Emne 29 elektroniske dokumenter

I dag er det ikke overraskende når en leser (bruker), som kommer til biblioteket og tilbringer en viss tid i det, ikke bare ikke bruker fondet, men ikke en gang prøver å bestille litteratur. Brukere tilfredsstiller mange av deres behov på informasjonsnivå, dvs. er ganske fornøyd med bibliografisk, abstrakt, referanse og annen elektronisk informasjon innhentet via Internett, ved bruk av en CD-ROM eller på annen måte. Videre fører utviklingen av en elektronisk ressurs til det faktum at mange bibliotek, som ikke har midler til å kompilere utenlandske publikasjoner, finner en mulighet til å organisere tilgang for sine brukere til elektroniske fulltekstressurser, og disse trendene tar fart (elektronisk vitenskapelig bibliotek RFBR, elektroniske publikasjoner av instituttet " åpent samfunn"- Russland og andre har gitt mange bibliotek gratis tilgang til flere tusen titler på utenlandske tidsskrifter. I tillegg blir elektronisk dokumentlevering stadig mer utbredt, noe som gjør at bibliotekbrukere, uten å komme til selve biblioteket, kan bestille fra sin arbeidsplass ( eller hjemmefra ) en elektronisk kopi av en artikkel, brosjyre, fragment av en bok og få det i løpet av et øyeblikk. Det skal bemerkes at i mange biblioteker overstiger antallet fjerntilganger (besøk) til bibliotekets internettside antallet av vanlige fysiske besøk.
Alt det ovennevnte bekrefter at de gamle ideene om biblioteket smuldrer opp foran øynene våre. Leseren kommer ikke lenger alltid til biblioteket for et dokument, han kommer for informasjon og/eller en elektronisk ressurs. Biblioteket blir gradvis et informasjonssenter elektroniske ressurser, som likevel beholder funksjonene til et vanlig bibliotek for å betjene brukere med trykte dokumenter. Dette ny funksjon moderne bibliotek illustrerer ikke bare tydelig en av hovedtrendene i moderne bibliotekvirksomhet, det bør også tas i betraktning både i planleggingen av utviklingen av automatiserte bibliotek- og informasjonsteknologier, og generelt for å revidere et allerede utdatert konsept tradisjonelt bibliotek.

Teknologier for å lage et elektronisk dokument

For det første dette teknologier for analytisk og syntetisk informasjonsbehandling i ALIS.
Analytisk-syntetisk prosessering (ASO) - individuelle prosesser som inkluderer operasjoner eller grupper av operasjoner knyttet til analyse av dokumenter eller data, men som ikke fører til en vesentlig endring i deres innhold, struktur og type. PÅ automatiserte systemer ah ASO kan utføres både i form av manuelle operasjoner, "menneske-maskin" og rent "maskin" (dvs. kun ved bruk av automatiserte midler). Sortering, skriving/omskriving, koding, dekoding, kryptering/dekryptering, konvertering, etc. operasjoner kan tjene som eksempler på hel eller delvis automatisert ASO implementering Databehandling er et generalisert navn for heterogene prosesser knyttet til data. Noen termer relatert til typer databehandling kan nevnes:

• Integrert databehandling er prinsippet for å organisere databehandling i et automatisert system, der prosesser eller operasjoner tidligere utført i ulike organisasjoner, underavdelinger eller deler av den teknologiske kjeden, kombineres eller optimaliseres for å øke effektiviteten til systemet. Et mulig mål med «integrert databehandling» er å lage integrerte databaser.
• Distribuert databehandling er databehandling utført i et distribuert system, der hver av de teknologiske eller funksjonelle nodene i systemet uavhengig kan behandle lokale data og ta passende beslutninger. Når du utfører individuelle prosesser, nodene distribuert system kan utveksle informasjon gjennom kommunikasjonskanaler for å behandle data eller få resultater av en analyse som er gjensidig for dem.
• Automatisert behandling (av data/dokumenter) betyr behandling (av data eller dokumenter) utført automatisk, uten eller med begrenset menneskelig involvering. Med tekniske midler implementeringer av "automatisert behandling" kan være en datamaskin eller andre enheter, maskiner.
• Maskinbehandling er utførelse av operasjoner på data ved hjelp av en datamaskin eller andre databehandlingsenheter.
• Pre-maskinbehandling, forberedelse av data for input - stadiet med analytisk og syntetisk behandling eller behandling av dokumenter knyttet til formalisering av endelige dokumenter og registrering av innholdet på et regneark.
• Sortering er automatisk eller manuell distribusjon av dokumenter eller data i henhold til noen gitte kriterier. Settet med prosesser knyttet til å bringe poster i en fil iht siste endringer i fagområdet eller mottatt ny informasjon (data). "Oppdatering av en fil" innebærer å utføre følgende operasjoner: vise poster, legge til nye poster, slette (slette) eller korrigere (redigere) eksisterende poster.

For det andre dette informasjonsdigitaliseringsteknologier.
Informinkluderer:

1.Skanning.
Denne metoden er spesielt nyttig for de som forbereder multimedieapplikasjoner basert på eksisterende trykt materiale og illustrasjoner.
En skanner er en perifer enhet til en personlig datamaskin som lar deg legge inn originaler i en datamaskin, presentert i form av tekstdokumenter, tegninger, lysbilder, fotografier og så videre. Skanneren konverterer slik informasjon til elektronisk.
Basert på en generalisert vurdering av egenskapene til skannere, kan disse enhetene deles inn i følgende undergrupper:

o Håndholdte skannere.

o Side (pull) skannere.

o Slide - skannere.

o Projeksjonsskannere.

o Trommelskannere.

2.Legge inn data fra tastaturet.

Tastaturinntasting er en type manuell inntasting. Et regneark er et teknologisk middel for å gi tastaturinndata. Tekstinntasting utføres ved hjelp av Word-tekstredigering, som er inkludert i programvarepakken under det generelle navnet Office, utgitt av Microsoft. Den er designet for å kjøre under Windows-operativsystemet.
Word er et Windows-program designet for å lage, vise, endre og skrive ut tekstdokumenter, som gjør det mulig å utføre alle tradisjonelle operasjoner på tekst, uten unntak, levert av moderne datateknologi:

o innstilling og modifisering av uformatert alfanumerisk informasjon;

o tegnformatering ved hjelp av en rekke True Type-fonter i en rekke stiler og størrelser;

o sideformatering (inkludert bunntekst og fotnoter);

o formatering av dokumentet som helhet (automatisk kompilering av en innholdsfortegnelse og ulike indekser);

o stavekontroll, synonymvalg og automatisk ordbryting.

For det tredje, dette teknologier for behandling av digitaliserte dokumenter.
Teknologien for behandling av digitaliserte dokumenter inkluderer tegngjenkjenning og deres videre redigering.
Programvare for optisk tegngjenkjenning - OCR (Optical Character Recognition) er designet for automatisk inndata i en datamaskin trykte dokumenter. Oftest bruker brukere ABBYYs FineReader optiske tekstgjenkjenningssystem og Cognitive Technologies Ltds CuneiForm optiske tegngjenkjenningssystem i praksis. Begge systemene har omtrent like muligheter og er designet for å gjenkjenne tekster skrevet i nesten hvilken som helst skrifttype (bortsett fra hieroglyfer og arabisk), uten forutgående opplæring. En funksjon ved programmene er den høye nøyaktigheten av tegngjenkjenning og lav følsomhet for utskriftsfeil.
OCR-programvaresystemer fungerer som følger. La oss si at du har et tekstpapirdokument med kompleks struktur, dvs. i tillegg til tekst inneholder dokumentet tabeller, diagrammer, illustrasjoner m.m. Du må redigere teksten ved hjelp av et tekstbehandlingsprogram. For å løse dette problemet må du plassere dokumentet i skanneren og lage en elektronisk kopi, som er et grafisk bilde av dokumentet.
Neste trinn er å konvertere bildet til tekst. Dette stadiet er veldig viktig, siden resultatet av skanning er et bilde som utelukkende kan lagres i en fil av et eller annet grafisk format eller lastes inn for behandling ikke til en tekst, men til en slags grafisk editor. Du kan lime inn et bilde direkte i et tekstredigeringsprogram. Men for tekstapplikasjoner er bildet et udelelig element og kan ikke identifiseres. Selv om det er tekst på bildet, kan det altså ikke redigeres ved hjelp av et tekstredigeringsprogram. Derfor er det først og fremst nødvendig å konvertere bildet av tegn til tekst som sådan, dvs. inn i en sekvens av tegn tilgjengelig for behandling i tekstredigerere.
Programvaresystemene FineReader og CuneiForm tillater å løse problemene med å konvertere bilder til tekster og leveres i form av komplekser som er kraftige nok til å brukes i praksis.
Prosessen med tekstgjenkjenning av OCR-systemer er som følger.
Først må du få et grafisk bilde av dokumentet, som kan gjøres på to måter - ved å skanne dokumentet eller ved å laste inn et bilde fra en fil. Programvaremiljøet lar deg se bilder i forskjellige skalaer, samt utføre noen transformasjoner med dem, spesielt rotere og invertere dem.
På neste trinn i dokumentbehandlingen merkes de opp. Hensikten med denne operasjonen er å fortelle OCR-systemet hvordan teksten er plassert på bildet.
Resultatene av automatisk layout kan korrigeres manuelt - lag og slett blokker med tekst, flytt dem, angi størrelsene deres, del dem inn i tilstøtende blokker, gjør blokker polygonale ved å feste blokkrektangler til dem eller kutte ut blokkrektangler fra dem, etc. Blokker kan tildeles serienumre, noe som er veldig praktisk hvis du trenger å konvertere kompleks formatert tekst til ren tekst.
For tekster som skrives uskarpt eller mot en ujevn bakgrunn, brukes adaptiv skanning, som gjør det mulig, på bekostning av en viss ytelsesforringelse, å øke nøyaktigheten ved å bestemme konturene til bokstaver.
Når du gjenkjenner lavkontrast, svake trykte dokumenter, kan gjenkjenningskvaliteten forbedres ved å justere parametere som lysstyrke, kontrast og nivåterskel for svart-hvittpunkt.
Layout- og OCR-innstillinger er konfigurert for å sikre at OCR-systemet er i stand til å blokkere tekst på riktig måte og gjenkjenne den. Spesielt er det nødvendig å angi hvilket eller hvilke språk teksten som skal gjenkjennes er skrevet.
For operativt arbeid med gjenkjent tekst har OCR-systemet en egen teksteditor, som minner om den innebygde Windows-applikasjonen notisblokk. Tekstredigeringsprogrammet er i stand til å støtte slike grunnleggende tekstformateringsfunksjoner som fonter og stiler, hevet og senket skrift, tabeller, kolonner, rammer som beveger seg over tekst. Tvilsomme ord er uthevet i en viss bakgrunn i den gjenkjente teksten, og tekstredigeringsprogrammet gir verktøy for raskt å søke etter tvilsomme ord, noe som i stor grad forenkler visning og redigering av gjenkjent tekst.
Noen versjoner av OCR-systemer, for eksempel ABBYY FineReader Corporate Edition, inneholder integrerte samarbeidsverktøy. For å implementere muligheten til å jobbe på et nettverk, må hver datamaskin ha en egen kopi av programmet installert.
I dette tilfellet kan arbeid med samme pakke på flere datamaskiner organiseres. Nettverksverktøyene til systemet har muligheten til å spore prosessen med å behandle sider - av hvem siden for øyeblikket er åpnet, skannet, gjenkjent, sjekket, etc. Endringer gjort på siden av én bruker er synlige for alle som jobber med samme pakke.
CuneiForm 2000 Master-systemet har også teamarbeidsmuligheter, som i tillegg til selve CuneiForm 2000-miljøet og et tekstredigeringsprogram, inneholder en innebygd programvareenhet for batchskanning og gjenkjenning, samt programvareverktøy for bruk av skannere i et lokalt nettverk.

For det fjerde, dette teknologier for å lage WEB-dokumenter.
Det mest brukte språket for å lage webdokumenter er HTML (HyperText Markup Language). Dette konseptet inkluderer ulike måter design av hypertekstdokumenter, design, hypertekstredigerere, nettlesere og mye mer. Hypertekst er perfekt for å inkorporere multimedieelementer i tradisjonelle dokumenter. I praksis var det takket være utviklingen av hypertekst at de fleste brukere kunne lage sin egen multimedia produkter og distribuere dem på CD. Slike informasjonssystemer, laget i form av sett med HTML-sider, krever ikke utvikling av spesielle programvareverktøy, siden alle nødvendige verktøy for arbeid med data er blitt en del av standarden programvare de fleste personlige datamaskiner. Med denne tilnærmingen kreves det at brukeren kun utfører arbeidet som er direkte relatert til emnet for produktet som utvikles: forberede tekster, tegne bilder, lage HTML-sider og tenke over koblingene mellom dem.

Elektroniske publikasjoner og elektroniske biblioteker
Datateknologi gjør det mulig å lagre og formidle informasjon i elektronisk form, som spiller en revolusjonerende rolle i menneskehetens historie, i likhet med oppfinnelsen av utskrift. Elektronisk skjema lar deg lagre informasjon på den mest pålitelige og kompakte måten, distribuere den raskere og bredere, og gir i tillegg muligheter for bruk, som ikke kunne vært i andre former. Hovedmidlene for å realisere disse mulighetene er elektroniske publikasjoner (EI) og elektroniske digitale biblioteker (DL).
Naturligvis, for å utføre sine funksjoner, må EI og ES faktisk implementeres i form av noen informasjonssystemer hvis kjennetegn er langtidslagring og bruk av informasjon, spesielt formidling av informasjon. Informasjonssystemer som jobber med dynamisk informasjon, samt akkumulerer informasjon, men som ikke har til hensikt å distribuere den (systemer av arkivtype), kan ikke tilskrives klassen som vurderes. Dermed inntar EI og DL en viss posisjon blant andre informasjonssystemer.
En elektronisk publikasjon er et elektronisk dokument (en gruppe dokumenter) som har gjennomgått redaksjonell og publiserende behandling, er beregnet på distribusjon i uendret form, og som har utdatainformasjon.
EI består av informasjon og programvare som lar deg visualisere denne informasjonen, bruke den effektivt, men ikke endre den. Dermed er EI et informasjonssystem hvor det ikke finnes funksjoner for å korrigere tilgjengelig informasjon (sletting, tillegg osv.). Hovedformålet med EI-informasjonssystemet er den mest nøyaktige gjengivelsen av den originale informasjonen og gi brukeren midler til å løse et visst sett med funksjonelle oppgaver.
EI er replikerbare produkter og kan distribueres på alle maskinlesbare medier (kompaktoptiske disker, magnetiske disketter, etc.) eller via telekommunikasjonsnettverk.
Samtidig må man huske på at det er informasjonssystemet som formidles, og ikke bare informasjon. Hvis informasjonen brukes ved hjelp av andre programvareverktøy, kan noe av den gå tapt, alle dens egenskaper vil ikke bli realisert, og utvalget av brukerevner kan bli betydelig redusert.
Virksomhetsfeltet knyttet til digitale biblioteker er ganske nytt og har derfor ennå ikke en stabil terminologi. (Selvfølgelig skal det ikke identifiseres med automatisering av tradisjonelle bibliotekprosesser, selv om det knapt er mulig å trekke en presis grense mellom dem.)
Betydelig utvikling av arbeidet med elektroniske bibliotek ble mottatt på begynnelsen av 1990-tallet, da tilstrekkelige midler dukket opp informatikk og informasjonsteknologi for å sikre sikker oppbevaring operasjonell behandling og effektiv bruk store rekker av heterogen informasjon, først og fremst tekst. Det var på den tiden man begynte å utarbeide prosjekter i en rekke land digitale biblioteker. Noen av dem dannet grunnlaget for relevante nasjonale og internasjonale programmer.

Nå nekter nesten alle bedrifter med respekt for seg selv papirarbeidsflyt, og erstatter den med en mer moderne. Et elektronisk dokument er den mest relevante formen for eksistens av alle moderne filer som inneholder en enorm mengde viktig informasjon.

Hovedfordeler

Den største fordelen med elektronisk dokumentasjon er at den lar deg jobbe raskt og effektivt. Materialer i dette formatet er enkle å signere, selv om alle de som bør støtte dem er langt fra hverandre. På grunn av dette er det mulig å spare mye penger og krefter.

Blant annet unngår tilstedeværelsen av et elektronisk arkiv behovet for å vedlikeholde et stort antall dokumenter i organisasjonen. For lagring av akkumulerende papirer vil det være nødvendig å tildele et passende område på virksomhetens territorium, samt ansette en høyt kvalifisert arkivar som raskt kan forstå det tilgjengelige materialet. For å lagre et elektronisk arkiv er kun kompakte flyttbare medier eller flere harddisker nok.

Diadocs elektroniske dokumenthåndteringssystem er den enkleste måten å utveksle juridisk viktige elektroniske dokumenter og fakturaer.

Hva menes med ED

Et elektronisk dokument er et materiale som er festet på spesielle medier (plater, USB-flash-stasjoner, tilleggsutstyr).

Det kan være et helt sett med bilder, lydfiler og symboler. En slik fil kan overføres i rom og tid ved hjelp av spesielle telekommunikasjonsmidler. Telekommunikasjonskanaler kan også brukes til publisering, lagring og viderebehandling. Det viktigste her er å behandle alle eksisterende data riktig.

Et slikt dokument bør også forstås som et spesielt skjema som du kan bruke data til helt andre formål. Det handler om om fiksing av informasjon på elektroniske eller magnetiske materialbærere, og deretter om videre bearbeiding og utsendelse til alle deltakere i datakorrigeringsprosessen.

Alt dokumentert materiale som er konvertert til elektronisk format er egnet for behandling i eksisterende informasjonsstrukturer og overføring gjennom TCS. Alle disse filene egner seg til analytisk behandling, som kan gjøres ved hjelp av informasjonssystemer.

Elektronisk dokument og digital signatur

Elektroniske dokumenter skal ha rettskraft – ellers kan de ikke brukes ved arbeid med andre strukturer. Du kan fikse gyldigheten til dokumentet ved hjelp av elektronisk digital signatur, som har de samme egenskapene som vanlig papir.

En EDS vil være relevant hvis en rekke betingelser er oppfylt under dannelsen:

• sertifikatet til nøkkelen som kontrollerer driften av signaturen må være oppdatert på tidspunktet for godkjenning av elektroniske filer;
• Det må fremlegges bevis som kan brukes til å fastslå når filen ble signert;
• ektheten til EDS må bekreftes i samme fil der den brukes;
• Signaturen skal brukes i henhold til informasjonen gitt i vedlagte sertifikat.

For å få en slik signatur, må du kontakte et sertifiseringssenter. I dette tilfellet er det nødvendig å forberede en pakke med dokumenter på forhånd. Plasseringen av organisasjonen kan avklares på territorialkontoret til Pensjonsfondet i Russland, hvor du også kan få SNILS.

I tillegg til SNILS som er angitt i pensjonsbeviset, må du oppgi en kopi av passet ditt og en gjeldende e-post. I tillegg må du forberede en USB-stasjon på forhånd, hvor de ansatte i sertifiseringssenteret må skrive nøklene og sertifikatene som er nødvendige for å godkjenne elektroniske dokumenter.

Detaljer om et elektronisk dokument er kun gyldig hvis det er sertifisert med en elektronisk digital signatur. EDS er like viktig som en papirmotpart, men for dette, alle nødvendige forhold. Signaturen må være lovlig, registrert hos CA.

Elektronisk dokumentasjon

Konseptet med et elektronisk dokument gir at det ikke bare kan bestå av symboler som er forståelige for brukerne. Ustrukturert informasjon er tillatt å dekodes operativsystemer. Hovedsaken er at materialet må lagres på et spesielt medium.

En viktig komponent i dokumentet er også et skjema med et sett med attributter som er nødvendige for beskrivelsen. Dermed bør filen inneholde informasjon om:

• datoen for dannelsen;
• data forfatter;
• navnet på dokumentet;
• format, som er nødvendig for riktig lesing av materialene.

Jo mer detaljert informasjon om et eksisterende dokument, jo lettere blir det å jobbe med det i fremtiden. Et elektronisk dokument og elektronisk dokumenthåndtering henger tett sammen, uten det første er det andre umulig. Samtidig forenkles sirkulasjonen av materialer kraftig dersom organisasjonene som utveksler informasjon bruker samme telekommunikasjonssystemer og programvare.

Elektronisk dokumentasjon kan inneholde materiale som kan brukes til å søke etter filer eller klassifisere dem etter bestemte kriterier. Alle eksisterende filer kan ha forskjellige tillatelser, de kan heller ikke ha noen strukturerte elementer. I dette tilfellet avhenger det elektroniske dokumentet direkte av eieren. Strukturert innhold kan ha spesielle elementer som kan brukes av eksterne tilleggsapplikasjoner for å få data om individuelle elementer i filen.

Papir og elektroniske dokumenter kan ikke sammenlignes med hverandre, fordi digitale dokumenter har en rekke fordeler. Blant dem:

• muligheten for langtidslagring;
• bekvemmelighet ved å utføre tilleggsoperasjoner (redigering, sletting, arkivering, etc.);
• muligheten til å søke etter data i filer ved hjelp av nøkkelmarkører;
• enkel behandling av materialer ved hjelp av automatiserte systemer som brukes av organisasjoner som praktiserer elektronisk sirkulasjon.

Nå er det flere formater for elektroniske dokumenter, men det mest populære er "odf"-formatet, som er praktisk når du jobber med programvare.

Konseptet og strukturen til et elektronisk dokument kan variere betydelig. Programvaren for å behandle den har stor innvirkning på dette. Separat er det nødvendig å fremheve materialene behandlet ved hjelp av 1C. Slike filer er vesentlig forskjellige fra andre, siden de ikke er uthevet i separate dokumenter. De kan kun betraktes som en informasjonsenhet med unike identifikatorer og modifikasjonsmåter.

Slik dokumentasjon kan også inkludere materialer som er laget som et resultat av den kraftige aktiviteten til anvendte informasjonssystemer. De genereres dynamisk ved hjelp av eksisterende materiallagre. Dermed har de ingen informasjon om seg selv, de kan bare sees ved hjelp av systemet.

Så snart et dokument skrives ut eller vises, slutter det å eksistere i systemet som et objekt. Fra nå av fungerer den som en spesiell applikasjon. I tilfelle filen må åpnes med annen programvare, må den konverteres.

Hvilke elektroniske dokumenter finnes

Et elektronisk dokument er en fil som inneholder visse opplysninger som ikke alltid er tydelige for brukeren. For å lage arkiver og midler for disse filene, må du kjenne klassifiseringen deres.

• I henhold til ett alternativ kan materialene variere i nærvær eller fravær av lignende trykte dokumenter.
• Filer kan også variere i hvilken informasjon de inneholder. Denne klassifiseringen refererer til:

1. tekst,
2. billedlig,
3. lyd,
4. multimedia publikasjoner,
5. programvareprodukter.

Sistnevnte bør betraktes som fremmedgjorte verk eller publikasjoner av separate fragmenter av tekster av programmer og koder.

• Den største klassifiseringen bør betraktes som typen elektroniske dokumenter for deres tiltenkte formål. Oftest er det offisielle publikasjoner som publiseres offentlige etater, de inneholder vanligvis forskrifter.
• Produksjonspublikasjoner brukes i bedrifter. De har informasjon om organisasjonen eksisterende produksjon. Noen materialer ble spesielt laget for å informere ansatte i visse produksjonsområder om eksistensen av normer og krav når de er på virksomhetens territorium.
• Det produseres undervisnings- og referansepublikasjoner som er enkle å bruke. Du kan finne informasjonen du trenger i en slik fil på noen få sekunder, noe som sparer mye tid og krefter. Slike dokumenter kan brukes ikke bare av studenter, men også av lærere.
• Politiske partier bruker ganske ofte elektroniske publikasjoner som kampanjemateriell. De inneholder verk av offentlig interesse, som er beregnet på et bredt publikum av lesere. I slike materialer kan man oftest finne analytisk informasjon brukt av statsvitere og sosiologer over hele verden.
• En annen klassifisering av dokumenter skiller dem ved distribusjonsmetoden. Det finnes lokale utgaver som kan brukes innenfor en enkelt virksomhet, de utgis også i papirversjoner og i et begrenset antall identiske eksemplarer.
• Nettpublikasjoner er ment for bred bruk, antallet er ikke begrenset. Ytterligere papirkopier i dette tilfellet er ikke obligatoriske, fra dette øker verdien av det elektroniske dokumentet flere ganger. Slike dokumenter kan enkelt sendes til arkivene.

Elektroniske arkivdokumenter er et krav i det moderne samfunnet

Nå vet du hva et elektronisk dokument er, hvilke typer det finnes og hvordan de kan brukes i Hverdagen. I dette tilfellet kan informasjonen være i filer i et kryptert format. For å jobbe med dem, må du bruke eksisterende passord som kan endres når som helst.

Enhver bruker av telekommunikasjonskanaler har rett til å lage sine egne dokumenter. Det eneste han trenger for dette er tilstedeværelsen av spesiell programvare. Oppbevaringsperioden for slike filer er ikke begrenset. Du kan utføre alle operasjoner med dem når som helst.

Elektronisk dokument - er informasjon festet på en materialbærer i form av et sett med tegn, et lydopptak eller et bilde, beregnet på overføring i tid og rom ved bruk av datateknologi og telekommunikasjon for lagring og offentlig bruk.

Informasjon på en maskinbærer kan gjenkjennes som et objekt rettsforhold(dokument i juridisk forstand) kun når det er forsynt med digital signatur . Samtidig skal programvaren og maskinvaren som sikrer generering og verifisering av en slik signatur sertifiseres.

Et elektronisk dokument må oppfylle følgende krav:

opprettes, overføres og lagres ved hjelp av programvare og maskinvare;

ha strukturen etablert av denne føderale loven;

kunne presenteres i en form som er forståelig for menneskelig oppfatning.

Elektronisk utgave - et elektronisk dokument eller en gruppe elektroniske dokumenter som har gjennomgått redaksjonell og publiserende behandling, er beregnet på distribusjon i uendret form, og som i tillegg har utdatainformasjon.

3. Elektronisk dokumenthåndteringssystem

Alle opprettede styringsdokumenter "tjener" visse styringsfunksjoner, for eksempel: planlegging, regnskap, finansiering, rapportering, operativ ledelse, bemanning, etc.

Dokumenter knyttet til én ledelsesfunksjon kalles vanligvis et dokumentasjonssystem, for eksempel: et system med organisatorisk og administrativ dokumentasjon.

Dokumentasjonssystem - dette er et sett med dokumenter som er koblet sammen i henhold til tegn på opprinnelse, formål, type, aktivitetsfelt, enhetlige krav for utførelse.

Ledelsesfunksjoner i alle organisasjoner er av samme type, derfor bør dokumentene for hver funksjon være de samme i type og form. Å bringe dokumenter til optimal enhetlighet i komposisjon og former kalles samling dokumenter. En enhetlig form for et dokument er et sett med detaljer etablert i samsvar med oppgavene som skal løses i dette aktivitetsfeltet og plassert i en bestemt rekkefølge på informasjonsbæreren.

Ensretting av dokumenter er en av metodene for standardisering. Standardisering - dette er en aktivitet for å etablere regler og egenskaper for frivillig gjenbruk av dem, med sikte på å oppnå orden i produksjon og sirkulasjon av produkter og øke konkurranseevnen til produkter, verk eller tjenester.

Standardene for styringsdokumentasjon fastsetter sammensetningen av individuelle elementer i dokumentet (krav), deres plassering og designregler.

De mange typene og variantene av dokumenter, kompleksiteten i deres sammensetning, tilstedeværelsen av spesielle regler for å gi rettskraft til dokumenter og andre alvorlige problemer knyttet til styringsdokumentasjon gjør det nødvendig å skille ut en spesiell aktivitetsgren som gir dokumentasjon og organisering av dokumenter. arbeid med offisielle dokumenter. Denne aktivitetsgrenen kalles kontorarbeid eller dokumentasjonshåndtering .

Begrepet "kontorarbeid" i Russland oppsto i andre halvdel av 1700-tallet.

Siden den gang har bruken blitt løst av språklige ordbøker. Begrepet ble dannet av en kombinasjon av ordene "saksproduksjon".

Nasjonal standard GOST R 51141-98 "Kontorarbeid, arkivering. Termer - definisjoner" term kontorarbeid og dets terminologiske synonym dokumenthåndtering (DOE) definerer som en aktivitetsgren som gir dokumentasjon, organisering av arbeidet med offisielle dokumenter.

kontorarbeid eller system dokumentflyt , strekker seg til praksisen til både de som administrerer poster og enhver annen person som oppretter eller bruker poster i virksomheten.

Et arbeidsflytsystem eller arbeidsflytsystem lar deg opprette en ressurs med informasjon om aktivitetene til en organisasjon som kan støtte påfølgende aktiviteter og individuelle ledelsesbeslutninger og sikre ansvarlighet overfor alle interessenter.

Med inntoget av datateknologi har det skjedd et gjennombrudd innen dokumenthåndteringsmetoder, det har blitt mulig å jobbe med dokumenter mye mer effektivt, enklere og raskere enn før. Det handler ikke bare om å erstatte ferdige typografiske skjemaer med elektroniske maler lagret på en datamaskin. Selv om dette alene kan øke produktiviteten til kontorarbeid i størrelsesordener.

Samtidig skjedde et gjennombrudd på flere fronter samtidig. Den første bølgen ble reist av Internett. E-post, et stort antall tilgjengelige nettsteder med et bredt spekter av informasjon, krevde et annet datastruktureringssystem enn i DBMS. "melding", HTML, XML, "søkemotor", etc. - termer fra et helt annet område enn DBMS.

Samtidig begynte systemer for kontorarbeid og kontroll over utførelse av ordre å utvikle seg. I disse systemene er konseptet med et dokument det viktigste, selv om det i realiteten bare er sekundærinformasjon som beveger seg - registrerings- og kontrollkort. Og til slutt, den grunnleggende begrunnelsen for det "dokumentariske" synet på informasjon ble brakt av forsøk på å introdusere den svært papirløse teknologien som, så det ut til, burde ha gjort det unna. Det viste seg at for å overføre meningsfull informasjon over nettverket, må den være "sertifisert" med en signatur. Men signaturen, selv om den er elektronisk, er ikke plassert under noen data eller datasett, men bare under et dokument, en analog av samme papir.

Dermed dannes et helt område gradvis - dokumenthåndteringssystemer (DMS). Man kan si - dokumenthåndtering, og det ville være riktig, men dessverre blir dette ordet ofte forstått i en veldig snever betydning som en slags utvidelse av kontorarbeid. Området er under dannelse, selv om det ennå ikke har tatt form, har ikke blitt forstått av alle, "fordøyd" i sin egenart, med et klart uttrykt konsept, spekter av konsepter, oppgaver osv. Noen av de ovennevnte er allerede gjennomarbeidet nok, andre begynner akkurat å bli realisert.

Elektronisk dokumenthåndtering - prosessen med dannelse, behandling, lagring og utveksling av elektroniske dokumenter;

Fasiliteter elektronisk dokumenthåndtering - programvare og/eller maskinvare brukt i elektronisk dokumenthåndtering;

Deltakere i utveksling av elektroniske dokumenter - fysisk og juridiske enheter, samt organer statsmakt Den russiske føderasjonen og lokale myndigheter og andre organer som er involvert i utveksling av elektroniske dokumenter;

Avsender av elektronisk dokument - en deltaker i utveksling av elektroniske dokumenter som genererer et elektronisk dokument, signerer det med en elektronisk digital signatur eller annen elektronisk analog til en signatur og sender den til mottakerens adresse direkte eller gjennom en informasjonsformidler;

Mottaker av det elektroniske dokumentet - en deltaker i utvekslingen av elektroniske dokumenter som mottok et elektronisk dokument adressert til ham;

Mellommann i utveksling av elektroniske dokumenter (informasjonsformidler) - en juridisk enhet eller en individuell entreprenør som utfører tjenester knyttet til utveksling av elektroniske dokumenter mellom avsender og mottaker av elektroniske dokumenter;

Elektronisk arkiv - en rekke elektroniske dokumenter som skal lagres på den måten som er foreskrevet av regulatoriske rettsakter fra Den russiske føderasjonen;

Først av alt er elektronisk dokumenthåndtering gunstig når det gjelder å flytte dokumenter. Tross alt er et dokument i dataform bare et sett med koder som enkelt sendes over datanettverk og e-post, enkelt replikeres, redigeres og suppleres.

Elektroniske dokumenter er enkelt å kombinere, danner databaser og kunnskapsbaser. Elektroniske biblioteker har praktisk talt allerede erstattet de upraktiske, ufullstendige, begrensede bibliotekene med papirdokumenter. Elektroniske kataloger gir tilgang til nødvendig informasjon hundrevis av ganger raskere enn det som er mulig med papir- eller kortkataloger.

Grunnleggende prinsipper for elektronisk dokumenthåndtering:

Enkel registrering av dokumentet, som gjør det mulig å identifisere dokumentet unikt.

Mulighet for parallell operasjoner, noe som gjør det mulig å redusere bevegelsestiden for dokumenter og øke effektiviteten av utførelsen deres.

Kontinuitet i dokumentbevegelsen, som gjør det mulig å identifisere personen som er ansvarlig for utførelsen av dokumentet (oppgaven) i hvert øyeblikk i dokumentets (prosessen) levetid.

En enkelt (eller koordinert distribuert) database med dokumentarinformasjon, som gjør det mulig å utelukke muligheten for duplisering av dokumenter.

Effektivt organisert dokumentsøkesystem som lar deg finne et dokument med minimal informasjon om det.

Et avansert rapporteringssystem for ulike statuser og attributter til dokumenter, som lar deg kontrollere bevegelsen av dokumenter gjennom dokumenthåndteringsprosesser og ta ledelsesbeslutninger basert på data fra rapporter.

Praksisen med å utveksle informasjon i i elektronisk format. I det mest generelle tilfellet støttes papirløs arbeidsflyt lett av Microsoft Office-pakkeprogrammer. Word-tekstredigering, Excel-regneark, PowerPoint-presentasjonspakke hjelper til med å lage elektroniske dokumenter. Outlook-e-postklienten transporterer dem.

Dermed, selv med en standard kontorprogramvarepakke, er det mulig å organisere elektronisk dokumenthåndtering i en bedrift og til og med mellom bedrifter. Men et økende antall programmerere står heller ikke til side og kommer med jevne mellomrom i spill med forslag til egne systemer utarbeidet i detalj.

Selv en spesiell forkortelse for slike utviklinger er godkjent - ASDOU(Automatiske systemer for dokumentarstøtte til ledelsen). De sørger for seriøse databaser som krever en lang studie, mange og flertrinns kontroller og resjekker for å opprettholde konfidensialiteten til informasjonen som opprettes og overføres.

Et elektronisk dokument kan få status som et fullverdig dokument dersom det er sertifisert elektronisk signatur (ES). En elektronisk signatur er et sett med koder som unikt identifiserer eieren. Teknologien for å lage en digital signatur er ganske kompleks, og måten å lage en ES på kan være annerledes. Deres valgbarhet er fastsatt ved lov. Mer om elektronisk signatur Vi snakkes i neste forelesning.

Moderne dokumenthåndteringssystemer støtter en enkelt (integrert) som inneholder følgende komponenter:

flerbruker DBMS;

midler for å utarbeide dokumenter (tekst, grafikk, multimedia) i form av rapporter, tabeller, diagrammer, skjemaer, skjemaer;

lokale nettverk;

midler for ekstern kommunikasjon - e-post, faks;

systemadministrasjonsverktøy - bestemme programvare- og maskinvarekonfigurasjonen, angi tilgangsrettigheter til systemet og dets individuelle komponenter, versjonskontroll og tilgangsrettigheter, varsling om brudd;

makroprogrammeringsverktøy som gir utvidbarhet og tilpasning av systemer på Spesifikke krav og kundeevner.

Distribuert informasjonsbehandling innebærer åpenbart eksistensen av et kommunikasjonsmiljø som gir de nødvendige transaksjonene, multippel tilgang til felles informasjonsressurser. Til kommunikasjonssystem , som utfører funksjonene for informasjonslevering, stilles følgende krav:

pålitelighet av levering (unntatt muligheten for å miste dokumenter);

økte probabilistiske-temporelle egenskaper;

ektheten av overførte dokumenter;

dokumentkonfidensialitet;

meldingsleveringskontroll og trafikkregistrering;

muligheten til å få tilgang til eksterne telematikktjenester for overføring og mottak av informasjon fra eksterne systemer;

systemfeiltoleranse (ressursreservasjon) 1 .

Det finnes ulike dokumenthåndteringssystemer som utfører de oppførte funksjonene i en eller annen grad. Når du velger et system, er det nødvendig å bli styrt av både økonomiske og tekniske kriterier. Av stor betydning er kontinuiteten til eksisterende teknologier, samt muligheten videre utvikling og forbedre systemet basert på en enkelt base. Spørsmålet om systemadministrasjon og administrasjon er også viktig.

Dokumenthåndteringssystemer (DMS)

Dokumenthåndteringssystemer (DMS) gir prosessen med å opprette, administrere tilgang og distribuere store mengder dokumenter i datanettverk, og gir også kontroll over flyten av dokumenter i organisasjonen. Ofte er disse dokumentene lagret i spesielle depoter eller i filsystemhierarkiet. Filtyper som vanligvis støttes av DMS-systemer inkluderer tekstdokumenter, bilder, regneark, lyd, video og nettdokumenter. De vanlige egenskapene til OMS-systemer er dokumentoppretting, tilgangskontroll, transformasjon og sikkerhet.

Strukturen til elektroniske dokumenthåndteringssystemer inkluderer vanligvis følgende moduler , nemlig:

Modul for godkjenning av elektroniske dokumenter;

Innledende registrering av alle innkommende dokumenter og nøye kontroll av utførelse;

Detaljert registreringslogg over utgående dokumenter;

Elektronisk arkiv av dokumenter;

Bedriftsforum;

Ulike kataloger av organisasjonen;

Hele systemadministrasjonsmodulen.

I sin tur matchende modul elektroniske dokumenter er designet for å utføre følgende oppgaver:

Oppretting av elektroniske dokumenter i henhold til malene som er akseptert i organisasjonen;

Opprette en rute for passering av et elektronisk dokument;

Koordinering av elektroniske dokumenter av alle interesserte personer som deltar i koordineringen;

Omfordeling av krefter til en ansatt i selskapet til en annen;

Dokumentgodkjenning;

Lagring av vedtak fra alle personer som var enige om dokumentet;

Koordinering i lukket modus.

Behandlingsmodul utgående og innkommende korrespondanse utfører følgende operasjoner:

Registrering av utgående og inngående elektronisk dokumentasjon;

Klassifisering av all korrespondanse;

Installasjonskontroll;

Utstede instruksjoner for utgående og innkommende elektroniske dokumenter;

Gjennomføre detaljert korrespondanse;

Retning av et innkommende elektronisk dokument langs allerede opprettede eller nye dokumentbevegelsesruter;

Lagring av alle koblinger mellom utgående og innkommende dokumenter i elektroniske arkiver;

Kontroll av passering av elektroniske dokumenter langs de opprettede rutene;

Fylle ut journaler i elektroniske versjoner av organisasjonens dokumenter.

Et elektronisk arkiv i det elektroniske dokumenthåndteringssystemet ble opprettet for å lagre informasjonsprodukter, detaljert søk, utvalg av kopier av nødvendig materiale og nøyaktig gjenoppretting av slettede eller feilaktig tapte dokumenter.

Modul for kontroll og utstedelse av instrukser utfører følgende operasjoner:

Plasserer instruksjoner i systemet, enhetens data i organisasjonens administrative elektroniske dokumenter, møtereferater;

Sender instruksjoner til ansatte fra lederen av selskapet, hans assistent, og gir også kontroll over tidspunktet for utførelse av instrukser;

Vedlikeholder elektronisk arkiv over organisasjonens dokumentasjon.

Administrasjonsmodul utfører følgende oppgaver:

Begrensning av tilgangsrettigheter for ansatte i organisasjonen;

Kontrollerer alle brukerhandlinger.

Elektroniske dokumenthåndteringssystemer som implementerer strukturen ovenfor danner en ny generasjonemer.

For øyeblikket kan systemene som eksisterer på markedet, basert på teknologiene som ligger til grunn for dem, deles inn i tre grupper:

1. Vest-laget systemer. Utviklingsmiljøer.

2. Systemer for lokal (Russland, Ukraina) produksjon basert på Lotus Domino/Notes.

3. Helt lokal utvikling.

Den første gruppen inkluderer følgende tre vestlige systemer (utviklingsmiljøer):

DOCSOpen/DOCSFusion

Lotus Domino.Doc

Den andre gruppen inkluderer følgende selskaper og systemer:

CompanyMedia - InterTrust

OfficeMedia - InterTrust

BOSS-Referent - IT

CINDERELLA NTC - IRM

Escado Interprocom - LAN

Systemer som kan tilskrives den tredje gruppen:

1C:Arkiv - 1C

RBC Docs - RBC SOFT

DocsVision - Digital Design

IIG Intravert - IIG

IT -Inco - IncoFlow

LanDocs - Lanit

Optima-WorkFlow - Optima

VisualDoc - CenterInvest Soft

Grand Doc - Granitt

Etui - EOS

DocManager - SoftIntegro

Eufrat Kognitiv - Teknologier

Effect-Office ICC - Garant International

Delo-systemet er hovedsakelig beregnet på å automatisere dokumentasjonsstøtten for forvaltningsaktiviteter til statlige organisasjoner, det gir:

kontroll over alle stadier av kontordrift og resultatene av arbeidet med de viktigste funksjonelle prosessene til bedriften;

enhetlig registrering av all innkommende intern korrespondanse, inkludert brev og klager fra borgere, ved å opprette registreringskort.

søke etter registreringskort og vedtak for å kontrollere utførelsen av dokumenter for å utføre referanse- og analytisk arbeid;

spore organisasjonens arbeidsflyt, inkludert flytting av papiroriginaler og kopier av dokumenter, vedtak, ytelsesrapporter, godkjenning av dokumenter;

kontroll over rettidig utførelse av instruksjoner, forespørsler fra institusjoner, organisasjoner, vedtak og instrukser fra ledelsen; kontrollere fristene for utførelse av dokumenter;

innhenting av informasjon og statistisk materiale, sammendrag, rapporter for innsending til ledelsen;

– lagring av elektroniske dokumenter.

Programvare-teknologisk kompleks "Askepott WIN" - elektronisk skrivesaker

registrering av utgående og innkommende post, samt tilhørende dokumenter vedlagt hoveddokumentet, gjentatte og sekundære dokumenter;

kontroll av ytelsesdisiplin i tide og av utøvere med en påminnelse om kontrolldokumenter og tidsfrister for utførelse av dem;

utarbeidelse av referanser, sammendrag og lister for hele volumet av dokumenter, etter tematiske overskrifter, etc.;

søke etter ethvert dokument (inkludert et svar og et gjentatt et) ved hjelp av kjente attributter eller sett med attributter, inkludert kontekstsøk etter innholdet (tittelen) til dokumentet;

organisering av tilgang til elektroniske kopier av dokumenter.

I institusjoner hvor det er etablert elektronisk dokumenthåndtering, sendes etter registrering et elektronisk registrerings- og kontrollkort (ERCC), sammen med et vedlagt dokument, over nettverket til tjenestemannen som er ansvarlig for å ta beslutning om utførelse av dokumentet, og deretter til eksekutørene av dokumentet i samsvar med detaljene i vedtaket.

Samtidig er hver leder eller eksekutor utstyrt med visse rettigheter som gjør det mulig å sikre organiseringen av arbeidet med dokumenter så nært som mulig til den tradisjonelle, i henhold til hvilke dokumentene er lagt ut i henhold til sakene som er dannet av ham i henhold til klassifisereren, og som enten venter på start av utførelse (i tilfellet "Mottatt dokumenter"), eller akseptert av den ansatte for utførelse (i filen "Dokumenter under utførelse"), eller overført til underordnede med en indikasjon av fristen for utførelse (i filen "Under kontroll").

Ved arbeid med elektroniske dokumenter bør det gis et kombinert fulltekst- og attributtsøk. nødvendig dokument, inkludert gjennom nettilgang til dokumentdatabasesystemene.

Filer med tekster (bilder) av utgående og interne dokumenter er også vedlagt ERCC ved bruk av standardteknologi. Et utgående dokument, ledsaget av relevante ERCK-detaljer, kan beskyttes med en elektronisk digital signatur, krypteres og overføres til adressaten.

Forskjellen mellom dokumentbehandlingsprosesser for automatisert dokumenthåndtering, fra de samme prosessene innen elektronisk dokumenthåndtering, er liten.

Siden moderne løsninger brukes i automatisert arbeidsflyt og valgkriteriet kun er deres kompatibilitet med papirarbeidsflyt, er det ikke noe overveiende nytt i den elektroniske versjonen.

En svært viktig fordel med som brukes i SEDD er muligheten for å automatisere hele prosessen med å avtale og godkjenne et dokument, inkludert bruk av elektroniske analoger av en håndskrevet signatur.

Teknologien for elektronisk dokumenthåndtering på dette stadiet støttes av følgende funksjonalitet systemer:

Ved å legge ved registrerings- og kontrollkortet (ERCC) et elektronisk bilde av dokumentet i form av en fil (filer) av ethvert format;

Differensiering av tilgangsrettigheter til vedlagte filer av et elektronisk bilde av et dokument;

Å gi hver tjenestemann - en deltaker i den geistlige prosessen - sitt eget personlige virtuelle kontor, som gir tilgang offisielt til dokumentene knyttet til dens kompetanse;

Sikre prosessen med godkjenning (vising) av utkast til dokumenter;

Implementering av fulltekst og attributtsøk i elektroniske dokumenter, inkludert fjernsøk i fulltekst;

Sending via e-post eller publisering på internettportalen til institusjonen for elektroniske utgående dokumenter (ved hjelp av E-post beskyttet med sertifiserte midler;

Dannelse og gjennomføring av saker, det vil si gruppering av utførte dokumenter i saker i henhold til nomenklaturen;

Arkivering av elektroniske dokumenter. Hovedenheten for regnskap i systemet forblir dokumentets ERCC, hvis fullstendighet gir muligheten til å generere statistiske og analytiske rapporter om forskjellige informasjonsskiver, effektiviteten til søket.

Behandling og sending av korrespondanse

Utgående dokumenter sendes til adressater ved bruk av postkommunikasjon, telekommunikasjon, og leveres også med bud, budtjeneste.

Behandlingen av dokumenter for sending med post utføres av institusjonens kontoradministrasjonstjeneste i samsvar med reglene for levering av posttjenester.

Ved bruk av telekommunikasjon utfører funksjonærtjenesten overføring av telegrammer, faksmeldinger, telefonmeldinger, elektroniske dokumenter ved bruk av elektronisk digital signatur og dokumenter i skannet form uten elektronisk digital signatur.

Ved sending av fakser og dokumenter i skannet form uten elektronisk digital signatur, må du også sende originaldokumentet i papirform.

Dokumenttypene hvis informasjon overføres via telekommunikasjonskanaler, samt behovet og prosedyren for å henvise adressaten til originalen i papirform, bestemmes av instruksjonene fra institusjonen, under hensyntagen til de tekniske og programvarefasiliteter som er tilgjengelige i dokumentet. institusjon.

Informasjons-, tele- og informasjons- og telesystemer skal gi beskyttelse mot uautoriserte handlinger som kan føre til utilsiktede eller bevisste endringer eller ødeleggelse av informasjon.

Utgående dokumenter behandles og sendes sentralt den dagen de mottas fra bygningsenhetene - utførende eller senest neste virkedag.

Det er ikke tillatt å sende eller overføre dokumenter uten at de er registrert i journalføringstjenesten

Under aksept fra utøvere av utgående papirdokumenter sjekket:

Riktigheten av dokumentet (sammensetning og plassering av alle detaljene på det);

Tilstedeværelsen og riktigheten av adressen til korrespondenten;

Tilstedeværelsen av alle nødvendige signaturer på dokumentet og dets vedlegg;

Tilstedeværelsen av visum på kopier av dokumenter som gjenstår i institusjonens anliggender;

Tilstedeværelsen av et merke på søknaden på dokumentet;

Overensstemmelse mellom antall eksemplarer og antall mottakere.

På originaldokumentene som skal returneres, er det satt et stempel i øvre høyre marg på første side

Dokumenter som sendes samtidig til samme mottaker, legges i én konvolutt (emballasje). Registreringsindeksene for alle dokumenter i konvolutten skal festes på konvolutten.

Dokumenter som er adressert til faste korrespondenter anbefales å sendes i konvolutter med angivelse av adressen til mottakeren og avsenderen, som er laget på forhånd ved maskin- eller utskrift.

Dokumenter levert av budtjenesten utleveres til adressatene mot kvittering i tilhørende bok.

Gjensending eller erstatning av et tidligere sendt dokument utføres etter instruks fra tjenestemannen som signerte dokumentet, eller lederen av arkivforvaltningstjenesten.

Strukturelle avdelinger og enkeltutførere plikter å overføre utgående dokumenter og annet postsendinger til geistlig tjeneste til de timer som er fastsatt for dette etter instruks fra institusjonen.

Originalene til ordre, planer, protokoller osv. skal etterlates i institusjonene som er forfattere av disse dokumentene. Underavdelinger får tilsendt sitt andre eksemplar.

Dokumenter adressert til faste korrespondenter anbefales å sendes i konvolutter med adressen til mottakeren og avsenderen, som skrives ut på forhånd.

Ved sending av korrespondanse til andre byer i landet på konvolutten, i tillegg til navnet på institusjonen, stillingen og etternavnet til adressaten, bør postadressen angis.

Ved korrespondanse sendt til utlandet, etter navnet på adressaten, angis også husnummer, gate, by, fylke eller stat, land og postnummer først. Eksempler på sending av korrespondanse innen Ukraina og i utlandet er gitt i vedlegg 5.16.

Det er mulig å bruke europeiske konvolutter med et lite plastvindu. Det viktigste på samme tid for å bestemme stedet for signering av adressen på brevet tilsvarte størrelsen på vinduet.

I øvre høyre hjørne av konvolutten, ved siden av frimerkene, er sendingsrekkefølgen og funksjonene til den vedlagte korrespondansen noen ganger angitt. I dette tilfellet kan følgende inskripsjoner brukes: luftpost(luft), Konfidensiell(Konfidensiell), Privat(Privat) Som haster(Anbefalt) Uttrykke(Som haster), Strengt konfidensielt(Topp hemmelig). Dokumenter levert med bud skal utleveres til adressatene mot kvittering i riktig journal.

Dokumenter laget av datateknologi sendes med følgebrev i en pakke som skal overholde tekniske krav sikkerheten til media med informasjon registrert på dem. Kopi av følgebrevet vedlegges den aktuelle saken på generelt grunnlag.

All utgående korrespondanse og andre postforsendelser overføres av strukturelle divisjoner eller utøvere til de timene som er spesifisert for dette, fastsatt av instruksjonene for kontorarbeidet til en bestemt institusjon.

Uformede eller ikke korrekt utførte dokumenter returneres til entreprenøren for revisjon.

Strukturelle avdelinger og enkelte bobestyrere plikter å overføre utgående dokumenter og andre postforsendelser til sekretær-referent innen fastsatt time.

Assisterende sekretær registrerer utgående dokumenter i registeret over utgående dokument (vedlegg 5.7). I dette tilfellet tildeles hvert utgående dokument et nummer, som består av bokstavene i navnet og etternavnet til dokumentet, indeks strukturell enhet og serienummer på dokumentet fra begynnelsen av året. For eksempel: GT / 10-56, hvor YY er en indeks som indikerer at dokumentet er signert av hodet (I. Timosjenko), 10 - indeks for forfatteren av dokumentet, 56 - serienummer.

Liste over indekser tilordnet, for eksempel, til divisjoner utdanningsinstitusjon er gitt i vedlegg 5.16.

Et notat om utgående dokumenter-svar gjøres av sekretær-referent i registreringsloggene for innkommende dokumenter, hvor nummer og dato for det utgående dokumentet er påført, navnet på lederen som signerte dokumentet er angitt.

Dokumenter som sendes samtidig til én adressat, legges i én konvolutt. Innpakket korrespondanse merkes og leveres til postkontoret.

Oppfyllelse av krav til rasjonell organisering både tradisjonell og elektronisk dokumentbehandling er kun mulig under forutsetning av nøye gjennomtenkt dokumentbehandlingsteknologi, samsvar med sekvensen av utførte operasjoner. For å gjøre dette er det nødvendig å utvikle dokumentflytskjemaer, rute og teknologiske kart for offisiell dokumentasjon.