigureres for den eksisterende organisasjonsstrukturen og kontorarbeidssystemet til bedriften, samt integreres med eksisterende bedriftssystemer.

Hovedbrukerne av EDMS er store offentlige organisasjoner, foretak, banker, store industriforetak og alle andre strukturer hvis aktiviteter er ledsaget av et stort volum av opprettede, behandlede og lagrede dokumenter.

Hovedegenskapene til EDMS

åpenhet

Alle EDMS er bygget på modulbasert basis, og API-ene deres er åpne. Dette lar deg legge til nye funksjoner til EDMS eller forbedre eksisterende. For tiden har utviklingen av applikasjoner som integreres med EDMS blitt en egen virksomhet i programvareindustrien, og mange tredjepartsselskaper er klare til å tilby sine tjenester i dette markedssegmentet. Muligheten til å relativt enkelt legge til EDMS mange moduler fra tredjeparter utvider funksjonaliteten deres kraftig. For eksempel er det utviklet moduler for dokumentinntasting fra skanner, kommunikasjon med e-post, faksprogrammer etc. for EDMS.

Høy grad av integrasjon med applikasjonsprogramvare

Et nøkkeltrekk ved EDMS er en høy grad av integrasjon med ulike programvareapplikasjoner gjennom bruk av teknologier OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI Og direkte når du arbeider med dokumenter, er det ikke nødvendig å bruke EDMS-verktøy i det hele tatt. Brukere håndterer bare vanlige applikasjonsprogrammer: på tidspunktet for installasjonen av klientdelen av EDMS, blir applikasjonsprogrammer supplert med nye funksjoner og menyelementer. For eksempel, en bruker av MS Word-tekstbehandleren, som åpner en fil, ser umiddelbart biblioteker og mapper med EDMS-dokumenter (hvorfra han velger dokumentet han trenger). Når du lagrer et dokument, blir det automatisk plassert i EDMS-databasen. Det samme gjelder andre kontor- og spesialiserte programmer.

Det bør også bemerkes at i de fleste vanlige EDMS er integrasjon med de mest kjente ERP-systemene (spesielt med SAP R / 3, Oracle Applications, etc.) implementert. Det er evnen til å integrere med ulike applikasjoner som er en av de karakteristiske egenskapene til EDMS. Takket være ham kan EDMS fungere som et bindeledd mellom ulike bedriftsapplikasjoner, og dermed skape grunnlaget for organisering av kontorarbeid i en bedrift. Noen bransjeanalytikere mener til og med at EDMS godt kan bli grunnlaget for bedriftens informasjonssystem til en bedrift eller organisasjon (det er andre meninger).

Funksjoner ved dokumentlagring

EDMS arbeider hovedsakelig på grunnlag av distribuerte arkitekturer og bruker ulike kombinasjoner av teknologier for innsamling, indeksering, lagring, søk og visning av elektroniske dokumenter. De fleste EDMS implementerer et hierarkisk dokumentlagringssystem (i henhold til "skap/hylle/mappe"-prinsippet). Hvert dokument er plassert i en mappe, som igjen er plassert på en hylle osv. Antall hekkenivåer ved lagring av dokumenter er ikke begrenset. Det samme dokumentet kan inkluderes i flere mapper og hyller ved bruk av en lenkemekanisme (i dette tilfellet forblir originaldokumentet uendret og lagres på stedet spesifisert av EDMS-administratoren). En rekke EDMS implementerer enda kraftigere lagringsmuligheter ved å organisere koblinger mellom dokumenter (disse koblingene kan settes og redigeres grafisk).

Ethvert dokument i EDMS har et visst sett med attributter (for eksempel navnet, forfatteren av dokumentet, tidspunktet for opprettelsen, etc.). Settet med attributter kan endres fra én type dokument til en annen (innenfor grensene for én type dokumenter forblir den uendret). I EDMS lagres dokumentattributter i en relasjonsdatabase. For hver type dokument lages en kortmal ved hjelp av visuelle verktøy, der navnene på dokumentattributtene presenteres i en forståelig grafisk form. Når et dokument legges inn i EDMS, tas den nødvendige malen og kortet fylles ut (attributtverdier legges inn). Når det er fullført, kobles kortet til selve dokumentet.

I de fleste tilfeller består serverdelen av EDMS av følgende logiske komponenter (som kan være plassert på en eller flere servere):

• Lagre av attributter til dokumenter (kort);
• Oppbevaring av dokumenter;
• Fulltekstindekseringstjenester.

Et dokumentlager er vanligvis forstått som et lager av dokumentinnhold. Attributtlageret og dokumentlageret kombineres ofte under det generelle navnet "dokumentarkiv". For å lagre attributter i de fleste EDMS, brukes Oracle, Sybase, MS SQL Server og Informix DBMS, som gir søk etter dokumenter etter attributter.

For å lagre det faktiske innholdet i dokumenter i de fleste EDMS, brukes filservere MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX etc. I dette tilfellet kan også heterogene kombinasjoner av nettverksmiljøer implementeres. For eksempel kan en dokumentattributtdatabase kjøre UNIX på et TCP/IP-nettverk, mens selve dokumentene kan være lagret på Novell NetWare OS på et IPX/SPX-nettverk. Det skal bemerkes at de store fordelene med en EDMS er lagring av dokumenter i originalformat og automatisk gjenkjenning av mange filformater.

I det siste har det blitt stadig mer populært å lagre dokumenter sammen med attributter i en database. Denne tilnærmingen har sine fordeler og ulemper. Fordelen er en betydelig økning i sikkerheten for tilgang til dokumenter, og den største ulempen er den lave effektiviteten ved å jobbe med dokumenter med en stor mengde lagret informasjon. Denne tilnærmingen krever også bruk av kraftige servere med store mengder RAM og harddisker. I tillegg, i tilfelle en databasefeil, vil det være svært vanskelig å gjenopprette dokumentene som er lagret i den. Det er også nødvendig å være strengt knyttet til et spesifikt DBMS.

Funksjoner ved dokumentruting

EDMS-modulene som er ansvarlige for dokumentflyten kalles ofte dokumentrutingsmoduler. I det generelle tilfellet brukes begrepene "gratis" og "hard" dokumentruting. Med "gratis" ruting kan enhver bruker som deltar i arbeidsflyten, etter eget skjønn, endre den eksisterende ruten for å sende dokumenter (eller angi en ny rute). Med "hard" ruting er rutene for å sende dokumenter strengt regulert, og brukerne har ikke rett til å endre dem. Men med "hard" ruting kan logiske operasjoner behandles når ruten endres når noen forhåndsdefinerte betingelser er oppfylt (for eksempel å sende et dokument til ledelsen når en spesifikk bruker overskrider sin offisielle autoritet). I de fleste EDMS er rutemodulen inkludert i pakken, i noen EDMS må den kjøpes separat. Fullt funksjonelle rutingmoduler er utviklet og levert av tredjeparter.

Adgangskontroll

EDMS implementerer pålitelige midler for avgrensning av fullmakter og kontroll over tilgang til dokumenter. I de fleste tilfeller, med deres hjelp, er følgende typer tilgang definert (settet med tildelte tillatelser avhenger av den spesifikke EDMS):

• Full kontroll over dokumentet;
• Retten til å redigere, men ikke ødelegge dokumentet;
• Retten til å lage nye versjoner av dokumentet, men ikke redigere det;
• Retten til å kommentere dokumentet, men ikke redigere det eller lage nye versjoner;
• Retten til å lese dokumentet, men ikke redigere det;
• Retten til innsyn i kortet, men ikke innholdet i dokumentet;
• Det fullstendige fraværet av tilgangsrettigheter til dokumentet (mens du arbeider med EDMS, logges hver brukerhandling, og dermed kan hele historien til arbeidet hans med dokumenter enkelt kontrolleres).

Versjon og subversion sporing av dokumenter

Når flere brukere jobber med et dokument samtidig (spesielt når det må koordineres i ulike tilfeller), er en veldig praktisk funksjon av EDMS bruken av versjoner og underversjoner av dokumentet. La oss anta at utøveren opprettet den første versjonen av dokumentet og ga den videre til neste bruker for gjennomgang. Den andre brukeren endret dokumentet og opprettet en ny versjon basert på det. Deretter sendte han sin versjon av dokumentet til neste instans til en tredje bruker som opprettet den tredje versjonen. Etter en viss tid, etter å ha lest kommentarene og rettelsene, bestemmer den første eksekveren av dokumentet å endre den opprinnelige versjonen og oppretter på grunnlag av den en undergraving av den første versjonen av dokumentet. Fordelen med EDMS er muligheten til å automatisk spore versjoner og underversjoner av dokumenter (brukere kan alltid bestemme hvilken versjon/underversjon av et dokument som er mest relevant i rekkefølgen eller tidspunktet for opprettelsen).

Verktøy for å vise dokumenter i forskjellige formater

De fleste EDMS inkluderer verktøy for visning av dokumenter (de såkalte viewere) som forstår mange dusin filformater. Med deres hjelp er det veldig praktisk å jobbe, spesielt med grafiske filer (for eksempel med tegnefiler i CAD-systemer). I tillegg til det grunnleggende settet med visningsverktøy (inkludert i hver EDMS), kan ytterligere verktøy kjøpes fra tredjeparter som integreres godt med EDMS.

Dokumentanmerkning

Når du organiserer gruppearbeid på dokumenter, er muligheten til å kommentere dem vanligvis svært nyttig. Siden brukere i noen tilfeller blir fratatt rettighetene til å gjøre endringer i dokumentet under godkjenningsprosessen, kan de benytte seg av muligheten til å kommentere det. I de fleste EDMS implementeres merknad ved å inkludere et attributt for merknad i dokumentkortet og overføre rettigheter til å redigere et slikt kortfelt til brukere. Men en slik løsning er ikke alltid akseptabel (spesielt når du merker et grafisk dokument). I denne forbindelse er det i noen EDMS en såkalt "rød blyant" -funksjon, som du grafisk kan indikere feilene i selve bildet. Programvareverktøy som implementerer "rød blyant"-funksjonen tilbys bredt av tredjeparter.

Støtte for ulike klientprogrammer

De fleste EDMS-klienter kan være PC-er som kjører MS Windows, Windows NT. Noen EDMS bruker også UNIX- og Macintosh-plattformer. I tillegg lar alle moderne EDMS deg jobbe med dokumenter gjennom standard web-navigatorer. Siden nettlesere kan hostes på en rekke klientplattformer, gjør dette det lettere å løse problemet med å støtte ERMS i heterogene nettverksmiljøer. Når du bruker Internett-teknologi, har EDMS en serverkomponent til som er ansvarlig for tilgang til dokumenter gjennom webnavigatorer.

Generell klassifisering av EDMS

ECM konsept

Spørsmålet om EDMS-klassifisering er ganske komplisert på grunn av den raske utviklingen av markedet for disse systemene. Dessuten, siden 2001, konseptet med "Enterprise Content Management (ECM)", ikke elektronisk dokumentbehandling (i henhold til "Forrester TechRankings"). Begrep ECM dukket opp med lett hånd fra næringsforeningen AIIM International og dekker alleemer.

Samtidig, hvis Forrester Research definerer ECM som en integrert tilnærming til håndtering av dokumenter og webinnhold, deretter for konsulentfirmaet Doculabs, er ECM "en kategori som kombinerer egenskapene til og innholdsstyringssystemer med evnen til å administrere hele livssyklusen til bedriftsinnhold (ettersom antallet innholdstyper fortsetter å vokse)" .

Fra industrianalytikeres perspektiv tilbyr ECM-konseptet mange forretningsfordeler. Et ECM-system som integrerer alle innholds- og prosessorienterte teknologier i en bedrift, gir en felles infrastruktur for å administrere dokumentflyten, og minimerer behovet for å distribuere og støtte flere teknologier for å implementere ulike forretningsfunksjoner. Essensen av denne tilnærmingen (det kalles også infrastruktur) er at bedriftsinnhold ikke skal tilhøre bare én applikasjon eller system. Den skal være tilgjengelig for mange applikasjoner og fritt distribuert mellom dem. En viktig egenskap ved en ECM-infrastruktur (som inkluderer relevante applikasjoner fra de fleste leverandører i bransjen) er dens uavhengighet fra én enkelt universell innholdsbutikk. ECM-infrastrukturen integrerer mange spesialiserte (eller eldre) datalagre (selv fra konkurrerende leverandører), inkludert, men ikke begrenset til, elektroniske produktdokumentlager, e-post, webinnholdslager, filsystemer og til og med DBMS. Og dermed, ECM-infrastrukturen gir et felles integrasjonslag (eller virtualiseringslag) for hvert datalager(slik at de kan forespørres fra hvor som helst i hele bedriften), og minimerer dermed behovet for å integrere elektroniske dokumenthåndteringssystemer og innholdsstyringssystemer fra flere leverandører. I tillegg, ved bruk av ECM-infrastrukturen, implementeres slike enterprise content management-tjenester som personalisering, tilgangskontroll, administrasjon av brukertillatelser, etc. (noe som forenkler administrasjonen og vedlikeholdet av ECM-systemet).

Evnen til ECM-systemer kan deles inn i flere hovedkategorier:

Generelle innholdsstyringsfunksjoner, som refererer til evnen til å administrere en rekke elektroniske objekter (bilder, kontordokumenter, grafikk, tegninger, webinnhold, e-post, video, lyd og multimedia). ECM-systemet gir et depot for alle disse typer elektroniske objekter med ulike bibliotektjenester (innholdsprofilering, inn-/utsjekkingsfunksjoner, versjonskontroll, revisjonshistorikk, dokumenttilgangssikkerhet, etc.), samt muligheten til å administrere dataobjekter gjennom hele livssyklusen.

Prosesskontrollfunksjoner, som refererer til muligheten til å automatisere og administrere forretningsprosesser og arbeidsflyter.

Integrasjon med andre ECM-systemer, som antyder muligheten til å integrere et ECM-system med eksterne ERP-systemer, kontorapplikasjoner, innholdslagre og andre EDMS. Integrasjon kan gjøres ved hjelp av en rekke tilnærminger, inkludert bruk av objektorienterte grensesnitt (som EJB-er), koblinger, API-er, integrasjonsteknologier for bedriftsapplikasjoner EAI (Enterprise Application Integration) og så videre.

Det skal bemerkes at ECM kun har eksistert som konsept så langt, og ECM-infrastruktur i dag til en stor grad er kun en titt på utsiktene for utviklingen av EDMS-markedet. Noen bransjeleverandører snakker for eksempel mye om innholdsstyring, men de fokuserer bare systemene sine på å administrere webinnhold eller kontordokumenter. I tillegg mangler de en klar visjon om hvordan man kan lage en åpen ECM-infrastruktur som integrerer spesialiserte repositories på tvers av virksomheten. Ifølge analytikere ved Doculabs (som studerte løsninger fra ledende EDMS-utviklere), selv om leverandører anerkjenner viktigheten av ECM-konseptet, er de fortsatt langt fra å implementere det fullt ut i systemene sine.

EDMS klassifisering

I følge IDC-analytikere er det for tiden følgende hovedtyper av EDMS (samtidig kan noen av EDMSene tilhøre flere typer samtidig, siden de har de tilsvarende funksjonene for dem):

EDMS fokuserte på forretningsprosesser (business-process EDM). De er kjernen i ECM-konseptet. Systemer av denne typen (EDMS) er designet for spesifikke vertikale og horisontale applikasjoner (noen ganger har de også industriapplikasjoner). EDMS-systemer gir en komplett dokumentlivssyklus, inkludert bildebehandling, registreringer og arbeidsflytadministrasjon, innholdsstyring, med mer. EDMS-systemer gir lagring og gjenfinning av 2-D-dokumenter i opprinnelige formater (bilder, CAD-filer, regneark etc.) med mulighet for gruppere dem i mapper. Det er en oppfatning av noen bransjeanalytikere at (avhengig av indekseringsskjemaet og applikasjonene som brukes) kan denne dokumentorienterte tilnærmingen gi opptil 80 % av funksjonaliteten til et PDM-system i en rekke EDMS-systemer til en lavere implementeringskostnad. De mest kjente EDMS-utviklerne er Documentum (Documentum-system), FileNet (Panagon- og Watermark-systemer), Hummingbird (PC DOCS-system) og andre dets aktiviteter på implementering i EDMS av funksjoner som maladministrasjon, dynamisk presentasjonsadministrasjon og publisering av nettinnhold. Det skal bemerkes at mens nesten alle EDMS-systemer gir et godt nivå av implementering av repositories og bibliotektjenester for håndtering av elektronisk innhold (for eksempel bilder og kontordokumenter), er hver av dem den sterkeste i sitt område. For eksempel, i systemer fra selskaper Open Text og iManage, er kontordokumenthåndtering best utviklet. På sin side er systemer fra Tower Technology, FileNet, IBM og Identitech spesielt sterke på å håndtere produktbilder i store volum.

Corporate EDMS (enterprise-centric EDM). Systemer av denne typen gir en bedriftsinfrastruktur (tilgjengelig for alle bedriftsbrukere) for å lage dokumenter, samarbeide om dem og publisere dem. De grunnleggende funksjonene til bedriftens EDMS ligner på funksjonene til EDMS fokusert på forretningsprosesser. Som regel fokuserer ikke bedriftens EDMS på bruk kun i en bestemt bransje eller på å løse et smalt problem. De blir implementert som teknologier for hele selskapet. Lotus (Domino.Doc-system), Novell (Novell GroupWise), Open Text (LiveLink-system), Keyfile, Oracle (Context-system), iManage osv. er engasjert i utvikling og promotering av bedriftens EDMS. For eksempel Open Text Livelink system gir samlet arbeid med prosjektdokumenter for eksterne og interne brukere, nettdiskusjoner, distribuert planlegging og ruting av dokumenter mv.

Innholdsstyringssystemer. Systemer av denne typen gir innholdsoppretting, tilgang og innholdsadministrasjon, innholdslevering (opp til nivået for deler av dokumenter og objekter for påfølgende gjenbruk og kompilering). Tilgjengeligheten av informasjon ikke i form av dokumenter, men i form av mindre objekter letter prosessen med informasjonsutveksling mellom søknader. Webinnholdsbehandling krever evnen til å administrere ulike innholdsobjekter som kan inkluderes i en nettpresentasjon (f.eks. HTML-sider og nettgrafikk). I tillegg krever webinnholdsadministrasjon muligheten til å lage presentasjonsmaler som presenterer dynamisk innhold og tilpasse det (basert på brukerpreferanser, profiler osv.). Innholdsstyringssystemer fra Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette m.fl. er kjent på verdensmarkedet. FileNet, Tower og Identitech tilbyr også et visst nivå av webinnholdsstyring. I sin tur implementerer IBM webibasert på løsninger fra Interwoven og Open Market (gjennom partnerskap med dem), og Tower har integrert sin elektroniske dokumenthåndteringsprogramvare med Stellents webinnholdshåndteringsløsninger. .

Informasjonsstyringssystemer ”portaler. Slike systemer gir informasjonsaggregering, informasjonshåndtering og levering via Internett/intranett/ekstranett. Med deres hjelp realiseres evnen til å akkumulere (og anvende) erfaring i et distribuert bedriftsmiljø basert på bruk av forretningsregler, kontekst og metadata. Portaler gir også tilgang gjennom en standard nettleser til en rekke e-handelsapplikasjoner (vanligvis gjennom et ERP-systemgrensesnitt). Eksempler på portaler er Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station) systemer.

Bilde/bildehåndteringssystemer (bildesystemer). Med deres hjelp blir informasjon skannet fra papirmedier konvertert til elektronisk form (vanligvis i TIFF-format). Denne teknologien ligger til grunn for digitaliseringen av informasjon fra alle eldre papirdokumenter og mikrofilmer. De grunnleggende funksjonene til et standard bildesystem inkluderer skanning, lagring, en rekke bildesøkefunksjoner og mer.

Arbeidsflytstyringssystemer. Systemer av denne typen er designet for å gi ruting av arbeidsflyter av enhver type (bestemme filrutingsstier) innenfor strukturerte og ustrukturerte forretningsprosesser. De brukes til å forbedre effektiviteten og kontrollerbarheten til bedriftens forretningsprosesser. Arbeidsflytsystemer kjøpes vanligvis som en del av en løsning (f.eks. EDMS- eller PDM-systemer). Her kan vi nevne utviklere som Lotus (Domino / Notes og Domino Workflow-systemer), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware, etc. Et godt nivå av arbeidsflytstyring leveres også i deres løsninger av FileNet, IBM (gjennom integrasjon med MQ programvare). Serie Workflow), Identitech, Tower (gjennom integrasjon med Plexus og Staffware-programvare), Gauss (gjennom integrasjon med Staffware-programvare), etc.

Klassifiseringen av EDMS foreslått av IDC kan suppleres så vel som bedriftens elektroniske arkivstyringssystemer. Markedssegmentet for programvare for bedriftsregistrering er omtrent 5 år gammelt. Bedriftsposter er faste i tid og uforanderlige. De er bevis på forretningstransaksjoner, ulike rettigheter og plikter osv. Bedriftsbrukere må selv bestemme hvilket innhold som skal gjøres til en bedriftsregistrering (en slik beslutning krever en vurdering av de fremtidige behovene til virksomheten deres). Bedriftsløsninger som krever oppbevaring av innhold inkluderer store forretningssystemer, inkludert ERP- og regnskapssystemer, e-postsystemer (som MS Exchange), rapporterings- og utdatastyringssystemer, e-handelssystemer, samarbeidsprogramvare (prosjektstyringssystemer, , online konferanser, etc.) . Eksempler på arkivstyringssystemer inkluderer programvare fange av Tower Software iRIMS fra OpenText og Fremst fra TrueArc.

Mange viktige journalhåndteringsfunksjoner i EDMS eksisterte ikke før (for eksempel klassifiseringsfunksjoner). Metoder for fysisk sletting av poster og indekser ved slutten av livssyklusen (hvis nødvendig) ble heller ikke implementert. I følge Gartner Group, må bedriftsbrukere utvide nettsidene sine med funksjonene til journalbehandlingssystemer. En rekke utviklere av webinnholdsstyringssystemer for å støtte nettstedsposter utvider allerede funksjonaliteten ved hjelp av postbehandlingssystemer. Arbeidet i denne retningen ble spesielt merkbart i 2002. For eksempel integrerte Stellent sin innholdsstyringsprogramvare med Foremost-postbehandlingssystemet fra TrueArc (det skal bemerkes at det er svært vanskelig å integrere programvare for journalbehandling med en EDMS, siden det er nødvendig å løse problemene med duplisering av funksjoner og depoter). Med denne integrasjonen ble det mulig å ta "øyeblikksbilder" av et nettsted og administrere dem som poster. Interessante funksjoner er også implementert, for eksempel opptak av skjermer som oppstår under en online transaksjon (for eksempel i WebCapture-programvare fra Tower Technology). Open Text kjøpte opp PS Software (en utvikler av arkivstyringssystemer) og bygde iRIMS-programvaren som en modul i LiveLink-programvaren. Documentum, IBM og Interwoven (blant andre leverandører av innholdsstyring, blant andre leverandører av innholdsstyringsprogramvare) kompletterer også innholdsstyringsprogramvaren deres med funksjonaliteten til arkivstyringssystemer.

Mange bedriftsbrukere ønsker å samle inn data fra forskjellige applikasjoner som kjører i et heterogent miljø og generere rapporter elektronisk. Denne muligheten er spesielt nødvendig for bedrifter som bruker ERP-systemer (som alltid samler inn og lagrer mye informasjon, men ikke alltid har mulighet til å generere alle nødvendige rapporter på en fleksibel måte).

Det er derfor den såkalte output management systems (OMS), hvis hovedformål er generering av utdatadokumenter. I noen OMS-systemer er det i tillegg implementert muligheten for arkivering og langtidslagring av utdatarapporter og dokumenter. I denne forbindelse er mange av OMS-systemene klassifisert av Gartner Group som integrerte dokumentarkiverings- og gjenfinningssystemer (IDARS "integrerte dokumentarkiv- og gjenfinningssystemer)". Imidlertid er hovedårsaken til populariteten til OMS-systemer fortsatt markedsnisjen de okkuperer - generering av dokumenter og rapporter i informasjonssystemene til bedrifter og organisasjoner bygget ved hjelp av ERP-systemer. I følge analytikere fra Gartner Group er en av svakhetene ved moderne ERP-systemer nettopp den dårlige styringen av genereringen av utdatadokumenter (utviklere av ERP-systemer er mer fokusert på å forbedre funksjonaliteten til nøkkelmodulene i programvaren enn på "små" problemer med sikre generering av produksjonsrapporter som etter deres mening ikke har gode markedsutsikter). Denne mangelen på ERP-systemer fungerte som hovedfaktoren i fremveksten og den raske utviklingen av markedet for OMS-systemer. En rekke OMS-systemer er kun ansvarlige for distribusjon og levering av utdatadokumenter (i elektronisk form” i HTML-, XML- og PDF-formater). Svært ofte er OMS-systemer integrert med programvarepakker for dokument- og bildeskanning. En nyttig funksjon i noen OMS-systemer er samspillet med eldre bedriftssystemer.

Det kan også bemerkes spesialmoduler for håndtering av elektroniske dokumenter innebygd i ERP-systemer (SAP R/3, Baan, etc.). Imidlertid er egenskapene til disse modulene ganske begrenset, siden det er nesten umulig å lage et universelt og fullt funksjonelt ERP-system.

Fordeler med å bruke EDMS

I følge Forrester Research mener 38 % av Fortune 500-selskapene at det å kjøpe et moderne EDMS er avgjørende for suksessen til virksomheten deres. I samsvar med bransjeanalytikeres mening (det er ganske mange slike meninger som på visse punkter skiller seg fra hverandre), er fordelene for bedriftsbrukere ved implementering av EDMS ganske forskjellige. For eksempel, ifølge Siemens Business Services, når du bruker EDMS:

• Personalets produktivitet øker med 20-25 %;
• Kostnaden for arkivlagring av elektroniske dokumenter er 80 % lavere sammenlignet med kostnadene ved lagring av papirarkiver.

Det er også generelt akseptert at taktiske og strategiske fordeler oppnås ved implementering av et EDMS. Taktiske fordeler bestemmes av kostnadsreduksjonen i implementeringen av EDMS knyttet til: frigjøre fysisk plass for lagring av dokumenter; redusere kostnadene ved å kopiere og levere dokumenter i papirform; reduksjon i personal- og utstyrskostnader etc. K strategisk inkludere fordelene forbundet med å forbedre effektiviteten til bedriften eller organisasjonen. Disse fordelene inkluderer:

• Fremveksten av muligheten for kollektivt arbeid på d