Typer kollegiale organer. Organisasjonsteori - Milner B.Z

En rekke faktorer påvirker effektiviteten av arbeidet til kollegiale ledelsesorganer:

Varigheten av møtet. Bør ikke overstige en akademisk time. I praksis, på grunn av mangelen på en kommunikasjonskultur, en kultur for tale og tenkning, en generell atferdskultur, blir møter forsinket. Ofte blir tid "stjelet" av de deltakerne som ønsker å vise seg frem, demonstrere sin intelligens, uavhengighet; dommer osv.

Sammensetningen av sakene som diskuteres. Med et nøye utvalg av sammensetningen av saker som sendes inn til kollegial diskusjon, er det mulig å redusere antallet med to til tre ganger. Saker som virkelig krever kollegial diskusjon bør sendes til kollegial diskusjon.

Antall og sammensetning av deltakere. Størrelsen på gruppen bør være innenfor 5-10 personer. Deltakere på møtet skal kunne spille følgende psykologiske roller:

¦ Formann: toleranse for andres beslutninger og meninger, toleranse; kunnskap om gruppemedlemmer, «generell veiledning».

¦ Decision Accelerator: kontrollerer innholdsaspektet i møtet; lett å matche med stolen.

¦ Idégenerator: evnen til å tenke utenfor boksen, fantasi.

¦ Motstander: evnen til nøkternt og samtidig upartisk

Vurder foreslåtte løsninger.

¦ Speider: kontakt med mennesker og evnen til å samle informasjon; forbindelse med det ytre miljø.

¦ Nærmere: avklarende person, omhyggelig, "kjedelig".

¦ Utøver-arrangør: i stand til å implementere beslutningene som er tatt; "teknolog" for gjennomføringen av vedtaket.

¦ Gruppens sjel: evnen til å harmonisere relasjoner; forhindre at konflikter og spenninger oppstår.

Møteforberedelse. Gi ut, fastsettelse av tidspunkt for møtet (kl. 9-11, eller kl. 19-21). For å spare produktiv arbeidstid anbefales det å bruke kveldstimene til møter.

Gjennomføringsprosedyre. Tilgjengelighet av forskrifter, rettidig avslutning av møtet i tilfelle dets ineffektivitet. Regler - dette er rekkefølgen på møtet: sekvens, tid

Forestillinger. Det er prosessuelt strukturerte og prosessuelt ustrukturerte møter. Den første innebærer strenge regler. Unnlatelse av å gjøre dette vil ugyldiggjøre vedtaket.

Prosedyremessig ustrukturerte møter innebærer også at det finnes regelverk, men mindre rigide. Unnlatelse av å gjøre dette ugyldiggjør ikke vedtaket.

Møtebeslutningen består av en uttalende del, som beskriver essensen av problemet eller oppgaven og utføres kort analyse situasjon, og tiltak for å implementere oppgaven eller løse problemet, med angivelse av tidspunktet for implementeringen og de ansvarlige for implementeringen. Vedtaket kan på forhånd utarbeides i form av et utkast, og etter diskusjon i møtet korrigeres og vedtas utkastet under ett.

Vedtaket som tas må fastsettes enten i det administrative dokumentet (ordre, instruks) eller i normativt dokument(gjenbrukbart dokument).

2. GOST R 6.30-2003 Samlede dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til papirarbeid (sett i kraft av dekretet fra Russlands statsstandard datert 03.03.2003 nr. 65-st).

3. Forskrifter om den enhetlige kommisjonen for bestillinger. Godkjent etter ordre fra kontoret til Roskomnadzor for Astrakhan-regionen datert 1. februar 2010 nr. 29.

4. Forskrifter om kommisjonen for aksept og avhending av anleggsmidler, immaterielle eiendeler, avskrivning av varelager fra Finansdepartementet i Den Russiske Føderasjon. Godkjent Ordre nr. 197 datert 15. april 2010.

5. Forskrift om det vitenskapelige og tekniske rådet til OAO Gazprom. Godkjent Ordre nr. 58 datert 6. august 2004, som endret ved Ordre nr. 143 datert 26. mai 2009.

6. Forskrifter om det akademiske råd i Moskva statlig institutt elektronikk og matematikk (teknisk universitet). Godkjent vedtak i MIEM Akademisk råd 15. november 2005, nr. 3.

7. Dekret fra Moskvas regjering datert 06.05.2003 nr. 322-PP (som endret 26.07.2011) "Om administrative kommisjoner for tilfeller av administrative lovbrudd i byen Moskva".

8. Ordre fra Utdannings- og vitenskapsdepartementet i Den russiske føderasjonen av 14. oktober 2009 nr. 406 “Ved godkjenning modellbestemmelse på kommisjonen for å evaluere effektiviteten av aktivitetene til vitenskapelige organisasjoner som driver forskning, utvikling og teknologisk arbeid sivilt formål, og en standardmetodikk for å vurdere ytelsen til vitenskapelige organisasjoner som utfører forskning, utvikling og teknologisk arbeid for sivile formål.

9. Standardbestemmelse om provisjon (autorisert) for sosialforsikring. Godkjent FSS RF 15.07.1994 nr. 556a.

10. Modellforskrift om utvalget (kommisjonen) for arbeidervern. Godkjent ordre fra Helsedepartementet og sosial utvikling RF datert 29. mai 2006 nr. 413.

11. Føderal lov nr. 14-FZ av 8. februar 1998 (som endret 6. desember 2011) «Om selskaper med begrenset ansvar».

12. Føderal lov nr. 208-FZ av 26. desember 1995 (som endret 30. november 2011) "På aksjeselskaperÅh".

Til kollegiale styringsorganer (i form av føderale lover«Om aksjeselskaper» og «om aksjeselskaper») inkluderer: generalforsamlingen for aksjonærer eller deltakere, styret (eller representantskapet), kollegialt utøvende organ (styre, direktorat).

Ganske ofte blinker i media, i forretningslitteratur, i dokumentasjon. La oss prøve å forstå i detalj hva det betyr generelt, så vel som i smale spesialiseringer.

Generell verdi

I det meste vid forstand et kollegialt styringsorgan er en organisasjon av utøvende makt der hovedproblemene og problemene løses gjennom felles diskusjon, diskusjon, under hensyntagen til meningen til hvert medlem av styret. Den riktige løsningen er den som er foretrukket av flertallet. Deretter utformes dette vedtaket i form av en rettsakt og bekreftes ved underskrift av styreleder. Et eksempel på et slikt organ er regjeringen i Den russiske føderasjonen.

Typer kollegiale organer

Generelt er de delt inn i individuelle og kollegiale, avhengig av antallet ansvarlige personer. Kollegialitet er på sin side delt inn i vertikal og horisontal.

Vertikal kollegialitet er en type der underordnet tjenestemenn delta i diskusjonen av problemstillinger innenfor høyere embetsmenns kompetanse.

Horisontal kollegialitet er en type der en gruppediskusjon av problemer bare forekommer blant personer som har kompetanse til å løse dem.

Kollegiets øverste styringsorgan

Det er et maktorgan som har den mest generelle kompetansen og de bredeste maktene, som er dominerende over andre statlige organer. I moderne Russisk system myndigheter de kan ringe til Regjeringen. Og for eksempel i Bank of Russia er styret det høyeste kollegiale ledelsesorganet.

Men en slik hovedstyringsenhet kan fortsatt ha for eksempel kommersielle og ideelle organisasjoner. Der er hovedformålet som et kollegialt styringsorgan kan ha ansvar for streng overholdelse formålene organisasjonen ble opprettet for. Dens kompetanse strekker seg til å endre charteret, bestemme prioriterte aktivitetslinjer, delta i dannelsen av løsningen av spørsmål knyttet til avhending av eiendom, godkjenning finansiell plan, åpning av filialer og representasjonskontorer, omorganisering og avvikling av organisasjonen.

Offentlig forvaltning

Kollegiale administrasjoner er en uavhengig del av statsapparatet, med et visst innflytelsesområde, utstyrt med en offentlig form for makt. For det første er det en politisk organisasjon, som nødvendigvis besitter statsimpregnerte makter. Den har rett til å utstede rettsakter som er bindende for dem som disse handlingene er rettet til. Men samtidig er ikke statsapparatets organ utstyrt med rett til å gå utover sin klart begrensede kompetanse. Det er også viktig at dette kollegiale organet må og er forpliktet til å kreve gjennomføring av sine vedtak, for å føre tilsyn med gjennomføringen av dem. Ved mislighold har han rett til å bruke tvangsmidler mot overtredere.

Dermed er hovedtrekkene til det offentlige forvaltningsorganet som følger:

• han er nødvendigvis en del av statsapparatet;
• utfører på vegne av staten sine funksjoner, mål og mål;
• har makten til statsmakt;
• det er nødvendigvis en klart definert celle i det menneskelige samfunn;
• den er dannet på den måten som er strengt foreskrevet av loven;
• har en strengt avgrenset struktur og grad av kompetanse;
• er ansvarlig for sin virksomhet overfor staten;
• er en utøvende og administrativ myndighet;
• utfører en bestemt form for statlig virksomhet - ledelse.

Ledelse av en utdanningsorganisasjon

Basert på tredje del av artikkel 26 i føderal lov nr. 273, må en utdanningsinstitusjon ha en eneste leder - en rektor, direktør eller leder. Og den fjerde delen av denne loven gir kollegiale styrende organer utdanningsorganisasjon delt inn i obligatoriske og valgfrie.

Obligatorisk kollegialt styringsorgan er:

• Møte med ansatte i denne utdanningsinstitusjon- som en del av hans krefter, arbeidskraft, faglige, sosioøkonomiske spørsmål angående ansatt-lederforhold.
• - et selvstyreorgan for skolen som avgjør spørsmål om kvaliteten og kunnskapsnivået til elever eller elever, og forbedring av læreres eller læreres kvalifikasjoner.

Et valgfritt kollegialt styringsorgan er:

• Forstanderskapet er et organ som har kontroll over utgiftene til materiell støtte gitt til en utdanningsinstitusjon.
• Styringsrådet er et organ som inkluderer foreldre til elever, hvis beslutninger er bindende for administrasjonen av organisasjonen.
• Representantskapet er utdanningsorganisasjonens kontroll- og tilsynsorgan.
• Andre organer.

Timer med svekkende kontormøter er ikke en myte, ikke en grotesk og ikke helter av vitser. Realitetene i dagens liv er slik at opptil 50 % av arbeidstiden brukes på tom prat som ikke gir noen resultater. Det akselererende livet tilsier nye regler for kontorkultur, å holde raske og produktive møter er en del av bedriftsetikken.

Hva er et forretningsmøte?

Kan et fem minutters møte, et planleggingsmøte, et møte klassifiseres som kontormøter? Hva er målene for denne formen for kollegialt arbeid? Hva er de generelt aksepterte metodene for å gjennomføre det og hvordan oppnå størst effekt etter møtets slutt?

Et forretningsmøte er et format for arbeid i et selskap, som forfølger målet om regelmessig planlegging og overvåking av utførelsen av de planlagte oppgavene til alle tjenester i organisasjonen. Dette er et effektivt verktøy for å administrere personell og få rask tilbakemelding fra ansatte. Riktignok fungerer dette verktøyet bare vellykket i de dyktige hendene til en kompetent leder.

Før en slik form for kommunikasjon med ansatte innføres i arbeidsmodus, gis det vanligvis en passende ordre, som hver deltaker på møtet mottar mot underskrift for gjennomgang og implementering. Bestillingens kropp angir målene, målene, tidspunktet og datoene for forretningsmøter, samt listen over deltakere, reglene og strukturen til agendaen.

Det generelle formålet med å holde forretningsmøter er å involvere ansatte, tjenester og divisjoner, både ledere og linjepersonell, i ledelses- og beslutningsprosessen.

Forretningsmøter inkluderer planleggingsmøter, operasjonelle møter, fem-minutters møter, hvor det blir avtalt utviklingsvektoren for selskapet som helhet og taktikk og strategi for bedriften utvikles, spesifikke oppgaver settes. På planleggingsmøter løses aktuelle saker, en slags påminnelse, en avstemming av det generelle kurset. Operativka - et raskt møte for å løse noen problematiske eller konfliktsituasjon i et kollektiv. hovedmålet forretningsmøte - sette og løse nye problemer.

Hvis en bedrift begynner å bli forvirret over disse begrepene, vil effektiviteten av arbeidstiden stadig gå ned.

De viktigste feilene under forretningsmøter

Et ineffektivt møte forråder umodenheten til lederen og / eller arrangøren av dette formatet for medarbeiderkommunikasjon. I enhver virksomhet trengs erfaring og ferdigheter som kan formidle selskapets generelle linje til ansatte og få mest mulig ut av dem.

Hovedsignalet på den udugelige gjennomføringen av møtet er gjensidig misnøye med resultatene: lederen venter på svar fra sine underordnede, som på sin side ønsker å få de mest gunstige forholdene for seg selv. Men samtidig, på møtet, er ingen, med noen, enige om noe.

Samtidig utvikler kontorsykdom - et hyklersk bilde av interessert deltakelse i forretningsmøter, som faktisk er tom skravling, en diskusjon om kontorsladder. For innleide ansatte er slike arrangementer underholdende, det er en annen mulighet til å ikke jobbe, ikke utføre daglige rutineoppgaver.

Ganske ofte, etter en slik regulert prat, begynner lederen å kreve resultater fra ansatte, det oppstår en interessekonflikt, etterfulgt av oppsigelse ansatte noen ganger hele avdelinger.

En av de mest vanlige feil under forretningsmøter - ustrukturert presentasjon av beslutningen til hodet, når i stedet for idédugnad, stiller topplederen overdrevne krav, og teamet, som ikke er i stand til å oppfylle dem, legger på sin side fram årsaker til at forslaget ikke kan oppfylles.

Dette skjer fordi ofte lederen selv ikke vet hva han vil, og ikke leter etter måter å oppnå ønskede resultater.

Hemmelighetene til effektive møter

For at møtet skal finne sted høyeste effektivitet og brakte betydelige resultater, må initiativtakeren til denne kollegiale arbeidsformen vite noen hemmeligheter.

Angi formålet med møtet. Hver virksomhet starter med riktig målsetting. Før du samler ansatte til et forretningsmøte, må arrangøren svare på en rekke spørsmål:

Mulighet for å holde et møte;

Riktig regelverk og eksakt tema;

Markører som det vil være mulig å bedømme effektiviteten til arrangementet med.

Lederen er en strateg som er i stand til å sette en klar og spesifikk oppgave. Underordnede er spesialister som vet hvilke verktøy de skal bruke for å gjennomføre oppgavene.

Oppnevning av ansvarlige for møtet. Ethvert forretningsmøte finner sted i henhold til sjangerens standardlover - først utføres grundige forberedelser, utnevnelse av personer som er ansvarlige for å invitere ansatte, for å samle forventninger og forslag, lede hvert agendapunkt, utøvere og sekretærer, fikse stadier av møtet, fylle ut referater og rapporter.

Optimalt utvalg av deltakere. Suksessen til møtet avhenger i stor grad av de som skal delta i forretningsmøtet. Det er uakseptabelt å involvere inkompetente ansatte i slike arrangementer som er i stand til å ta arrangementet i den andre retningen. Utvalget av spesialister som er klare til å diskutere spørsmål som tas opp på et forretningsmøte, må overlates til en kompetent arrangør-strateg.

Fastsettelse av en forskrift. Et forretningsmøte, avhengig av problemene som tas opp og størrelsen på selskapet, passer vanligvis inn i rammeverket standard varighet fra tretti minutter til to timer. Planleggingsmøtet skal avsluttes om fem til ti minutter, og den operative - innen førti minutter - en time.

Utarbeide møteplan. Før åpningen av forretningsmøtet mottar hver deltaker detaljplan agendaer, rapporteringsmateriell, som den kan utarbeide sine spørsmål og/eller rapporter i henhold til.

Eksempel på agendastruktur. Dette dokumentet kan inneholde viktige elementer knyttet til operasjonelle, taktiske og/eller strategisk ledelse i selskap. Strukturen på agendaen inkluderer vanligvis en spesifikk liste over oppgaver diktert av planene til bedriften, og måter å løse dem på. I tillegg kan det være flere oppgaver på agendaen som det er ønskelig å gjennomføre i nær fremtid.

Holder et møte. For at et forretningsmøte skal holdes så effektivt som mulig og ikke blir til en langvarig lovløshet, må du starte det nøyaktig i tide, gå raskt fra spørsmål til spørsmål, uten å svinge. Det er nødvendig å oppsummere det mellomliggende resultatet etter hvert diskutert problem, som indikerer nøyaktig tid og dato, ansvarlige ansatte for implementeringen. Samtidig er det nødvendig å redusere diskusjonene til et minimum, og kun tillate avklaringer i utviklingen av løsninger.

Effektivitetsmålinger. Hvert møte som holdes bør analyseres for samsvar med de fastsatte målene og målene. Effektiviteten av et møte måles ved proporsjonalitet ønsket resultat i forhold til kostnadene som kreves for å gjennomføre det.

Kontroll og analyse. Etter at effektiviteten til forretningsmøtet er oppnådd, er det nødvendig å kontrollere resultatet og gjennomføre en grundig analyse. Evnen til å måle, analysere og kontrollere alle dataene er kvaliteten på en klok leder som kan bringe selskapet til markedslederen.

Merknad til den smarte lederen

Et forretningsmøte holdes best på begynnelsen av dagen, når ansatte er i stand til å generere kompetente løsninger.

Bedriftsetiske retningslinjer bør inneholde en algoritme, møteplan og dens frekvens, forskrifter, mål og mål. Det er best å holde et slikt møte på mandager, når du skal sette opp minioppgaver for uken og gjøre status over siste rapporteringsperiode.

Hver ansatt må vite tid, sted og dato for vanlige forretningsmøter og være forberedt på dem. Dette punktet gjenspeiles best i offisielle oppgaver hver ansatt, og angir graden av hans ansvar og deltakelse. Slik er etikken i tjenesteforhold, hvis brudd medfører alvorlige sykdommer i teamet.

Som en del av møtene er det ganske ofte motstand fra ansatte, som må diagnostiseres i tide og dyktig fjernes, uten at det fører til sabotasje og interne interessekonflikter. Hvis selskaper med autoritær stil håndtering av slik motstand på møter ikke oppstår på grunn av frykt eller usikkerhet, det må være kunstig provosert. Ellers, i prosessen med å utføre og løse oppgavene som er satt, kan det oppstå alvorlige problemer på grunn av ansattes illojalitet til selskapet.

For å forhindre denne praksisen, er det nødvendig å minimere problemer på stadiet med å velge et mål og sette en oppgave for underordnede. For å gjøre dette er det nødvendig å distribuere "øreringer til alle søstre", det vil si å ta ansatte viktige ting: overlate noen med vanskelige stadier i utviklingen og gjennomføringen av prosjektet, delegere kontroll over gjennomføringen til andre, motivere andre til «bragder» ved å øke autoriteten i teamet, utnevne en midlertidig fungerende linjeleder eller demotivere spesielt ivrige ansatte.

Ansvaret til ansatte for oppfyllelse av tildelte oppgaver må fordeles på en slik måte at de kan kontrolleres komfortabelt. På hvert møte er det nødvendig å oppsummere og feire spesielt utmerkede ansatte og straffe de som er skyldige og sabotere arbeidet foran hele teamet. Bak ryggen til ansatte bør ingen diskusjoner og beslutninger tillates, siden faren for et utbrudd av interne konflikter umiddelbart dukker opp.

Det er nyttig for hver leder å kjenne til forskjellene mellom kontormøter, planleggingsmøter og driftsmøter fra idédugnad, meningsutveksling, diskusjoner. Begge ledelsesformatene innebærer å motta tilbakemeldinger, men på ulike måter. Forretningsmøter er en teknologi for å administrere mennesker og sette taktiske og strategiske mål, og diskusjonens format er uformell kommunikasjon, en markør på at lederen er uerfaren og ikke vet hvordan han skal styre møtet, diriger det i riktig retning.

I tillegg er forretningsmøtet delt inn i:

Lærerikt, når lederen deler ut presise instruksjoner og mottar tilbakemelding fra underordnede;

Operasjonell, innenfor hvilke aktuelle oppgaver løses;

Problematisk, når et eller annet problem i teamet er løst og en trinnvis plan for å overvinne den nåværende krisesituasjonen er under utarbeidelse.

Mange moderne selskaper de synder med en forvirring av forretningsformater, og drar teamet inn i avgrunnen av forvirring, konflikter og diskusjoner om problemer som ikke fungerer. Formatstrukturering er en del av en kultur som er underlagt strenge bedriftsstandarder.

Evaluering av effektiviteten av forretningsmøter

Hvordan forstå at et forretningsmøte ble holdt kompetent og ekstremt effektivt? Følgende spørsmål må besvares:

Ble målene satt før arrangementet nådd?

Har hele agendaen blitt vurdert? Har alle spørsmål blitt diskutert?

Fulgte du de fastsatte reglene?

Er alle avgjørelser formidlet til bobestyrerne?

Forsto utøverne sine oppgaver og tidsfrister riktig?

Ved svar på disse spørsmålene vil det oppstå en kvantitativ komponent – ​​hvor mange personer er involvert i å løse problemet, hvor mange arbeidstimer de trenger for å utføre oppgaver, hvor mye penger som trengs til dette, og så videre. En kvantitativ markør er et godt verktøy for å analysere ytelse over tid og sammenligne den med tidligere perioder.

Som regel gir effektivt gjennomførte møter, når alle mål er oppnådd til rett tid, konkrete resultater.

Å lede et svært effektivt møte er en ekte kunst, hvor lederen går inn som dirigent, sekretæren som førstefiolin og hele laget som et helt orkester. Nøye forberedelser og kompetent gjennomføring av et forretningsmøte avgjør hvilket partitur denne levende organismen vil fremføre - klassisk musikk som kan vekke entusiastiske følelser og inspirere fremtidige seire, eller en kakofoni av lyder som dreper alt rundt.

Smart ledelse flytter til dere, mine herrer!

Zhanna Pyatirikova spesielt for forretningsportalen BZZN.ru

La oss vurdere sammensetningen og utførelsen av dokumenter fra kollegiale organer, noen obligatoriske og nye aspekter av innholdet deres på eksemplet med et kollegialt utøvende organ på det "operative" nivået (la oss betinget kalle det styret). De. vi vil vise den generelle forretningspraksisen, uten å ta hensyn til spesifikasjonene til individuelle kollegiale organer, som er etablert på lovgivende nivå (vi har viet flere separate artikler til disse spørsmålene de siste månedene).

Innhold i dokumenter

Obligatorisk dokumentasjon er underlagt virksomheten til alle myndigheter og ledelse, som opererer på grunnlag av kollegialitetsprinsippet.

Prinsippet om kollegialitet overholdes i aktivitetene:

• offentlige myndigheter (sesjon i føderasjonsrådets kamre, den lovgivende forsamlingen til den russiske føderasjonens konstituerende enhet),
• utøvende myndigheter (kollegiet til den føderale utøvende myndigheten, administrasjonen av den konstituerende enheten i Den russiske føderasjonen),
• lokale selvstyreorganer (møte med varamedlemmer i kommunedistriktet, vararåd),
• ledelsesorganer i foretak og organisasjoner (generalforsamlinger for grunnleggere, aksjonærer, møter i styrer, styrer, komiteer, faste kommisjoner, etc.).

Aktivitet kollegiale organer dokumentert i uten feil. Men det er også underlagt engangs- eller periodisk innkalte konferanser, møter, møter og til og med operative møter som holdes av organisasjonens leder, hans stedfortreder, ledere strukturelle inndelinger på aktuelle aktiviteter.

Ansvaret til sekretæren for det kollegiale organet ex officio, bedriftssekretæren og advokater som organiserer virksomhetsstyringsprosedyrer, samt kontorarbeidstjenester og de ansvarlige for kontorarbeid i underavdelingene er ansvarlige for å følge prosedyren for å forberede et møte i kollegialt organ, herunder publisering og kringkasting av informasjon og invitasjoner til møtedeltakere, korrekt dokumentasjon av vedtatte vedtak og sikring av fullstendigheten av bevisgrunnlaget for deres lovlighet og utførelse i hele funksjonsperioden til det kollegiale organet.

I prosessen med aktiviteten til det kollegiale organet, innsamling av relaterte dokumenter, som vanligvis kalles funksjonelt dokumentkompleks. Komplekset inkluderer dokumenter som tilhører ulike delsystemer og dokumentasjonssystemer, men er forent av styringssituasjonen og autoriteten til det organet de er opprettet i.

Tabell 1

Omtrentlig sammensetning av dokumentene til det funksjonelle dokumentarkomplekset som sikrer aktivitetene til det kollegiale utøvende organet (styret)

Skjul Vis

Basert på dette eksemplet kan du sjekke sammensetningen av dokumenter til et kollegialt organ i organisasjonen din, avklare det, og også tildele eller delegere ansvar for riktig dannelse av filer og sikre dokumentsikkerheten i det minste til styrets sekretær, Bedriftssekretær eller kontorledelsestjeneste, organisere deres samhandling i prosessen med å sikre aktiviteter kollegiale organer, slik at når du skifter styreleder eller bedriftssekretær, vil det være praktisk å overføre ansvaret for dokumenter i henhold til aksept- og overføring av saker etter stilling.

Tilhørigheten av dokumenter til ett funksjonelt dokumentarkompleks bestemmer enhetligheten i detaljene deres og enhetligheten til enkelte taleformler i tekster (for eksempel bør ordlyden av spørsmål være enhetlig i den kvartalsvise møteplanen, agendaen, protokollen, utdrag fra den, instruksjoner ).

Når du utarbeider de første arkene med dokumenter som er inkludert i det funksjonelle dokumentarkomplekset om aktivitetene til et bestemt kollegialt organ, er det nødvendig å bruke et vanlig skjema. Men erfaringen med "beste praksis" har formulert en universell anbefaling - å utarbeide alle dokumenter ganske enkelt på ark av A4-papir med plasseringen av detaljene i overskriften i henhold til modellen til det generelle skjemaet, som er godkjent av organisasjonen ( eller til og med på tittelside, som kan utarbeides for kollegialt organs forskrift og arbeidsregler).

Og for utførelsen av noen dokumenter (varsel om dato og klokkeslett for møtet, invitasjonsbrev til møtet, listen over deltakere i møtet, stemmesedler, etc.) kan utvikles enhetlige standardskjemaer, praktisk for elektronisk utarbeidelse av utkast til dokumenter. De er vanligvis oppgitt:

• som en del av regelverket, arbeidsregler for det kollegiale organet eller
• av et høyere styrende organ etter hvert som de utvikles.

Noen offentlige selskaper prøver å fikse disse formene for dokumenter i bøkene sine. bedriftens identitet(merkebok) og bestille deres utvikling "på siden" fra designere. Du bør ikke fullstendig gi denne oppgaven til dem på nåde. Tross alt er offisielle styringsdokumenter og deres form ikke inkludert i ansvarsområdet for markedsføring og PR-tjenester. Omdømmerisiko ved utarbeidelse av dokumenter kontrolleres av arkivtjenesten, bedriftssekretæren og juridisk tjeneste.

Dokumentene oppført i tabell 1 i sin helhet representere bevisgrunnlaget for beslutninger tatt av det kollegiale organet. Det kan suppleres med dokumenter ved hjelp av hvilke kontrollen over utførelsen av beslutninger som er tatt, utføres, disse er:

• registrerings- og kontrollkort og
• rapporter om tilstanden til utførende disiplin (i sammenheng med problemer, divisjoner, utøvere, tidsfrister).

Hvis organisasjonen er liten, er den ikke en kilde til arkivinnhenting, mens ledelsen er klar over at "informasjon og dokumenter er en ressurs av verdi", og er eneansvarlig for å ivareta deres sikkerhet, så alle dokumenter dette komplekset kan formes til én sak for funksjonsperioden til dette kollegiale organet med en generell tittel "Dokumenter om styrets virksomhet", som er delt inn i flere bind. Samtidig bestemmes oppbevaringsperiodene av den "eldste" perioden av alle dokumenter i volumet:

tabell 2

Skjul Vis

Denne prosedyren for dannelse av filer er noe inkonsistent med de aksepterte reglene for kontorarbeid og arkivering. Men det tillater i prosedyrene for fusjoner og oppkjøp, i løpet av interne revisjoner og eksterne revisjoner, i prosessen med å evaluere aktivitetene som utføres under prosedyren for utstedelse av verdipapirer, umiddelbart presentere nøyaktig det settet med dokumenter som utgjør bevisgrunnlaget for beslutningene som er tatt. Samtidig bør selvfølgelig dannelsen av dokumenter fra det kollegiale organet i filer og vilkårene for lagring av dem først og fremst fastsettes av nomenklaturen for saker, hvis utvikling er ansvar for bedriftssekretæren eller sekretæren for det kollegiale organet ex officio.

Hvis organisasjonen er kilden til arkivinnhenting, da forblir ordningen for systematisering av saker i nomenklaturen av saker og prosedyren for dannelsen den samme - i samsvar med lagringsvilkårene i separate saker, vil følgende bli samlet inn:

• organisasjonsdokumenter;
• arbeidsplaner;
• protokoller;
• møtedokumenter, inkludert utkast til vedtak;
• møteforberedende dokumenter.

Forberedelse og avholdelse av møter er også gitt av dokumenter som det gjennomføres administrative og tekniske forberedende tiltak på grunnlag av (se tabell 3 for dokumenter som blir grunnlag for regnskapsføring av utgifter). I tillegg gjenspeiles aktivitetene til de kollegiale organene også i budsjettdokumentene til det økonomiske dokumentasjonssystemet (også reflektert i tabell 3).

Tabell 3

Dokumenter som også gjenspeiler aktivitetene til det kollegiale organet, men som inngår i andre funksjonelle dokumentkomplekser (for administrative og økonomiske / administrative og organisatoriske funksjoner og for budsjetteringsfunksjonen)

Skjul Vis

«Beste praksis» viser at kompetansen, fullmakter til kollegiale organer må spesifiseres i bestemmelser og forskrifter, som er utviklet på grunnlag av charteret og under hensyntagen til kravene i gjeldende reguleringsrettsakter. Tilstedeværelsen av disse dokumentene anses som en av indikatorene på kvaliteten på organisasjonsledelsen. Vi angir hovedkravene for deres sammenstilling i uttalelsen til artikkelen om regulering av virksomheten til kollegiale organer.

Vurder referanse og informasjon og administrative dokumenter.

Her er eksempler på papirer som du må sende til deltakerne når du skal forberede et møte i et kollegialt organ.

Den endelige godkjente agendaen for neste møte må sendes til medlemmene av det kollegiale organet i den form som er godkjent av organisasjonen, med minst opplysninger om personene som er invitert til møtet, sted og tid (eksempel 1). Sammen med dagsorden sendes vanligvis en ferdig pakke med materiell til behandling på møtet.

Eksempel 1

Skjul Vis

De som er invitert til møtet blant de ansatte i organisasjonen din som ikke er medlemmer av det kollegiale organet, kan sende samme endelige agenda (eksempel 1) eller informasjon i forenklet form, for eksempel til e-post. Men det er vanlig at inviterte utenforstående sender et offisielt invitasjonsbrev (eksempel 2).

Eksempel 2

Invitasjon til møte med "utenforstående" personer i form av et brev

Skjul Vis

Administrative dokumenter basert på resultatene fra møtet

Protokoll

La oss vurdere i detalj utarbeidelsen og gjennomføringen av protokollen - et dokument som fastsetter møteforløpet og beslutningene tatt av det kollegiale organet. Malen inneholder følgende: nødvendigheter:

• fullt navn på organisasjonen med angivelse av organisasjonsform og juridisk form;
• navnet på dokumenttypen (PROTOKOLL);
• dato (spesifikk dato eller periode hvis møtet varte i 2 eller 3 dager, for eksempel 04/01/03/2015, eller 04/01/2015 - 04/03/2015, eller 01-03 april 2015);
• indeks (innenfor mandatperioden til det kollegiale organet eller innen et kalenderår for operasjonelle møter med lederen);
• sted for kompilering;
• type møte (på stedet der overskriften til teksten er satt opp i andre administrative dokumenter);
• formaliserte deler av teksten har ennå ikke tatt form som uavhengige detaljer og betraktes som separate elementer i teksten:
  • sammensetningen av de tilstedeværende (leder; sekretær; liste over medlemmer av det kollegiale organet tilstede; eventuelt inviterte personer). Merk at initialene er plassert etter etternavnet. Stillingene til medlemmer av det kollegiale organet er ikke angitt, fordi dette er en permanent sammensetning, der "alle kjenner hverandre", men for inviterte personer er det vanlig å angi stillinger foran deres fulle navn. (og hvis en person er invitert fra en tredjepartsorganisasjon, er dens fulle navn inkludert i tittelen på stillingen hans);
  • agenda, som er en liste over saker i form av overskrifter til følgende tekst. For hvert nummer er det vanlig å også angi taleren;
  • et valgfritt notat om metoden for å dokumentere møtet i det kollegiale organet. For eksempel:
    • "Møtet ble transkribert fra 15:00 til 17:15 Moskva-tid";
    • "Møtet ble holdt i form av en videokonferanse fra 20:00 til 21:05 Moskva-tid. Systemadministrator Petrov P.R.”;
    • «Møtet ble tatt opp på en diktafon. Ansvarlig - sekretæren i Kosovo I.I.»;
  • protokollteksten er utarbeidet etter formelen LYTTET - TALE - VEDTATT (BESLUTT) for hvert sak på dagsorden. Riktignok er de to første elementene i denne triaden fraværende i den korte versjonen av protokollen, dvs. kun beslutningen som er tatt er dokumentert;
• signaturer.

Merk: Det er ikke vanlig å markere tilstedeværelsen av vedlegg etter teksten og før signaturer i protokollen. Det er nok å skrive «(vedlagt)», «(vedlegg nr. 1)» eller «Rapportteksten er vedlagt» ved siden av dokumentet som er et vedlegg og nevnt i teksten.

Ytterligere (valgfri) detaljer om protokollen kan være:

• sted for møtet (adresse til lokalene, kontor);
• starttid og total tid for møtet;
• etternavn og initialer til personen som leder møtet eller personen som åpner møtet;
• dato for signering av protokollen;
• metode for å stemme på hver sak (åpen, hemmelig, fraværende; angitt i teksten).

Registrering av rekvisitter og fullstendighet av teksten avhenge av hva slags protokoll som er gitt av arbeidsreglene til et bestemt kollegialt organ. I henhold til graden av fullstendighet av posten er protokollene delt inn i:

• kort og
• full, som igjen kan være:
  • detaljert tekst(tekst måte å dokumentere på),
  • ordrett(tekstmetode ved bruk av spesial symboler),
  • fonografisk(lydopptak)
  • videoprotokoller(som et resultat av videokonferanser).

Fullt referat bør inneholde en oversikt over hele møtet, inkludert merknader, spørsmål, kommentarer, taler og referanser under diskusjonen av hver sak, notater om at det var bråk, applaus osv. i salen. (men selvfølgelig avhengig av hvordan du dokumenterer det). Fullstendige referater dokumenterer vanligvis avholdelse av generalforsamlinger og styremøter.

Den korte protokollen registrerer konsekvent bare navnene på formannen, sekretæren, sammensetningen av de tilstedeværende, listen over behandlede saker og de vedtak som er tatt. De. protokollen etter dagsorden inneholder en kort fortløpende uttalelse av sakene som vurderes i henhold til ordningen: SPØRSMÅL NUMMER - VEDTAKET AVSLUTNING (dette alternativet er vist i eksempel 15 i punkt 2 av dagsordenen i artikkelen "").

Eksempler på utførelse av fullstendige og korte protokoller som kan brukes i statlige organer og lokale myndigheter er gitt i vedlegg nr. 16 i retningslinjene for utvikling av instrukser for kontorarbeid i føderale utøvende organer (godkjent etter ordre fra Federal Archives datert 23. desember 2009 nr. 76). På deres grunnlag kan absolutt alle organisasjoner, inkludert kommersielle, uavhengig utvikle og godkjenne som en del av det relevante regelverket protokollskjema, som skal dokumentere beslutningsprosessen til det kollegiale organet, under hensyntagen til ledelsesnivået og det kollegiale organets status. Det er praktisk å umiddelbart fikse i forskriften at protokollene:

• Styremøter bør være detaljerte tekstlige (som i eksempel 10) og umiddelbart godkjenne protokollens form,
• og driftsmøter som holdes ukentlig av enhetslederen:
  • dokumentert i korte protokoller eller
  • holdes i form av en videokonferanse med påfølgende utførelse av en kort tekstprotokoll eller til og med uten, men da med obligatorisk utarbeidelse av instruksjoner i form av et administrativt dokument av operasjonell karakter (som i eksempel 13).

La oss kommentere vei fra utkast til original. Protokollen føres under møtet av en spesielt utvalgt eller oppnevnt person eller av sekretæren for et fast kollegialt organ ex officio. Og referater fra driftsmøtene, som ledes av lederne, føres og utarbeides av sekretærene eller deres assistenter.

Møtesekretæren (ex officio eller valgt) bruker ved utarbeidelse av protokollen dokumenter som er utarbeidet på forhånd for møtet: dagsorden, lister over inviterte, lister over medlemmer av det kollegiale organet, rapporttekster, taler, elektroniske presentasjoner, informasjonsnotater , utkast til vedtak mv.

Det må huskes at protokollen som føres direkte på møtet er utkast. Det skal avklares, verifiseres med utskrift, videoopptak eller fonogram, redigeres og utføres innen 1-5 dager etter møtet. Derfor er det viktig å fastsette i forskriftene til det kollegiale organet en spesifikk frist for utstedelse av den originale protokollen som et offisielt dokument. Etter avstemming trenger det vedtatte vedtaket ingen godkjenning. Tvert imot, for nøyaktigheten av refleksjonen i protokollen av ordlyden av vedtaket som ble sendt til avstemning og fikk kraft fra en offisiell kollektiv beslutning, bærer møteleder og sekretær juridisk ansvar.

Vi gjør også oppmerksom på at ordlyden «Diverse» i dagsorden, som er utarbeidet før møtet som et uavhengig informasjonsdokument og sendt til møtedeltakerne og medlemmer av det kollegiale organet på forhånd, er helt akseptabelt. Men i den ferdige protokollen er det upassende, pga. dokumentet er utarbeidet etter møtet, når det allerede er mulig å nøyaktig formulere alle problemene som faktisk vurderes og fikse prosedyren for å ta beslutninger om dem.

Den største vanskeligheten er kompileringen og utformingen av teksten til hele protokollen. Møtesekretæren burde fungere nærmest som en simultantolk, pga han «oversetter» rapporter, spørsmål, taler fra en muntlig form (ofte spontan, emosjonell og ikke alltid forberedt) til en skriftlig, dvs. bestilles, bygget på talemodeller i henhold til kravene forretningsstil russisk litterært språk.

Hoveddelen av teksten til protokollen bygges i henhold til agendapunktene i skjemaet LYTTET - SNAKKET - LØST eller BESTEMT, d.v.s. faktisk i seksjoner. La oss analysere hver av dem.

Ordet "HØRT" er nummerert i henhold til nummeret på dagsordenspunktet, tegnes opp fra grensen til venstre felt med store bokstaver, etterfulgt av kolon. Videre, fra den røde linjen, er etternavnet og initialene til foredragsholderen tegnet opp i genitivkasus uten navnet på stillingen (LIKER DU hvem?), en strek settes, og etter den er innholdet i rapporten vanligvis kort skrevet. Fordi rapporten og presentasjonen av den sendes inn på forhånd, de er nødvendigvis signert og datert og utstedes i status som et offisielt vedlegg til protokollen.

Presentasjonen gjennomføres vanligvis fra tredje person entall i preteritum (se eksempel 3). Hvis teksten til hovedrapporten er utarbeidet på forhånd, er det praktisk å bruke en annen teknikk når du utarbeider protokollen - å kort formulere temaet for rapporten i samsvar med agendaen og etter punktmerket "Teksten til rapporten rapport er vedlagt» (eksempel 4).

Eksempel 3

Skjul Vis

1. HØRTE:

Kuznetsova A.I. - rapportert om hovedbestemmelsene i policyen informasjonssikkerhet for 2015-2016 Han bemerket at den har blitt fullstendig revidert og samsvarer med kravene i de regulatoriske rettsaktene som har trådt i kraft siden 1. januar 2015. Foreslått å godkjenne retningslinjer for informasjonssikkerhet for 2015-2016.

Eksempel 4

Skjul Vis

1. HØRTE:

Kuznetsova A.I. - om hovedbestemmelsene i for 2015-2016. Teksten til rapporten er vedlagt.

Spørsmål: Er alle grupper av tiltak tatt med i informasjonssikkerhetspolicyen for nærmeste periode?

Ja, alle grupper av tiltak i henhold til etablerte grupper og typer informasjonssikkerhetsrisikoer.

Spørsmål til foredragsholderen og påfølgende spørsmål til hver av foredragsholderne, samt svar på dem, skrives i den rekkefølgen de mottas og tegnes på ny linje. Etternavnet til personen som stilte spørsmålet kan ikke oppgis (se eksempel 4).

Alle taler om saken under diskusjon holdes etter ordet "TALT" fra grensen til venstre felt med store bokstaver, etter det er det også satt kolon. Etternavnet og initialene til hver av talerne er tegnet opp fra den røde linjen og er angitt i nominativ kasus (Hvem TALE?). Etter en strek i form av indirekte tale, registreres et kort eller detaljert innhold i talen.

Beslutninger som tas samlet på hvert av de diskuterte spørsmålene, registreres etter ordet "LØST" eller "BESLUTT". I forretningspraksis har hvert av disse ordene sin egen brukssfære. Således, i protokollene fra generalforsamlinger for aksjonærer, stiftere, styremøter, møter arbeidskollektiver, møter med ansatte (innenfor rammen av selvstyre etablert og tillatt i retningslinjene for bedriftsoppførsel), initiativgrupper, anses det som riktig å bruke ordet «BESLUTT» (aktiviteten høyere kollegiale organer, styrende organer, dvs. "makt"). I referater fra møter i styrer, utvalg, presidier, arbeidsgrupper, driftsmøter og andre kollegiale organer "operativt" ledernivå(utøvende organer) bruken av verbet «LØST» anses som riktig.

Det tilsvarende ordet er dannet fra grensen til venstre felt med store bokstaver, etter det, igjen, plasseres et kolon (se eksempel 5). Videre, fra den røde linjen, punkt for punkt, er administrative handlinger kort og presist formulert, som må nummereres. Strukturen til nummeret er som følger: først kommer nummeret på agendapunktet, deretter en prikk og deretter nummeret på vedtaket når man vurderer denne saken (for eksempel 1.1 og 1.2, deretter 1.3 osv.). Hvis spørsmålet blir akseptert eneste avgjørelse, skal nummeret fortsatt ha 2 deler atskilt med en prikk (for eksempel 1.1).

• hva skal jeg gjøre - i hva, fra hva eller hvor lenge?

• til hvem - hva skal jeg gjøre - innen hvilken dato? (klausul 2.1 i eksempel 5) eller
• hva skal jeg gjøre - når? Ansvarlig - navnet på stillingen, etternavn og initialer til en bestemt utøver (eksempel 6).

Eksempel 5

Skjul Vis

LØST:

1.1. Godkjenn og sett i kraft fra 1. mai 2015 retningslinjene for informasjonssikkerhet for 2015-2016.

2.1. Til sjefen for sikkerhetsavdelingen Petrov I.V. bringe informasjonssikkerhetspolicyen for 2015-2016. til avdelingslederne og regionale kontorer. Frist - 28.04.2015.

Eksempel 6

Skjul Vis

2.1. Ta med informasjonssikkerhetspolicyen for 2015-2016. til avdelingslederne og regionale representasjonskontorer innen 28.04.2015. Ansvarlig - leder av sikkerhetsavdelingen Petrov I.V.

Hvis avgjørelsen ble truffet ved avstemning, utarbeides resultatene i skjemaet: "For - 10, mot - 0, avsto fra å stemme - 2" eller "Enstemmig"(denne korte versjonen er vist i eksempel 7 og 8, og en mer detaljert er i eksempel 15 i artikkelen "Regulering av kollegiale organers arbeid"). Overholdelse av dette skjemaet er obligatorisk når det fattes vedtak om oppnevning, valg eller godkjenning av kandidater eller om personlig sammensetning av kommisjoner, utvalg, vedtak av økonomisk karakter mv. I andre tilfeller er det valgfritt, derfor er det fraværende i eksemplene 5 og 6.

Spørsmål der det er nødvendig å utarbeide resultatene av avstemningen i protokollen, bør angis i den lokale normative loven som regulerer det kollegiale organets virksomhet. Men noen organisasjoner etablerer ikke slik differensiering, men registrerer alltid resultatene av avstemningen.

Selv om vedtakene til den kollegiale utøvende organ akseptert enstemmig, da er stemmeresultater vanligvis ikke angitt i de administrative avsnittene i protokollen (se eksempel 10).

Eksempel 7

Skjul Vis

LØST:

6 for, 0 mot, 1 avsto.

Eksempel 8

Skjul Vis

LØST:

4.1. Inkluder sjefen for sikkerhetsavdelingen Turantsev O.M. som medlem av Teknologiutvalget fra 20.04.2015.

Enstemmig.

Underskriftene til lederen og sekretæren for det kollegiale organet (ex officio eller valgt til å utføre disse oppgavene på dette møtet) er satt opp på det redigerte og verifiserte referatet. De er plassert to eller tre linjer under teksten fra grensen til venstre marg og er atskilt med én linje. I utskrifter av signaturer er initialer plassert foran etternavnet. En identitetsseglprotokoll er vanligvis ikke nødvendig.

Eksempel 9

Skjul Vis

Av generell regel protokollen er signert av lederen av det kollegiale organet og dets sekretær, men andre alternativer er også mulig, for eksempel å legge til signaturene til alle medlemmer av det kollegiale organet (se eksempel 15 i artikkelen " Vi regulerer arbeidet til kollegiale organer "). Dette øyeblikket bør også bestemmes av organisatoriske dokumenter.

Eksempel 10

Detaljert protokoll med en langsgående sentrert plassering av detaljene i overskriften

Skjul Vis

Utdrag fra protokollen

Kopier av det utarbeidede og underskrevne protokollen eller utdrag fra protokollen er nødvendig, ikke bare for å sende de vedtak som er tatt til utførelse, men også for å informere alle interesserte personer som har rett til informasjon om dem (i eierstyring og selskapsledelse de kalles interessenter, de kan være kontrollører, regulatorer og vanlige borgere).

Nylig, som en form for å presentere informasjon om beslutninger fra kollegiale organer, brukes ofte et utdrag fra protokollen, som sekretæren (for et møte eller et kollegialt organ) har rett til å bekrefte med sin signatur, korrekt utfylling av et merke om sertifisering av kopien og bekreftelse av den med organisasjonens segl. I eksempel 11 er den designet i samsvar med anbefalingene fra GOST 6.30-2003. I tillegg kan en valgfri oppføring gjøres i den om lagringsstedet for protokollen (eksempel 12) i samsvar med dekretet fra presidiet til den øverste sovjet i USSR datert 08/04/1983 nr. 9779-X - denne alternativet er spesielt relevant for innsending av kopier og utdrag på forespørsel fra tilsynsmyndigheter.

Et utdrag fra protokollen er kopi av en del av teksten hans, i den forblir detaljene i overskriften og formateringsdelene av dokumentet praktisk talt uendret (det er ikke bare personlige streker fra underskriverne). For et utvalg av et utdrag, se eksempel 17 i artikkelen «Vi regulerer arbeidet til kollegiale organer

For å informere om beslutningene som er tatt, kan du åpne tilgang til det elektroniske bildet av protokollen i EDMS eller distribuere sertifiserte kopier av den (med en sertifiseringsinskripsjon på modellen fra eksempel 11 eller 12), men bare til de avdelingslederne og ansatte som har passende tilgangsrettigheter til offisielle dokumenter (se/les alle dokumenter).

Rekkefølge

En av formene for å sende det kollegiale organets vedtak til fullbyrdelse, som også støtter regelen om avgrensning av innsynsrett til opplysninger og dokumenter, er instruks fra det kollegiale organet. Pålegg som dokumenter har i hovedsak funnet sin anvendelse i styrets og styrets virksomhet.

Rekkefølgen de siste 10-15 årene er fastsatt som en del av delsystemet administrativ dokumentasjon as den nye typen dokument utstedt, som regel, på grunnlag av enhet av kommando. Derfor er overskriften og formateringsdelene av instruksjonene til det kollegiale organet utformet nesten det samme som i ordre og instrukser, og vedtaket som er tatt, som inneholder spesifikke sikkerhetspoeng, overføres (kopieres) fra delen av protokollen "LØST" (eller "BESLUTT"). Ordren undertegnes kun av formannen i det kollegiale organet.

For å utstede en ordre er det mer praktisk å plassere detaljene i hjørnet, fordi ansvarlig bobestyrer er trukket opp i området som vanligvis er forbeholdt den nødvendige "adresser" til høyre.

Eksempel 13

En ordre med et hjørnearrangement av detaljene i overskriften

Skjul Vis

En slik spørreskjemaform for å presentere teksten til instruksjonen er praktisk for å sette den under kontroll og gir muligheter til selv å automatisk kompilere et dokument i henhold til den godkjente standard skjema på grunnlag av protokollen, forutsatt at dens utkast er dannet i i elektronisk format i informasjonssystemet.

Holdbarhet

Protokoller for kollegiale ledelsesorganer i organisasjonen(generalforsamling, styre, stiftermøte etc.) og kollegiale utøvende organer(styre, presidium, kollegium, etc.), samt referater fra møter i komiteer som har rett til å danne disse organene (i henhold til charteret), er hovedsakelig dokumenter for en permanent lagringsperiode (i henhold til artikkel 18 i listen over typisk forvaltning arkivdokumenter generert i løpet av aktiviteten offentlige etater, lokale myndigheter og organisasjoner, som indikerer vilkårene for lagring, godkjent. etter ordre fra det russiske kulturdepartementet datert 25. august 2010 nr. 558, heretter referert til som PTUD).

Oppbevaringsperiodene for andre typer minutter, avhengig av ledelsesnivå og møtetype, bør bestemmes av organisasjonen selv ledere og sekretærer for kollegiale organer som et resultat av en verdiundersøkelse under metodisk veiledning fra arkivforvaltningen og arkivtjenesten, og også fastsettes av saksnomenklaturen.

Eksempel 14

Skjul Vis

Kunst. 18 d) PTUD fastsetter en permanent oppbevaringsperiode for referater fra møter holdt av organisasjonsleder. Hvis dette er et møte om strategisk viktige saker som er innenfor autoriteten til den første personen i organisasjonen, så er oppbevaringsperioden egentlig permanent. Men hvis lederen samler engangsoperasjonsmøter eller leder møter i bedriftsrådet (statusen til driftsmøtet for lederne for alle avdelinger, et slags "planleggingsmøte", og ikke et ledelsesorgan gitt av charteret) , da må det tas hensyn til merknad (2) til artikkel 18 d, og da er det mulig å sette oppbevaringstiden for bedriftsstyrets protokoll til 5 år. EPC.

Oppbevaringsperioden for instrukser fra det kollegiale organet og utdrag fra møtereferatene, samt rapporter mottatt i prosessen med å overvåke gjennomføringen av dem, fastsatt i henhold til art. 6 og 7 PTUD. Med hensyn til notatene er hovedoppbevaringsperioden for instrukser og erklæringer 5 l. EPC.

Hvis organisasjonen er stor kommersiell struktur og kilden til anskaffelse av det statlige eller kommunale arkivet, anbefaler vi at man ved dannelse av saker med protokoller og vedlegg til dem, samt ved gjennomføring av en undersøkelse av verdien av dokumenter, ledes av "Grunnleggende regler for drift av arkiver av organisasjoner" (godkjent ved avgjørelsen fra kollegiet til Federal Archive av 6. februar 2002) og PTUD. Aksjeselskaper er pålagt å overholde lagringsperiodene og kravene for å sikre sikkerhet, som er fastsatt av gjeldende dekret fra Federal Commission for the Securities Market (den nye regulatoren er Bank of Russia) datert 16. juli 2003 nr. 03-33 / ps "Ved godkjenning av forskrift om fremgangsmåte og vilkår for oppbevaring av dokumenter fra aksjeselskaper" . Vilkårene for oppbevaring av dokumenter som er fastsatt her, samsvarer med de normative vilkårene fastsatt i PTUD.

For å sikre prosessene med å dokumentere kollegial virksomhet på en rasjonell og effektivt grunnlag vi anser det som nødvendig og forutsetning fruktbart samspill mellom ledere og sekretærer for kollegiale organer med den geistlige tjenesten, som kjenner og forstår dokumentene.

Stemmesedler, protokoller generalforsamling aksjonærer og tellekommisjonen, samt prosedyren for oppbevaring av disse og andre dokumenter fra møtet, finner du i artikkelen "Dokumentere resultatene fra den årlige generalforsamlingen"