hjem Kreditt Formålet med å delta på kursene er HR-administrasjon. Profesjonell omskolering under programmet for personaljournalstyring

Formålet med å delta på kursene er HR-administrasjon. Profesjonell omskolering under programmet for personaljournalstyring

Til dokumentasjon All personellvirksomhet i organisasjonen krever visse kunnskaper og ferdigheter.

Kontorarbeid ved virksomheten er regulert av en instruks som er uavhengig utviklet og godkjent av direktøren. Det er en intern reguleringslov og er obligatorisk for alle ansatte i en økonomisk enhet. Den er utviklet og overvåket av Human Resources Department.

Kjære lesere! Artikkelen snakker om typiske måter å løse juridiske problemer på, men hver sak er individuell. Hvis du vil vite hvordan løse akkurat problemet ditt- ta kontakt med en konsulent:

SØKNADER OG SAMTALER GODTES 24/7 og 7 dager i uken.

Det er raskt og GRATIS!

Lovgivning krever utarbeidelse av mange dokumenter som fikser alle parter arbeidsforhold ansatt hos arbeidsgiver.

Erfarne og nybegynnere personelloffiserer bør forbedre sine ferdigheter. For å hjelpe dem er det laget internettsider som presenterer teoretiske kurs i personaljournalføring.

Personalpapirer gjenspeiler de ansattes aktiviteter, bekrefter tjenestetiden til ansatte, noe som spiller en avgjørende rolle i beregningen av pensjoner. Ledelsen er ansvarlig for dokumentarfondet til foretaket.

Hoveddetaljene i kontroll på papir

Kompetent organisasjon personaljournaler krever kunnskap om regelverket, sporing av endringer, orientering i form av dokumenter som brukes.

For hvilket formål er

Prosedyren for å føre personelljournal er regulert ved lov. På store bedrifter med en stor stab dannes som regel en personaltjeneste. Dets ansatte utarbeider relevante dokumenter i samsvar med kravene i den russiske føderasjonens regelverk.

Papirer kan ha en enhetlig form eller utvikles i virksomheten og godkjennes i lokale lover.

HR-journalhåndtering- dette er en aktivitet rettet mot utvikling og vedlikehold av dokumenter knyttet til regnskap av personell, arbeidstid, lønnsberegninger.

Personalproblemer inkluderer følgende elementer:

registrering av ansettelse;
intern bevegelse av arbeidere;
avskjedigelse;
regulering av forholdet mellom leder og ansatte;
organisering av arbeidsprosessen;
andre.

Riktig organisering av personaljournaler bidrar til å løse en rekke problemer.

Hovedmålene er presentert i tabellen:

Retning personalarbeid	Oppgaver pågår
Regnskap og kontroll	rekruttering, regnskap, oppsigelse av personale.
Planlegging og regulering	utvelgelse, overføring, tilpasning av arbeidere.
Rapporterende og analytisk	studie av ansatte, evaluering av arbeidet deres; analytisk arbeid; lage rapport.
Koordinering og informasjon	opplæring, utdanning, omskolering av personell; mottak av ansatte i offisielle og personlige saker; behandling skriftlige forespørsler arbeidere; arkiv- og referansevirksomhet.
Organisatorisk og metodisk	dokumentere arbeidet til ansatte; arbeid med personell på avdelinger; personalplanlegging og ledelse.
Dokumentar	personlige saker, arbeidsbøker; utarbeide bestillinger, papirer for personlig regnskap; registrering av sykefravær, pensjonsattester mv.

I Moskva og andre store regioner i den russiske føderasjonen kan organisasjoner med separate divisjoner holde personelljournaler online. For dette er det utviklet passende programmer som tillater utveksling av dokumenter i elektronisk format.

Lovverket

Lovverket for håndtering av personelljournaler er inneholdt i den russiske føderasjonens arbeidskode.

Denne aktiviteten er regulert av en rekke rettsakter:

Instruksjoner for utfylling og bruk av primærdokumenter for regnskap og godtgjørelse (Goskomstat-vedtak nr. 1 datert 05.01.04);
enhetlige dokumenter og krav for deres utarbeidelse (Gosstandart-resolusjon nr. 65-st av 03.03.03);
Standardinstruksjon om kontorarbeid for føderale utøvende myndigheter (Ordre fra Den russiske føderasjonens kulturdepartement nr. 536 datert 08.11.05);
Regler for arbeidet med arkiver (vedtak fra Collegium of the Federal Archives av 06.02.02);
Regler for kontorarbeid for føderale utøvende myndigheter (dekret fra regjeringen i Den russiske føderasjonen nr. 477 av 15.06.09);
Lov om informasjon, dens beskyttelse og informasjonsteknologi nr. 149-FZ datert 27. juli 2006;
Lov om behandling av søknader fra russiske statsborgere nr. 59-FZ datert 02.05.06;
Lov om statsspråket i den russiske føderasjonen nr. 53-FZ datert 01.06.05;
Lov om arkivering nr. 125-FZ av 22..10.04;
Lov om forretningshemmeligheter nr. 98-FZ datert 29. juli 2004;
Bestilling på arbeidsbøker nr. 117n datert 22.12.03;
Dekret om vedtakelse av instruks for utfylling av arbeidskraft nr. 69 datert 10.10.03;
Vedtak om arbeidsbøker nr. 225 datert 16. april 2003;
Instruksjoner fra generalstaben til de væpnede styrker i den russiske føderasjonen.

Påkrevde dokumenter

Den russiske føderasjonens arbeidskode forplikter organisasjoner til å ha sine egne lovverket, som inkluderer en rekke obligatoriske lokale normative dokumenter.

Disse inkluderer:

Charter	Det viktigste grunnlagsdokumentet. Det stavet ut juridisk form bedrifter, grunnleggere, aktivitetsfelt, prosedyre for ansettelse og oppsigelse av lederen, hans fullmakter. Mange interne forskrifter i selskapet er utarbeidet på grunnlag av vedtektsbestemmelsene.
Arbeidsbestemmelser (heretter - reglene)	Tilstedeværelsen av dokumentet er gitt av art. 189, 190 i den russiske føderasjonens arbeidskode. Den etablerer prosedyren for å ansette og avskjedige ansatte, rettighetene og pliktene til avtalepartene, arbeids- og hvileregimer, systemet med insentiver og straffer og andre spørsmål angående arbeidsforhold i bedriften. Direktøren godkjenner reglene. Hvis det er en fagforening i organisasjonen, blir dens meninger om vedtakelse av dokumentet tatt i betraktning. I organisasjoner der personell jobber uregelmessig, bør det være en liste over relevante stillinger og yrker. Den utstedes i form av et vedlegg til reglene.
Instruksjoner om beskyttelse av personopplysninger	I følge art. 87 i den russiske føderasjonens arbeidskode, fastsetter den kravene som må oppfylles ved behandling personlig informasjon om ansatte, sikre deres beskyttelse, bruk, oppbevaring. Personopplysninger anses å være opplysninger om en enkelt arbeidstaker, som er nødvendig for arbeidsgiver for arbeidsforhold. Ansatte bør være kjent med dokumentene som bestemmer prosedyren for å behandle dataene deres.
Forskrift om arbeidsvern	Den ligger i personalavdelingen. Hver ansatt er kjent med dokumentet. I virksomheter med mer enn 50 ansatte skal det være stilling som arbeidsvernspesialist.
skiftplan	Det brukes i bedrifter med skiftarbeidsplan. Dokumentet haster og er gyldig i en viss periode etter arbeidsgivers skjønn.
Papirer om arbeidsrasjonering	De gjenspeiler de nødvendige tidskostnadene for produksjon av produkter (arbeidsutførelse) av en ansatt eller gruppe og etablering av arbeidsstandarder på grunnlag av dem.

Forskrifter

Etter å ha akseptert hodet, antall stillinger som kreves for normal operasjon organisasjoner. Tatt i betraktning de oppnådde tallene, produksjonssyklusen og andre trekk ved virksomhetens aktiviteter, forberedes den.

For å utarbeide et dokument brukes vanligvis et standardisert skjema. Du kan laste ned en prøve gratis fra Internett. Arbeidsgiver har rett til å justere timeplanen etter eget skjønn.

I dokumentet er stillingene oppført i hierarkisk rekkefølge: starter med direktøren og slutter med støttepersonalet. For hver av dem er antall enheter etter stat, lønn og godtgjørelser angitt.

På neste trinn dannes arbeidsplanen. Den representerer arbeidsplaner for alle ansatte. Hvis det er skift, opprettes detaljerte vaktplaner. Dokumentet beskriver kort kravene til utseende ansatte, oppførsel, daglig rutine, etc.

Deretter utvikles skjemaet arbeidskontrakt. I dette tilfellet bør hovednormene i den russiske føderasjonens arbeidskode og de interne reguleringsdokumentene til selskapet tas i betraktning. En arbeidsavtale utarbeides vanligvis av organisasjonens advokat eller ekstern oppdragsgiver.

Dokumentet må inneholde følgende elementer:

informasjon om den juridiske enheten: navn, adresse, telefonnummer, fullt navn og leders stilling;
ansattes passdata;
stilling til den ansatte, typer kontrakt (permanent eller tidsbestemt) og arbeidssted (hoved eller tillegg);
en liste over hovedoppgavene med henvisning til instruksjonene for denne stillingen;
informasjon om godtgjørelse, tilleggsbetalinger, fordeler, ferier;
arbeidsplan, betaling for behandling;
årsaker til oppsigelse av kontrakten og andre forhold;
underskrifter og detaljer om partene, selskapets segl.

For å kontrollere og optimalisere arbeidet til personelloffiserer kan ledelsen gjennomføre en intern eller uavhengig revisjon. Dette bidrar til å redusere risikoen for administrative bøter, tvister og klager fra personalet.

Stadier av organisering av HR-poster fra bunnen av

For dannelse av personellposter er det praktisk å bruke følgende trinnvise instruksjoner:

Forbereder det nødvendige	For å organisere en personaltjeneste, må du først kjøpe møbler, kontorutstyr, skrivesaker osv. Du vil definitivt trenge et personalprogram, for eksempel "1C: ZUP" og en referanse rettssystem. Takket være dette vil ansatte ved avdelingen spore siste endringer lovverket og vil ha tilgang til nødvendige dokumenter. En safe er nødvendig for å lagre arbeidskraft og viktige papirer.
Registrering av hodet	Direktøren er administrerende direktør i ethvert selskap. Han signerer papirene. For å gi ham alle krefter blir han ansatt under en arbeidsavtale. Det gis en passende ordre, hvorved han utnevner seg selv.
Ansettelse av ansvarlig for personalarbeid	I et lite selskap kan disse funksjonene utføres av hodet. Dersom en enkelt ansatt er engasjert i kontorarbeid, opprettes det en arbeidsavtale med denne. På grunnlag av det utarbeides en ordre. Dersom oppgavene legges til en av de tidligere innleide ansatte, trekker de opp Tilleggsavtale og bestille.
Utarbeidelse av interne handlinger	De er signert av direktøren og lagret i en spesiell mappe sammen med bestillinger. Lokale dokumenter inkluderer papirene som er oppført ovenfor (seksjonen "Reguleringsrettsakter").
Dokumentere mottak av personell	For hver ansatt bør det opprettes en mappe for arkivering av alle papirer knyttet til hans data og arbeidsaktivitet(arbeidsavtale, opptaksrekkefølge, personlig kort).
Fylle ut arbeidsbøker	Registreringer av opptak, overføringer, insentiver osv. er lagt inn i disse dokumentene til ansatte. Arbeidsgiver plikter å starte ny bok for en arbeidstaker som aldri har jobbet før. Arbeid og en journal over deres registrering er i papirvareavdelingene. Disse papirene må oppbevares i en safe.

Denne instruksjonen passer også for dummies som ikke har erfaring i denne saken.

Hvordan er regnskapet

For å føre journaler må du organisere dokumentflyten på riktig måte.

For å gjøre dette, gjør følgende:

utvikle et internt regelverk;
utarbeide en bemanningstabell for hver statlig enhet;
gjøre en regelmessig ordning;
utarbeide arbeidsavtaler;
utvikle skjemaer for personell;
utstede T-2-kort;
godkjenne søknadsskjemaer for ansatte;
utarbeide interne bestillinger.

Alle personellhandlinger må bekreftes. Listen deres er fastsatt i forskriften.

Ekstra poeng

Personalregnskap fra bunnen av begynner med mottak av personell. Det er viktig å riktig søke på jobbsøkere, utarbeide nødvendig dokumentasjon.

Bemanning og ferier

Et av de obligatoriske standarddokumentene som må foreligge ved virksomheten er bemanningstabellen (skjema T-3).

liste strukturelle inndelinger og stillinger;
antall stabsenheter for hver stilling;
lønn, bonuser for stillinger;
organisasjonslønn.

Underavdelinger er angitt i dokumentet i rekkefølge etter deres betydning for organisasjonens arbeid. Innenfor dem bør også ansattes posisjoner angis i viktighetsrekkefølge. Stillingstitler i arbeidsavtaler og personallister må samsvare.

Bemanningen er en form for en tidsplan med fullt navn på ansatte ført i henhold til deres stillinger.

Ferieplanen (f. T-7) gjenspeiler informasjon om tidspunktet for tildeling av årlig ferie til alle ansatte. Satt sammen for et år. Den godkjennes av direktøren etter avtale med fagorganet. Dokumentet skal utstedes minst 2 uker før nyttår. Opplysningene som legges inn er bindende for både arbeidstakere og arbeidsgivere. Unntaket er begunstigede.

Timeplanen inneholder følgende detaljer:

avdelingsnavn;
Jobbtittel;
Fullt navn og personellnummer på arbeideren;
antall feriedager;
datoer for avreise på ferie i henhold til plan og fakta;
grunnlag for utsettelse av ferie, estimert dato.

2 uker før ferien informeres den ansatte om dette. Det gis pålegg som arbeidstaker gjøres kjent med mot underskrift. I november kan du utarbeide en ordre for alle avdelingsledere, som forplikter dem til å sende inn ferieplaner til regnskapsavdelingen før 1. desember. Dette vil lette utarbeidelsen av den overordnede timeplanen.

Registrering av ansatte

Organisasjonens fullverdige arbeid begynner med rekruttering av ansatte. Fylling av ledige stillinger er ledsaget av papirarbeid.

Ansvaret til HR-ansvarlig ved ansettelse av ansatte er som følger:

registrering i en spesiell journal av en søknad fra søkeren;
nybegynner introduksjon til gjeldende instruksjoner og lokale handlinger;
utførelse av en arbeidsavtale og kontroll av signering av den av partene;
utstede en kopi av kontrakten til den ansatte og sette et notat om det på organisasjonens brevhode;
utførelse og registrering av ordren i hovedboken;
fylle ut et personlig kort, arkivere dokumenter i saken (erklæringer, kopier av personlige papirer, bestillinger, kontrakter);
overføring av dokumenter til betaler for lønn til arbeidstaker.

Når du bygger et system for personaljournalhåndtering, bør du først bestemme hvilke dokumenter som skal utarbeides, og hvilke som er nødvendige for et bestemt aktivitetsområde.

Nødvendige papirer inkluderer:

bestillinger for personell (for mottak, overføring, etc.);
personalbestilling (for ferier, bonuser, forretningsreiser, etc.);
T-2 kort;
arbeid;
avtaler;

Andre nødvendige papirer inkluderer følgende:

bemanning;
posisjon på OT;
reise logg;
forskrifter internt regelverk;
andre.

Stillingsbeskrivelser og tariffavtale er ikke påkrevd, men nesten alle arbeidsgivere har disse dokumentene.

Etter å ha etablert en liste over obligatorisk dokumentasjon, bør du studere de lovpålagte papirene. På grunnlag av dem må andre dokumenter utvikles. Listen deres avhenger av arten av aktivitetene til den juridiske enheten og egenskapene til arbeidsforholdene. For eksempel, hvis det er nødvendig å gi ansatte uniformer og PPE, er det nødvendig å utarbeide en ordre om prosedyre og vilkår for å utstede dem, hvilke ansatte som trenger dem.

Godtgjørelse og ytelser for arbeid under spesielle forhold skal dokumenteres: i farlige bransjer, irregulært arbeid, nattarbeid osv. Videre utarbeider de forskrift om personaljournalføring. Den gjenspeiler listen over papirer som er nødvendige for organisasjonens arbeid, prosedyren for utførelse og lagring.

Lovverket forplikter ikke til å utvikle en slik forskrift, men det vil i stor grad lette arbeidet til personelloffiserer. Å jobbe i ny organisasjon først blir direktøren akseptert, så rekrutterer han resten av staben.

Sammensetningen og antall påkrevde stillinger gjenspeiler bemanningstabellen. Prosedyrereglene gjenspeiler alle arbeidsplaner, krav til ansatte, etc. En standard arbeidsavtale er utviklet på grunnlag av normene i den russiske føderasjonens arbeidskode.

Før du bruker regnskapsjournaler, bør de forberedes: nummererte ark, sydd, forseglet. På siste side fastvare feste et stykke papir. Antall sider er angitt på den, direktøren eller ansvarlig eksekutør signerer, og et segl settes. På den første siden av journalen skriver du navnet på organisasjonen og startdatoen for vedlikeholdet.

Et av de viktigste dokumentene for personaljournaler er en arbeidsbok. For deres oppførsel utpekes en ordre ansvarlig person, som fyller dem og er ansvarlig for deres sikkerhet.

Ofte stilte spørsmål

Organiseringen av personaljournaler har visse finesser og nyanser:

Oppreisningsordre	Fremgangsmåten er ikke reflektert i lovverket. Den består vanligvis av følgende trinn: Utredning av gjeldende regelverk. Fastsettelse av listen over nødvendige dokumenter. Utarbeide en plan for det fremtidige arbeidet i organisasjonen. Identifikasjon av personer som er ansvarlige for dokumenter. Formasjon bemanning. Kontrollere riktigheten av mottak av ansatte, flyttinger, personalendringer, permitteringer. Fastsettelse av lovligheten av arbeidsregimet ved bedriften.
Funksjoner av individuelle gründere med ansatte	Entreprenøren ansetter personale i henhold til standardscenarioet. Kontrakten inngås i flere stadier: Innhenting av nødvendige papirer. Å lage en søknad. Utarbeide og signere avtale. Dannelse av ordre om opptak. Etablering av et T-2-kort. Å gjøre en oppføring i arbeidskraften. Ansettelsen av borgere som snakker engelsk har sine egne egenskaper.
Småbedriftsledelse	I dataorganisasjonen personalsaker kan håndteres av lederen selv eller en spesialavdeling. En arbeidsgiver kan sette ut personalregnskap. Alle problemer vil bli løst av en spesialisert tredjepartsorganisasjon. Vansker med dokumentflyt oppstår dersom organisasjonen er stor, har strukturelle enheter og mye dokumentasjon. I dette tilfellet kan ansvaret for overføringen av papirer overdras til kureren. Samtidig besøker representanter for den utførende organisasjonen ofte ikke kundens kontor, det vil si at arbeidet utføres helt eksternt.
Forenkling av regnskap i mikrobedrifter	Alle arbeidsforhold er fastsatt i avtale med den ansatte. I 2019 har lederne for disse selskapene og individuelle gründere rett til å nekte å utarbeide lokale forskrifter. Innen 4 måneder fra datoen for tap av statusen til en mikrobedrift er ledelsen forpliktet til å utstede en "tradisjonell" personelldokumentasjon.

er en aktivitet rettet mot systematisering av personaldokumenter og jobbe med dem.

Personalavdelingen finnes i alle organisasjoner og sørger for uavbrutt arbeid med dokumenter, samt rettidig regnskapsføring av alle endringer fra virksomhetens og dens ansattes side.

Kjære lesere! Artiklene våre snakker om typiske måter å løse juridiske problemer på, men hver sak er unik.

Hvis du vil vite hvordan løser du akkurat ditt problem - ta kontakt via nettkonsulenten til høyre eller ring på telefon gratis konsultasjon:

Nødvendig litteratur

For raskt å gjennomføre opplæring i kontorarbeid og anvende kunnskap i praksis, anbefaler eksperter å ta hensyn til følgende publikasjoner:

Organisering av personaljournalhåndtering fra bunnen av

Organiseringen av personaljournalhåndtering fra bunnen av bør bygges i etapper som følger:

Installasjon av spesielle dataprogrammer designet for å utføre kompetent dokumentasjon og andre forhold knyttet til personaljournalføring.

Til dags dato er det mange programmer designet for disse behovene. Imidlertid organisasjonsledere velger tradisjonelt 1C.

Dette skyldes det faktum at det er spesialister på installasjon og vedlikehold av dette programmet i enhver stor eller liten by, men de som kan tjene innovative utviklinger kan ikke alltid ringes på telefon.

Studerer viktige dokumenter fra organisasjonen.

Alle innsendte kontrakter og dokumenter må være i samsvar med, og ikke være i strid med, organisasjonens charter. Dette har en viktig del først og fremst for å eliminere uenigheter med ledelsen eller med ansatte.

Anskaffelse eller uavhengig produksjon registreringslogg.

Dokumentene som skal inngå i selskapets kontorarbeid må avtales med den høyere ledelsen.

Det er nødvendig å avklare hvilke av dem som vil være obligatoriske, og hvilke som kan utsettes, fordi de vil bli brukt i sjeldne tilfeller. Det er viktig å vite hvilke av dem som skal ligge i arbeidsplanen, og hvilke i skjemaer.

Regissørens skjema. Må sjekkes riktig fylling alle papirer, som skal gjenspeile datoen lederen har jobbet i selskapet.
Oppretting av bemanningstabell og internt regelverk som gjelder alle ansatte uten unntak.

Hvordan lage en bemanningstabell, les artikkelen vår.

Hvis de ikke er i selskapet, må du opprette disse dokumentene. Disse dokumentene må være fullstendig avtalt med organisasjonens leder og kontrolleres mot regelverket. Det vil si at du må finne ut om nyvinningene er i strid med loven.

Opprettelse av en standard arbeidskontrakt som vil være fordelaktig for organisasjonen, men som ikke er i strid med lovbestemte normer.
Da trengs hoveddokumentene.

Menneskelige ressurser klarer ikke komme utenom uten å lage følgende papirer:

bestillingsskjemaer;
ansvarsavtaler;
registreringslogg;
regnskap bøker;
arbeidstimeliste.
Etter dokumentene må du ta vare på hvem og hvordan som skal lede.

Spørsmålet om lagring og utfylling av dokumenter bør avgjøres i tide og på forhånd. I det innledende stadiet, når det er svært få personell på jobb, er dette kan være grunnleggeren av selskapet. I denne anledning bør det gis en spesiell ordre. Unnlatelse av å gjøre det vil resultere i en alvorlig bot.

Hvis det i fremtiden vil være en person hvis oppgaver inkluderer å jobbe med dokumenter, vil det bli publisert ny bestilling om utnevnelse av en ansvarlig person.

Den siste fasen er rekruttering av ansatte til ansettelse.

For denne prosedyren trenger du:

jobb bestillinger;
registrering av arbeidskontrakter;
tilgjengelighet av arbeidsbøker;
kort for ansatte;
bok for å ta hensyn til arbeidsbøker.

Dette er langt fra alt en ansatt som starter fra bunnen av trenger å vite, men slike handlinger er det bare første grunnleggende en stor mengde informasjon som skal utforskes i fremtiden.

Du kan finne instruksjoner for personaljournalhåndtering.

Personalspesialistens ansvar

Kontormedarbeideren har et bredt virkefelt som dekker alle sider av organisasjonen knyttet til ansatte og deres arbeid. Så hovedoppgavene til kontorarbeideren er:

Utarbeidelse av dokumenter knyttet til sykefravær og andre attester.
Dannelse av en personlig mappe for hver av de ansatte.
Utarbeidelse og utvikling av timelister.
Gjennomføring og utarbeidelse av personalbestillinger.
Beregning og påfølgende periodisering.

Last ned en eksempeljobbbeskrivelse for en personelloffiser gratis.

I tillegg til hovedoppgavene har også ansatte i dette virksomhetsfeltet tilleggsoppgaver, slik som:

spore markedet for lønn;
spore og invitere kandidater til ansettelse;
kompilere en liste over ledige stillinger i organisasjonen;
utvikling av regelverk om og rekruttering av ansatte i selskapet.

Noen ganger er en ansatt ved denne avdelingen engasjert i takseringsaktiviteter om ansattes arbeid og utarbeide en rapport om dette temaet.

Det er viktig å vite at i henhold til gjeldende lov, kan personalansvarlig ikke utlevere den ansattes personopplysninger til tredjeparter. Dette ansvaret ligger helt og holdent på ham.

Feil gjort i HR-avdelingen

Feil kan gjøres i ethvert arbeid. Så HR er intet unntak. Siden dette er en kompleks prosess og det er vanskelig for mange nybegynnere å huske en stor mengde informasjon, er de viktigste som følger:

Ved registrering og oppsigelse av en ansatt.

Først og fremst refererer det til designet. Pålegget kan ikke spesifisere vilkårene for eller arten av det utførte arbeidet. Noen ganger blir det gjort feil i initialene eller etternavnet til den ansatte, så vel som hans arbeidsenhet. Her er det viktig å tenke på at en ordre utført med feil eller utstedt av en uautorisert person er ugyldig.

Arbeid med arbeidsbøker. I henhold til reglene må serien og nummeret til dette dokumentet legges inn i boken for regnskap for bevegelse av arbeidsbøker, noe ikke alle gjør.
Ved inngåelse av arbeidsavtale. De viktigste utelatelsene er fraværet av noen av dokumentene som kreves for denne prosedyren, eller ansettelse av borgere som ikke er i stand til å delta i denne typen aktivitet av helsemessige årsaker.
Ordrene. En lokal forskriftslov ved foretaket kan utstedes, men den inneholder ikke underskrift fra selskapets leder. Dette er grov overtredelse og slikt dokument er ikke gyldig.

Gjenoppretting av orden i personaljournaler

Noen ganger i et lite selskap skjer det at mange brudd samler seg, og det er ingen spesialist som er i stand til å løse dette problemet. Hvis en slik person likevel ble funnet, og han ble betrodd å sette ting i orden i dokumentasjonen, må han følge følge trinnvise instruksjoner:

Det vil kreves siste utgave av regelverket, noe som vil bidra til å løse mange problemer. juridiske problemer, samt spesiallitteratur om personalemner og programmer som gjør livet lettere i personalkontorarbeidet.
Revisjon av dokumenter og verifikasjon.

Alt skal være tilgjengelig Påkrevde dokumenter som er relatert til virksomheten. Disse inkluderer obligatoriske, spesielle og valgfrie.

Det er viktig at alt er i sin rette form og på sin plass.

Valgfrie bør også anskaffes for å beskytte deg selv når du utfører kontroller på kontoret.

Studerer lederens ønsker, samt hvordan ting er i selskapet og om de samsvarer med de deklarerte ordrene og lokale forskrifter. Dette stadiet inkluderer også en nøye studie av organisasjonens konstituerende dokumenter.
Fastsettelse av kretsen av personer som er involvert i utviklingen av de manglende dokumentene og de ansatte som skal ha ansvar for dokumentflyten og dens sikkerhet i fremtiden.
Analyse av bemanningstabellen, som skal utføres i en enhetlig form.
Kontroll av utførelse av leder, ansatte og arbeidskontrakter i bedriften.
En viktig del er studiet av tidligere ansettelsesordrer og personlige kort for ansatte, det skal ikke være feil i dem.
Sjekker arbeidsbøker.
Kontroll av overføringer og bevegelser av ansatte i bedriften, permitteringer, både tidligere og nåværende.
Det siste trinnet er å sjekke arbeidstid for hver ansatt.

Kontorautomatisering

HR-journalhåndtering blir mer og mer kompleks over tid, og bedrifter blir større. Derfor er veien ut av denne situasjonen HR-automatisering. I dag, i nesten alle organisasjoner, løses personalproblemer ved hjelp av automatiske enheter.

Etablering av automatiseringsprosessen bør skje i flere stadier:

Det første trinnet er å sette et mål for automatisering. Oftest er dette den jevne driften og effektiviteten til det installerte systemet.
Etter å ha bestemt effektiviteten, må du begynne å implementere systemet, det vil si å lage en automatisk database.
Deretter må du lære opp ansatte til å jobbe med utstyret som følger med.
Innføringen av data fra alle organisasjonens dokumenter i systemet er hovedstadiet. På dette tidspunktet må du lage maler for rapporter.

For korrekt personalkontorarbeid trenger du følgende programmer:

pre-systemer, det vil si programmer som gir regnskap;
HRM-systemer. Dette er systemet problemløsning med personalautomatisering. Dette er et system som lagrer informasjon om hver av de ansatte;
WFM system. Disse programmene har flere funksjoner enn konvensjonelle automatiseringsprogrammer;
HCM-systemer er avgjørende spørsmål ikke bare når det gjelder den kvantitative indikatoren for personell, men også når det gjelder kvalitet. Slike programmer forbedrer ytelsen til store bedrifter med rundt 15 prosent.

Selvfølgelig kan du forlate nye teknologier og utføre arbeid i henhold til de gamle metodene. Fremdriften står imidlertid ikke stille, og i fremtiden kan det vise seg at det på grunn av feil automatisk utstyr kan oppstå et brudd på dokumentflyten, som kan medføre bot.

Hvordan organisere personaljournaler i et nyopprettet selskap - se videoseminaret:

Skiftplan Brukes i virksomheter med skiftplan. Dokumentet haster og er gyldig i en viss periode etter arbeidsgivers skjønn. Papirer om arbeidsrasjonering De gjenspeiler de nødvendige tidskostnadene for produksjon av produkter (arbeidsutførelse) av en ansatt eller gruppe og etablering av arbeidsstandarder på grunnlag av disse. Sammensetningen av personelldokumentasjonen til foretaket Normative handlinger Etter vedtakelsen av lederen, er antall stillinger som kreves for normal drift av organisasjonen, etablert. Med hensyn til de oppnådde tallene, produksjonssyklusen og andre trekk ved virksomhetens aktiviteter, utarbeides en bemanningstabell. For å utarbeide et dokument brukes vanligvis et standardisert skjema. Du kan laste ned en prøve gratis fra Internett. Arbeidsgiver har rett til å justere timeplanen etter eget skjønn.

HR-journalhåndtering

Personalplanleggingsprosessen, samt planlegging generelt, bygger på en rekke prinsipper, d.v.s. regler som skal tas i betraktning i prosessen med implementeringen. Den viktigste i dag er deltakelsen av det maksimale antallet ansatte i organisasjonen i arbeidet med planen allerede i de tidligste stadiene av utarbeidelsen.
Ved kompilering sosiale planer dette prinsippet er ubetinget, i andre tilfeller er det ønskelig. Et annet prinsipp for personalplanlegging er dets kontinuitet, på grunn av passende natur Økonomisk aktivitet organisering og det faktum at selve personalet er i konstant bevegelse.
I samsvar med dette prinsippet blir planlegging ikke sett på som en enkelt handling, men som en stadig gjentakende prosess.

HR-administrasjon fra A til Å

Prosedyre for utstedelse og utstedelse av arbeidsbøker til ansatte som ikke har arbeidserfaring
Fylle ut arbeidsbøker ved ansettelse av en ansatt (inkludert deltidsarbeid), overføring, oppsigelse, omdøpning av en organisasjon, etc.
Lage et innlegg i arbeidsboka
Utstedelse av dupliserte arbeidsbøker
Utstedelse av arbeidsbok ved oppsigelse
Påminnelse for en ansatt om å motta en arbeidsbok
Regnskap og oppbevaring av arbeidsbøker i organisasjonen
Retting av feil i journaler
Ansvar for manglende overholdelse av prosedyre for å føre arbeidsbøker
Analyse av typiske feil som gjøres ved utfylling av arbeidsbøker
Dannelse, vedlikehold av personlige filer

Organisering av systematisering og oppbevaring av dokumenter på personell Utarbeidelse personaldokumenter til arkivlagring.

Funksjoner ved personalkontorarbeid

PÅ små bedrifter det er som regel ikke spesielt utviklet, men eksisterer som et system med uoffisielle installasjoner av eierne. Det antas at den skriftlige registreringen av personalpolitikk lar deg klart og tydelig gjenspeile administrasjonens synspunkter, for å overbevise de ansatte om dens velvilje; forbedre samhandlingen mellom avdelinger; å innføre enhetlighet og konsistens i prosessen med å ta personellbeslutninger; informere personalet om reglene for interne relasjoner; forbedre det moralske og psykologiske klimaet og så videre.

Viktig

Personalpolitikk bør være basert på prinsipper som rettferdighet, konsistens, etterlevelse arbeidslov, likestilling og ikke-diskriminering. Noen ganger har den imidlertid en diskriminerende karakter basert på alder, nasjonalitet, kjønn og så videre.

tegn, dvs. i strid med gjeldende arbeidslover.

HR-bedriftsspesialist

Merk følgende

Journaler om personaljournalhåndtering, regler for registrering og oppbevaring Å redegjøre for flytting av dokumenter, kontorarbeid i personelltjeneste innebærer vedlikehold av spesialiserte tidsskrifter. Dette er regnearkdokumenter flersideformat, oftest enhetlig.

Vanligvis startes de enten i store notatbøker, eller de kjøpes ferdig inn spesialforretninger. Typer personalblader:

registrering av inngående og utgående dokumentasjon, inkludert brev;
registrering av bestillinger;
registrering av ankomst og avgang av ansatte på forretningsreiser;
registrering av søknader, innleveringer, varsler, offisielle og notater;
registrering av former for arbeidsbøker, deres innlegg;
regnskapsbøker for bevegelser av ulike personaldokumenter, etc.
d.

Alle journaler skal være inne uten feil sydd og forseglet, og arkene er nummererte.

Oppgaver til personaltjenesten

Stadier for å søke jobb:

inngåelse av en arbeidskontrakt;
utstedelse av en opptaksordre;
gjøre en oppføring i arbeidsboken til en ny ansatt eller dens institusjon;
registrering av et personlig kort;
hvis det er akseptert i organisasjonen - etablering av en personlig fil;
den ansattes kjennskap til og signering av interne reguleringsdokumenter og instrukser.

Personaljournaler (personlige kort, personalliste) Personaljournalbehandling innebærer obligatorisk registrering av poster, spesielt bemanning og personlige kort. Disse dokumentene er obligatoriske for organisasjoner av alle former for eierskap.

Bemanning og antall ansatte skal være oppdatert og møte organisasjonens behov. Den inneholder navn på alle stillinger, antall satser, som indikerer ledige stillinger for en gitt periode.

Stillingsbeskrivelse

Den er utarbeidet som et vedlegg til reglene Artikkel 189. Arbeidsdisiplin og arbeidsplan Instruks om beskyttelse av personopplysninger

I følge art. 87 Den russiske føderasjonens arbeidskode fastsetter kravene som må oppfylles ved behandling av personopplysninger om ansatte, for å sikre deres beskyttelse, bruk og lagring.
Personopplysninger anses å være opplysninger om en enkelt arbeidstaker, som er nødvendig for arbeidsgiver for arbeidsforhold. Ansatte bør være kjent med dokumentene som bestemmer prosedyren for å behandle dataene deres.

Artikkel 87
Lagring og bruk av personopplysninger til ansatte Forskrift om arbeidsvern Den ligger i personalavdelingen. Hver ansatt er kjent med dokumentet. I virksomheter med mer enn 50 ansatte skal det være stilling som arbeidsvernspesialist.

Personalavdelingen

Prosedyren for anvendelse av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon, godkjent av resolusjonen fra Russlands statsstatistikkkomité nr. 20 datert 03/24/1999. Detaljer - i artikkelen "Instruksjoner om personalkontorarbeid, som vil lette arbeidet."
HR dokumenthåndtering: elektronisk og papir For moderne bedrifter det er nødvendig å gjennomføre ikke bare tradisjonelt papir, men også elektronisk dokumenthåndtering. Innkommende korrespondanse mottas i økende grad gjennom elektroniske kanaler, offisielle kontrakter og avtaler kan sertifiseres ved hjelp av EDS (elektronisk digital signatur), og til og med noen typer rapporter for offentlige etater genereres utelukkende i elektronisk form. Vi anbefaler deg å lese artikkelen "Hvilke opplysninger og rapporter skal sendes til personalansvarlig" for å overføre alle nødvendige data til statistikkmyndighetene, skatt, Pensjonsfond og arbeidsformidling.
Last ned et eksempel på bemanningstabellen til T-3-skjemaet i word I dokumentet er stillingene oppført i hierarkisk rekkefølge: starter med direktøren og slutter med støttepersonalet. For hver av dem er antall enheter etter stat, lønn og godtgjørelser angitt.

På neste trinn dannes arbeidsplanen. Den representerer arbeidsplaner for alle ansatte. Hvis det er skift, opprettes detaljerte vaktplaner.

Dokumentet beskriver kort krav til ansattes utseende, atferd, daglig rutine osv. Deretter utvikles en form for arbeidskontrakt. I dette tilfellet bør hovednormene i den russiske føderasjonens arbeidskode og de interne reguleringsdokumentene til selskapet tas i betraktning. En arbeidsavtale utarbeides vanligvis av organisasjonens advokat eller ekstern oppdragsgiver.

Mål og mål for HR-spesialisten

registrering i en spesiell journal av en søknad fra søkeren;
kjennskap til nybegynneren med gjeldende instruksjoner og lokale handlinger;
utførelse av en arbeidsavtale og kontroll av signering av den av partene;
utstede en kopi av kontrakten til den ansatte og sette et notat om det på organisasjonens brevhode;
utførelse og registrering av ordren i hovedboken;
fylle ut et personlig kort, arkivere dokumenter i saken (erklæringer, kopier av personlige papirer, bestillinger, kontrakter);
overføring av dokumenter til betaler for lønn til arbeidstaker.

Typer personaldokumenter som har enhetlige former Anbefalinger i rekkefølge Når du bygger et personaljournalsystem, bør du i utgangspunktet bestemme hvilke dokumenter som skal utarbeides, og hvilke som er nødvendige for et bestemt virksomhetsområde.

Den organisatoriske og metodiske retningen for personalarbeid innebærer løsning av følgende hovedoppgaver: - dokumentere virksomheten til ansatte i bedriften; - personellarbeid i virksomhetens avdelinger; - planlegging av personalarbeid; - ledelse av personalarbeid. organisasjoner ; - Bransje (produksjon, handel, tjenester til befolkningen); - strategiske mål organisasjon - utviklingsstadium av organisasjonen - antall personell - prioriterte oppgaver med å jobbe med personell Oppgavene og strukturen til personalavdelingen kan være forskjellig avhengig av typen aktivitet i organisasjonen. Den klassiske tilnærmingen til personalledelse kalles «human resource management».

Vi sier «personelljournalføring», vi mener møysommelig arbeid: hauger med viktige dokumenter, arbeid med personopplysninger, et stort ansvar overfor arbeidsgiver og loven. Hva har en personalansvarlig å forholde seg til? Fra artikkelen vil du lære:

hvor begynner organiseringen av personalkontorarbeidet;
om det er mulig å overlate personalkontorarbeid til tredjeparts utøvere;
Hva bør en HR-spesialist vite og kunne?
hvilke dokumenter som skal oppbevares i personalavdelingen.

Menneskelige ressurser er et kritisk aspekt ved enhver organisasjon som ansetter ansatte.

Både mikrobedrifter med flere ansatte, og store selskaper, hvis ansatte er i hundrevis av enheter, må utarbeide personelldokumentasjon på riktig måte, fylle ut arbeidsbøker og sende inn rapporter til statistikkmyndighetene. Alt dette gjøres av personalavdelingen.

Studieform: heltid eller eksternt

Dette kurset vil lære deg hvordan du på en kompetent måte kan utarbeide arbeidsforhold fra ansettelse til oppsigelse. Du vil lære kravene til utarbeidelse av personaldokumenter og organisering av dokumentasjonslagring.

Trening er bygget på praktiske eksempler og spesifikke situasjoner. Du vil gjennomføre en workshop om hvert emne på spesiallagde elevoppgaveark. Den ervervede kunnskapen og ferdighetene vil tillate deg å starte praktisk personalarbeid etter endt kurs.

Kursmål: opplæring av studenter i spesifikke praktiske ferdigheter innen personalarbeid, papirarbeid, løsning av omstridte arbeidsspørsmål.

Kontrakt for levering av betalte utdanningstjenester:

Krav for betaling av skolepenger:

Kursprogram

Personaltjeneste for bedriften. Reguleringsdokumenter

Funksjoner og struktur i personaltjenesten.
Dokumenter som regulerer virksomheten til personaltjenesten.
Bemanning: utvikling, godkjenning.
Dokumenter som kreves for organisasjonen.
Prøvebestillinger kreves ved kontroll av GTI

Ansettelse: registrering, inngåelse av arbeidsavtale. Personalregnskap

Arbeidskontrakt: innhold, termin
Arbeids- og sivilrettslige kontrakter: kriterier for utmerkelse.
Forbud mot «lånt» arbeidskraft. Utleie ansatte til annen arbeidsgiver. Funksjoner ved registrering av arbeidsforhold.
Mikroaksept: forskjeller, lovkrav.
Søke jobb: obligatoriske og tilleggsvilkår
Prøvetid: trekk ved etablissementet og deres legitimitet
Ansettelse av utenlandske arbeidstakere
Funksjoner ved registrering av arbeidsforhold med tidligere embetsmenn
Funksjoner ved registrering av arbeidsforhold med lederen av organisasjonen
Ansettelsesrekkefølge: begrunnelse, prosedyre for registrering.
Funksjoner ved registrering av tidsbegrensede arbeidskontrakter
Heving av arbeidsavtalen. Algoritmen for handlinger til arbeidsgiveren i tilfelle kansellering av arbeidskontrakten
Personalregnskap: ansattes personlige kort og instruks for utfylling.
Elektronisk arbeidsavtale
Typiske feil som gjøres ved registrering av arbeidsforhold.
Arbeidsgivers ansvar for brudd på arbeidslovgivningen
Verksted

Overfør til en annen jobb

Typer og prosedyre for overføring av en ansatt.
Algoritmen for arbeidsgivers handlinger under overføringer og endringer obligatoriske vilkår arbeidskontrakt
Bevegelse: baser.
Handlinger fra arbeidsgiver ved flytting av arbeidere
Typiske feil gjort av arbeidsgiver ved flytting og flytting
Verksted

Organisasjonskultur i selskapet. Personell sertifisering.

Begrepet organisasjonskultur
Interne arbeidsbestemmelser, stillingsbeskrivelse: utvikling og godkjenning.
Lovkrav til utforming av det interne arbeidsreglementet.
Sertifisering av organisasjonens personell: mål, mål for sertifisering
Prosedyren for å gjennomføre og utstede sertifisering av personell.
Verksted

Ferier. Typer ferier, prosedyren for tildeling, registrering. Jobb reiser.

Ferieplan: prosedyre for utvikling, utførelse, godkjenning
Typiske feil gjort av arbeidsgiver ved planlegging av ferier
Typer helligdager: prosedyren for tildeling, registrering
Utsettelse av ferie, tilbakekalling fra ferie. Dokumentasjon. Algoritmen for arbeidsgivers handling ved tilbakekalling av en ansatt fra ferie, ved omlegging av ferier.
Permisjon for graviditet og fødsel, for barnepass: prosedyren for innvilgelse, registrering.
Deltidsarbeid mens den ansatte er i foreldrepermisjon
Kommandoprosedyre. Dokumentasjon.
Registrering og betaling av endagstjenester
Lovkrav for utarbeidelse av dokumenter for tjenestereiser
Saker om utvidelse av tjenestereiser og regler for registrering av disse
Typiske feil som gjøres ved søknad om ferie
Arbeidsgivers ansvar for brudd på arbeidslovgivningen ved ferieavvikling
Verksted

Oppsigelse (oppsigelse) av en arbeidsavtale med en ansatt (oppsigelse).

Oppsigelse av arbeidsavtale: generelle grunner
Heving av arbeidsavtalen etter initiativ fra arbeidsgiver
Heving av arbeidsavtalen etter initiativ fra arbeidstakeren
Funksjoner ved oppsigelse av visse kategorier av arbeidere
Prosedyren for behandling av oppsigelse av en arbeidsavtale
Verksted

Vedlikehold og oppbevaring av arbeidsbøker, personlige filer. Organisering av dagens oppbevaring av personaldokumentasjon.

Krav til prosedyre for vedlikehold og oppbevaring av arbeidsbøker.
Arbeidsbok: registrering tittelside, lage registreringer av opptak, overføring, oppsigelse.
Duplikat arbeidsbok. Sett inn i arbeidsboka. Begrunnelse for utstedelse, prosedyre for registrering.
Boken om regnskap for bevegelse av arbeidsbøker og innlegg i dem.
Boken om regnskap for former for arbeidsbøker og innstikk i arbeidsbøker.
Dannelse, håndtering av personlige filer.
Nomenklatur for anliggender til personaltjenesten.
Verksted

Organisasjon militær registrering hos bedriften

Hvordan føre militære poster når du søker på en jobb
Utvikling av arbeidsplan for vedlikehold av VUS og booking
Retningslinjer for vedlikehold av militære poster
Arbeidsgivers ansvar for brudd på VUS

Utarbeidelse av personaldokumentasjon for verifikasjon av GIT

Hvilke dokumenter sjekker GTI?
Hvordan anke resultatene av sjekken
Prosedyren for å gjennomføre planlagte inspeksjoner

Beskyttelse av personopplysninger til ansatte

Konseptet med personopplysninger
Dokumenter som inneholder personopplysninger
Ansattes rett til å beskytte sine personopplysninger
Innhenting av personopplysninger om en ansatt fra tredjeparter. Samtykke fra den ansatte til levering av slike data fra tredjeparter.
Dokumenter som fastsetter prosedyren for behandling av personopplysninger
Behandling av personopplysninger til ansatte
Lagring og bruk av personopplysninger til ansatte
Forskrift om beskyttelse av personopplysninger
Vilkår for lagring av personopplysninger
Arbeidsgivers og ansattes ansvar for brudd på reglene for beskyttelse av personopplysninger

Spesiell vurdering av arbeidsforholdene på arbeidsplassene

Definisjon spesiell vurdering arbeid
Algoritmen for handlinger til arbeidsgiveren når du utfører en spesiell vurdering av arbeidsforholdene på arbeidsplassene
Fastsettelse av fareklasse på arbeidsplassen
Prosedyre for overføring av opplysninger om resultater av en spesiell vurdering av arbeidsforholdene på arbeidsplassene
Arbeidsgivers ansvar for brudd på kravene til arbeidsvern

Treningen foregår på et passende tidspunkt for deg i komfortable klasserom. Alle får mulighet til å delta på en prøvetime gratis før inngåelse av opplæringskontrakt.

På slutten av kurset Du vil motta et standardisert sertifikat.

Det finnes mange HR-kurs som er rettet mot eksisterende ansatte i HR-avdelinger: de hjelper til med å oppdatere kunnskap om loven, lære om innovasjoner i arbeidet med programvare og dokumenter.

Også på utdanningsmarkedet er kurs i studiet av personaljournalhåndtering fra bunnen av med studiet av 1C, militær registrering, organisering av personellarbeid i kommersielle, offentlige og produksjonsbedrifter. Noen ganger treningssentre garantert jobb etter endt utdanning.

Utdanning er som regel på heltid (dagtid, kveld eller helg). Det finnes også eksterne programmer.

Varighet av kurs: fra 18 til 80 akademiske timer (kalender fra 2 til 30 dager). Flertall læreplaner kortsiktig og siste 24-32 ac. timer.

Kostnadene for opplæring i personalsaker varierer fra 3 til 34 tusen rubler. Prisen avhenger av volumet av programmet, dets dybde og kompleksitetsnivå. Det "gjennomsnittlige" kurset koster mellom 5-7 tusen rubler.

På kursene vil du lære

Kurs i kontorarbeid og dokumenthåndtering vil lære deg:

opprettholde dokumentflyt og utarbeide organisatoriske og administrative dokumenter;
håndtere og lagre dokumentasjon på riktig måte;
forstå arbeidslover;
beregne økonomiske periodiseringer til ansatte;
holde en timeliste;
arbeide med ulike moduler i 1C-programmet.

For hvem

Opplæring fra bunnen av passer for alle som ønsker å mestre yrket som personaloffiser. Fagutviklingskurs innen HR-administrasjon passer for fagfolk som ønsker å oppdatere sin kunnskap, lære nye ferdigheter og bevege seg oppover karrierestigen.

Fullførtbevis

Ved fullført studium får studentene attest på etablert skjema eller annet lignende dokument.

Kurs i Russland og CIS

Vladivostok
Ivanovo
Kaliningrad
Kirov
Magnitogorsk