hjem Kreditt Hvilke dokumenter skal være i personaljournalbehandlingen. HR-dokumenter enhver organisasjon bør ha

Hvilke dokumenter skal være i personaljournalbehandlingen. HR-dokumenter enhver organisasjon bør ha

Under fremveksten og dokumentasjon arbeidsforhold mange dokumenter dannes under det generelle navnet "personelldokumentasjon". I den spesialiserte litteraturen er et sett med personaldokumenter systematisert etter ulike kriterier.

For eksempel, i henhold til måltilknytningen skilles det mellom to store grupper av personaldokumenter:

1. Dokumenter om regnskap for ansatte til ansatte, som inkluderer ordre om ansettelse, overføring til annen jobb, innvilgelse av permisjon, oppsigelse, ansattes personlige kort og andre. Hoveddelen av dokumentene om personell ble inkludert i de enhetlige formene for primær regnskapsdokumentasjon for regnskap for arbeid og betaling av det, godkjent av dekretet fra Statens statistikkkomité Den russiske føderasjonen datert 5. januar 2004 nr. 1 "Om godkjenning av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon for regnskapsføring av arbeid og betaling av det."

2. Den andre gruppen består av dokumenter knyttet til implementering av funksjoner for personalledelse og arbeidsorganisasjon (Interne regler fremdriftsplan, Forskrift om strukturell enhet, stillingsbeskrivelser, Struktur og bemanning, bemanning). AT " All-russisk klassifiserer styringsdokumentasjon" OK 011-93, godkjent av dekretet fra den russiske føderasjonens statsstandard datert 30. desember 1993 nr. 299, disse dokumentene kalles "dokumentasjon om organisatorisk og forskriftsmessig regulering av aktivitetene til en organisasjon, bedrift. "

Et annet prinsipp for systematisering av personaldokumentasjon legges også til grunn, nemlig i henhold til typiske personellprosedyrer skilles følgende typer personelldokumenter ut:

1. Dokumentasjon for ansettelse:

· Søknad på jobb;

· Ansettelseskontrakt;

· Rekkefølgen for aksept til arbeid;

Protokoll generalforsamling arbeidskollektiv om ansettelse.

2. Dokumentasjon for overgang til annen jobb:

· Søknad om overgang til annen jobb;

· Representasjon av overgang til annen jobb;

· Ordre om overgang til annen jobb.

3. Dokumentasjon for oppsigelse fra jobb:

· Oppsigelsesbrev;

· Rekkefølge på oppsigelse;

· Referat fra generalforsamlingen i arbeidskollektivet om oppsigelse.

4. Dokumentasjon for registrering av helligdager:

· Ferieplan;

· Søknad om permisjon;

· Pålegg om permisjon.

5. Dokumentasjon om utforming av insentiver:

· Presentasjon av promotering;

· Ordre om oppmuntring;

· Referat fra generalforsamlingen i arbeiderkollektivet om opprykk.

6. Designdokumentasjon disiplinær handling:

Rapportering av brudd arbeidsdisiplin;

· Forklarende notat om brudd på arbeidsdisiplin;

· Pålegg om å ilegge en disiplinær sanksjon;

· Referat fra arbeidskollektivets generalforsamling om ileggelse av disiplinærstraff.

I virkeligheten kan sammensetningen av personelldokumenter være mye bredere eller kan tilpasses spesifikasjonene til arbeidet for en bestemt arbeidsgiver.

I tillegg inntar dokumentering av arbeidsforhold en viktig plass i arbeidslovgivningen.

Arbeidskodeks Den russiske føderasjonen fastslår behovet for dokumentasjon arbeidsforhold:

· arbeidskontrakt må være vedlagt skriving(Artikkel 67 i den russiske føderasjonens arbeidskode);

Ansettelse er formalisert etter ordre (instruks) fra arbeidsgiveren, som den ansatte blir kjent med mot signatur (artikkel 68 i den russiske føderasjonens arbeidskode);

· arbeidsbøker opprettholdes for alle ansatte (artikkel 66 i den russiske føderasjonens arbeidskode);

etter skriftlig søknad fra arbeidstakeren, er arbeidsgiveren forpliktet til, senest tre virkedager fra datoen for innlevering av denne søknaden, å utstede til arbeidstakeren kopier av dokumenter knyttet til arbeid (kopier av pålegg om ansettelse, pålegg om overføringer til en annen jobb, pålegg om oppsigelse fra arbeidet; utdrag fra arbeidsboken attester for lønn, påløpte og faktisk betalte forsikringspremier for obligatorisk pensjonsforsikring, arbeidsperioden hos denne arbeidsgiveren, etc.) (Artikkel 62 i arbeidsloven i Russland);

Obligatorisk utstedelse av en ordre (instruks) om anvendelse av en disiplinær sanksjon (artikkel 193 i den russiske føderasjonens arbeidskode);

Oppsigelse av en arbeidskontrakt er formalisert av en ordre (instruks) fra arbeidsgiveren (artikkel 84.1. Arbeidskodeksen i Den russiske føderasjonen).

Dette kan også tilskrives enhetlige former primær regnskapsdokumentasjon for regnskapsføring av arbeid og betaling av det, hvis vedlikehold, i samsvar med paragraf 2 i dekretet fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité datert 5. januar 2004 nr. 1 "Om godkjenning av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon for regnskapsføring av arbeid og betaling av det", er obligatorisk for alle organisasjoner som opererer i territoriet av Russland, uavhengig av eierskapsform.

For øyeblikket er følgende enhetlige skjemaer for personalregnskap i kraft:

nr. T-1 "Ordre (instruksjon) om ansettelse av ansatt", nr. T-1a "Ordre (instruksjon) om ansettelse av ansatte", nr. T-2 "Personlig kort til ansatt", nr. T-2GS ( MS) " Personlig kort for en statlig (kommunal) ansatt", nr. T-3 "Bemanning", nr. T-4 "Personlig kort for en vitenskapelig, vitenskapelig og pedagogisk arbeider", nr. T-5 "Ordne (instruksjon) ) om overføring av arbeidstaker til annet arbeid", nr. T-5a "Bestilling (instruks) om overføring av ansatte til annen jobb", nr. T-6 "Bestilling (instruks) om yting av permisjon til arbeidstaker ", nr. T-6a "Bestilling (instruks) om tildeling av permisjon til ansatte", nr. T- 7 "Ferieplan", nr. T-8 "Bestilling (pålegg) om oppsigelse (oppsigelse) av en arbeidsavtale med arbeidstaker (oppsigelse)”, nr. T-8a ”Bestilling (pålegg) om oppsigelse (oppsigelse) av arbeidsavtale med ansatte (avskjed) ”, nr. T-9 ”pålegg (instruks) om utsendelse av arbeidstaker på en forretningsreise”, nr. T-9a “Ordre (instruksjon) om utsendelse av ansatte på tjenestereise”, nr. T-10 “Reisebevis e", nr. T-10a "Tjenesteoppgave for sending på tjenestereise og rapport om gjennomføringen", nr. T-11 "Ordre (bestilling) om forfremmelse av ansatt", nr. T-11a "Ordre (ordre) på oppmuntring av ansatte".

I tillegg ble dekretet fra den russiske føderasjonens Goskomstat datert 5. januar 2004 nr. 1 godkjent enhetlige skjemaer for registrering av arbeidstid og oppgjør med personell mot godtgjørelse:

nr. T-12 "Timeliste og lønn", nr. T-13 "Timeliste", nr. T-49 "Lønn", nr. T-51 "Lønn", nr. T-53 "Lønn", nr. T-53a "Journal for registrering av lønn", nr. T-54 "Personkonto", nr. T-54a "Personkonto (svt)", nr. T-60 "Notatberegning ved innvilgelse av permisjon til arbeidstaker " , nr. T-61 "Seddelberegning ved oppsigelse (oppsigelse) av arbeidsavtale med arbeidstaker (oppsigelse)", nr. T-73 "Lov om aksept av arbeid utført under tidsbestemt arbeidsavtale inngått for varigheten bestemt arbeid».

Lokale forskrifter- handlinger som inneholder normer arbeidslov utviklet for å regulere arbeidsforhold, under hensyntagen til spesifikke arbeidsforhold hos en bestemt arbeidsgiver og arbeidsgivers etablering av arbeidsforhold innenfor dens kompetanse i samsvar med arbeidslovgivning og andre regulatoriske rettsakter som inneholder arbeidsrettslige normer, tariffavtaler, avtaler.

Sammensetningen av lokale forskrifter som er obligatoriske for hver arbeidsgiver, i henhold til tolkningen av normene i den russiske føderasjonens arbeidskode, inkluderer:

Bemanning (artikkel 57 i den russiske føderasjonens arbeidskode);

· Interne arbeidsbestemmelser (artikkel 56, 189, 190 i den russiske føderasjonens arbeidskode);

Dokumenter som fastsetter prosedyren for behandling av personopplysninger til ansatte, deres rettigheter og plikter på dette området (artikkel 86, 87, 88 i den russiske føderasjonens arbeidskode);

· Under skiftarbeid må hver gruppe arbeidere utføre arbeid i den etablerte arbeidstiden i samsvar med skiftplanen (artikkel 103 i den russiske føderasjonens arbeidskode);

Ferieplan (artikkel 123 i den russiske føderasjonens arbeidskode);

· Regler og instrukser for arbeidsvern. Arbeidsgiveren er forpliktet til å sikre trygge forhold og arbeidsbeskyttelse, regler og instrukser for arbeidsbeskyttelse må utarbeides og gjøres oppmerksom på ansatte mot underskrift (artikkel 212 i den russiske føderasjonens arbeidskode).

Disse personaldokumenter er blant de som først og fremst kontrolleres av inspektører fra det føderale arbeidstilsynet.

Basert på ovennevnte bestemmelser kan hele settet med personaldokumenter deles i to typer:

1. Obligatoriske personelldokumenter, hvis tilgjengelighet er uttrykkelig gitt av den russiske føderasjonens arbeidskode for alle arbeidsgivere ( juridiske enheter og individuelle gründere).

Denne typen personelldokumenter inkluderer lokale forskrifter gitt av den russiske føderasjonens arbeidskode (artikkel 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212, Den russiske føderasjonens arbeidskode) og er derfor obligatorisk for hver arbeidsgiver og dokumenter opprettet i prosessen med fremvekst og dokumentasjon av arbeidsforhold i samsvar med kravene i den russiske føderasjonens arbeidskode (artikkel 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Førstnevnte er knyttet til den organisatoriske og regulatoriske reguleringen av arbeidsforhold og etableringen av regimet og arbeidsforholdene for en bestemt arbeidsgiver, sistnevnte tjener til å registrere ansatte til ansatte.

2. Valgfrie personaldokumenter som arbeidsgiver kan akseptere innenfor rammen av lokal regelverk, deres liste, bestemmer prosedyren for vedlikehold av arbeidsgiveren uavhengig.

Valgfrie personaldokumenter er av rådgivende karakter, de inneholder også arbeidsrettslige normer og er nødvendige for regulering av arbeidsforhold. Slike personaldokumenter omfatter for eksempel bestemmelser om strukturelle inndelinger, forskrift om personal, stillingsbeskrivelser, forskrift om attestasjon av ansatte m.fl.

Dermed bestemmes den generelle sammensetningen av personaldokumenter direkte av arbeidsgiveren, under hensyntagen til kravene i gjeldende lovgivning, omfanget og spesifikasjonene til arbeidsorganisasjonen, med unntak av disse dokumentene og enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon for regnskap. for arbeidskraft og dens betaling, som er obligatorisk for hver arbeidsgiver.

OBLIGATORISKE LOKALE REGLER

Først av alt, må du huske at den nåværende arbeidskoden til den russiske føderasjonen (heretter referert til som den russiske føderasjonens arbeidskode) krever at en rekke lokale (dvs. lokale) reguleringsdokumenter opprettes i organisasjonen.

Obligatoriske lokale forskrifter er:

Regler for interne arbeidsbestemmelser (PWTR).
Forordning (eller instruks) om beskyttelse av personopplysninger til en ansatt.
Sikkerhetsinstruksjoner.
Bemanningstabell (samlet skjema T-3).

Alle disse dokumentene er gyldige til de erstattes av nye.

Ferieplanen (enhetlig form T-7), i samsvar med artikkel 123 i arbeidsloven, utarbeides årlig, senest to uker før starten av kalenderåret, og er et dokument som er obligatorisk for både arbeidsgiveren og den ansatte (med unntak av privilegerte kategorier av ansatte) .
En skiftplan er nødvendig i de organisasjonene der skiftarbeid brukes.
Forskrift om arbeidsrasjonering og forskrift om produksjonsstandard bør utformes i de organisasjonene der akkordformen for avlønning av arbeidere benyttes.

VALGFRI LOKALE REGLER

I tillegg til de oppførte dokumentene, kan organisasjonen etter eget skjønn opprette andre dokumenter - valgfrie lokale forskrifter. Spesielt kan disse være:

forskrifter om strukturelle divisjoner godkjent av direktøren for organisasjonen;
stillingsbeskrivelser for ansatte og arbeids- (eller arbeids-) instruksjoner for arbeidere;
instruksjon om personaljournalhåndtering er et veldig nyttig verktøy for en ansatt som utfører funksjonene til en personelloffiser, siden det i stor grad letter hans samhandling med linje- og funksjonelle ledere;
album med former for dokumenter på personaljournaler;
forskrift om sertifisering - hvis organisasjonen gjennomfører periodisk sertifisering eller sertifisering basert på testresultater;
personalreglement;
Kollektiv avtale.

Alle disse dokumentene er også gyldige inntil de erstattes av nye.

DOKUMENTER SOM danner RELASJONER MED ANSATTE OG INNEHOLDER INFORMASJON OM DEM

Disse dokumentene inkluderer:

først og fremst er det en arbeidskontrakt, utarbeidet i samsvar med artiklene 57 og 67 i den russiske føderasjonens arbeidskode, skriftlig, i to eksemplarer. Én kopi av arbeidskontrakten utstedes til arbeidstakeren mot kvittering, og den andre kopien oppbevares av arbeidsgiver - enten i arbeidstakerens personmappe eller i filen "Ansettelseskontrakter med ansatte";
deretter utstedes et personlig kort for hver ansatt (samlet skjema T-2). Personlige kort kan kun oppbevares i en egen fil;
personlige filer av ansatte er ikke påkrevd, men siden dette er en veldig praktisk sak for hver ansatt, utarbeider de fleste personelloffiserer dem. Vi gjentar at vi ikke er forpliktet til å oppbevare personmapper, men dersom en slik beslutning fattes, er det nødvendig å oppbevare dem i henhold til de strenge reglene som er gitt for behandling av personmapper. Imidlertid kan du ganske enkelt ordne filer eller mapper for hver ansatt for å gjøre det lettere for personalansvarlig. Disse mappene inneholder kopier av alle dokumenter knyttet til bestemte ansatte;
arbeidsbøker for ansatte er dokumenter for streng regnskap og rapportering, derfor må de oppbevares i en safe, permanent låst. Arbeidsbøker er utarbeidet i streng og streng overensstemmelse med Reglene for vedlikehold og oppbevaring arbeidsbøker, produksjon av arbeidsbokskjemaer og gi arbeidsgivere dem, godkjent ved dekret fra den russiske føderasjonens regjering av 16.04.2003 nr. 225, og instruksjoner for utfylling av arbeidsbøker, godkjent ved dekret fra Arbeidsdepartementet i Den russiske føderasjonen av 10.10.2003. nr. 69.

ANSAT BESTILLINGER

Den ansatte som er ansvarlig for å vedlikeholde personaljournalen, er forpliktet til å utarbeide utkast til bestillinger for personell og organisere deres påtegning av de relevante tjenestemenn og signering av organisasjonens leder. Personalbestillinger skal oppbevares og registreres atskilt fra personalordre. Disse inkluderer bestillinger som Statens statistikkkomité har utviklet for enhetlige skjemaer:

ved å ansette en ansatt - skjema T-1;
om å ansette arbeidere - skjema T-1a;
om overføring av en ansatt til en annen jobb - skjema T-5;
Ved overføring av ansatte til en annen jobb - skjema T-5a;
om å gi permisjon til en ansatt - skjema T-6;
om å gi permisjon til ansatte - skjema T-6a;
ved oppsigelse (oppsigelse) av en arbeidskontrakt med en ansatt (oppsigelse) - skjema T-8;
ved oppsigelse (kansellering) av en arbeidsavtale med ansatte (oppsigelse) - skjema T-8a;
om å sende en ansatt på forretningsreise - skjema T-9;
om å sende ansatte på forretningsreise - skjema T-9a;
om promotering av en ansatt - skjema T-11;
om ansattes insentiver - skjema T-11a.

I tillegg til disse ordrene, må personelloffiserer utarbeide i hvilken som helst form (eller lage sine egne enhetlige skjemaer for dem) følgende typer bestillinger:

om å kombinere stillinger (yrker);
om erstatning av en midlertidig fraværende ansatt uten frigjøring fra grunnleggende plikter;
om ileggelse av straff;
om tidlig tilbaketrekking av straffer;
om endringer i den ansattes personopplysninger;
på tildeling av en rang;
om å tiltrekke seg overtidsarbeid;
om tiltrekning til jobb i helgene (helligdager);
om plikt;
om etablering eller fjerning av personlige tillegg;
om å endre driftsmodus.

BESTILLINGER PÅ HOVEDAKTIVITETENE OG ANDRE DOKUMENTER

Spesielt vil jeg si at personaloffiserer må utarbeide en rekke bestillinger for sine kjerneaktiviteter. Disse bestillingene vil selvfølgelig bli registrert og lagret sammen med andre bestillinger av denne kategorien, men deres forberedelse og videre arbeid med dem er personalansvarligs ansvar. Dette er spesielt bestillinger:

om godkjenning av bemanningstabellen;
om endringer i bemanningstabellen;
om å gjøre endringer (tillegg) til ferieplanen;
om endringer (tillegg) til lokale forskrifter;
om annullering av ulovlig eller feilaktig gitt pålegg om personell mv.

Vi har allerede navngitt noen enhetlige skjemaer for personaljournaler som bør være i hver organisasjon. (Merk at i en artikkel rettet til lesere som er engasjert i personalarbeid tar vi ikke hensyn til lønnsdokumenter. Dette er et tema for samtale med regnskapsførere). Men i tillegg til dem bør enhver personelloffiser kunne tegne

reisesertifikat - skjema T-10;
jobboppdrag - skjema T-10a;
en notatberegning om å gi permisjon til en ansatt - skjema T-60 (forsiden);
en notatberegning ved oppsigelse (avslutning) av en arbeidsavtale med en ansatt (oppsigelse) - skjema T-61 (forsiden);
en handling om aksept av arbeid utført i henhold til en arbeidskontrakt inngått for varigheten av et bestemt arbeid - skjema T-73 (denne typen tidsbestemt ansettelseskontrakt er ekstremt sjelden, derfor ofte erfarne personelloffiserer med mange års arbeidserfaring trengte ikke å forholde seg til skjema T-73 ).

REGISTRERING AV DOKUMENTER

Det er for øyeblikket tre måter å registrere seg på:

den enkleste - i magasiner;
mer perfekt - ved hjelp av et arkivskap;
og den mest perfekte, praktiske, raske - ved hjelp av passende dataprogrammer.

Sekretærer står fritt til å velge den mest passende for dem i hvert enkelt tilfelle, metoden for registrering av dokumenter knyttet til selskapets hovedaktiviteter. Men registrering av personaldokumenter kan kun utføres ved hjelp av journaler. I tilfelle arbeidskonflikt, dataregistrering av retten eller statlig tilsyn arbeidet kan ikke bli gjenkjent. Men det er nødvendig å bevise at dette eller det dokumentet virkelig ble opprettet på dagen som er angitt i "dato"-rekvisittene! Utfallet av saken avhenger av dette.

Så, hva slags registre for registrering av personaldokumenter må være i organisasjonen:

Registeret over arbeidsavtaler (som kan registreres som bestillinger - i løpet av kalenderåret, med start fra nyttår, starter nummereringen på nytt. Eller du kan registrere for eksempel bemanningstabeller - for hele perioden av organisasjonens aktivitet, d.v.s. fra den aller første arbeidsavtalen som ble inngått én gang med den første ansatte, og til den aller siste, som en dag vil bli inngått, tilsynelatende, kort tid før avviklingen av selskapet);
register over personlige kort (T-2);
register over ansattes personlige filer (hvis de oppbevares);
logger for registrering av ordre (antall logger bestemmes avhengig av størrelsen personell dokumentflyt. Alle personalbestillinger kan registreres i en eller flere journaler - inntil det for registrering forskjellige typer bestillinger, forskjellige magasiner kan brukes);
journal for registrering av handlinger (om avslag på å gjøre seg kjent med dokumenter, om fravær, om brudd på interne arbeidsbestemmelser, etc.);
en bok med regnskap for bevegelse av arbeidsbøker og innlegg til dem (den lagres, som arbeidsbøker, i en safe).

På valgfritt grunnlag (men dette er svært nyttig fra et bevissynspunkt) føres det logg for registrering av ansattes erklæringer, notater og begrunnelser knyttet til personalarbeid.

Kontobøker er nødvendig for å registrere:

overtidsarbeid;
brukt og ubrukte dagerårlig betalt ferie
fri til ansatte mv.

Kartotek over advarsler

I mange tilfeller krever arbeidsloven at ansatte blir advart i tide om forekomsten av visse hendelser. Derfor er det ekstremt nyttig å holde en fil med advarsler (papir eller i i elektronisk format) om disse hendelsene:

utløpet av testperioden (oppsigelse av ansatte som ikke besto testen er bare mulig hvis de ble advart om dette skriftlig, med angivelse av årsakene minst tre dager i forveien - artikkel 71 i den russiske føderasjonens arbeidskode);
utløp av arbeidskontrakten (det er også nødvendig å varsle den ansatte skriftlig minst tre dager før oppsigelse - artikkel 79 i den russiske føderasjonens arbeidskode);
årlig betalt ferie (ansatt må varsles om starttidspunktet for ferien senest to uker før den starter - artikkel 123 i den russiske føderasjonens arbeidskode);
i tillegg kan du lage "påminnelser" om andre arrangementer (bursdager til ansatte, etc.) for å gjøre jobben enklere.

Foreløpig er det sannsynligvis ingen yrke som har så mange navn som yrket til en personaloffiser. I en kvalifikasjonshåndbok du kan finne sytten stillinger som på en eller annen måte er relatert til personalarbeid. Denne omstendigheten får oss til å tenke på forskjellene mellom disse posisjonene fra hverandre, på den funksjonelle belastningen til hver av dem. Spesielt aktuelt og akutt i dag er spørsmålet om hva som skal skrives ut til en selv i stillingsbeskrivelse ordinær personalinspektør. Vi vil prøve å vurdere pliktene til denne ansatte så detaljert som mulig.

Viktigheten av menneskelige ressurser

Mange organisasjonssjefer mener fortsatt at utnevnelsen av personalavdelingen er snevert fokusert, kun knyttet til kontorarbeid. Men i dag har landet vårt, etter Vesten, begynt å transformere personaltjenesten til en avdeling som omhandler ledelse arbeidsressurser fordi det er personalansvarlig som er det viktigste bindeleddet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver.

For tiden er en personalspesialist først og fremst en leder, det samme kan sies om en slik stilling som en personalinspektør, hvis oppgaver i dag ofte inkluderer ikke bare behandling og vedlikehold av dokumentasjon. Dette gjelder spesielt for små bedrifter, hvor HR-inspektøren kan være ansvarlig for rekruttering, opplæring og mange andre funksjoner.

Antall personell ansatte

Navnene og antallet avdelinger til avhenger av størrelsen på bedriften, dens tradisjoner og spesifikasjonene til dens virksomhet. Dette bør ta hensyn til størrelsen på organisasjonen, forretningsretningen, strategiske mål bedrifter, utviklingsstadiet, antall ansatte og prioriterte oppgaver i arbeidet med personell.

I store organisasjoner kan HR-avdelingen omfatte flere avdelinger. For eksempel avdeling lønn, avdeling for arbeidsforhold, avdeling for opplæring og utvikling, avdeling for kontorarbeid og regnskap. PÅ små organisasjoner alle funksjonene til personelltjenesten kan utføres av bare en spesialist - personellinspektøren, hvis oppgaver faktisk bør omfatte en minimumsliste over funksjoner: personaljournalstyring og rekruttering.

Servicespesialister

I leder for avdelinger eller tjenester av personell er vanligvis en mellomleder: lederen av tjenesten, avdeling, som rapporterer til personaldirektøren. Avdelinger kan brytes ned i mindre enheter – grupper eller sektorer, ledet av ledere som rapporterer til tjenestesjefene.

I mellomstore bedrifter (antall ansatte er 100-1000 personer), involverer organiseringen av personaltjenesten oftest tilstedeværelsen av slike ansatte:

I mindre organisasjoner (antall ansatte opp til 100 personer), er nesten alle funksjonene til disse ansatte offisielle oppgaver personalinspektør.

HR-krav

Selvfølgelig er ikke alle de ovennevnte stillingene i stand til å kombinere en enkelt spesialist - inspektøren for personalavdelingen. Arbeidsoppgavene til denne ansatte er primært knyttet til håndtering av personaljournaler. En potensiell kandidat til denne stillingen har derfor relativt lave faglige krav når de søker jobb.

Kvalifikasjonsveilederen informerer om at HR-inspektøren er pålagt å ha spesialisert videregående utdanning (samtidig spiller arbeidserfaringen ingen rolle) eller videregående utdanning (dette krever spesialutdanning og yrkeserfaring på minst tre år).

Personalinspektør: Ansvar

Så funksjonene til denne spesialisten er som følger:

føre journal over bedriftens personell;
registrering av ulike personelloperasjoner (rekruttering, overføring, oppsigelse);
registrering og vedlikehold av personlige filer til ansatte, foreta endringer i dem;
regnskap, lagring og fylling av arbeidsbøker;
rekord av ansiennitet;
registrering av sertifikater for arbeidsaktivitet til ansatte (tidligere og nåværende);
registrering av pensjonsforsikringskort og andre dokumenter som er nødvendige for å tildele pensjoner til ansatte og deres familier, kompensasjoner og fordeler;
regnskap for avholdelse av ferier, overvåking av hvordan ferieplaner utarbeides og overholdes.

Rekruttering

HR-inspektørens oppgaver inkluderer ofte utvelgelse av personell til ledige stillinger. Dette arbeidet er knyttet til plassering av informasjon i ulike kilder om ledig stilling, inkludert samarbeid om dette med arbeidsformidlingen, utnevnelse og gjennomføring av intervjuer for å forklare søkeren stillingens art, arbeidsvilkår og lønn, fastsette det generelle nivået til søkeren til ledig posisjon, hans erfaring og grad av profesjonalitet.

Ofte innebærer oppgavene til en inspektør av personalavdelingen konkurransedyktig utvelgelse blant spesialister som søker på en ledig stilling. Personalansvarlig utvikler rekrutteringstiltak og overvåker gjennomgangen av tester av fremtidige ansatte etablert ved inngåelse av en arbeidskontrakt med dem.

Ytterligere funksjonelle oppgaver for HR-inspektøren

Det er noen tilleggsfunksjoner som oftest omtales som personalarbeid. Hvilke andre oppgaver bør utføres av HR-inspektøren? Arbeidsoppgaver kan omfatte:

opplæring nødvendige materialer for attestasjon, kvalifisering, konkurransedyktige provisjoner, presentasjon av ansatte for priser og insentiver;
studie av årsakene til at personalutskifting oppstår, utvikling og implementering av tiltak for å redusere den;
forberede dokumenter for arkivering;
kontroll over arbeidsdisiplin;
organisering av avansert opplæring og profesjonell omskolering;
organisering av kvalifikasjonsprøver;
utvikling av et system for vurdering av personlig og forretningskvaliteter ansatte, deres motivasjon for forfremmelse;
registrering av servicesertifikater og deres utstedelse;
dannelse og effektiv bruk personellreserve.

militær registrering

Mange arbeidsgivere tror det funksjonelle ansvar Personalavdelingsinspektører inkluderer militær registrering av ansatte i bedriften. I henhold til resolusjon fra regjeringen i den russiske føderasjonen nr. 719 datert 27. november 2006 "Ved godkjenning av forskrifter om militær registrering", antall ansatte som utfører denne aktiviteten, bør være direkte proporsjonal med antall ansatte som skal regnskapsføres.

Spesielt i et foretak der mindre enn fem hundre innbyggere er registrert i militæret, holdes journalene av en ansatt som utfører disse funksjonene på deltid. En personellinspektør i en organisasjon der antallet militære registrerte ikke overstiger fem hundre personer kan således engasjere seg i militær registrering, men bare på betingelse intern kombinasjon. Og med et større antall personer som skal registreres, bør det tildeles en egen stabsenhet til disse formålene.

Arbeidet til personelloffiserer i en krise

PÅ I fjor ledelsen i bedriftene sto overfor triste omstendigheter finanskrise når det er nødvendig å redusere volumet av produksjon av varer og tjenester, for å redusere sine egne kostnader, inkludert ved å redusere antall ansatte. På dette bakteppet er det et økende behov personellarbeidere ved å inneha egenskapene til heltidspsykologer som er tvunget til å forvalte den emosjonelle bakgrunnen i teamet og finne trøstende ord, for eksempel ved å varsle kolleger om oppsigelse.

Personaltjenestens rolle øker etter hvert som viktigheten av menneskelige ressurser øker for at en organisasjon skal oppnå økonomisk suksess. I denne forbindelse forsvinner ikke de tradisjonelle pliktene til personelloffiserer. Personalavdelinger har fortsatt ansvaret for personaljournalhåndtering, avlønning, ansettelse og opplæring av spesialister. Men samtidig er personalavdelingen en integrert del av kompetent virksomhetsledelse. Lykke til i jobben!

Det er viktig for hver enkelt ansatt å ha dokumentarisk bekreftelse på deres arbeidsaktivitet i bedriften. Først og fremst kan det bidra til å bekrefte lengden på tjenesten. Jo større den er, desto høyere er sykefraværsbetalingen, og i fremtiden - pensjonsbeløpet. Listen over obligatoriske personaldokumenter som er utarbeidet ved avslutningen av et arbeidsforhold er som følger:

arbeidskontrakt. Se materialet for gjennomføring av kontrakten;
ansettelseshistorie. Vi skrev om fyllingsreglene i artikkelen;
medisinsk bok. Det er nødvendig hvis arbeidet til den ansatte er forbundet med skadelig eller farlige forhold arbeid. Om det, og, vil du lære ved å klikke på lenkene;.
dokumenter om utdanning for å avgjøre om utdanningen til den fremtidige ansatte oppfyller kravene. Vi foreslår også at du setter deg inn i materialet om hvordan du deponerer;
i form av T-1;
ansattes personlige kort (T-2-skjema). Formen til dette skjemaet finner du i artikkelen vår.

Ikke glem at hver nyansatt skal gjøres kjent med signaturen og utføres for ham i tide!

Dokumenter i løpet av arbeidet

I løpet av arbeidsforholdet kan en arbeidstaker bli overført til ny stilling. I dette tilfellet utarbeides følgende papirer:

ordre som arbeidstakeren overføres på grunnlag av (skjema T-5). Du kan gjøre deg kjent med hvordan et utvalg av utfylling av dette skjemaet ser ut i;
Tilleggsavtale. For eksempel med eller .

For å frigi en ansatt for ferie, utsteder arbeidsgiver en permisjonsordre, utarbeidet i T-6-skjemaet. Hvordan du fyller det ut, vil du lære av artikkelen. Vi foreslår også at du gjør deg kjent med informasjon om hvordan du utsteder.

Dokumenter ved oppsigelse

For å dokumentere oppsigelse av en arbeidsavtale kreves følgende papirer:

oppsigelsesbrev (hvis den ansatte bestemte seg for å forlate selskapet på eget initiativ). , les i teksten vår;
oppsigelsesavtale. Vi foreslår at du setter deg inn i, samt sier opp kontrakten;
en oppsigelsesordre utarbeidet i form T-8 eller T-8a (hvis kontrakten med flere ansatte sies opp). Du kan lære om fyllingsreglene fra materialet.

Lokale handlinger

Ethvert selskap kan vedta sine egne lokale forskrifter, som ikke bør være i strid med lovene i den russiske føderasjonen. Formålet med slike dokumenter er å forbedre arbeidsforholdene og øke disiplinnivået i virksomheten. Fraværet av lokale handlinger, samt ukorrekt utførelse av dem, kan føre til uheldige konsekvenser for arbeidsgiveren. Hva er de obligatoriske personelldokumentene i organisasjonen som bør utarbeides:

bemanning (skjema T-3). Flere detaljer i artikkelen ";
, på grunnlag av hvilken kontrollen av antall arbeidede timer og beregning av lønn skjer (skjema T-12 og T-13) mv.

Disse obligatoriske dokumenter må absolutt aksepteres av ledelsen i store organisasjoner, da de legger grunnlaget for arbeidsforhold.

Mikrobedrifter har råd til forenklede personaljournaler. De har lov til å bruke en standard arbeidskontrakt.

Ansvar for feil vedlikehold av personaljournaler

Riktig og rettidig utarbeidelse av personaldokumenter er arbeidsgivers direkte ansvar. Dersom de obligatoriske personalpapirene ikke er korrekt utført, kan han bli holdt ansvarlig.

Kan skilles følgende metoder straffer knyttet til kontorarbeid på personalområdet:

disiplinærtiltak under Kunst. 193 Arbeidskodeks for den russiske føderasjonen, det maksimale tiltaket er oppsigelse;
i samsvar med bestemmelsene i koden for administrative lovbrudd i Den russiske føderasjonen - normene for å bringe administrativt ansvar for mangelen på dokumenter gjenspeiles i art. 5.27, 5.27.1 i lov om administrative lovbrudd.

I tillegg:

Kunst. 13.20 Administrativ kode straffer 300-500 rubler. tjenestemenn for brudd på reglene for lagring av dokumenter;
Kunst. 5,39 pålegger en bot på 1000-3000 rubler. på ansvarlige personer for unnlatelse av å gi den forespurte informasjonen personaljournaler en ansatt, for eksempel for å nekte å utstede en kopi av en arbeidsbok.

I samsvar med den russiske føderasjonens straffelov:

Kunst. 137 i den russiske føderasjonens straffelov gir straff i form av en bot på opptil 350 000 rubler. eller kriminalomsorg for å spre personlig informasjon om en ansatt;
Kunst. 183 i den russiske føderasjonens straffelov gjelder tiltak i tilfelle avsløring av forretningshemmeligheter.

Fra denne artikkelen vil du lære:

Hva er funksjonen til HR-avdelingen?

Hvilke dokumenter kreves for virksomheten til personalavdelingen

Hva er funksjonene ved planlegging som en type aktivitet i personalavdelingen

Personalavdelinger i organisasjoner er vanligvis inkludert i personalforvaltningstjenestene og utfører sine funksjoner. Men deres plikter er ikke begrenset bare til formelt arbeid knyttet til forholdet mellom arbeidsgiver og personalet: journalføring, kontorarbeid, etc. Kanskje i sovjettiden var alt akkurat slik, men nå er aktiviteten til personalavdelingen en mangfoldig og mangesidig arbeid. La oss vurdere det mer detaljert.

Funksjoner og aktiviteter i personalavdelingen

Personalavdelingen spiller en betydelig rolle i selskapet, og dens posisjon i virksomhetens organisasjonsstruktur gjenspeiler viktigheten av virksomheten. Noen tror til og med at HR er - visittkort organisasjonen, dens ansikt, siden det er med denne enheten alle står overfor ny ansatt blir ansatt.
Hovedfunksjonen til personalavdelinger er søk, rekruttering og løpende samhandling med arbeidskollektiv. Å begrense aktivitetene til personalavdelingen kun til valg av nye ansatte og deres registrering for arbeid er en uheldig beslutning for virksomheten. Uten tett samhandling med det eksisterende teamet og kunnskap om spesifikasjonene for selskapets funksjon, er det umulig å rekruttere en ny stab på riktig måte.

I vår tid er arbeid med personell et sett med organisatoriske og andre tiltak og handlinger som er nødvendige for full utnyttelse av virksomhetens evner, ferdigheter og evner til ansatte. Kompetent, motivert og interessert i fruktbart arbeidspersonale er målet for enhver personalavdeling. Det er vanskelig å forestille seg hvordan en vellykket moderne organisasjon fungerer uten denne enheten som velger ut, registrerer og følger medarbeidere.

Aktivitetene til personalavdelingen i bedriften er rettet mot å utføre følgende funksjoner:

identifisere behov for nye medarbeidere, søke og ansette medarbeidere sammen med avdelingslederne;
analysere ansattes omsetning og se etter måter å redusere den på;
utarbeide bemanningsplaner for spesialister;
utarbeide personlige filer til ansatte, på deres forespørsel, utstede nødvendige sertifikater, fotokopier av dokumenter;
utfør alle operasjoner med arbeidsbøker: godta, lagre og utstede dem, fyll dem ut i samsvar med gjeldende standarder og registreringsnormer i henhold til den russiske føderasjonens arbeidskode;
lage en ferieplan, håndtere dem (også iht arbeidslov);
organisere medarbeidersamtaler, utarbeide karriereutviklingsplaner;
lage planer for personalutvikling.

Nødvendig dokumentasjon for virksomheten til personalavdelingen

Bemanning (artikkel 57 i den russiske føderasjonens arbeidskode).

Før oppstart av rekruttering av personell plikter personalavdelingen å danne og godkjenne bemanningstabellen med virksomhetens ledelse. Basert på det, antall aktuelle ledige stillinger. Du kan stole på dette dokumentet når du argumenterer i retten for lovligheten av å si opp en ansatt for å redusere personell. Bemanning vil kreves av retten i alle tilfeller knyttet til ansettelsesforhold, og hvis denne forespørselen ignoreres eller en feil utarbeidet tidsplan sendes inn, mister arbeidsgiver sjansen til å vinne tvisten.

Arbeidskontrakt.

Utarbeidelsen av en pakke med personaldokumenter begynner med en arbeidsavtale inngått skriftlig med en ansatt, signert av begge parter. Den skal reflektere arbeidsforhold og godtgjørelse som er i samsvar med arbeidslovgivningen og tilfredsstiller både arbeidsgiver og arbeidstaker. Registrering av disse papirene er en av de viktigste oppgavene som personalavdelingen løser i sin nåværende virksomhet.

Arbeidsbestemmelser.

Denne interne forskriften er obligatorisk for enhver bedrift. Den etablerer prosedyren for ansettelse og avskjedigelse av personell, lister over rettigheter og plikter, arbeidsgivers og arbeidstakers ansvar, arbeidsmåte og hvile, måter å motivere ansatte på, typer disiplinære sanksjoner og mange andre aspekter ved arbeidsforhold.

Pålegg (instruks) om ansettelse.

På bakgrunn av dette dokumentet tildeles en ny medarbeider arbeidsplass, tildele ham nødvendig eiendom. Personalavdelingen utarbeider det sammen med en arbeidskontrakt i den ansattes navn. HR og nærmeste leder for den nyansatte introduserer ham for forretningskorrespondanse, nødvendige handlinger osv.

Arbeidsbøker.

Dette er hoveddokumentet arbeidsaktivitet og medborgerskapserfaring. Når du søker jobb i en bedrift, er en person forpliktet til å presentere den (bortsett fra når han ansettes for første gang eller hans arbeidsavtale ikke innebærer deltidsjobb). Arbeidsgiver, representert ved ansatte i personalavdelingen, skal føre arbeidsbøker for hver arbeidstaker som har arbeidet i virksomheten i fem dager eller mer. Oppbevaring av arbeidsbøker har også sine egne krav: det er kun tillatt i metallsafer eller skap, som bare en ansvarlig spesialist (utnevnt etter spesialordre) har tilgang til.

Bok for regnskap av arbeidsbøker og innstikk i dem.

I denne boken signerer arbeideren ved oppsigelse og mottak av arbeidskraft. Den skal snøres og nummereres, inneholde segl og signatur. Dette overvåkes av Human Resources Department.

Full ansvarsavtale.

Aktiviteten til personalavdelingen inkluderer signering av kontrakter med ansatte på fullt ansvar. Dette gjøres i tilfeller der en ansatt mottar materielle eiendeler for lagring, bearbeiding, salg (ferie), transport, bruk i løpet av produksjonen. Bare en voksen borger kan være økonomisk ansvarlig.

Ferieplan.

Arbeidsgivere er pålagt å opprettholde en ferieplan for ansatte i samsvar med skjema nr. T-7 (godkjent av resolusjonen fra Statens statistikkkomité nr. 1 av 01/05/2004). I tillegg til formelle krav, gjelder lovbestemmelser for dette dokumentet. Dette er overholdelse av retten til visse kategorier av arbeidere til å forlate på et bestemt eller valgt tidspunkt; innvilgelse av permisjon til personer som arbeider deltid, samtidig med permisjon på hovedarbeidssted etc. Dokumentasjon av hviletid er en del av personalavdelingens virksomhet, samt regnskapsføring av utførte timer.

Forskrift om lønn.

Et av målene til Human Resources Department er rasjonell bruk tilgjengelige menneskelige ressurser, tatt i betraktning spesifikasjonene til selskapets aktiviteter og den nåværende markedssituasjonen. Til dette brukes vanligvis rasjonerings- og vederlagssystemer. Den aksepterte prosedyren for godtgjørelse er fastsatt internt normativ handling virksomheter - Forskrift om lønn.

Tildelingsforskriften.

Dette er et annet internt dokument fra selskapet som regulerer spørsmålene om godtgjørelse. Den utarbeides av personalavdelingen, og godkjennes av organisasjonens leder etter særskilt pålegg. Bonuser – i tillegg over standardlønnen, kontantutbetalinger til ansatte – er nødvendig for å oppmuntre dem til produktivt arbeid av høy kvalitet og motivere dem til videre faglig utvikling.
De tildeles de ansatte som oppfyller forhåndsgodkjente bonusvilkår. Denne personkretsen, samt betingelsene for å utstede bonuser og deres beløp, for hver stilling eller spesialitet (eller grenseverdien), er beskrevet av Bonusforskriften.

Timelister.

De brukes aktivt i aktivitetene til personalavdelingen angående ansatte med fleksible tidsplaner, for hvem det er nødvendig å hele tiden beregne totalen arbeidstid. Dokumenter av denne typen tar hensyn til tiden faktisk jobbet per måned for hver slik ansatt (for hver dag i måneden), angir hans fulle navn og personalnummer.
Disse timelistene føres av en tidtaker eller annen ansatt som er forpliktet til å delta i denne aktiviteten etter ordre fra selskapets ledelse. Regnskap for utførte timer er nødvendig for den fullverdige aktiviteten til regnskapsavdelingen som beregner lønn og personalavdelingen som kontrollerer arbeidet til personell.

Forskrift om beskyttelse av personopplysninger til ansatte.

Dette dokumentet inneholder informasjon om selskapets mål og formål innen personvern, i hvilke avdelinger og på hvilke medier denne informasjonen er lagret, på hvilke måter den samles inn og behandles, hvilke ansatte har tilgang til den, hvilke aktiviteter utføres for å beskytte data mot uautorisert tilgang fra selskapets personell og tredjeparter. Forskrift om vern av personopplysninger til ansatte utarbeidet av personalavdelingen skal undertegnes av virksomhetens leder.

Planlegging som aktivitet i personalavdelingen

Planlegging har to aspekter. I en generell forstand er dette navnet på aktiviteten som tar sikte på å utvikle strategien og politikken til selskapet, samt valg av metoder for implementering av dem. Faktisk kommer dette arbeidet ned til å skrive planer - offisielle dokumenter av en viss type.
En viktig komponent i denne virksomheten til selskapet er personalplanlegging. Hans oppgave er å skaffe selskapet med menneskelige ressurser i riktig mengde og kvalitet, for å utnytte det tilgjengelige optimalt arbeidsstyrken, forbedre sosiale relasjoner hos bedriften.

Det er to tilnærminger til HR-planlegging:

Uavhengig (hos bedrifter som lager mat, velger de ansatte).

Underordnet hovedplanene - finansiell, kommersiell, produksjon (for alle andre organisasjoner).

Derfor er personellplanlegging som regel sekundær og er bestemt felles system utarbeidelse av bedriftsplan, og gjennomføring av aktiviteter knyttet til personell inngår i andre programmer, som tillegg og konkretisering av disse.

Aktiviteter som personalplanlegging gjør det mulig å bestemme:

bedriftens behov for påfyll av ansatte: hvor mange ansatte vil det være behov for, hvor og når, hvilken opplæring de bør ha;
faglige kvalifikasjonsordninger for enhver stilling i hver avdeling (krav til ulike kategorier av ansatte);
måter å redusere unødvendige arbeidere og tiltrekke seg nødvendige;
optimal bruk av personell i henhold til deres potensial;
strategier for personalutvikling, forbedring av deres kvalifikasjoner;
modeller for rettferdig lønn, metoder for å motivere ansatte, gi dem sosiale bonuser;
kostnader for settet med tiltak.

Som all annen planlegging er personell underlagt en rekke prinsipper.

Nøkkelregelen i dag er å involvere flest mulig i bedriften i planprosessen og så tidlig som mulig, helt fra starten av planen. Til sosiale prosjekter dannet av personalavdelinger er dette prinsippet overordnet, for alle andre er det ønskelig.

Den andre regelen for planlegging av aktiviteter for personalledelse er konstans. Økonomisk aktivitet Bedriften er kontinuerlig, personalet er også i konstant bevegelse, så planlegging bør være en pågående prosess, ikke en engangshandling. I tillegg inneholder dette prinsippet krav om å ta hensyn til utsikter og kontinuitet (at fremtidsplaner er basert på tidligere). Resultatene av gjennomføringen av tidligere prosjekter bør tas i betraktning ved bygging av nye.

Prinsippet om konstant planlegging, som personalavdelingene i bedriften er underlagt i sin virksomhet, sikrer implementeringen av den tredje regelen: fleksibilitet. Fleksible planer (inkludert personalplaner) er de der enhver beslutning kan justeres til enhver tid om nødvendig. Denne kvaliteten oppnås ved tilstedeværelsen av såkalte puter som gir manøvreringsfrihet (naturligvis innenfor rimelighetens grenser).
Et annet viktig prinsipp for personalplanlegging er effektivitet: kostnadene ved aktivitetene til personalavdelingen for analyse og utarbeidelse av planer bør ikke overstige effekten av implementeringen av dem.
Formasjon nødvendige forhold, tillater å oppfylle planen - i det minste viktig regel enhver planlegging.
Alle disse bestemmelsene er universelle og gjelder på alle ledernivåer, ikke bare i forhold til personell. Og i hvert tilfelle vil det selvfølgelig være sine egne detaljer.
Så når vi planlegger aktivitetene til enhver avdeling i selskapet, må vi ta hensyn til prinsippet flaskehalser: den totale produktiviteten til teamet tilsvarer ytelsen til den lateste og tregeste arbeideren. Men på et høyere nivå, når vi snakker på virksomheten til hele selskapet, fungerer ikke dette prinsippet.
Et av målene til HR-avdelingen, som utfører personalplanlegging, er å sikre best mulig avsløring av potensialet og full bruk av de ansattes evner, deres motivasjon, tatt i betraktning konsekvensene ledelsesbeslutninger tatt i bedriften (sosial, økonomisk, etc.).
I dag er personell den viktigste faktoren som påvirker effektiviteten til virksomheten. Suksessen med planlegging kan bedømmes ut fra om selskapets strategiske mål er nådd.